ISO 27001“Hub de gestión [...] que da el nivel de visibilidad adecuado a las áreas de negocio, a los comités de dirección y ejecutivos”
La herramienta de gestión de cartera de proyectos de nueva generación
La transformación de tu empresa merece una herramienta PPM que te ayude a superar los problemas más frecuentes en la gestión de cartera de proyectos. Con AirSaas, acelera tu toma de decisiones, mantén una transparencia total sobre las prioridades de tus proyectos y di adiós al micromanagement de tareas.
Ya lo usan más de 100 CIO de medianas empresas y grandes grupos
Kiabi · Valrhona · Leroy Merlin
Hablan de nosotros
“AirSaas busca hacer real la alineación entre las direcciones de negocio, la dirección de TI y la dirección general”
“Una nueva forma de implicar a los equipos”
“la dirección de TI decidió implantar dos soluciones complementarias: AirSaas para la dirección estratégica y Asana para la gestión operativa de los proyectos”
Una herramienta genial que nos permite agilizar el seguimiento de nuestra cartera de proyectos. ¡La recomiendo!
Thomas SagnimorteUn bonito proyecto y una verdadera dinámica de equipo transversal entre la dirección de TI y las áreas de negocio al servicio de la gestión de la cartera de proyectos de Audencia. Marion Jaffré Mélinda SCHLEDER Maryline Breton Thomas Kerbiriou. ¡Una gran colaboración AirSaas Bertran Ruiz! Feliz de constatar día a día el progreso... ¡y los primeros resultados! ¡Seguimos!
Marie-Odile LhommeCon la herramienta AirSaas hemos podido ritualizar nuestras reuniones de revisión de proyectos eliminando los PowerPoints y las reuniones poco eficaces. Esto nos permite tener a toda la dirección de TI alineada e informada sobre el conjunto de los proyectos a diario. ¡Una herramienta realmente TOP!
Clement RoyerLa herramienta de cartera de proyectos preferida por los CIO y las direcciones generales
En el mercado se ofrecen numerosas herramientas de gestión de cartera de proyectos: ¿en qué se diferencia AirSaas de las herramientas existentes?
La cartera de proyectos más sencilla del mundo. AirSaas está diseñado para que lo usen tanto los equipos de IT como los responsables de negocio, sin ninguna formación. Invita a tus colaboradores a disfrutar de una interfaz ergonómica y de diseño depurado.
Dale a tu órgano de gobernanza de proyectos el mejor dispositivo de toma de decisiones. La cartera de proyectos de AirSaas permite reunir en una vista sintética la combinación de indicadores necesarios para una toma de decisiones orientada por el valor.
La cartera de proyectos no debe obligarte a abandonar tus herramientas de gestión de proyectos preferidas. AirSaas se conecta con las herramientas más populares del mercado (Jira, Azure DevOps, Asana, etc.) para hacer subir la información esencial a un pilotaje macro de tus actividades.
Decide con criterio en el comité de seguimiento gracias al cuadro de mando
La estrategia de la empresa está clara, el órgano de gobernanza de proyectos está establecido; ahora hay que poner a disposición indicadores pertinentes y actualizados para priorizar los proyectos en función de las urgencias, los beneficios potenciales, los recursos accesibles, etc. El rendimiento de tu comité de seguimiento depende de tu capacidad para tomar las decisiones adecuadas en los plazos adecuados. AirSaas te da acceso a un cuadro de mando de tu cartera de proyectos. Puedes usar los filtros para encontrar los proyectos en los que debes concentrar tus esfuerzos.
Mejora la eficacia del reporting sobre los proyectos en curso
La importancia de un buen reporting ya no hay que demostrarla. Cuanto más al tanto están los directivos y la dirección de la empresa del avance de los distintos proyectos, más desaparecen las frustraciones. El problema es que el proceso de recopilación de la información necesaria para ese reporting es una tarea que consume mucho tiempo a tus colaboradores. Por eso te proponemos el flash report automático. Genera una presentación (.ppt, .pdf, url) con un clic, con todos los datos actualizados y maquetados en diapositivas con los colores de tu empresa.
