Comité de seguimiento de proyecto: las bases que hay que dominar

El comité de dirección de proyecto (o comité de seguimiento) es una instancia indispensable en la transformación de una empresa. Es el que hace de enlace entre el comité de dirección y los equipos que ponen en marcha los proyectos. Describe a un grupo de personas cuya función es tomar decisiones y velar por el logro de un objetivo dentro de una empresa.

Exploremos aquí en detalle su funcionamiento y el papel que desempeña en la gestión de proyectos.

Comité de seguimiento: una definición

El comité de seguimiento es un grupo de personas —del que forma parte el jefe de proyecto— encargadas de velar por el buen funcionamiento de un proyecto dentro de una empresa. Para mejorar el seguimiento de un proyecto en cuanto a la observación y las decisiones que hay que tomar, suele constituirse con un equipo transversal al proyecto. El comité de seguimiento se compone por lo general de un miembro de cada categoría de rol.

El comité de proyecto adopta la forma concreta de reuniones celebradas a lo largo del proyecto. Estas sesiones sirven de punto de control de gobernanza para revisar el avance, evaluar los indicadores y tomar decisiones basadas en datos.

Este comité puede apoyarse en el análisis de métricas procedentes de las actividades del proyecto para tomar decisiones concretas.

¿Por qué se necesita un comité de seguimiento?

El comité de seguimiento de proyecto tiene como objetivo engrasar los engranajes del funcionamiento de un proyecto. Es una instancia de decisión que permite al cliente y al proveedor/socio (interno o externo) avanzar por el mismo camino, estar alineados en los objetivos y las tareas que hay que realizar.

Un comité de seguimiento se organiza principalmente en proyectos complejos, en los que intervienen varios contribuyentes o hay fuertes interdependencias entre departamentos u organizaciones.

Un comité de seguimiento de proyecto también ayuda a reducir los riesgos de fracaso, al supervisar el avance y facilitar una responsabilidad compartida entre todas las partes interesadas.

El reto principal del comité de seguimiento es tomar decisiones sobre el o los proyectos en curso. El comité de seguimiento NO es una instancia de intercambio de información. En todas las empresas, la reunión del comité debe tener como objetivo decidir, tomar decisiones sobre los temas «calientes» o importantes que impactan en el desarrollo del o de los proyectos y en su ejecución.

¿Cuáles son las misiones del comité de seguimiento de proyecto?

Definición de los objetivos, seguimiento del estado de avance o toma de decisiones: el comité de seguimiento tiene un papel central a lo largo de todo el proyecto. Su misión es apoyar y orientar todas las decisiones estratégicas relativas al proyecto.

Recapitulemos las misiones clave del comité de seguimiento:

• Seguir el avance del proyecto respecto a las grandes etapas de la planificación y de los plazos.
• Arbitrar sobre los temas bloqueantes que impactan en el desarrollo del proyecto.
• Asignar los recursos necesarios para el avance del proyecto: escala al comité estratégico (si existe) los problemas que no son de su competencia, así como las decisiones importantes.
• En las empresas de menor tamaño, el comité de seguimiento puede también realizar los arbitrajes sobre las orientaciones estratégicas.
• Hacer balance del avance de los entregables previstos.
• Seguir el consumo del presupuesto definido inicialmente y elevar alertas de sobreconsumo.
• Monitorizar los riesgos, su probabilidad de materializarse, y anticipar soluciones.

¿Cuál es la composición del comité de seguimiento?

Los miembros del comité de proyecto son directivos, managers y también los equipos de negocio afectados por el proyecto. El sponsor del proyecto forma parte integral de este grupo.

¿Comité de seguimiento o comité de dirección?

En función del tamaño de la empresa, la constitución del comité de seguimiento varía. Sea cual sea la estructura, un principio debe permanecer innegociable: el comité de seguimiento debe tener verdadero poder de decisión. Si sus decisiones pueden ser revocadas por otra persona u órgano, el comité pierde su razón de ser.

