Una nueva forma de ver las herramientas de seguimiento de proyectos - AirSaas
Como la gestión no se reduce a un Gantt, AirSaas propone una herramienta de seguimiento de proyectos que simplifica tu reporting, tu gobernanza y tu comunicación de proyectos
Ya lo usan más de 100 CIO de medianas empresas y grandes grupos
Kiabi · Valrhona · Leroy Merlin
ISO 27001Proponemos la herramienta de seguimiento de proyectos más sencilla del mundo.
Las herramientas de seguimiento de proyectos permiten dar visibilidad a los managers y ofrecerles la capacidad de jerarquizar eficazmente los proyectos en función de los beneficios potenciales para la empresa.
Acompaña el encuadre de los proyectos
Un buen proyecto es un proyecto bien preparado. Sin embargo, el 90% de las fichas de encuadre están incompletas. En AirSaas, guiamos a tus colaboradores en el llenado de la información esencial para un buen encuadre. Las fichas de encuadre son dinámicas y colaborativas. Tus equipos pueden iterar juntos hasta que el proyecto quede validado.
El seguimiento de proyectos orientado al valor
No todos los proyectos son iguales. Como partner de negocio, debes proponer un método para dirigir los proyectos IT según indicadores clave. AirSaas propone una vista filtrable con toda la información consolidada para tomar decisiones con criterio.
Haz tu reporting con un clic
Estás en el centro de todas las miradas y debes mantener al tanto a los responsables de negocio y a tu dirección del avance de los proyectos. Para ello, hemos creado los flash reports automatizados. Con un clic, genera un informe (.ppt, .pdf, url) con los detalles de avance de los proyectos, los puntos de atención y todos los indicadores actualizados.
Toma altura
No se te escapa nada gracias a la vista timeline. Toma altura y disfruta de una panorámica de todos los proyectos en curso y sus hitos asociados. Desplaza los elementos mediante arrastrar y soltar y prueba nuevas combinaciones en función de la disponibilidad de las partes interesadas y de la urgencia de los proyectos.
Pon en valor el trabajo de tu equipo
Reduce la fricción con las áreas de negocio
Las principales fricciones provienen de la falta de comprensión del conjunto de restricciones de la dirección de TI y de que no se tengan en cuenta las expectativas de las áreas de negocio. Reunir a las partes interesadas en comité de seguimiento, en torno a un dashboard que muestra los indicadores clave, mejora la comprensión de lo que se puede hacer y en qué plazos.
Un flujo de decisión claro y compartido ayuda a la comprensión al aportar transparencia.
Y, por último, comunicar a intervalos regulares el avance, los problemas encontrados y los éxitos por etapas ayuda a reducir las frustraciones y la impaciencia de las personas que esperan. Menos fricción permite a tu equipo avanzar con más serenidad.
Aumenta la tasa de éxito de los proyectos IT
Los principales factores de fracaso de un proyecto son el mal encuadre, que provoca desviaciones de plazos y de costes, y la falta de adopción de los usuarios finales (clientes internos o externos). Por eso, AirSaas agiliza la colaboración entre el IT y las áreas de negocio. Los proyectos se preparan mejor de antemano. Sigues siendo ágil a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para maximizar el compromiso de los colaboradores y la adopción del cliente final.
Comunica mejor internamente
Poner en marcha un plan de comunicación es beneficioso en todas las empresas y aumenta el rendimiento de las direcciones de TI. Destinado a los miembros del Comex y a los responsables de negocio, tiene la ventaja de reducir la frustración, poner en valor a los equipos de IT y formar al conjunto de los responsables en los métodos que funcionan. Una buena comunicación de seguimiento del avance es aún más importante con el trabajo en remoto. ¡El flash report automático es tu mejor aliado!
Las distintas tipologías de herramientas de seguimiento de proyectos
Existen distintos tipos de seguimiento de proyectos, que no sirven a los mismos objetivos. Sin embargo, no es raro que haya confusiones, en particular entre los que permiten el seguimiento de un proyecto y los que buscan simplificar la gestión de una cartera de proyectos.
Las herramientas de seguimiento de un solo proyecto: la gestión de proyectos
Las herramientas de gestión de proyectos facilitan el seguimiento de los distintos aspectos de un solo y mismo proyecto. Permiten acompañar al jefe de proyecto o al comité de seguimiento en un conjunto de tareas. Permiten:
Las herramientas de seguimiento de múltiples proyectos: la gestión de carteras de proyectos
Estas herramientas permitirán facilitar la planificación, no de uno, sino de todos los proyectos de una empresa.
