Plan de comunicación de proyecto: cómo evitar el fracaso

¡El 99 % de los fracasos de proyectos se deben a un mal plan de comunicación!

Esta estadística del "Totally Subjective Institute" es, desde luego, imposible de verificar. Sin embargo, los CIO con experiencia nos lo dicen: las acciones de comunicación eficaces son un aspecto central de la gestión de proyectos. Porque, como dice el refrán, "si algo es confuso… hay gato encerrado".

La conducción de proyectos consiste, ante todo, en dirigir a un grupo de personas. Para lograr esta misión, el jefe de proyecto debe ser escuchado y saber escuchar. ¡Y hacer que, en cada etapa, sus mensajes clave se reciban! Todo ello evitando el "bad buzz" en torno al proyecto.

Bienvenido a un artículo pragmático y estratégico sobre el arte de diseñar un plan de comunicación de proyecto adaptado a tu contexto y a tus objetivos. Vamos a repasar los principios fundamentales, los usos avanzados, las mejores estrategias de comunicación, las prácticas y los errores más habituales en la materia.

Como de costumbre, ¡aquí no encontrarás una receta mágica para acertar siempre! Descubrirás convicciones firmes, principios clave y algunos modelos probados para pensar tu plan de comunicación de proyecto genérico, listo para personalizarlo según tu contexto.

¿Por qué comunicar en torno a tu proyecto?

Según la etimología, el término "comunicación" proviene del latín "communicare", que significa "poner en común".

En la práctica, poner en común cargas y dificultades 😱 no va a motivar a los equipos. Y, sin embargo, bien encuadrado y luego bien ejecutado, un plan de comunicación interna eficaz es un "change manager" por sí solo, que te ayuda a pilotar mejor tus proyectos.

Comunicar (con criterio) reduce la presión y motiva a las partes interesadas

🥊 El 99 % de las fricciones proviene de la falta de comprensión del juego de restricciones de la Dirección de TI y de no tener en cuenta las expectativas de las áreas de negocio.

Sin embargo, comunicar con regularidad sobre el avance, los problemas encontrados y los éxitos de cada etapa ayuda a reducir las frustraciones y la impaciencia de quienes esperan información.

¡Menos fricción permite que tu equipo de proyecto avance con más tranquilidad!

Es el círculo virtuoso: ¡Confianza + Respeto = Compromiso!

¿Por dónde empezamos? ¿Cómo nos organizamos?

Antes de querer hacer de "cinturón negro" de la comunicación de empresa, ¡tienes que dominar los fundamentos de la planificación!

En general, el enfoque metodológico consiste en encuadrar tu plan de acción desde todos sus ángulos: "¿Quién dice qué, a quién, por qué, cuándo, dónde? ¿Por qué medio y con qué efecto?".

Este enfoque se inspira en la matriz de Lasswell, que debe su nombre a un politólogo estadounidense del siglo XX que trabajó sobre la comunicación de masas.

El método "CQQCÓQP": para construir planes de comunicación "todoterreno"

¿Quién?

¡No eres el único responsable de la comunicación en torno a tu proyecto!

Hazte ayudar en esta tarea por todos los colaboradores. Anunciada desde la fase de encuadre, esta "carga" de comunicación se compartirá dentro del grupo. Se puede crear un círculo/comité de comunicación.

Cuidado, no obstante, con definir bien el proceso de revisión y la persona que tendrá el "final cut" sobre los mensajes colectivos. A imagen de una redacción, donde los periodistas dependen de un redactor jefe garante de la línea editorial.

¿Qué?

Define, según tus objetivos de comunicación, formatos "tipo" en tu plan de comunicación de proyecto, para crear referencias

• Un reporting general: planificación prevista, entregables, avance del proyecto, retrasos, riesgos, decisiones, presupuesto
• Un reporting de decisiones automático, con un correo en formato corto y preciso, una vez por semana para no saturar de información.
• Una comunicación más "ligera" sobre lo que ocurre entre bastidores, las anécdotas...

¿A quién?