Optimiza los recursos humanos disponibles
Cada vista de la cartera de proyectos te aporta conocimientos diferentes. La timeline da una visión de conjunto de los proyectos con sus hitos asociados. Puedes ver de un vistazo los desbordamientos, las dependencias y los proyectos que hay que llevar en paralelo. Plantea distintos escenarios desplazando los proyectos en el tiempo y elige la estrategia que aporte el mayor beneficio. La herramienta te mostrará recomendaciones en función de distintos factores (disponibilidad de los recursos, importancia del proyecto, retraso en hitos importantes, etc.).
Observa el consumo de tus recursos y de tu presupuesto
El seguimiento de los presupuestos y la optimización de los recursos son clave en el oficio de CIO. Es la combinación que hay que seguir de forma continua para dirigir sus actividades. AirSaas recupera los tiempos y presupuestos consumidos gracias a sus conectores con tus herramientas financieras y de gestión de proyectos. Además, hay accesible un módulo de declaración para tener información actualizada, consolidada y exportable.
Avanza con más serenidad junto a tu equipo
Reduce la frustración entre el negocio y el IT
Tus equipos se quejan de la falta de compromiso de las áreas de negocio en los proyectos solicitados. Y del lado del negocio, la frustración se nota en los retrasos y en que no se tienen en cuenta sus peticiones. AirSaas propone una estructura común que seguir para poner en marcha un proyecto. La vista dashboard permite una comprensión compartida de las restricciones de desarrollo y una toma de decisiones colegiada por parte del órgano de gobernanza. La herramienta pone lo colaborativo en primer plano y permite hacer subir los problemas encontrados, los éxitos del recorrido, compartir las actas de reuniones, etc., para implicar a los equipos en torno a un interés común.
Hacia un mejor encuadre de los proyectos
Una mala definición del proyecto es a menudo la primera fuente de frustración de los equipos de IT, y siempre una de las principales razones de retraso en la entrega del proyecto. En AirSaas, se acompaña a los usuarios a hacerse las preguntas adecuadas y a rellenar la información clave para un buen encuadre (beneficios esperados, criterios de éxito, esfuerzos que aportar, etc.). Después, tengamos en cuenta que el llenado puede hacerse de forma colaborativa y asíncrona hasta el momento en que el proyecto puede pasar al estado "listo para validar" y presentarse al comité de seguimiento.
Equipos más comprometidos en torno a un objetivo claro
Medir con regularidad el grado de confianza en el éxito del proyecto entre los equipos es esencial. Así podrás corregir el rumbo antes de que el fracaso anunciado se vuelva demasiado costoso para la empresa. En AirSaas, puedes enviar una encuesta a intervalos regulares y así mejorar el compromiso de los equipos escuchando sus preocupaciones y agilizando la colaboración entre el negocio y el IT.
Comunica los avances
El contenido de tu plan de comunicación debe permitir a los responsables de negocio y a tu dirección comprender el estado de avance general, los puntos bloqueantes y los riesgos de desvío. También debe poner en valor los éxitos para motivar a los equipos e incitar a los reticentes a sumarse al movimiento de los proyectos que triunfan. El reporting se considera a menudo una actividad que consume mucho tiempo. AirSaas te ayuda en este proceso permitiéndote generar automáticamente tus flash reports para enviarlos con un clic.
Una distinción que hacer: diferenciar las herramientas de gestión de proyectos y de gestión de cartera de proyectos
Muchas personas equiparan las herramientas de gestión de proyectos con las herramientas de gestión de cartera de proyectos. Sin embargo, estos dos tipos de herramientas no sirven a los mismos objetivos. Entonces, ¿cuál es la diferencia entre estas dos tipologías de software?
La gestión de proyectos
La herramienta de gestión de proyectos busca asegurar el pilotaje óptimo de un proyecto en particular. A menudo gracias a un cuadro de mando, simplifica distintas tareas:
La gestión de una cartera de proyectos
A diferencia de la herramienta de gestión de proyectos, implantar una herramienta de gestión de cartera de proyectos permite optimizar la ejecución de varios proyectos simultáneamente.
A medida que crece, una empresa acaba llevando cada vez más proyectos al mismo tiempo. Si una buena comunicación y una organización estructurada pueden bastar para dirigir unos pocos proyectos conjuntamente, llega forzosamente un momento en el que implantar una herramienta de gestión de una cartera de proyectos se convierte en un aliado imprescindible para mantener la eficiencia operativa.
