¿Cómo es la dirección de proyectos moderna?

Pandemia, guerra por el talento IT y explosión de los proyectos transversales han creado  un contexto de arenas movedizas para las organizaciones que buscan una dirección de proyectos más eficaz con métodos ágiles, tradicionales o híbridos.

¡El famoso mundo VUCA (Volátil, Incierto, Complejo y Ambiguo) ya está aquí! Añádele una pizca de inteligencia artificial, una ola de Gran Renuncia y una cultura de proyecto de lo más heterogénea : obtendrás un contexto de trabajo complejo o, para ser positivos, ¡apasionante!

En estas condiciones, antes incluso de pensar en adaptarse lo mejor posible, el arte de dirigir bien un proyecto exigirá una competencia clave: el discernimiento. Esa es la intención de este artículo: ayudarte a orientarte. Contribuir a una mejor lectura de lo que está en juego, para no caer ni en el optimismo ingenuo ni en la desconfianza fácil.

Sí: la dirección de proyectos también es una actividad en transición que exige actualizar nuestros enfoques y competencias, además de compartir experiencias.

¿Qué creencias debemos revisar para dejar de sufrir y de fallar al entregar los proyectos? ¿Qué hay que añadir para mantener el placer y la eficiencia en el enfoque? ¿Cuáles son las tendencias interesantes que conviene vigilar para seguir y anticipar la evolución de la dirección de proyectos? Y, por último, ¿cuáles son los 7 pasos clave para hacer progresar la cultura de proyecto de la empresa?

¡El artículo que hay que leer para quitar el freno de mano a tu gestión de proyectos y el limitador de velocidad a la transformación de la empresa!

Reparto de tareas y mito del jefe de proyecto héroe solitario: dos creencias a revisar

Salir del reparto de tareas en silos MOA-AMOA-MOE

En gestión de proyectos, la herencia de años de separación MOA/MOE (negocio por un lado, ejecución por otro) y de la práctica con marcos de herramientas de gestión de proyectos «por tareas» ha condicionado nuestra visión de la ejecución como lista de tareas, cronograma y recursos.

Durante mucho tiempo creímos que, repartiéndonos las tareas en un cronograma, «ya saldría». También apostamos por EL súper Project Manager para el éxito. El Top Gun tranquilizador para pilotar un proyecto, pero funcionando en modo silo entre negocio y ejecución...

Y, al final, el proyecto ni siquiera respondía a la necesidad real. La adopción de las herramientas y el ROI solían ser insignificantes. Un despropósito conociendo la energía y el talento desplegados.

En la vida real, una gestión de proyectos sale bien gracias al compromiso individual y colectivo,  frente a un enfoque centrado en el seguimiento y control de las tareas. Hoy, el 80 % de los proyectos no necesita una planificación tipo Gantt. ¡Un equipo comprometido basta!

Preparar el enésimo diagrama de Gantt no te protegerá de entregar tarde, fuera de presupuesto, un proyecto sin adopción por parte de los usuarios.

El fin del mito del jefe de proyecto héroe solitario

Esa responsabilidad pesa demasiado para que una sola persona pueda hacerlo todo, llevar trabajos cada vez más complejos y resolver problemas difíciles casi a diario.

Hoy, el rol del jefe de proyecto se ha alejado de alguien que puede marcar acciones y tareas como terminadas en un diagrama de Gantt para ir hacia una posición de liderazgo estratégico que permite impulsar cambios en una organización.

En resumen, compartimos aquí tres convicciones :

• Un proyecto = un equipo. Un proyecto sale bien gracias al compromiso individual y colectivo con los objetivos, no al control de las tareas y del avance de las fases.
• La jefatura de proyecto = una co-dirección negocio/Tech/sponsor.
• Idealmente, un proyecto clave se realiza en un espacio-tiempo que sigue siendo humano: plazos de 9 meses, por ejemplo - ¡como una gestación!

Dirección híbrida y herramientas PPM: ingredientes clave para dirigir con éxito los proyectos transversales hoy

Los métodos híbridos para facilitar la dirección de proyectos

¡El manifiesto ágil ya tiene 20 años!  Una de las tendencias de gestión de proyectos que más constatamos es la aceptación de que los enfoques de gestión híbridos son el camino a seguir para una mejor ejecución. 

El «full agile» de verdad apenas consigue salir del ámbito de los equipos IT/digitales. En este contexto, el semi-ágil es una hibridación interesante para las empresas que buscan una actualización metodológica de sus métodos de entrega.

Se seguirán buscando iteraciones continuas para el desarrollo, con una implicación significativa de los clientes en los entregables en todas las fases, pero gestionadas dentro de una estructura de gobernanza y de decisiones con el comité de seguimiento del proyecto.

El auge de la gestión de proyectos híbrida es una buena noticia porque :

• La mayoría de las grandes organizaciones no están equipadas para gestionar todas sus operaciones dentro de un framework ágil coherente
• Los proyectos son más complejos que nunca. Implican a muchas más personas y experiencia: ¡más de lo que podría componer un equipo Scrum en sentido estricto !

Software de gestión de cartera de proyectos (PPM): la nueva generación ya está aquí

¡Se acabó dirigir con un software dedicado, aislado del ecosistema de la empresa! A medida que nuestro entorno se vuelve más complejo, incierto —y, digámoslo, a veces político — necesitamos cada vez más herramientas de nueva generación que ayuden a realizar proyectos transversales en ese tipo de entorno y de restricciones.

El uso de una plataforma moderna permitirá uniformizar los encuadres, el seguimiento de los proyectos, el reporting y la gobernanza.