Las pequeñas empresas que solo tienen unos pocos proyectos no necesitan forzosamente herramientas que permitan el seguimiento de carteras de proyectos. Pero a medida que crecen, los proyectos se multiplican, hasta que una gestión global y organizada del conjunto de los proyectos le lleva muchísimo tiempo a cada jefe de proyecto o al comité de seguimiento: es la señal de que seguramente hay que invertir en una herramienta así.
Una herramienta de seguimiento de carteras de proyectos permite:
El nacimiento reciente de las herramientas de seguimiento de proyectos
¿Desde hace cuánto tiempo se usan las herramientas de seguimiento de proyectos?
Se ve que ya existían herramientas de seguimiento de proyectos en el mercado desde 1980, pero que entretanto se han seguido desarrollando nuevas herramientas similares.
Otro hecho que destacar: aunque desde hace unos años estos programas tienden a responder a las necesidades de gestión de un solo proyecto pero también de cartera de proyectos, no siempre ha sido así. Algunos de ellos se crearon inicialmente para tratar solo una de estas dos problemáticas.
Problemática abordada en la fecha de creación
¿Cuál fue la primera necesidad en aparecer: el seguimiento de un solo proyecto o la gestión de cartera de proyectos?
Como se constata en el gráfico, la mayoría de las herramientas de gestión de cartera de proyectos se crearon primero con la idea de responder a la necesidad de seguimiento de un solo proyecto. Solo con los años se completaron para permitir llevar varios proyectos a la vez de forma óptima.
Cabe destacar, no obstante, que algunos programas como Planview habían tomado la decisión de centrar su solución en la gestión de carteras de proyectos desde su creación, y que otras herramientas como Sciforma o Ganttic respondían de entrada a las dos problemáticas: ¡la gestión de un solo proyecto y de cartera de proyectos!
La aplastante mayoría de las herramientas de seguimiento de proyectos trata hoy estas dos problemáticas desde su creación: hay una necesidad de simplificar la toma de decisiones entre los distintos actores, ya sea a escala de un solo proyecto o a nivel más global de la cartera de proyectos.
Aunque tienen similitudes en los objetivos que persiguen, las herramientas de seguimiento de proyectos pueden tener funcionalidades bastante diferentes. El origen de estas diferencias es doble: según la necesidad que la herramienta se diseñó para responder primero, pero también en función de la visión del seguimiento de proyectos que promueven.
Visiones heterogéneas de la gestión de proyectos según las direcciones de TI y el estilo de jefe de proyecto
Varias razones hacen que los programas de seguimiento de proyectos puedan ofrecer funcionalidades variadas: la manera en que se desarrollaron originalmente influye, pero sus funcionalidades dependen también de la visión de la gestión de proyectos que promueven. Pero ¿por qué coexisten varias visiones de la gestión de proyectos en las direcciones de TI?
De una gestión de proyectos centrada en lo técnico al foco en el negocio
Aunque durante muchos años la dirección de TI estuvo más bien reservada a un papel técnico, cada vez más se la lleva a ayudar a su empresa a alcanzar sus objetivos de negocio. Ya no debe conformarse con asegurar el buen funcionamiento del run, sino que debe también acercarse a las distintas áreas de negocio de su organización para comprender sus dificultades y ser capaz de aportarles soluciones adaptadas.
Las necesidades de las direcciones de TI en materia de herramientas de seguimiento de proyectos han evolucionado, pues, mucho. En efecto, una dirección de TI no necesitará las mismas funcionalidades según si busca hacer el seguimiento de proyectos centrados en lo técnico y gestionar incidencias informáticas o si quiere estructurar un enfoque colaborativo para comprender finamente las necesidades que sienten las áreas de negocio a diario.
La gestión de proyectos en las direcciones de TI transformada por la llegada de lo digital
Con el auge del peso de lo digital para las organizaciones, las direcciones de TI pueden aportar valor a su empresa de múltiples maneras. Por ejemplo, al automatizar procesos de negocio, la dirección de TI permite a los colaboradores de su empresa optimizar su tiempo de trabajo y así ser más competitivos. Otro aspecto en el que la dirección de TI puede acompañar a su empresa es la mejora de su modelo de negocio: lo digital ofrece nuevas oportunidades que pueden aportar muchísimo desde un punto de vista de negocio. Las maneras que tiene un CIO de ayudar a su empresa son hoy múltiples: en su entrevista para CIO Révolution, Pierre Raschi cuenta cómo una dirección de TI pudo ayudar a una carnicería a construirse una nueva clientela.
La importancia que ha adquirido lo digital en los últimos años ha tenido, pues, como consecuencia cambiar la naturaleza de las misiones que se confían a la dirección de TI. Y estas nuevas misiones no se llevan de la misma manera, ¡lo que lleva a la dirección de TI a tener nuevas expectativas en materia de herramienta de seguimiento de proyectos!
