¿Cómo redactar un acta de constitución del proyecto?

Cuando emprendes una fase de encuadre de proyecto, uno de los pasos imprescindibles es redactar un acta de constitución del proyecto. El acta de constitución será el documento sintético que permitirá a cada persona identificar de un vistazo los puntos principales del encuadre de tu proyecto. Forma parte del informe flash que puedes enviar a las distintas partes interesadas. Sin ella, no hay buen comienzo para tu gestión de proyecto.

¿Qué es un acta de constitución del proyecto?

El acta de constitución es un documento que permite delimitar el alcance de un proyecto y definir sus objetivos.

El acta de constitución es uno de los pasos principales que da nacimiento formal a un proyecto: así se pasa del estadio de la simple idea al de un proyecto dotado de un marco director.

El acta de constitución debe ser sintética: concentra todas las características esenciales del proyecto: los medios disponibles, las distintas etapas, los elementos que hay que vigilar, etc.

Uno de los principales intereses del acta de constitución es permitir que todas las partes interesadas se pongan de acuerdo sobre un mismo proyecto, claramente definido. Forma parte integrante del plan de comunicación.

Así, el acta de constitución es un paso importante de la fase de encuadre: fija por escrito los puntos principales del proyecto y permite verificar que tanto el cliente como el equipo de proyecto están de acuerdo sobre la totalidad del proyecto.

¿Para qué sirve un acta de constitución del proyecto?

Uno de los primeros intereses del acta de constitución es grabar a fuego los puntos clave de un proyecto, su contenido. Quien ya ha llevado un proyecto en una empresa sabe que todo lo que no está escrito negro sobre blanco no existe necesariamente a ojos de todas las partes implicadas. Además, si tu cliente está implicado, también le permite apropiarse de verdad de lo que está en juego en el proyecto.

Por eso, se aconseja fijar tus objetivos y compromisos antes de arrancar el proyecto, pero también identificar cuáles son las prioridades, el presupuesto asignado y los riesgos que hay que vigilar.

¿Por qué debes hacer un acta de constitución del proyecto?

• Verificar antes del proyecto que todas las partes interesadas están alineadas con el proyecto, sus necesidades, sus recursos, su alcance, las soluciones…
• Definir la organización macro del proyecto
• Identificar los beneficios que aportará el proyecto
• Definir los riesgos y los puntos de atención que hay que vigilar.

Si quisiéramos resumir lo más rápido posible el interés de un acta de constitución: aumenta tus probabilidades de llevar a buen puerto tu proyecto.

¿A quién va dirigida? ¿Para qué se utiliza?

El acta de constitución suele prepararse de cara a una reunión que reunirá a todas las partes interesadas del proyecto (cliente, equipo de proyecto, comité de seguimiento…).

Es un soporte que sienta las bases de las conversaciones entre las partes interesadas: por eso también debe abarcar todo el proyecto y contener todos sus puntos esenciales.

Un pequeño consejo: estos puntos deben ser lo bastante sintéticos para que cada actor pueda captarlos de un vistazo.

¿Cómo hacer un acta de constitución del proyecto?

Seamos claros: no existe ninguna plantilla universal de acta de constitución.

Tu acta de constitución ideal depende de tu empresa: ¿cuál es su tamaño? ¿Cuál es tu actividad? ¿Cuál es la problemática del proyecto? ¿Cuál es tu metodología para llevar tus proyectos?

Así pues, el primer paso que precede a la redacción es hablar con cada parte interesada del proyecto: así podrás captar todo lo que está en juego y las expectativas de tus clientes, además de pedir información de detalle a los equipos a cargo del proyecto.

No obstante, podemos aventurarnos a citar varios de los puntos que se encuentran a menudo en las actas de constitución.

Te aconsejamos, por tanto, que te inspires en ellos, adaptándolos siempre a las características de tus proyectos para tu implementación.

• El enunciado y los contornos del proyecto;
• El cliente final del proyecto y sus expectativas
• Los objetivos que se quieren alcanzar
• El alcance del proyecto: perímetro de lo que se hará/no se hará
• Las etapas/hitos del proyecto
• Las restricciones que hay que respetar
• Los recursos disponibles, el presupuesto
• El plazo de ejecución.

Por último, ten en cuenta que, aunque puedes personalizarla en función de las particularidades de tu proyecto, un acta de constitución debe respetar dos puntos esenciales:

• debe dar una visión global de tu proyecto
• debe incluir todos los elementos que te parezcan esenciales

¿Qué se incluye en el "alcance" de un proyecto?

Estos detalles son esenciales de documentar en tu acta de constitución, porque habrá momentos en que las peticiones de las partes interesadas (y a veces incluso del equipo) se colarán y pondrán en peligro tu calendario, tu presupuesto y tu ánimo.

Descripción del proyecto y de los entregables incluidos

Se trata de ofrecer una visión general en lenguaje claro de los entregables del proyecto. Evita toda confusión describiendo con claridad lo que se entregará para su aprobación a lo largo del proyecto, así como el entregable final.

Es una simple descripción de aquello que trabajas para entregar, pero también enuncia pequeños detalles como la cantidad, el volumen, la extensión o cualquier otro aspecto que describa con precisión el proyecto.

Exclusiones

Ya has enumerado los entregables que proporcionarás, pero a veces es igual de importante detallar lo que NO entregarás. Esto te permite, desde la puesta en marcha del proyecto, evitar preguntas o peticiones incómodas del tipo «Pero ¿no ibais a…?». Realmente, se trata de fijar expectativas y evitar cualquier malentendido en torno al trabajo que has previsto.