En las pymes, el comité de seguimiento está constituido por el comité de dirección y, de forma puntual, por el jefe de proyecto y el sponsor.

En las grandes empresas, la dificultad reside en la escala. Con tantas iniciativas en curso, el equipo directivo no puede asistir a todos los comités de seguimiento. Como resultado, la toma de decisiones puede diluirse, generando fricciones políticas y una responsabilidad poco clara.

¿Quién tiene realmente el poder?

En gestión de proyectos, suele existir una gran confusión entre ejecución del proyecto y poder de decisión. Esta confusión puede provocar retrasos, desalineación o incluso el fracaso.

Cuidado, por tanto: como jefe de proyecto en la gestión de proyectos transversales, no puedes arbitrar en solitario ni tomar decisiones sobre los medios que hay que priorizar o sobre plazos que exceden el marco de la misión. Para que se tomen decisiones, hay que presentar regularmente reportings y poner en valor la información clave ante el comité de seguimiento.

La paradoja del jefe de proyecto

La mayor parte del tiempo, los proyectos fracasan porque hay una desalineación entre los equipos y las partes interesadas. Con demasiada frecuencia, los jefes de proyecto dedican su tiempo a perseguir tareas atrasadas en lugar de centrarse en lo que de verdad impulsa el avance: la alineación continua. Su principal responsabilidad no es la microgestión, es el liderazgo. Un liderazgo fuerte, no el control, es lo que mantiene los proyectos en rumbo.

Un equipo cuyo papel es decidir

El equipo del comité de seguimiento es como un sistema de ayuda a la navegación que tomaría en última instancia las decisiones sobre la dirección a seguir. Los miembros del comité de seguimiento de proyecto son un relevo de poder esencial en la empresa.

El equipo de proyecto lo forma al inicio del proyecto el sponsor, en estrecha colaboración con el jefe de proyecto. Es absolutamente necesario que los expertos de negocio que puedan participar en la toma de decisiones estén en el equipo.

En concreto, los miembros del comité de seguimiento hay que elegirlos de la siguiente tipología de roles:

• Sponsor
• Director del proyecto (que también puede ser el sponsor)
• Jefe de proyecto
• Representante de negocio según las necesidades
• Grupo de «key users»

Los errores frecuentes que hay que evitar

1 / Confundir el comité de seguimiento y el comité de proyecto

Un comité de proyecto (Copro o Coproj) es una reunión organizada por los jefes de proyecto. Están al tanto de todas las facetas del proyecto y de sus retos. Es un punto de etapa destinado a hacer emerger puntos de arbitraje que someter al comité de seguimiento si hace falta.

El comité de proyecto es, por tanto, una reunión, casi siempre semanal, que reúne a un jefe de proyecto del lado del cliente y a un jefe de proyecto del lado del proveedor cuando los proyectos recurren a ayuda externa. Los operativos implicados pueden así coordinar el proyecto y asegurarse de que avanza en la buena dirección. Es la ocasión de elevar posibles problemáticas o retrasos, pero también y sobre todo de encontrar una solución para organizar la continuación de los acontecimientos.

A veces se confunde el comité de proyecto con el primer comité de seguimiento: un primer comité de seguimiento, también llamado «kick-off meeting», suele tener lugar antes del arranque del proyecto. Después, puede intervenir en las etapas clave del proyecto (fin de la fase de encuadre, antes de la puesta en producción…) para validar las decisiones tomadas.

Comité de proyecto: Micro = reparto de las tareas

Comité de seguimiento: Macro = arbitrajes y decisiones

2/ No saber exactamente qué ocurre en un comité de dirección

El comité de dirección reúne a personas que tienen una autoridad de decisión sobre el conjunto del negocio.

Los miembros del comité de dirección se reúnen de forma periódica para revisar las iniciativas estratégicas y evaluar el avance de los distintos departamentos. Apoya al director general dando forma a la dirección a largo plazo de la empresa y aportando orientación en los asuntos críticos.