En resumen, ¿para qué sirve una herramienta de gestión de una cartera de proyectos? Permite, entre otras cosas:
Breve historia de las herramientas de gestión de cartera de proyectos
¿A cuándo se remonta la aparición de las herramientas de gestión de carteras de proyectos?
Aunque las primeras herramientas de pilotaje de carteras de proyectos se crearon hace unos cuarenta años, se puede constatar que siguen apareciendo nuevos programas con regularidad. Hoy, todas estas herramientas cubren las necesidades de gestión de cartera de proyectos, ¡pero no siempre ha sido así! De hecho, algunas de ellas se crearon inicialmente para permitir la gestión de proyectos.
Problemática abordada en la fecha de creación
¿Cuál fue la primera problemática abordada: la gestión de proyectos o la gestión de cartera de proyectos?
Al observar este gráfico, se puede constatar que más de la mitad de las herramientas de gestión de carteras de proyectos se pensaron en realidad inicialmente para responder a las necesidades de gestión de proyectos. Solo después se completaron para cubrir las dos problemáticas al mismo tiempo: la gestión de proyectos y la gestión de carteras de proyectos.
Cabe señalar, no obstante, que algunas de estas herramientas se desarrollaron para responder a ambas necesidades (Sciforma, Ganttic) y que Planview estaba incluso orientado desde su origen a la gestión de una cartera de proyectos. Hoy, es muy raro encontrar una herramienta que no cubra ambos aspectos simultáneamente. Sin embargo, si estos programas presentan diferencias en las funcionalidades que ofrecen, se debe en parte a la problemática que abordaban en su elaboración inicial, pero también tiene que ver con la visión del pilotaje de proyectos que defienden.
Visiones diferentes del pilotaje de proyectos: el ejemplo de las direcciones de TI
Una de las razones por las que los programas de gestión de carteras de proyectos no ofrecen todos las mismas funcionalidades: depende de la manera en que se concibieron históricamente, pero es también una consecuencia de la visión de la gestión de proyectos que defienden. Pero ¿por qué existen distintas visiones de la gestión de proyectos en las direcciones de TI?
La gestión de cartera: de una misión centrada en lo técnico a una misión centrada en el negocio
El papel de la dirección de TI ha evolucionado mucho en las últimas décadas. De ser una dirección centrada principalmente en lo técnico, hoy está mucho más implicada en resolver las necesidades de negocio. Además de la obligación de asegurar el funcionamiento operativo de los sistemas de información y del sitio web de la empresa, ahora se espera de la dirección de TI que sea creadora de valor para su organización. Como la naturaleza de sus proyectos ha evolucionado, las expectativas de las direcciones de TI en materia de gestión de carteras de proyectos también han evolucionado progresivamente: siguen necesitando una herramienta que permita asegurar la gestión de las misiones técnicas, pero también un programa que simplifique su colaboración con las áreas de negocio y la ejecución de los proyectos que tienen en común.
El auge de lo digital: un vector de cambio de las necesidades de las direcciones de TI en gestión de cartera de proyectos
La llegada de lo digital ofrece a las direcciones de TI la posibilidad de acompañar a su empresa de otra manera, y en particular pesando más en la ejecución de los objetivos de negocio. Una dirección de TI que digitaliza los flujos de trabajo de las áreas de negocio les aporta hoy muchísimo simplificando su día a día y optimizando su eficacia. La dirección de TI puede incluso ayudar a una empresa a cambiar de modelo de negocio acompañándola en la implantación de nuevos servicios en línea. También se puede citar el ejemplo que relata Pierre Raschi (director general de Référence DSI): una carnicería pudo renovar su clientela envejecida gracias a la intervención de un CIO a tiempo compartido.
El auge de lo digital ha llevado, pues, estructuralmente a la dirección de TI a que se le confíen más misiones, de naturaleza a veces muy alejada del simple mantenimiento de los sistemas de información. Al asumir nuevas responsabilidades, las expectativas de la dirección de TI en materia de herramientas de pilotaje de cartera de proyectos han cambiado forzosamente.
