¿Cómo implantar un enfoque de proyecto en mi empresa?

¡La gestión de proyectos también es un oficio en transformación! La aceleración digital, la multiplicación de los proyectos transversales y un entorno "VUCA" (volátil, incierto, complejo y ambiguo) hacen que dominar este arte sea cada vez más exigente.

En este artículo exploraremos en detalle por qué y cómo poner en marcha un enfoque de proyecto pragmático y (un poco) estandarizado. Una ocasión para desmontar algunos prejuicios sobre el método y ayudarte a desarrollar una cultura de proyecto eficaz 🔥!

Un rápido repaso a los fundamentos

Un proyecto es un conjunto de acciones que queremos emprender para alcanzar un fin... Una palabra que viene del latín "projectum de projicere", ¡literalmente «lanzar algo hacia delante»!

Más allá de la definición y de las herramientas, lo que está en juego son las cuestiones clave del ejercicio del poder y de la realización de la transformación de la empresa.

Las etapas típicas de un enfoque de proyecto

¡Sea cual sea tu método de gestión de proyectos, un enfoque de proyecto sigue a priori unas etapas y utiliza herramientas!

• Encuadre general de los objetivos, las etapas y las necesidades, junto con las áreas de negocio;
• Elección de las metodologías de entrega, de los requisitos, las herramientas, el equipo y la gobernanza del proyecto;
• Planificación macro / hitos / plan de comunicación;
• Ejecución y respeto del tríptico "coste-calidad-plazos";
• Pruebas y validación;
• Entrega;
• Balance del proyecto y mejora;

Detrás de este cuadro de etapas "académico" e ideal... ¿cuál es la realidad?

La constatación general:

• Casi todas las empresas tienen una cultura de proyecto heterogénea y los jefes de proyecto tienen también niveles muy variables;
• La Dirección de TI ha ido durante mucho tiempo en cabeza en estas cuestiones, y las áreas de negocio no demasiado "maduras" en gestión de proyectos;
• Parece que nos hemos acostumbrado colectivamente a que los proyectos de TI lleguen tarde, cuesten más y/o estén "fuera de lugar";
• Cualquier herramienta de CRM ofrece una buena visión global del rendimiento comercial con informes variados... el rendimiento operativo de los proyectos de transformación de la empresa, en cambio, es muy difícil de visualizar y compartir...
• Por último, se observa con frecuencia la ausencia de mejora continua o de balance del proyecto

En síntesis: el proyecto lo conoce todo el mundo... pero, en general, nadie pone detrás la misma definición ni la misma realización.

¡Tres razones para implantar un (verdadero) enfoque de proyecto en mi empresa!

💪 ¡Para que avance, y de verdad!

La aparición de cada vez más proyectos transversales, que reúnen a business units diferentes, ha hecho indispensable recurrir a equipos multidisciplinares, "fuera de los silos". Esta coordinación es, a priori, más fácil si se agrupa a las personas en una fase con un tiempo y unos medios definidos. El avance de tus proyectos y, con mayor razón, la eficiencia de tu transformación dependen de ello.

🚥 ¡Para salir de las falsas priorizaciones!

La aceleración digital tiene como corolario un aumento del flujo de iniciativas. ¡Genial!... salvo si no se define un perímetro claro de iniciativas y de ejecución. ¡El objetivo es precisamente concentrar y priorizar los esfuerzos! Si no, corremos el riesgo de caer no en la agilidad... sino en la agitación y la falsa priorización.

¡Entregar con método...! Fijarse plazos y objetivos por etapas permite ser eficaz. ¡Elegir... es avanzar!

💸 ¡Para saber dónde se gastan tu dinero y tu tiempo...!

Si tratamos los temas en flujo continuo, tipo "run", ... ¿cómo evaluamos los resultados, el presupuesto y el valor añadido creado?

Las etapas o hitos de los proyectos permiten ofrecer regularmente una visión precisa de lo que se hace y de lo que no se hace: ¡pilotar por el valor!

¿Cómo pilotar eficazmente un enfoque de proyecto?

👀 Cambiar el ángulo de visión

La herencia de años de práctica con referenciales de herramientas de gestión de proyectos "por tareas" ha condicionado nuestra visión de la realización como lista de tareas, planning y recursos... y luego cartera.

↔️ Estandarizar varios enfoques

Cuidado con el síndrome del "cañón para matar moscas". No todos los proyectos tienen la misma definición... las mismas restricciones y necesidades en cuanto a métodos de realización. Distinguiremos tres grandes tipos y sus enfoques asociados.

• los proyectos de TI, que ya se gestionan bien en Azure DevOps/Jira, etc.
• los proyectos importantes/arriesgados en los que hay que implicar mucho a las áreas de negocio
• y los proyectos más pequeños en los que la implicación del negocio es necesaria pero hay menos riesgos.

A partir de este simple recorte... podrás abordar una redefinición de los do's y don'ts de la gestión de proyectos por categoría, con una herramienta compañera como AirSaas.

🏡 Crear y vender primero un plan de transformación...