El comité de dirección habla de proyecto durante los comités de seguimiento de proyecto, pero también se reúne como órgano colectivo de decisión, dando recomendaciones y aprobando las decisiones estratégicas en el mejor interés de la empresa. Aunque puede intervenir en los comités de seguimiento de proyecto, su alcance va mucho más allá: finanzas, estrategia corporativa, fusiones y adquisiciones, recursos humanos y más.

¿Cómo se prepara una reunión de comité de seguimiento de proyecto?

El jefe de proyecto define los puntos que hay que abordar y le corresponde a él integrar los trabajos de las partes interesadas afectadas o de los grupos de trabajo constituidos para resolver un problema concreto. Ninguna información debe descubrirse durante el comité de seguimiento. El orden del día de la reunión debe estar bien definido en un primer momento, luego debe incluir los puntos esenciales, antes de ser enviado a los participantes 48 horas antes de la reunión.

Todo se hace de antemano

Todo debe enviarse de antemano, al menos una semana antes, a las personas que asisten a las reuniones. El jefe de proyecto también puede enviar documentos útiles para la buena comprensión del proyecto.

El sponsor debe estar al tanto de todo, y sobre todo de los temas críticos que se incluirán en la presentación. Idealmente, algunas decisiones se tomarán antes de la reunión entre el jefe de proyecto y el sponsor. El objetivo sería tener las validaciones de los distintos managers sobre estos temas.

Un poco de política

El jefe de proyecto debe trabajar de antemano, con los participantes de los comités que puedan oponerse a ciertas decisiones, para intentar desactivar la situación y entender exactamente de qué se trata. El jefe de proyecto es, por tanto, un negociador, o al menos debe llegar a serlo. De su tacto político depende el avance del proyecto. Debe apaciguar las tensiones y volver a poner el proyecto sobre los raíles más a menudo de lo que quisiera. El objetivo del juego es evitar al máximo los conflictos abiertos entre partes interesadas. Los equipos de negocio corren entonces el riesgo de desvincularse de los comités de seguimiento y ninguna de las demás instancias del proyecto podrá desbloquear la situación.

Desarrollo de las reuniones

El objetivo de las reuniones es obtener un punto de avance sobre el proyecto. El principal interés de las reuniones es mantener intercambios continuos entre los distintos equipos técnicos y funcionales. El jefe de proyecto o director de proyecto dinamiza el comité de seguimiento. Presenta el estado de avance del proyecto con ayuda de cuadros de mando y de un reporting preciso y sintético. Los puntos sensibles deben abordarse sin falta. El sponsor da su acuerdo a las decisiones que se toman.

Las reuniones tienen lugar casi siempre una vez al mes. A veces se opta por un ritmo trimestral. Cada sesión debe ser concreta y puntual, y no durar más de 90 a 120 minutos.

Documentos utilizados

Los dos documentos principalmente utilizados son el orden del día y el acta de la reunión.

El orden del día: análisis de la planificación, de los riesgos, de las acciones en curso, de las decisiones recientes y de los temas que requieren arbitraje. Debe compartirse de antemano para que los participantes puedan prepararse.

El acta de la reunión: un acta se impone, que hay que enviar en las 24 horas por el jefe de proyecto. Incluye todas las decisiones tomadas durante la reunión y sirve de registro oficial, que después se adjunta a la documentación global del proyecto.

Triunfar en tu comité de seguimiento: los «top tips» para no meter la pata

1 - Comité de seguimiento - comité de dirección - ¡lo importante es decidir!

En algunas organizaciones el comité de dirección engloba al comité de seguimiento. No importa. Si eres jefe de proyecto, asegúrate de que se tomen decisiones para tus proyectos.

2 - Carrera de fondo vs. Sprint

El comité de seguimiento no es una reunión. Es una serie de reuniones. El comité de seguimiento se inscribe en la duración, con una frecuencia que hay que respetar. Lo ideal es que tenga lugar como mínimo cada mes; si no, se pierde el hilo y no se fuerza a tomar las buenas decisiones. El proyecto se atasca y llega el fracaso. Cuando planifiques tu primer comité de seguimiento, envía invitaciones a todas las personas implicadas para los seis meses siguientes.