(Nota del redactor: ¡te propongo releer la frase anterior una segunda vez! :-)

Sí : cuanto más crece la empresa —y con ella su volumen de proyectos—, más clave resulta la capacidad de mantener un nivel de comunicación claro, coherente y de fácil acceso para todos. El aumento del número de iniciativas y de proyectos en curso, procedentes de las áreas de negocio, hace que la gestión de cartera sea útil e incluso indispensable para cada vez más organizaciones de todos los tamaños.

Los desarrolladores usan Jira, marketing es fan de Trello, la dirección de innovación está en Wrike, calidad es fan de Zendesk, RR. HH. usa Monday, la Dirección de TI está en Teams.... Socorro : ¡los silos han vuelto  ! El reto es precisamente  proponer una herramienta macro, compartida Y que se sincronice con las demás plataformas usadas a diario.

Para un impacto real en la transformación de la empresa, buscaremos incluir y colaborar con las distintas áreas de negocio y partes interesadas en un mismo espacio-tiempo. El objetivo perseguido: ver claro el perímetro para facilitar la toma de decisiones y priorizar por valor, de forma colaborativa y continua. ¡Todo un programa sin una plataforma adecuada!

Buena noticia para la función de piloto. La automatización y la uniformización del reporting son accesibles y constituyen ya una verdadera asistencia para la dirección de proyectos. Una ayuda sencilla para automatizar y simplificar las tareas repetitivas de poco valor añadido (por ejemplo, la recogida de datos, el envío de un informe flash, la identificación de riesgos o volver a introducir datos...).

Uniformizar la forma , es decir: vamos a facilitarnos la vida para pilotar un proyecto, para entendernos sea cual sea el reto que afrontamos. Algo que, de paso, también reduce la fatiga cognitiva de todo el mundo.

La matriz de Knoster: la receta de un cambio global eficaz

Tengamos muy presente el lado complejo, humano y, por tanto, multifactorial de la dirección de un proyecto de transformación. ¡Es lo que le da su sabor! La matriz de Knoster (ver tabla más abajo) propone una parrilla de lectura muy pertinente, entre los modelos , para hacer un check de los elementos e indicadores indispensables de una dirección moderna.

• Sin visión, se crea confusión entre las partes interesadas de un proyecto
• Sin saber hacer, se engendra  miedo
• Sin beneficio del cambio, se refuerza la  resistencia
• Sin recursos humanos y financieros, se genera  frustración
• Sin un plan de acción de proyecto estructurado y seguido, se genera caos

7 pasos para hacer progresar la cultura de proyecto en tu empresa (¡sin dejarte 3 años de vida!)

1 - Compartir el diagnóstico

Hay que conseguir compartir un mismo diagnóstico con los equipos (proyecto, negocio, dirección): hay demasiados temas, todo el mundo va desbordado, la gente pregunta todo el rato «¿cómo vais?». Estamos en un RUN permanente. Esto no avanza...

🙍🏻‍♂️ Si el diagnóstico no se comparte, será complicado decir «vamos a cambiar nuestros métodos de trabajo». Aquí el reto es crear las condiciones y elegir un momento clave, sobre todo para que la gente hable con libertad del diagnóstico.

2 - Establecer una visión común de las prioridades

Definir con el comité de dirección / comité de seguimiento qué es vital y qué no lo es.

🙍🏻♂️ Si no, volverás a encontrarte con una lista de 70 proyectos, todos súper importantes, y un equipo de tres personas para sacarlos adelante.

3 - Tener un buen storytelling de los programas de transformación / ejes estratégicos

Por ejemplo: «el programa de excelencia comercial (proyecto CRM, proyecto de análisis del comportamiento, proyecto de análisis predictivo...) debe llevarnos a entrar en el top 3 europeo».

🙍🏻♂️ Si no, al cabo de unos meses los proyectos ya no tendrán sentido, y la falta de motivación de los equipos puede notarse rápido.

4 - Adoptar una plataforma para uniformizar la gestión de proyectos

Empieza por implantar una plataforma como AirSaas para uniformizar el pliego de condiciones, los encuadres de proyecto, el seguimiento de los proyectos, el reporting y la gobernanza.

🙍🏻♂️ Si no todos los equipos son maduros en gestión de proyectos, ponerlos en Jira será un fracaso asegurado, igual que intentar que hagan un Gantt o que produzcan fichas de encuadre comprensibles y bien pensadas en PowerPoint.

5 - Definir los roles, la comitología común, las reglas del juego

¿Qué es un sponsor? ¿Un jefe de proyecto? ¿Un referente de negocio? ¿Derechos y deberes de cada uno?

🙍🏻♂️ Sin eso, nadie será responsable de nada.

6 - Poner en marcha los rituales.

🙍🏻♂️ Todos los martes, reunión jefe de proyecto + referente de negocio de cinco minutos por proyecto: decisiones a tomar, puntos de atención.

Todos los viernes, envío del informe flash  a todas las partes interesadas

Cada mes, comité de seguimiento sobre los retos del mes siguiente y alineación sobre el tiempo disponible de las áreas de negocio.

7 - Hablar de lo positivo

🙍🏻♂️ Vale, hay que resolver los problemas, pero sobre todo hay que embarcar continuamente a los equipos. Así que habla de los éxitos, comunícalos . Da ganas. Conocer y trabajar los puntos fuertes de los talentos del equipo, ¡ese es el secreto!

Ya tienes una visión actualizada de lo que se juega hoy en la dirección de proyectos. Próximo paso propuesto: hacer zoom en un ingrediente clave - el hito de proyecto: una técnica para secuenciar tus proyectos con inteligencia.