De forma esquemática, las grandes fases de un enfoque de proyecto (eficaz) son:

1. Vendo un plan de transformación que dé sentido... ¡para todo el mundo!
2. ¡Canalizo mi objetivo inicial hacia proyectos de "corto alcance"!
3. "Casteo" el primer equipo de proyecto, con personas y direcciones que se conocen... y se aprecian.
4. En mi pilotaje del proyecto y reporting, ¡comparto hitos, no tareas!
5. Pongo de verdad en valor a este equipo: los contribuidores, key users, responsables de negocio...

En detalle:

¡Vendo un plan de transformación que da sentido!

¡Simplifiquémonos la tarea entrando por la "parte alta de la cartera"! Lo más importante es tener una visión global de lo que queremos hacer, para priorizar ¡antes incluso de decir cómo lo ejecutaremos! Porque sí, hay que repetirlo: ¡no sirve de nada meter tareas en proyectos que no vamos a hacer!

¡Calibro mi objetivo inicial en 2-3 proyectos de "corto alcance" para conseguir éxitos!

Por ejemplo, con un ritmo de 3, 6 o 9 meses como máximo... tus primeros "bebés proyecto" no serán ni prematuros, tipo quick-win, ni futuros "hijos que nunca se van de casa", tipo obra de ERP a perpetuidad.

"Casteo" los primeros equipos de proyecto con personas y direcciones que se conocen y se aprecian...

Con demasiada frecuencia pensamos que es la gestión de tareas lo que hace triunfar. Lo que crea el éxito del proyecto... ¡es el equipo! Luego cada uno tiene sus buenas prácticas... la Dirección de TI puede buscar una dirección con la que ya funciona bien... para acumular éxitos modelo. ¡Es lo que llamamos la estrategia de la mancha de aceite!

En mi pilotaje y reporting, ¡comparto el estado del proyecto y los hitos, no las tareas!

Actualizo los elementos clave: decisiones a tomar, puntos de atención, hitos, para comunicar a todo el top management el estado del proyecto;

Integro a las demás direcciones en AirSaas para conseguir una comunicación global unificada y una visión de los proyectos e iniciativas transformadoras siempre al día.

Envío los informes flash a un público amplio, a las partes interesadas, una vez por semana. (Sí, sí: ¡no una vez al mes...!)

Pongo de verdad en valor a los contribuidores, key users, responsables de negocio...

Los fundamentos siguen siendo los fundamentos: un sponsor que cumple su papel, áreas de negocio bien implicadas en el encuadre... un comité de seguimiento... las buenas herramientas... ¡una dirección de la transformación que pone de verdad en valor a sus contribuidores, con atención al triángulo "ambiente-sentido-salario"!

En síntesis, para una redefinición de tu gestión de proyectos... te revelamos una de las ecuaciones del algoritmo de eficacia de proyecto de AirSaas:

⛰️ Gestión de proyectos de transformación: ¡los elementos clave!

Más allá de las herramientas, el enfoque son métodos y etapas clave.

• Sin visión, se crea confusión.
• Sin saber hacer, se engendra miedo.
• Sin beneficio del cambio, se refuerza la resistencia.
• Sin recursos, se genera frustración.
• Sin un plan de acción estructurado y seguido, se genera caos

🤦‍♂️ Enfoque de proyecto: ¡los 7 errores!

1. Confundir herramientas y enfoque de proyecto: ¡el enfoque incluye a las personas!
2. ¡Creer que el diagrama de Gantt o el Asana más bonito te protege del fracaso! It's the team, stupid!
3. Confundir enfoque de proyecto y programa: el valor añadido debe visualizarse globalmente.
4. No tener (en absoluto) en cuenta las resistencias al cambio en un proyecto: «La gente no odia el cambio. Solo odia la manera en que intentas hacerla cambiar» M. Kanazawa
5. Confundir agilidad con agitación: ¡lo importante es la eficacia!
6. ¡Dar prioridad a... demasiadas prioridades! ¡Un poco como un cruce con semáforos naranjas parpadeando por todas partes!
7. Elegir las malas herramientas: ¡"cuando solo se tiene un martillo, todo parece un clavo"!

Los puntos clave para recordar

• Digámoslo claramente: ¡el 80 % de los proyectos no necesitarán Gantt ni priorización por tareas!
• Al visualizar la cartera, es decir, un conjunto de proyectos ordenado y pilotado por el valor entre las áreas de negocio y la Dirección de TI, será más fácil gestionar una parte de las frustraciones e implicar al top management tratando temas fundamentales: estrategia, diálogo y cooperación entre los silos, reparto presupuestario...
• Crear las condiciones de un enfoque de proyecto eficaz exige un trabajo de aculturación y una subida de nivel en las prácticas y la filosofía no solo agile... ¡sino "pragmática"! No pienses únicamente en gestión de proyectos, sino también en gestión del cambio y liderazgo.

Una vez establecidos los fundamentos generales del enfoque, el siguiente reto será pasar al modo proyecto en detalle. La lectura de este artículo debería ayudarte: ¿Cómo hacer que mi empresa pase al modo proyecto?