3 - Exigir la presencia de todas las personas implicadas

Todos los decisores deben estar sin falta presentes en cada comité de seguimiento. Nuestro consejo: gestionar la participación de los miembros del comité de antemano. Una ausencia anunciada o constatada suele significar que la persona está en desacuerdo con el proyecto o que no se siente lo bastante considerada dentro de él. En todos los casos, una ausencia puede perjudicar la productividad del proyecto e incluso el ambiente de la reunión.

4 - Un formato único

Una vez que un formato ha sido adoptado por todas las partes interesadas y ha demostrado su eficacia, no lo cambies. La regularidad permite centrarse en el fondo y olvidar la forma. Más vale dedicar tiempo a la maquetación de tu presentación antes del primer comité de seguimiento, elegir los buenos indicadores y los códigos de color, para luego fijar esa plantilla que servirá de base a todos los comités. Así serás más eficaz en el tratamiento de los temas importantes y/o urgentes.

5 - Time Keeper

Para algunos, el tiempo es dinero; para otros es solo una cuestión de respeto y de disciplina. Un comité de seguimiento que se alarga tres horas perderá rápidamente el compromiso.

Si nos decimos 10 min por «punto» importante, entonces son 10 min. El time-keeper tiene derecho, y debe, a poner fin a una discusión para que la reunión «avance». Es el garante de una cierta disciplina que a la larga seguramente será apreciada por la mayoría de los miembros.

6 - Gestionar las frustraciones

Un comité de seguimiento no es un ajuste de cuentas en público. Si algo falla, coméntaselo a la persona afectada mucho antes. O, si es claramente responsable de un bloqueo importante en el proyecto, hazle saber tu intención de compartir esa información durante la reunión. El efecto sorpresa no es el efecto buscado durante un comité de seguimiento.

7 - Reporting continuo

La mejor manera de no pillar desprevenidos a los actores del comité de seguimiento es comunicar de forma continua sobre el avance del proyecto. Envía información y reportings actualizados (hay muchas herramientas disponibles); esto hace reaccionar a las personas afectadas a medida que se sienten implicadas. Así, creando pequeños seísmos mediante un reporting semanal, serás capaz de anticipar una revuelta o una rebelión que empieza a fraguarse.

8 - El invitado sorpresa = la falsa buena idea

Es justamente lo peor que puedes hacer: invitar a un «invitado sorpresa» de forma puntual al comité de seguimiento. Puede que no conozca el modo de funcionamiento de la reunión y probablemente haga preguntas cuya consideración y respuestas ya se dieron hace varios días o incluso varias semanas. Un invitado puntual es como un pelo en la sopa, un elemento perturbador cuyo valor añadido es muy relativo. Si es un experto, entonces, ¿por qué no pedirle que redacte una nota de recomendación sobre un tema concreto y enviarla a las personas afectadas antes de la reunión?

Como recordatorio, el comité de seguimiento no es una arena en la que todo el mundo debate. Es un foro de decisión. Los invitados puntuales no tienen derecho a voto.

9 - (otra vez) un poco de política

Si la presencia de un experto de negocio es necesaria o deseable, entonces no dudes ni un segundo e invítalo(s) a la reunión. Sería un error pedir a una tercera persona que hable en nombre del negocio: correrías el riesgo de perder credibilidad muy rápido. A los expertos de negocio hay que valorarlos siempre que sea posible y asociarlos a las decisiones que se toman. Así contribuyes a crear un clima sano y, como jefe de proyecto, mereces el respeto que se te debe.

10 - Si la decisión no se toma

Si, en el tiempo asignado, la decisión no se toma o, peor aún, si se toma media decisión, es importante mencionarlo claramente:

Como lo que no está escrito no existe: poner esta frase en el acta permitirá, en el momento del balance, poner a cada uno frente a sus responsabilidades.

