¿Cómo crear un comité de seguimiento?

¿Por qué crear un comité de seguimiento?

Un proyecto siempre funciona a dos niveles: parte de un reto para la empresa y de un objetivo nacido de una visión estratégica, por lo que implica a los altos directivos de la empresa, pero también a los actores que lo ejecutarán en una fase más operativa; a menudo encontraremos áreas de negocio, competencias específicas (internas o externas) y funciones de soporte. Los altos directivos y el sponsor velan por la dirección estratégica del proyecto y por la puesta a disposición de los recursos y condiciones necesarios para su ejecución. Después, el resto de los miembros del proyecto se dedica a ejecutar y materializar el proyecto operativamente.

Problema: el proyecto puede fracasar bastante rápido por falta de visión estratégica, juegos de poder y política interna, mala asignación de recursos o mala gestión de las tensiones y problemas inherentes a todo proyecto, que aunque esté planificado a la perfección casi siempre traerá imprevistos. Y el equipo de operaciones no siempre podrá —ni estará en la posición adecuada dentro de la empresa para— resolver esos problemas y tomar las decisiones correctas.

De ahí la importancia de crear un comité de seguimiento del proyecto para arbitrar y tomar las decisiones estratégicas para su éxito, así como para dar los medios y reunir los factores que darán al proyecto todas las opciones de llegar a buen puerto.

El éxito o el fracaso de un proyecto depende muy a menudo de las acciones que lleva a cabo este comité. Buena noticia: puedes profundizar en los fundamentos en nuestro artículo de referencia: Comité de seguimiento de proyecto: las bases.

¿Cuál es la diferencia entre un comité de dirección, un comité de seguimiento y un comité de proyecto?

• El comité de dirección: por definición, reúne a todos los altos directivos de la empresa, lo que favorece una gestión horizontal de las preocupaciones clave y de las acciones estratégicas de la empresa. Puede convocarse, por ejemplo, para la gestión de crisis o para responder a los grandes retos estratégicos.
• El comité de proyecto: tiene una vocación muy operativa: seguimiento de las tareas y acciones en curso, resolución operativa de problemas según los arbitrajes y decisiones estratégicas (tomadas en el comité de seguimiento), y coordinación y acompañamiento de los equipos en las operaciones y las dificultades operativas.
• El comité de seguimiento: por su parte, está destinado principalmente a asegurar el avance del proyecto de acuerdo con los objetivos predefinidos y estratégicos para la empresa. Está compuesto por directivos de la empresa que permitirán hacer los arbitrajes difíciles, pero también dar acceso a los recursos y condiciones que harán posible el éxito del proyecto.

¿Cuál es el rol de un comité de seguimiento?

• Dar la dirección estratégica, implicar y movilizar a las partes interesadas
• Tomar decisiones y hacer arbitrajes.
• Velar por el buen desarrollo del proyecto y asegurarse de que está alineado con las estrategias globales de la empresa.
• Evaluar la calidad y la salud del proyecto en cada reunión. Si hay problemas que deben mejorarse, los principales implicados pueden plantearlos para resolverlos.
• Dar al jefe de proyecto el poder de actuar y de utilizar los recursos de la empresa para llevar la ejecución y el avance del proyecto.
• Resolver los conflictos entre departamentos y los problemas relacionados con el coste, el tiempo, el riesgo, los recursos, la calidad y el alcance.
• Vigilar el avance del proyecto respecto a los objetivos acordados y resolver los problemas que impiden que el proyecto avance a tiempo.

¿Quiénes forman un comité de seguimiento?

Si quieres un comité de seguimiento realmente eficaz y que destaque frente a lo que se suele hacer, la selección de los miembros del comité es crítica y puede cambiar por completo la dinámica y el desenlace de un proyecto.

Entre los miembros clave habituales encontraremos:

El sponsor del proyecto: generalmente forma parte del comité de dirección / comité ejecutivo. Da la dirección estratégica al proyecto y se asegura de poder proporcionar al jefe de proyecto los recursos y condiciones necesarios para coordinar correctamente la ejecución del proyecto. También se encargará de zanjar los arbitrajes y decisiones difíciles.