La evolución del papel de la dirección de TI: de una función centrada en el control a la necesidad de colaborar con las áreas de negocio
Las dos evoluciones que hemos descrito antes tienen como consecuencia transformar la manera en que la dirección de TI debe colaborar con las áreas de negocio de su empresa. Si tomamos el ejemplo de una dirección de TI centrada en lo técnico, una de sus prioridades será asegurar el buen funcionamiento del run para que ningún colaborador tenga que sufrir problemas puramente técnicos. Pero si la dirección de TI tiene la ambición de aportar valor a su empresa desde un punto de vista de negocio, debe darse los medios para intercambiar con regularidad con las áreas de negocio a fin de comprender de qué manera podría ayudarlas a alcanzar sus objetivos de negocio. Ahora bien, estructurar semejante colaboración no es tarea fácil, y menos cuando los distintos servicios no están acostumbrados a trabajar juntos.
Una dirección de TI que busca controlar los comportamientos de sus colaboradores para evitar afectar negativamente al SI no necesitará en absoluto el mismo tipo de herramienta de seguimiento de proyectos que la que aspira a instaurar un diálogo fuerte con las áreas de negocio con el fin de aportarles valor en el corazón de su negocio.
Para materializar un ideal tipo de estas dos visiones opuestas del papel de una dirección de TI, es posible hacerlo a partir de estas pirámides de Maslow:
Elegir tu herramienta en función de tu visión del seguimiento de proyectos
Hemos visto que las herramientas de seguimiento de proyectos no ofrecen todas las mismas funcionalidades. La mejor manera de encontrar la herramienta ideal que adquirir es, pues, cuestionarse la propia visión del seguimiento de proyectos: ¿cuáles son mis expectativas y objetivos y, más aún, qué papel se espera de la dirección de TI en mi empresa?
Herramientas de gestión de cartera de proyectos diversificadas
En primer lugar, hay que señalar que las herramientas de seguimiento de cartera de proyectos pueden presentar numerosas funcionalidades diferentes que permiten, en particular:
Las herramientas de gestión de proyectos: todo en uno VS especializadas
No todas las herramientas de seguimiento de proyectos aspiran a responder al mismo número de necesidades. Mientras que algunas (como los programas de tipo ERP) aspiran a responder al conjunto de las necesidades de las direcciones de TI, otras herramientas prefieren especializarse en una o varias de las funcionalidades que suelen ofrecer las herramientas de gestión de cartera de proyectos.
Cada uno de estos dos tipos de herramientas presenta ventajas e inconvenientes. Un ERP completo permite centralizar todas las acciones en un mismo programa, pero tiene el inconveniente de ser complejo de hacer evolucionar: en efecto, estas soluciones son poco flexibles y su actualización de versión es lenta y costosa.
A la inversa, una herramienta de gestión de proyectos especializada tiene el inconveniente de no ofrecer tantas funcionalidades, pero ofrece otras ventajas: es más rápida de implementar y permite reducir el coste de cambio cuando la empresa evoluciona.
Una vez más, no existe una solución ideal: todo depende de tu visión del papel de la dirección de TI y de las expectativas que tienes de tus herramientas de gestión de cartera de proyectos. Algunas direcciones de TI prefieren adquirir un programa pesado que responda al conjunto de sus necesidades actuales, mientras que otras optan por ser capaces de instalar y desinstalar soluciones rápidamente y a bajo coste, en función de la evolución de las necesidades de su empresa.
Muchas direcciones de TI que han seguido centradas principalmente en lo técnico se conforman con comunicarse con las áreas de negocio a través de los canales tradicionales que se usan en su empresa.
Sin embargo, cuando la dirección de TI quiere instaurar una colaboración más fuerte con sus colaboradores y ponerse en condiciones de intercambiar con regularidad y de manera estructurada, le conviene dotarse de una herramienta de gestión de cartera de proyectos que ofrezca un espacio de intercambio colaborativo. Así, el reporting se simplifica, la información se ordena y la implicación de las áreas de negocio se facilita.
Las herramientas de gestión de cartera de proyectos centradas en la experiencia de usuario
Algunas herramientas de gestión de proyectos se han desarrollado con el objetivo de ofrecer una interfaz especialmente intuitiva a sus usuarios. Este tipo de herramienta es ideal cuando se quiere estructurar un enfoque colaborativo entre la dirección de TI y perfiles menos técnicos. En efecto, invitar a las áreas de negocio a trabajar en los mismos programas que usan los equipos de IT puede desanimarlas y perjudicar mucho su implicación.