11 - Pausa para comer

Si bien el «time-keeper» tiene derecho a poner fin a ciertas discusiones, algunas conversaciones merece la pena continuarlas de manera informal, sobre todo cuando mejoran la alineación. Un consejo práctico es programar tus comités de seguimiento de 10:00 a 12:00. No solo el hambre ayuda a que la reunión termine a tiempo, sino que las conversaciones informales que pueden seguir durante la comida a menudo desbloquean conflictos y refuerzan la colaboración. Como siempre, bebe con moderación.

Sponsor, hitos, jefe de proyecto, key user, reporting, comité de seguimiento: definición(es) e incomprensión(es)

Para decirlo sencillamente, la cuestión es la escalabilidad de la agilidad…

Aunque todas las profesiones tienen sus códigos… ¡en tech se habla en jerga a mansalva!

Si de verdad quieres incluir a las partes interesadas de tus proyectos en un entorno claro y facilitar el desarrollo de una cultura de transformación común… sin tener que formar a tus equipos durante días… ¡prueba AirSaas!

Porque sí, en las empresas todo el mundo habla de proyectos… pero casi nadie habla de lo mismo.

Pongamos el ejemplo de los hitos… El error habitual es dar demasiados, hacer ilegible un seguimiento eficaz.

Un recordatorio fundamental: en un pilotaje y un reporting, comparto el estado de los hitos, no el estado de las tareas.

Al revisar lo que se juega detrás de las palabras o expresiones clave que se usan a menudo en los proyectos, devuelves la claridad al proceso.

Porque recordémoslo, ¡un REX no es solo el nombre de un perro! :-). Comité de seguimiento: definición(es) e incomprensión(es)

¡Todo está en la preparación! Lo que hay que hacer antes del comité

Un comité de seguimiento no debe ser tu enésima reunión semanal o mensual. Ni un taller colaborativo. No es el lugar para resolver problemas operativos o funcionales.

Todo esto ya se ha tratado de antemano en un grupo más reducido. Y el jefe de proyecto, así como el sponsor, deben tener una idea muy clara de lo que esperan de cada sesión de comité de seguimiento de proyecto.

Gracias a todo un trabajo de preparación, el jefe de proyecto puede, en particular, anticipar objeciones, aclarar expectativas y co-desarrollar el buen curso de acción con el sponsor.

Definición de los objetivos, interacciones con el sponsor, lugar de los intereses de las partes interesadas, gestión de los desacuerdos de antemano, alineación en las prioridades, o incluso el uso de formularios anónimos para hacer emerger los puntos de fricción: todo cuenta al preparar una sesión de comité de alto impacto.

En este artículo ¿Cómo preparar bien un comité de seguimiento? el acento se pone en lo humano y en las relaciones humanas. Están tan a menudo en el origen de los fallos de los proyectos que representan puntos de atención importantes en la gestión de proyectos.

¿El comité de seguimiento empieza? ¡Lo que hay que hacer para dinamizarlo con eficacia!

El comité se ha preparado con la máxima anticipación… Es el gran día. Y, sin embargo, ocurre lo inesperado: falta una parte interesada, la presentación no queda tan bien como estaba previsto… y no te sientes del todo con el control.

¡Sí, y bajo estrés nuestros comportamientos cambian!

¿Cuáles son los tropiezos que hay que evitar, cómo tener una buena gestión del tiempo y de las tensiones, cuál es el soporte de presentación óptimo… cómo gestionar el descarrilamiento, los retos políticos, qué nivel justo de detalle comunicar? Todas estas preguntas son legítimas. Repasando nuestra checklist te ahorrarás sobretensiones innecesarias.

Si la reunión y el jefe de proyecto están bien preparados, ¡triunfar en un comité de seguimiento es un objetivo alcanzable! Lee este artículo para saber ¿Cómo dinamizar un comité de seguimiento?