Un mensaje, varias versiones según tu público objetivo

Enumera las partes interesadas en el proyecto, y ve cuáles son sus intereses y expectativas.

¿Todos los grupos objetivo son homogéneos? ¿O hay que subdividir un grupo concreto (por importancia, por implicación con el proyecto, por competencias informáticas, por ubicación...)?

¿Por qué?

Servir a tus objetivos directos e indirectos en cada campaña de comunicación

• Reforzar las decisiones tomadas
• Alertar sobre dificultades
• Informar del avance de un proyecto
• Conseguir apoyo y recursos adicionales

¿Cuándo?

La comunicación interna sigue el ritmo del proyecto, se adapta y evoluciona a medida que avanzan las etapas

• Al principio, a mitad y al final del proyecto: se prepara un dossier más "editorializado", con entrevistas, infografías, en la newsletter, en Teams...
• En cada hito, a los usuarios y a las partes interesadas: un artículo, un post sencillo, una comunicación general en Teams...
• Cada semana, a las partes interesadas: un reporting de decisiones automático, con un correo en formato corto y preciso, para no saturar a tus lectores de información.

¿Cómo? ¿Por qué medio?

Hay tres criterios que conviene recordar para crear el contenido que vas a comunicar: utilidad, claridad y concisión.

• ¿Utilidad? ¡Centra tu comunicación en el valor! Habla de las ganancias esperadas, de lo que va a cambiar en el día a día de cada persona.
• ¿Claridad? Muy a menudo olvidamos que, además de lo que el proyecto va a "entregar", es fundamental subrayar claramente lo que no va a entregar. Actuar "por el rodeo" suele ser una palanca muy potente en comunicación. ¡Los equipos aprecian la comunicación auténtica!
• ¿Concisión? ¡Menos es más! ¡Y una imagen vale más que mil palabras!

¿Dónde?

Un canal = un uso

Con la multiplicación de los canales de comunicación, más que nunca merece la pena ponerse de acuerdo y elegir tus mejores "medios", tus vías de comunicación, en función del impacto deseado, y "regular" tus intercambios.

Más allá de lo básico: los cinco hacks🔥 para construir un plan de comunicación de proyecto moderno

1. El informe flash semanal: o el arte de la comunicación continua

Soportes de comunicación ideales, los "informes flash" son cruciales para una mejor implicación de las partes interesadas de la empresa y, por tanto, para el éxito de tus proyectos. Complementan un buen pilotaje y seguimiento de la planificación.

El envío de un informe flash semanal permite responder a tres retos:

1. Compartir información de forma estructurada con las partes interesadas.
2. Un reto "oculto": protegerte de tener que oír "¿Ah? ¡No lo sabía!"
3. Y, por último, tener una frecuencia fija marca el "tempo" y permite mantener la movilización de los equipos.

👩‍🍳 El truco del chef: tras unas cuantas iteraciones de esta "rutina", vuelve a las partes interesadas para validar que la comunicación del proyecto les conviene. Con una simple pregunta abierta: "¿La forma de comunicar responde a tu necesidad de información?"

🕵️‍♂️ Esta noción de comunicación continua ya se mencionó en nuestro artículo sobre el comité de seguimiento: "La mejor manera de no pillar desprevenidos a los actores del comité de seguimiento es comunicar de forma continua sobre el avance del proyecto".

2. Tener canales, destinatarios y frecuencias bien identificados

Para evitar la trampa del grupo de key users demasiado reducido, no olvides dirigirte, además de a quienes están en el proyecto, a todos los futuros usuarios que se verán afectados. Por ejemplo, subiendo a tu plataforma Teams u otra, cada 15 días, la información clave. Para asegurarte de que realmente llegas al objetivo. ✅

Se puede, por ejemplo, dividir el plan de comunicación con:

• En Teams, una comunicación de información "amplia" a todas las personas que se verán afectadas por los resultados del proyecto.
• Y para el equipo de proyecto, el envío de forma regular a todas las partes interesadas de un informe flash en formato PowerPoint gracias a una herramienta específica como AirSaas.

