¿Cómo hacer un buen encuadre de proyecto con las áreas de negocio?

¡Encuadra tus encuadres! Una iniciación de proyecto exitosa se basa, entre otras cosas, en un verdadero encuentro entre el conocimiento del negocio, el patrocinio de la dirección y la experiencia tecnológica. Sin embargo, y aunque muchas empresas han abordado bien esta falta de colaboración desde el acta de constitución, ¡en gestión de proyectos seguimos viendo con demasiada frecuencia cómo los silos se mantienen desde esta fase previa al proyecto!

¿Por qué hemos llegado a esta situación en la conducción de proyectos? ¿Cuál es el componente clave de un buen encuadre de proyecto con el negocio que no debes dejar escapar? ¿Cómo lo hacen quienes innovan en la gestión de proyectos?

En este artículo descubrirás, entre otras cosas, ejemplos geniales e inspiradores de co-construcción entre TI y negocio (¡no te pierdas los flash design de la CIO de Ouigo!)  Una forma superpragmática y muy eficaz de tratar el feedback del negocio y ganar muchísimo tiempo en la ejecución de un proyecto. Con esto se acabaron los encuadres de proyecto "cojos".

Al final de este artículo te llevarás además las etapas clave de un encuadre colaborativo que funciona, así como una primera lista de preguntas para dinamizar tus talleres. Por último, haremos un breve repaso al papel clave del BRM y una selección de ejemplos de encuadres ágiles y participativos.

En resumen, ¡no te desconectes! Te contamos todo lo que necesitas saber sobre el arte de encuadrar tu proyecto… ¡con las áreas de negocio!

Crítica del enfoque clásico: el negocio pide, TI ejecuta

Para entender la situación actual, merece la pena mirar con ojo crítico el "legado" del enfoque clásico que separa al negocio que encarga del equipo de TI que ejecuta. Sí, durante demasiado tiempo hemos asistido a un juego de "pásalo al siguiente" entre unidades de negocio. Cada uno en su parcela, con sus objetivos.

Siguiendo con la metáfora culinaria, podríamos incluso decir que la relación entre la cocina (TI) y la sala del restaurante (las áreas de negocio) estaba claramente organizada en silos. ¡Nada de mezclarse! Cada uno con sus proyectos y su zona, y en medio, muy a menudo, un camarero (el jefe de proyecto) no demasiado cómodo pilotando el conjunto. Y, al final de la cadena, ¡un cliente que se comía el plato frío! Unos esperando un encuadre de proyecto que llevaba mucho tiempo, otros unas expresiones de necesidad mejor redactadas. ¡No fue precisamente un éxito!

¿Encuadre? ¡Ante todo, una co-construcción!

Lograr el encuadre de un proyecto de transformación digital implica una dinámica de co-construcción en equipo, una responsabilidad compartida. En gestión de proyectos, el objetivo es justamente evitar los silos desde las primeras etapas —comprender la necesidad, redactar el acta de constitución— creando tu primer equipo. Una especie de MVP (Minimum Viable People), en definitiva.

Este equipo reúne a la vez al futuro realizador de la acción —¡la parte tech!—, al manager —alias el Sr. Sponsor— y a un representante de la necesidad, quien conoce el día a día del negocio: el área de negocio.

• El jefe de proyecto, coordinador general de esta "microempresa", será el encargado de encuadrar el proyecto de forma colaborativa.
• A su lado para llevar el encuadre, el representante del negocio, quien conoce el día a día y los objetivos clave del proyecto, las expectativas del cliente.
• Esta co-construcción se apoya, por último, en el papel clave del sponsor, que participa y anima una instancia de consejo que decide la puesta en marcha de los procesos y reglas de control propuestos por los expertos del negocio.

Según el tamaño y la complejidad organizativa de la empresa, esta microestructura estará más o menos desarrollada. El patrocinio podrá asumirlo uno o varios managers, etc.

Es esta forma de trabajar en transversal desde el principio la que permitirá a los equipos romper los silos y entregar rápidamente nuevos servicios, y priorizar la inteligencia colectiva desde la primera etapa.

Encuadre: la importancia de otra relación con el tiempo

Sea cual sea el proyecto, ¡hace falta algo de tiempo para pensar en lo que se quiere! Ya sea en términos de funcionalidades o de impacto del cambio...

Frente a la restricción general que suponen el acortamiento de los plazos y la escasez de perfiles de TI, ¡apostar por un encuadre largo será todo un reto!

Y hay que decirlo: si el equipo que tiene el problema ni siquiera tiene tiempo para trabajarlo bien desde el principio, ¡es mejor no hacerlo! ¡Las siguientes etapas previstas en el planning no van a salir mejor precisamente!

Encuadre de proyecto: ¿de qué estamos hablando?

Hagamos una pausa en la propia definición de la etapa de encuadre en la gestión de un proyecto.

Definición

Se trata de una etapa de estudio y análisis que condiciona la decisión de lanzar el proyecto, o no, según su interés y su viabilidad. Por lo general, un acta de constitución resume sus conclusiones.

Esta acta de constitución es el documento sintético que permitirá a cualquiera identificar de un vistazo los puntos principales del encuadre de tu proyecto.

Entre las técnicas básicas existentes podemos citar:

- El método SMART (Específico, Medible, Alcanzable, Realista y con Tiempo definido)

- El método "5W2H": qué, quién, dónde, cuándo, por qué, cómo y cuánto.

Cada cual tendrá su definición y su propio método para llegar a un acta de constitución.