Así, las herramientas que han apostado por la UX simplifican la colaboración entre perfiles de negocio y perfiles técnicos al ofrecer una interfaz comprensible rápidamente por todas las partes interesadas, maximizando al mismo tiempo la tasa de adopción general del programa.
Tener en cuenta las metodologías intrínsecas de cada herramienta
Toda herramienta lleva necesariamente una metodología más o menos avanzada dentro. La adecuación entre la metodología que lleva una herramienta y la que ya está establecida en la empresa que la usa es un factor clave de la tasa de adopción de ese programa por parte de los colaboradores.
En efecto, hace falta que la metodología intrínseca de tu herramienta corresponda a tus procesos de trabajo, a tus objetivos y a tu visión del seguimiento de proyectos. De lo contrario, cada uno de tus colaboradores tendrá que redoblar esfuerzos para manejar el programa y servirse de él, lo que reducirá forzosamente su tasa de adopción y, por tanto, su impacto en la empresa.
Hay que cuestionarse, pues, las prácticas establecidas en tu dirección de TI antes de elegir la herramienta de seguimiento de proyectos más adaptada a los procesos existentes y así maximizar su influencia sobre tus colaboradores.
La herramienta de gestión de proyectos como vector de cambio de la cultura de una empresa
Aunque es preferible adaptar la elección de la herramienta a la metodología ya establecida en la empresa, cabe señalar que también se puede servir de una herramienta de seguimiento de proyectos como palanca para impulsar cambios en los hábitos de trabajo existentes. En efecto, ¡la cultura de la empresa es fruto de su entorno, un entorno del que forman parte los programas que usas! Al cambiar las herramientas de tus colaboradores, podrás, pues, influir en la cultura de la empresa, pero también en sus métodos de trabajo.
Sin embargo, aunque las herramientas de gestión de proyectos son palancas pertinentes para llevar a tus colaboradores hacia un cambio de prácticas, no hay que sobrestimar su impacto. En efecto, conformarse con invertir en una nueva herramienta no basta para revolucionar las prácticas establecidas desde hace varios años.
Dos condiciones son primordiales para maximizar el impacto de la herramienta. Primero, hay que acompañar la implantación de la herramienta con directrices y consignas que vayan en el mismo sentido que el cambio que se quiere crear. Pero también hace falta que la metodología que lleva la herramienta no esté demasiado alejada de la que existe actualmente en tu empresa, porque transformar completamente las prácticas es complicado y solo puede hacerse a largo plazo.
En conclusión: lo ideal es, pues, orientar tu elección hacia una herramienta que lleve una metodología cercana a la que ya está establecida en tu empresa o, al menos, a la que te gustaría instaurar.
¿Qué tipo de herramienta de seguimiento de proyectos es AirSaas?
AirSaas es un PPM más bien ligero que no pretende ser un programa todo en uno, pero que incluye la mayoría de las funcionalidades clave que una dirección de TI necesita para asegurar la ejecución de sus proyectos.
Una herramienta de seguimiento de proyectos flexible y fácil de integrar
Jira Al integrar Jira con AirSaas, obtienes automáticamente los datos de avance de los proyectos en la plataforma. Esto te permite tener una vista global del conjunto de los proyectos y de sus estados de avance sin esfuerzo.
Microsoft Teams AirSaas está integrado con Microsoft Teams. Automáticamente, la información más importante sobre los proyectos en curso se envía a tus canales de comunicación de Teams dedicados. Con esta integración, puedes compartir de forma sencilla el avance de los proyectos con toda la empresa. ¡Si usas otras soluciones, no dudes en decírnoslo!
Una herramienta de seguimiento de proyectos con una metodología pensada para implicar a las áreas de negocio
Nuestra apuesta: para conseguir implicar a las áreas de negocio, la dirección de TI debe proponerles una herramienta que sabrán manejar rápidamente, sin fricción. Pensamos que no es forzando a las áreas de negocio a trabajar en herramientas complejas como las empresas conseguirán romper las lógicas de silos y estructurar una colaboración estrecha negocio/TI.
Hemos llevado la lógica colaborativa hasta el final: AirSaas ofrece un buscador de soluciones (externas/internas) accesible a los responsables de negocio. Cuando un área de negocio tiene una necesidad, ya busca soluciones por su cuenta sin avisar necesariamente a la dirección de TI, que puede incluso acabar enfrentándose a Shadow IT.
Nuestra idea aquí es dar a la dirección de TI las herramientas para encuadrar estas prácticas y estructurar sus esfuerzos de búsqueda de soluciones, haciéndoles comprender las restricciones técnicas del SI.
AirSaas es un PPM ligero, que se integra con lo existente y que lleva una metodología colaborativa potente para implicar a las áreas de negocio.