¿El comité de seguimiento se atasca? ¿Cómo mejorar el proceso de decisión?

Como hemos visto más arriba, este comité es un equipo cuyo papel es decidir.

En una empresa, las decisiones son el elemento central que bloquea o hace avanzar las cosas.

PERO

Nadie, ninguna empresa, pilota por la decisión.

• Ninguna manera clara de tomar una decisión salvo en reunión — sin historial.
• Ninguna transparencia sobre las decisiones,
• Ninguna posibilidad de que un jefe de proyecto eleve fácilmente una decisión que hay que tomar.

Cuanto más claro, transparente y fácilmente «utilizable» es el proceso de decisión, más ágil y reactiva se vuelve tu organización.

La decisión debería ser tan simple como una API.

Sin una toma de decisiones eficaz, los proyectos se lanzan, se detienen o se prolongan de manera irracional. Todos tenemos en mente a una persona que monopoliza la palabra durante 10 minutos. Alguien que pide un detalle concreto que nos impide hablar del fondo… Descubre trucos para gestionar mejor esas situaciones y por fin saber ¿Cómo decidir en el comité de seguimiento?

¿Cómo implantar un comité de seguimiento eficaz?

Ya lo hemos visto más arriba, el comité de seguimiento tiene como objetivo mantener el proyecto en marcha. Pero ¿y el propio comité de seguimiento? ¿Cómo mantener ese motor en funcionamiento?

¿Cuáles son los puntos de vigilancia clave sobre la implicación de los miembros, cómo desactivar las tensiones, evitar demasiados juegos políticos, mantener la eficacia en el tiempo, cuáles son las herramientas más útiles… Si te preguntas ¿Cómo implantar un comité de seguimiento? lee nuestro artículo de referencia en esta página.

¿Cómo gestionar la agresividad en los comités de seguimiento?

¿Cómo detectar y gestionar las personalidades difíciles en tus empresas y reuniones de comités de seguimiento? Es uno de los retos más críticos de cualquier asamblea, el que condiciona las condiciones de trabajo. Existen dos tipos de comportamientos agresivos… Un poco como en los primeros auxilios, nuestra responsabilidad colectiva es ante todo ser capaces de detectar los tipos de «agresión»: la que hay que sancionar y aquellas sobre las que hay que remediar.

En la segunda categoría encontramos el perfil más clásico del agresivo, maleducado, irrespetuoso que actúa al límite de la tarjeta roja. Ejemplo: alza la voz, grita, se levanta, suelta una frase «a bocajarro» para atacar personalmente a ciertos miembros, ¡o incluso a todos! Ataca a las personas frente a lo que hacen.

Cuidado con la consideración… Ignorar = empeorar.

Igual, aquí un reencuadre y una remediación sobre las reglas están previstos. En caso de falta de respeto o de agresión verbal, recuerda de manera dirigida las reglas de discusión acordadas para los comités de seguimiento. Pide a los participantes que se atengan a ellas y que eviten un comportamiento agresivo.

¿Cómo gestionar la agresividad en los comités de seguimiento? ¿Cómo reaccionar en caso de agresividad? Descubre los 7 trucos seleccionados para facilitarte la vida en la oficina.

Comité de seguimiento: 5 trucos para que todo salga bien

¡Enhorabuena! ¡La actualización ha salido bien! Has leído un dosier completo y ahora conoces los fundamentos del comité de seguimiento.

Más allá de los fundamentos, te hemos preparado en otra página 5 trucos premium para ir más lejos. Prácticas pragmáticas y accionables: descubre, por ejemplo, el contrato relacional TI/Negocio/Sponsor. También te seducirá un tip «pepita» de pura retórica con el método de las respuestas vagas y precisas, para usar si te pillan en un renuncio, etc. Aquí tienes nuestra selección, forzosamente subjetiva, de 5 prácticas que nos habría gustado descubrir antes de nuestro primer comité :-) Comité de seguimiento: 5 trucos para que todo salga bien.