De una dirección de TI centrada en el control de los procesos a una dirección de TI que colabora estrechamente con el negocio
Las transformaciones descritas anteriormente conllevan forzosamente un cambio en la forma en que la dirección de TI va a interactuar con los colaboradores de su empresa. En efecto, una dirección de TI centrada principalmente en misiones técnicas tenderá más a intentar mantener bajo control el comportamiento de los distintos usuarios de los sistemas de información. Mientras que una dirección de TI que quiere aportar valor en el corazón del negocio de sus colaboradores necesitará desarrollar una relación más estrecha con ellos: si quiere ser capaz de acompañarlos en la implementación de nuevas maneras de trabajar, tiene que poder comprender finamente sus necesidades. Así, en función de la misión que se marque la dirección de TI, esta no necesitará el mismo tipo de herramienta de gestión de carteras de proyectos.
Para contraponer estos dos estilos de dirección de TI, podríamos representarlos con pirámides de Maslow:
Visiones opuestas de la gestión de cartera de proyectos que llevan a implantar herramientas diferentes
Una vez que hemos entendido que las herramientas de gestión de cartera de proyectos no ofrecen todas las mismas funcionalidades, hay que preguntarse: ¿qué tipo de herramienta permitirá alcanzar los objetivos de tu dirección de TI?
Herramientas de gestión de cartera de proyectos variadas según las necesidades de tu dirección de TI
Por supuesto, existen herramientas de pilotaje de cartera de proyectos más o menos completas, que ofrecen funcionalidades variadas como:
Pero más que una lista de funcionalidades, se pueden agrupar las herramientas de gestión de cartera de proyectos en distintas categorías.
Las herramientas de gestión de carteras de proyectos todo en uno VS las que se integran con las herramientas existentes
Algunas herramientas de gestión de cartera de proyectos como los ERP intentan responder al conjunto de las necesidades que pueden tener las direcciones de TI. Aunque a menudo son eficaces, hay que reconocer que carecen de flexibilidad una vez implantadas.
A la inversa, otras herramientas (en particular las de modo SaaS) ofrecen menos funcionalidades pero tienen la capacidad de integrarse con las herramientas ya instaladas. Optar por este tipo de soluciones permite evitar los duplicados y, sobre todo, reducir el coste de cambio de la herramienta: en efecto, actualizar de versión un ERP completo es un proyecto complejo, largo y costoso. Cada uno de estos tipos de herramientas corresponde al punto de vista que se tiene sobre el papel que debe ocupar la dirección de TI en su empresa. Si opta por implantar herramientas más ligeras y menos completas, es porque considera que su misión ya no es necesariamente responder a todas las necesidades que tiene y tendrá su empresa simultáneamente, sino más bien ser capaz de adaptarse a la evolución de esta. Así, al ser estas herramientas fáciles de implantar y de cambiar, la dirección de TI sigue siendo capaz de responder eficazmente a una problemática específica en función de las expectativas de su empresa.
Las herramientas de gestión de una cartera de proyectos con un espacio colaborativo estructurado
En caso de que el CIO quiera instaurar una colaboración más profunda con las áreas de negocio de su empresa, puede resultarle muy interesante optar por implantar una herramienta que incluya un espacio colaborativo. En efecto, este espacio permitirá estructurar los intercambios y centralizar la información importante mucho más eficazmente que en programas como Slack o Teams. Así, este tipo de herramienta puede ser una verdadera palanca para implicar a las áreas de negocio y optimizar su acompañamiento por parte de los equipos de IT.
Las herramientas de gestión de cartera de proyectos que apuestan por la UX
Los programas de gestión de una cartera de proyectos que se han desarrollado para ofrecer una experiencia de usuario de alta calidad presentan dos ventajas principales para una dirección de TI.
En primer lugar, es mucho más fácil conseguir implicar a las áreas de negocio cuando se les propone una herramienta con una interfaz intuitiva: es complicado esperar de las áreas de negocio un compromiso fuerte cuando los equipos de IT se limitan a invitarlas a trabajar en herramientas que no se pensaron para perfiles de negocio. Por tanto, las herramientas de gestión de cartera de proyectos con una buena UX suelen ser una de las opciones que hay que priorizar para un CIO que quiera lograr que los equipos de IT y de negocio colaboren juntos de forma eficaz. La otra ventaja principal está en la tasa de adopción del programa de cartera de proyectos: las herramientas que apuestan por la UX ofrecen a las áreas de negocio un manejo rápido y sin demasiada fricción. Es un punto fuerte que debería tener en cuenta todo CIO que quiera implicar más a las áreas de negocio de su empresa en los proyectos de IT.