El jefe de proyecto: es el director de orquesta del proyecto, el brazo ejecutor del sponsor. Trabajan en tándem para asegurar el buen desarrollo del proyecto; cuenta con el apoyo del sponsor dentro del comité y es también los ojos y los oídos del sponsor.

Aquí es donde tienes la posibilidad de no hacer como los demás: mientras la mayoría solo implica a los representantes de las áreas de negocio y/o funciones de soporte más tarde o de forma puntual, el truco aquí es integrar a todos los representantes de las partes interesadas clave en la vida del proyecto lo antes posible. De hecho, muchos proyectos han fracasado en el momento en que el «expediente» cae sobre la mesa, es decir, solo cuando se esperan acciones operativas por su parte; y a menudo es ahí cuando llegan los problemas críticos a nivel interno, con causas de fracaso casi inmediato que hacen realmente difícil la continuación del proyecto o que incluso dan lugar a un No Go.

Es preferible implicarlos cuanto antes para poder tener en cuenta sus puntos de atención y fluidificar el futuro operativo del proyecto.

La otra particularidad será nombrar un responsable del proyecto del lado del negocio, lo que permitirá implicar bien al área o áreas clave y evangelizar el proyecto entre los equipos internos que por ahora están fuera de él. Esto permitirá al jefe de proyecto pilotar la puesta en marcha mientras trabaja con el responsable de negocio y le ayuda a identificar bien la alineación entre el problema a resolver y la solución a implantar.

¿Quiénes son los buenos miembros de un comité de seguimiento?

Se priorizará al máximo a los elementos motores de la iniciativa, que tienen ganas de mover las líneas y sienten atracción por el proyecto; se limitará, por tanto, a las personalidades escépticas u hostiles a la idea del proyecto o a su forma de llevarlo a cabo.

Querrás reunir a las personas de la empresa que poseen los recursos y la influencia necesarios para la realización del proyecto.

¿Quién más puede participar en el comité de seguimiento?

A veces se puede recurrir a personalidades externas a la empresa para dar chispa a la visión o a la ejecución del proyecto, o también a expertos que permitan aclarar ciertos temas y/o eliminar ciertos sesgos cognitivos potencialmente bloqueantes de algunas partes interesadas.

También puede ser interesante para la dirección de la empresa o el sponsor implicar puntualmente a miembros de otros departamentos o filiales para sensibilizarlos con el enfoque, si quieren reproducirlo en el futuro en otro proyecto, o dentro de una dinámica de armonización de los proyectos internos para evitar duplicidades de proyectos o de soluciones a implantar.

Desactivar los juegos de política interna en favor de los intereses superiores de la empresa

El rol del sponsor en el comité de seguimiento

En el comité de seguimiento, el sponsor es garante de varias cosas:

Da la línea estratégica, desafía el avance y juega un papel clave en los arbitrajes. Además, facilitará el trabajo del jefe de proyecto sugiriendo ideas ligadas a la estrategia de la empresa, pero también asumiendo la gestión de los conflictos cuando el management transversal no sea suficiente. Tiene la última palabra: es capaz de zanjar las decisiones empatadas y proponer o asignar acciones correctivas durante el comité.

Es garante del interés de la empresa en el proyecto y sabrá poner en valor la buena actitud así como las acciones que van en el sentido del proyecto.

Poner los intereses del proyecto por encima de los intereses personales

Una gran parte de los proyectos suele afectar a varios departamentos y varias competencias de negocio, por lo que las acciones de un proyecto pueden sumarse, para algunos, a sus actividades principales; es el caso de los proyectos transversales. Por eso no es evidente para todo el mundo que las acciones de un proyecto transversal sean tan importantes para la empresa como las acciones de sus misiones principales.

Por eso es importante fijar las reglas y el marco desde el principio sobre la implicación esperada, cómo se tomarán las decisiones y cuál es el rol esperado de cada participante.

En cuanto a los que piensen en ir a lo suyo, viendo el proyecto como una oportunidad para obtener algo por otro lado o simplemente para brillar, procura valorar solo las acciones que hacen avanzar directamente el proyecto y las que favorecen el espíritu de equipo.

Instaura un clima de confianza y pon en valor a los miembros del proyecto en su capacidad de llevar al grupo hacia el éxito del proyecto.

Para profundizar en el tema, descubre cómo gestionar la agresividad en los comités de seguimiento.