Criterios de aceptación del producto/proyecto

En el mismo espíritu de transparencia y precisión… Tu encuadre de proyecto debería ayudarte a poneros de acuerdo, más allá de los objetivos generales, sobre lo que se entregará y a no dejar ninguna duda sobre el final del proyecto. Los criterios de aceptación podrán medirse, alcanzarse y utilizarse para demostrar que el proyecto está terminado.

Esta noción está muy cerca de la del requisito funcional, pero para el acta de constitución nos quedamos en lo "macro".

Más allá de la aprobación final de las partes interesadas, a veces subjetiva… estos criterios de aceptación te permitirán "sellar" tu validación de buen funcionamiento (VABF). ¡A ti te toca firmar el acta de cierre del proyecto!

¿Acuerdo tácito o explícito?

Las actas de constitución del proyecto crean un acuerdo por su propia naturaleza, pero a veces necesitas pruebas. Así que incluye un campo de firma en tu documento de encuadre y pide a tu interlocutor principal o a tu patrocinador de proyecto, y llegado el caso a las partes interesadas, que firmen el documento.

Y para terminar con este punto, recordemos una cosa: redactar un acta de constitución se aprende de manera teórica, pero también sobre el terreno. A fuerza de hacerlo, el jefe de proyecto identificará los puntos imprescindibles y sacará lecciones de ellos. Con voluntad, acabarás por conseguir la plantilla de acta de constitución que te deje plenamente satisfecho.

Acta de constitución del proyecto: ¡varía los formatos!

Ofrecer una visión global y precisa puede resultar a veces delicado. Usar uno de los programas de cartografía tipo mind mapping puede permitirte organizar mejor visualmente los datos y las ideas y, finalmente, poner en escena el contenido del acta de constitución del proyecto.

La ventaja es ofrecer a la vez una vista global y, al hacer clic en una de las subramas, una vista detallada en el mismo soporte.

Esta síntesis visual no sustituye al documento, los objetivos que se persiguen simplemente no son los mismos.

Dentro de un acta de constitución, encontrarás los desarrollos lógicos, una redacción con matices y detalles. Para el mapa mental, se busca acentuar la vista "global" de la información clave, tu macroplanificación, etc. Todo con el número justo de palabras, la síntesis visual. Aquí se trabaja la gestión del cambio, una especie de herramienta de ayuda a la decisión.

Para realizar este mapa con software tienes donde elegir… ¡hay cientos! Desde el programa de escritorio más simple hasta las plataformas SaaS interconectadas con los distintos servicios en la nube… las soluciones más utilizadas son MindManager, X-Mind y Mindmeister en la parte de pago. En la parte gratuita, Freemind es la referencia.

Tienes todo lo necesario para integrar este nuevo "medio" de síntesis en tu plan de comunicación del proyecto.

El ejemplo del método de las 5 W para el encuadre de proyecto

También llamada método de las Five W's (por what, why, who, when y how), el enfoque empírico de las 5 W permite un cuestionamiento exhaustivo de un tema. Asociado al mind mapping, se obtiene la forma combinada con una estructuración simple.

Utilizada habitualmente en gestión de proyecto así como en gestión de la calidad, como primer enfoque de un análisis de causas de problemas. Esta matriz básica permitirá a tu jefe de proyecto organizar la información, contenida en el acta, para las partes interesadas de tu empresa.

Adaptación de la Matriz de Lasswell para el acta de constitución del proyecto:

• ¿Quién? : quién pide este proyecto, con quién podríamos realizarlo, por cuenta de quién…
• ¿Qué? : el enunciado y los contornos del proyecto; ¿situación final? ¿Cuáles son los resultados esperados? ¿Con qué, en relación con qué…
• ¿Dónde? : ubicación del proyecto, de los lugares de trabajo, de los distintos departamentos,…
• ¿Cuándo? : ¿a partir de cuándo, hasta cuándo, en qué plazo… Fechas, periodicidad, duración… por qué ahora? Las etapas/hitos del proyecto, el plazo de ejecución…
• ¿Cómo? ¿De qué manera, en qué condiciones, mediante qué procedimiento…? ¿Qué comitología?
• ¿Cuánto? ¿Los recursos disponibles, el presupuesto? etc.
• ¿Por qué? Los objetivos que se quieren alcanzar. Causa, factor desencadenante, justificación por las causas que llevaron a… (la "razón" de ser, la creencia)

Acta de constitución y gestión de los recursos del proyecto

Como se explicó antes, el acta de constitución debe permitir de un vistazo darse cuenta de la asignación de recursos en las distintas tareas de tu proyecto.

Sin embargo, asignar los recursos adecuados, en la cantidad adecuada, en el momento adecuado, en el lugar adecuado es todo un arte: ¡el arte de la gestión de recursos! Por eso te aconsejamos que dediques especialmente tiempo a pensar tu gestión de recursos, si quieres darte todas las probabilidades de tener éxito con tu proyecto.

¡Pon en valor a las personas implicadas!

Este último punto no es anecdótico… desde el acta de constitución del proyecto piensa en nombrar a las personas, sus roles y responsabilidades precisas. Todos sabemos que la disponibilidad de las áreas de negocio se subestima con demasiada frecuencia. Junto al patrocinador y al jefe de proyecto, los roles de PO o de referente digital son casi una media jornada a veces. Desde tu encuadre, nombra y pon en valor con sinceridad a las personas que van a comprometerse y a salir de su zona de confort.

La lista de lecciones aprendidas y consejos de arriba no es exhaustiva… ¡pero sí más que suficiente para lanzarte!

Después de haber logrado tus objetivos de lanzamiento, piensa desde ya en la fase de cierre del proyecto descubriendo el final de la "serie". Hazte con un buen puñado de consejos con el artículo de nuestro dosier especial de gestión de proyecto: ¿Cómo dinamizar un balance de proyecto eficaz?