Elegir tu herramienta en función de los métodos de trabajo ya instalados
Todas las herramientas llevan una metodología dentro. Así, uno de los trucos para optimizar la tasa de adopción de un nuevo programa en la empresa es decantarse por implantar una herramienta con una metodología intrínseca cercana a la de la empresa: ya sea en cuanto a los objetivos que se persiguen, a los métodos de trabajo ya instalados o a la visión que se tiene de la gestión de una cartera de proyectos por parte de la dirección de TI. Por tanto, es indispensable cuestionarse las prácticas existentes para elegir en consecuencia la herramienta de gestión de una cartera de proyectos.
La interfaz de usuario como vector de cambio de la cultura de una empresa
Por supuesto, es aconsejable decantarse por implantar una herramienta que lleve una metodología bastante cercana a los procesos ya existentes en tu empresa. Pero también hay que señalar que una herramienta de cartera de proyectos puede facilitar también la implementación de nuevos métodos de trabajo, así como el cambio progresivo de la cultura de la empresa. En efecto, la cultura de una empresa es fruto del comportamiento que adopta ante un entorno particular. Así que, si se cambia el entorno, en particular cambiando los programas utilizados, ¡se cambia la cultura! Aunque la elección de una nueva herramienta puede ser una palanca para acompañar un cambio de prácticas, hay que tener cuidado de que esta transformación de los equipos de trabajo vaya acompañada también de decisiones y directrices: proponer una nueva herramienta no basta para sacudir los hábitos arraigados en el día a día de una empresa.
En resumen: elige una herramienta cuya metodología intrínseca no esté demasiado alejada de la realidad de tu empresa o, en su defecto, de la que quieres instaurar.
¿Dónde se sitúa AirSaas en el espectro de todas estas herramientas de gestión de cartera de proyectos?
AirSaas es una herramienta de gestión de carteras de proyectos más bien ligera que no pretende ser un programa todo en uno, pero que incluye la mayoría de las funcionalidades clave que una dirección de TI necesita para asegurar la ejecución de sus proyectos.
Una herramienta PPM intuitiva e integrada con tus herramientas existentes
Jira Al integrarse con Jira, AirSaas te permite obtener automáticamente los datos de avance de los proyectos en la plataforma. Esto te permitirá tener una vista global del conjunto de los proyectos y de sus estados de avance sin esfuerzo.
Microsoft Teams AirSaas está integrado con Microsoft Teams. La información más importante sobre los proyectos en curso se enviará automáticamente a tus canales de comunicación de Teams dedicados. Con esta integración, podrás compartir de forma sencilla el avance de los proyectos con toda la empresa. ¡Si usas otras soluciones, no dudes en decírnoslo!
Una herramienta PPM con una UX potente
Nuestra apuesta: para conseguir implicar a las áreas de negocio, la dirección de TI necesita la herramienta PPM que sabrán manejar rápidamente, sin fricción. Pensamos que no es forzando a las áreas de negocio a trabajar en programas complejos como las empresas conseguirán romper las lógicas de silos y estructurar una colaboración estrecha negocio/TI.
Una herramienta PPM que lleva una metodología colaborativa para implicar a las áreas de negocio
Hemos llevado la lógica colaborativa hasta el final: AirSaas ofrece un buscador de soluciones (externas/internas) accesible a los responsables de negocio. Cuando un área de negocio tiene una necesidad, ya busca soluciones por su cuenta sin avisar necesariamente a la dirección de TI, que puede incluso acabar enfrentándose a Shadow IT. Nuestra idea aquí es dar una solución a la dirección de TI para encuadrar estas prácticas y estructurar sus esfuerzos de búsqueda de soluciones, haciéndoles comprender al mismo tiempo las restricciones técnicas del SI.
AirSaas es, por tanto, una solución PPM ligera, que se integra con lo existente y que lleva una metodología colaborativa potente para implicar a las áreas de negocio.
Descubre cómo AirSaas puede ayudarte
Adopta ahora mismo una solución eficaz de reporting de proyectos.