¿Cómo crear un comité de seguimiento eficaz que dure en el tiempo?

Directo al grano

Busca el camino más eficaz y de mayor calidad hacia el logro de los objetivos del comité de seguimiento; poca gente disfruta o gana en eficacia en la llamada «reunionitis».

Cuantos más miembros ocupados tengas en tu comité de seguimiento, más apreciarán los comités eficaces que van directos al grano. Para ello hay que concentrarse en un orden del día y una presentación sintética, limitándose simplemente a la información necesaria para tomar decisiones. Puede ser muy eficaz categorizar los puntos del orden del día por orden de prioridad e impacto en el proyecto.

Como recordatorio, todos tus soportes deben limitarse a cumplir los objetivos del rol del comité de seguimiento citados anteriormente. Encontrarás más información sobre este punto en el artículo: Cómo preparar bien tu comité de seguimiento

Información y herramientas necesarias del comité de seguimiento

• Decisiones del último comité de seguimiento
• Rendimiento: planificación del proyecto vs. avance real / presupuesto previsto vs. gasto a la fecha
• Los próximos grandes hitos y retos
• Cuadro de mando (visión de conjunto), seguimiento del avance del proyecto y de los KPI
• Riesgos y puntos de atención
• Las decisiones a tomar
• Preguntas
• Próximos pasos
• Fechas e hitos del próximo comité de seguimiento
  Ten cuidado con no utilizar soportes de presentación que entren demasiado en el detalle, como las herramientas de gestión de proyectos, a riesgo de perder a buena parte de los colaboradores durante la reunión. Y si quieres ganar tiempo sin pasar horas rehaciendo un PowerPoint para cada comité de seguimiento y dar visibilidad sobre los elementos esenciales de un comité: la herramienta AirSaas ha sido especialmente diseñada para resolver esos problemas.

Participantes puntuales e inversión en lo positivo

No hay ninguna regla que diga que un comité de seguimiento deba celebrarse en la misma sala de reuniones y necesariamente con las mismas personas. El jefe de proyecto debe tener el control sobre las invitaciones del comité para asegurarse de que no habrá presencias contraproducentes. Dicho esto, nada le impide invitar a una personalidad elegida por una competencia o trayectoria específica que podría dar un buen impulso al proyecto. Varía también de lugar, sobre todo si tiene relación con el proyecto y permite sacar a los colaboradores de su día a día.

Otra cultura de comité es posible, más allá de abordar esencialmente riesgos y factores bloqueantes. Pon en valor el trabajo realizado y utiliza la consecución de los hitos del proyecto como puntos a celebrar. Concentrarse demasiado en los problemas puede acabar creándolos, y es muy importante saber concentrarse también en lo que ha salido bien.

Conservar el valor del comité de seguimiento

Conservarás el valor de esta instancia si conservas su eficacia y su utilidad. No mantengas un comité solo porque la reunión lleva mucho tiempo en el calendario si no tienes nada significativo que arbitrar ni avances significativos que mostrar. Si tienes la frecuencia adecuada de estas reuniones, este problema no debería aparecer; pero si aparece, siempre será mejor acortar o aplazar una reunión antes que intentar rellenar su contenido.

El jefe de proyecto debe hacer que este ejercicio sea fácil para los participantes, asegurarse de que conserva interés para sus miembros y hacer perdurar esta instancia.

Para qué no sirve un comité de seguimiento

• Para simplemente informar o con un fin estrictamente descendente; sean cuales sean tus elecciones de management, será más eficaz si es inclusivo y colaborativo
• Para una ejecución pública: no es el lugar para hundir el trabajo o la escasa implicación de uno o varios colaboradores. Algunos podrían pensar que serviría de ejemplo y haría que todos entraran en vereda. Pero no laves los trapos sucios en público. Instaurar una dinámica de grupo positiva es preferible por el bien del proyecto. Prioriza las reuniones individuales para expresar si las expectativas del proyecto difieren de las acciones de ciertos colaboradores.
• Entrar en demasiados detalles técnicos, sobre todo si es para explicar todo lo que has hecho. Es importante poner en valor tu trabajo y el de todos, pero entrar en un proceso de justificación rara vez imprime una buena dinámica.

¿Ya has creado tu comité de seguimiento? Descubre cómo dirigir un comité de seguimiento.