¿Cómo crear un estado de salud del proyecto claro y comprensible?

¡Sí! Este enfoque es lo bastante potente para dar voz a la mayoría de las personas implicadas y, a la vez, lo bastante simple para hacer legible el estado de salud de la cartera de proyectos. Bien ejecutado, hace accesible rápidamente la información clave que hay detrás de cada cambio de estado... y facilitará tu gestión del proyecto.

Te contamos todo para convertir esta práctica en una palanca de eficacia de tu gestión de proyectos: usos fundamentales y buenas prácticas, ¿cómo poner en marcha un estado de salud del proyecto útil? ¿Cuáles son los errores comunes y las trampas que evitar?

¿Qué es el estado de salud de un proyecto?

El estado de salud del proyecto es un modelo visual sencillo que utiliza la metáfora del tiempo meteorológico para comunicar la salud de un proyecto. ¡Es incluso el primer indicador de la salud de un proyecto!

Íntimamente ligados al proceso de mejora continua, el seguimiento y el análisis de los indicadores proporcionan a los equipos feedback e información esencial.

Pero cuidado... ¡no de cualquier manera!

Como mínimo, este indicador de reporting debe ser:

• Comprensible por todos: idealmente, su definición será el fruto de un trabajo colaborativo del equipo
• Enfocado: las necesidades de compartir información a las que responde deben estar claramente definidas
• Compartido, para que todo el mundo vaya en la misma dirección, hacia un único objetivo

Por ejemplo, aquí tienes tres indicadores tipo de un estado «meteorológico» simple y su significado:

☀️ Sol: el proyecto avanza según lo previsto...

Todos los hitos del proyecto van por buen camino. No se necesita ninguna acción. Enhorabuena :)

🌧️ Lluvia: la cosa se complica

Uno o varios hitos importantes van con retraso, pero la entrega final no se ve afectada.

El comité de proyecto debería ser informado aprovechando un punto de sincronización ya previsto con el sponsor.

⚡ Tormenta: el proyecto está bloqueado

Uno o varios hitos importantes van con retraso y la entrega final se ve afectada.

El tema debería escalarse de inmediato al sponsor del proyecto y al comité de proyecto.

Los tres «beneficios» del estado de salud del proyecto:

👉 Sintetizar el avance de un proyecto

Enriquecer los cuadros de síntesis con indicadores permite simplificar la lectura de los datos y dar cuenta rápidamente de la situación global... y del contexto.

👉 Poner de relieve la evolución

Releyendo el parte meteorológico anterior y mostrando los cambios, permites a las partes interesadas captar las «dinámicas» que viven los equipos.

👉 «Provocar la conversación»

En sentido literal, «provocare». Con demasiada frecuencia damos por hecho que la palabra fluye sola. Al contrario. Esta información visual permite abordar el reporting del proyecto de una manera más ligera.

El estado de salud del proyecto, una palanca de rendimiento insospechada

¡El estado de salud del proyecto ofrece una auténtica cartografía de las actividades en curso y de las posibles señales débiles, síntomas o síndromes de disfunción de tu sistema!

Señales débiles: ¿algunas nubes y chubascos?

Algo de precipitaciones... es normal. Ningún proyecto sale como estaba previsto... es una pena, pero las cosas son así ;-)!

Síntomas: ¿lluvia muy frecuente?

Ay... el equipo lleva tiempo sin ver el sol... Cuidado, por un lado con la moral del equipo y, por otro, con las causas reales de esta mala racha repetida. Un trabajo de análisis de causas sobre los problemas encontrados puede (y debería) llevarse a cabo.

Síndromes: ¿el rayo ha caído varias veces?

Casi es demasiado tarde... la mala salud es crónica. Las causas estructurales de esa mala salud ya están «enquistadas»...

Al concentrarte en las señales débiles y/o los síntomas frecuentes, es decir, los temas complicados o incluso bloqueantes, podrás determinar con precisión dónde concentrar los recursos para optimizar tu gestión de proyectos. ¡Medir es pilotar!

Al final, este indicador es una herramienta de reporting visual bastante cercana a las herramientas de gestión visual surgidas de los métodos de producción del lean management. ¡La que más se mira!

¡Cuatro problemas comunes con el estado de salud del proyecto!

¡Sí! Un indicador tan simple como el estado de salud del proyecto puede «pervertirse». Recuerda que hasta la más simple de las herramientas, usada al revés, resulta contraproducente... ¡e incluso peligrosa!

1. No hay suficientes matices... ¡solo tenemos tres indicadores!

Cuando solo hay tres estados posibles... tendemos naturalmente a poner el del medio...

Y eso ya no aporta la claridad ni la legibilidad esperadas...

Tener cuatro criterios de estado te aportará matices y finura. Como dice el dicho... ¡mejor «duro y seguro» que «blando y difuso»! :-)

Por ejemplo, 4 indicadores tipo:

1. Bloqueado,
2. complicado,
3. se complica
4. ¡y normal!

2. Sin metodología... ¡cada uno lo hace a su manera!

Centrados en usos avanzados... a menudo olvidamos este punto básico de método en gestión de proyectos: ponerse de acuerdo con todas las partes interesadas sobre qué hace pasar de un estado del proyecto a otro. Es fundamental.

3. Sin contexto... ¡no sabes por qué ha cambiado el estado!

☀️ Conocer el estado y el riesgo de un proyecto está bien; saber por qué está en ese estado es aún mejor. ¡Con un clic en «Ver el detalle», encuentras la explicación de por qué tu proyecto lleva dos semanas bloqueado!

Necesitas que la información del cambio de estado sea comprensible por todos. Para conseguirlo, tu estado de salud del proyecto puede ser «autoexplicativo».

Es decir, siempre acompañada de un mensaje, de un contexto preciso, ¡accesible en 1 clic! Quien llegue al proyecto... ¡entenderá el porqué de las cosas!

4. Sin integridad... ¡preferimos ocultar los problemas!

La eficacia de esta herramienta se basa en la integridad del jefe de proyecto y en la exactitud del estado asignado. Un estado inadecuado puede llevar a no afrontar un problema y a cargar con el fracaso al final del proyecto. Su objetivo es demostrar el progreso y precisar cuándo es necesaria la intervención del comité de proyecto.

Así que el estado del proyecto no debería usarse para ocultar problemas. Es más bien una forma de buscar apoyo y consejo del sponsor y de las partes interesadas. Usa una definición de estado común para comunicar.

Cuatro alternativas visuales para tus estados de salud del proyecto:

1. El barómetro del proyecto

aquí con 5 matices... ¿quizá uno de más...?

2. El diagnóstico «ABCDEFG»

Como en este ejemplo, puedes «personalizarlo» fácilmente modificando las etiquetas de los títulos correspondientes a las clases A, B...

3. El sistema «semáforo» o «RAG»

El semáforo: verde, naranja y rojo.

En inglés se habla del estado «RAG»: Red, Amber y Green.

4. Los emojis smiley

Combinados con el color... funcionan bien. Igualmente, añade un 4.º smiley para aportar el matiz buscado.

En resumen, el estado de salud del proyecto es una herramienta de gobernanza y de comunicación. Al igual que los indicadores de avance, de hitos y de entregables, es un indicador clave de la ejecución del «proyecto». Pero, a diferencia de los demás, ¡es el «primero» en informar sobre el estado de salud! Para completar este artículo, la lectura recomendada es «Cómo elaborar un reporting eficaz».