El acta de constitución responde a tres grandes preguntas

1. Descripción del proyecto: beneficios esperados, entregables, etc.
2. Contexto del proyecto: alcance, personas afectadas, origen de la petición, evolución normativa, plan de transformación de la empresa, gestión del cambio, etc.
3. ¿Cifras del proyecto? Presupuesto, plazos, etc.

Las fichas de encuadre de proyecto son dinámicas y colaborativas. Los equipos de TI/negocio/sponsor pueden iterar juntos hasta que el proyecto quede validado, en un verdadero pliego de condiciones completo que guiará el avance del proyecto.

Secretos de jefe de proyecto: la "questiología" o ¡el arte de hacer las preguntas adecuadas!

Un encuadre completo consiste en cuestionar el objetivo de la necesidad (el destino) Y en una etapa de cuestionamiento del enfoque (el camino), en función del tiempo y de los objetivos de cada uno.

Cuestionar el objetivo real de la necesidad: el verdadero problema

¡El principal escollo es pasar por alto el verdadero tema! Es útil cuestionar y volver a cuestionar la propia formulación del problema. Ir a buscar lo que no está escrito.

El encuadre es un verdadero trabajo de dar forma a pensamientos confusos gracias al diálogo. Para lograrlo, es útil cruzar los datos del negocio con los de tu servicio de atención al cliente. Y con los de tus propios clientes, claro.

Aquí tienes un ejemplo de preguntas abiertas que hacer para profundizar en el encuadre del proyecto:

• ¿Por qué no se ha resuelto antes este problema?
• ¿Cómo se ha sorteado hasta ahora?
• Si sigue ahí dentro de tres meses, ¿qué impacto tendrá?
• ¿Cuál es el camino más corto con mayor impacto?

Recuerda: el objetivo es dialogar para elaborar, con un proyecto, una solución innovadora que satisfaga necesidades precisas e identificadas.

Cuestionar las soluciones: ¿una necesidad? ¡1.000 formas de responderla!

Un encuadre de proyecto logrado permitirá, en efecto, proponer varias formas de responder al problema identificado. Tomemos un caso concreto: la petición de un cliente interno en una empresa: "querría un ascensor más rápido". En el primer encuadre, todos se ponen de acuerdo en la solución y crean el proyecto: ¡planificar la compra de un ascensor nuevo! En el segundo encuadre, alguien propondrá poner una animación simpática y una pantalla nueva para hacer esperar a la persona de forma inteligente. Problema resuelto. QED. :)

Encuadre de un proyecto: ¡ve también a buscar la experiencia!

Piensa en recoger todos los insights ya aportados en torno a este problema

• Organizar la recogida de insights
• Cada semana, 2 h de flash design para trabajar con las áreas de negocio sobre los insights y problemas detectados.

Organizar la recogida de "insights"

• Registrar en continuo todos los feedbacks que llegan del BRM o del ticketing.
  No olvidemos que para encuadrar bien los proyectos ¡hace falta un dato claro, limpio y estructurado! El concepto de garbage in / garbage out cobra una vez más todo su sentido.

Experiencia real: el "flash design"

En las entrevistas de nuestro pódcast CIO Révolution, Isabelle André Perussi, la CIO de Ouigo, nos habló del "flash design" y nos encantó la idea.

En lugar de empezar a pensar en el encuadre de una necesidad del negocio cuando hay tiempo para tratarla, nos explica que organiza sesiones de flash design de 2 h en cuanto el negocio emite su "ticket": 2 h de brainstorming que reúnen al negocio y a TI para desbastar la necesidad, estudiar las soluciones SaaS "milagrosas" que podrían responderla y, finalmente, dejarse tiempo para madurar la necesidad de un verdadero proyecto informático interno. Todo ello mucho antes de la fase de encuadre. Según parece, la inversión se rentabiliza rápido y muchas frustraciones de proyecto se desactivan enseguida.

BRM, agilidad: enfoques complementarios para tu encuadre con las áreas de negocio

BRM: Business Relationship Management

Una práctica inspirada en los marcos de gestión de servicios de TI ITIL: «El BRM estimula, identifica y da forma a la demanda del negocio en productos y servicios, y se asegura de que el valor de esos productos y servicios se materialice, se optimice y se reconozca». Un rol que refuerza la relación entre TI y negocio. Personas dedicadas, según el tamaño de la empresa, ¡a comprender las necesidades de la empresa en continuo!

Sobre este rol, descubre a continuación la experiencia del CDIO de Biogaran, Frédéric Riou:

Encuadres ágiles: enfoques que generan compromiso

Con la cultura agile se usarán, por ejemplo, los juegos "que hacen el trabajo". Talleres lúdicos para llegar a una definición de la visión 360 del producto o de un proyecto: visión, objetivos, story map, roadmap, POC, etc.

Podemos citar tres entre muchísimos:

• El pre mortem: ¡elaborar un plan antes de empezar!
• La product box: materializar físicamente las distintas visiones en forma de cajas.
• El catch-up con un cliente en 15 minutos con un café: ¡sabrás si hay que profundizar o pasar de largo!

Para profundizar en este enfoque, es muy recomendable la lectura del libro Gamestorming, publicado por la editorial Diateino.

Puntos clave

• ¡Evita los silos desde la comprensión de la necesidad!
• Las principales fricciones provienen de la falta de comprensión de las restricciones de TI y de la escasa consideración de las expectativas del negocio. En tu enfoque de proyecto, trabajar desde el primer momento en cooperación en torno a una plataforma común mejora la comprensión de lo que se puede hacer y en qué plazo.
• ¡Encuadra tus encuadres! Es la fase que no puedes fallar. ¡Es una cuestión de recurso tiempo y de inversión!