☝️ Cuidado con regular tus canales y anunciar tus condiciones de uso para evitar que las conversaciones se desvíen.

☝️ Y cuidado con variar los placeres: cartel del proyecto, folleto informativo, correos de teasing, vídeo demo "Loom", recuadro en la newsletter de empresa, merchandising con el nombre del proyecto, webinar informativo colectivo, mensajes en Slack/Teams, evento de lanzamiento... Cada herramienta de comunicación de proyecto tiene sus ventajas e inconvenientes.

3. Propaga las buenas noticias con una comunicación atractiva

La forma cuenta tanto como el contenido. ¡Acuérdate de los envoltorios de las cajas de juguetes en Navidad, que a veces gustan más que el propio regalo! Cuida la forma, usa imágenes e infografías sencillas como herramientas de comunicación.

Compartir un éxito con una imagen está bien, valorar un punto de éxito en un mensaje que se verá es mejor! Para eso, nada como usar con criterio un simple GIF animado, por ejemplo. Para que tu mensaje se vea y se aprecie, ¡un GIF llama la atención!

En el hilo de conversación de los proyectos en AirSaas, puedes añadir un GIF para compartir un éxito, felicitar a un colega... ¡marca la diferencia!

Una comunicación variada, incluso "desenfadada", permitirá sorprender y contribuir a evitar la desmovilización de todo el mundo.

4. Usar cada hito del proyecto como un punto de éxito

Los hitos son lo que marca el ritmo de los proyectos; permiten alinear a los equipos con los objetivos y dividir los proyectos en varias etapas clave.

Es, por tanto, la oportunidad de comunicación ideal para dar referencias. No olvides que todos estamos más o menos saturados por el flujo de información. ¡En algunos casos llega incluso a la "infoxicación"!

En resumen, comunicar sobre los hitos contribuirá a orientar a tus "lectores". Es el famoso 📍 "¡Estás aquí!" que tranquiliza y da una visión global de los proyectos.

5. Mantén una comunicación auténtica y transparente

Último reto para elaborar bien un plan de comunicación de proyecto: la transparencia. En efecto, durante las reuniones de sincronización del equipo de proyecto se toman muchas microdecisiones.

El equipo de proyecto debe responsabilizarse de comunicar sobre ellas. Porque a veces salen del perímetro de responsabilidad. Por eso es importante organizar bien la transmisión de toda la información, los puntos de atención y las decisiones tomadas.

Porque sí, cada uno de nosotros lo ha experimentado:

Los Do's & Don'ts de un plan de comunicación de proyecto

¡Los 7 ingredientes de una comunicación de proyecto que genera impacto!

1. Auténtica: para que te sigan, ¡tiene que sonar sincero!
2. Semiautomática: pon a trabajar a los robots, para eso está el informe flash :-)
3. Colaborativa: ¡todos comunicadores! es una carga que se comparte.
4. Continua: iteraciones cortas y frecuentes... ¿te suena de algo?
5. Variada: incluso dentro de un formato tipo, la idea es sorprender.
6. Útil: Centra tu comunicación en el valor. Habla de las ganancias esperadas, de lo que va a cambiar en el día a día de cada persona. Una regla: háblame de mí, ¡es lo único que me interesa!
7. Respetuosa: ponte en el lugar del lector. ¡A veces cuesta entender la tecnología, su jerga! Si no prestas atención, no te quejes luego de trabajar solo...

Los 7 errores habituales del plan de comunicación de proyecto

1. ¡La trampa del grupo de key users demasiado reducido!
2. El objetivo del plan de comunicación de proyecto debe aclararse antes de emprender el proceso
3. El redactor debe ser interno al proyecto
4. El redactor no es necesariamente quien valida
5. El plan de comunicación no puede elaborarse con prisas
6. Redactar un plan debe hacerse con un espíritu de transparencia y apertura
7. ¡Olvidar decir lo que el proyecto no va a entregar!

La herramienta más sencilla para comunicar el estado de salud de tus proyectos es la meteo. Te lo contamos todo en ¿Cómo hacer una meteo de proyecto clara y comprensible?