¿Cómo elaborar un reporting de proyecto eficaz?

Herramienta de comunicación y de análisis, el reporting de proyecto tiene como objetivo dar cuenta con regularidad del avance de un proyecto y presentar la información relacionada de forma pertinente. Es una herramienta orientada a la acción que debe permitir a un comité de seguimiento tomar decisiones acertadas y racionales.

Si eres jefe de proyecto, o gestionas proyectos con regularidad, sabes que hoy la información sobre un proyecto ya no es un bien escaso. Su análisis, su puesta en forma y su interpretación son los verdaderos retos de un reporting bien construido y de una gestión de proyecto bien llevada.

El reporting de proyecto sigue siendo un ejercicio delicado: la sobreabundancia de información y la multiplicación de herramientas de reporting tienden a diluir la información sin despertar el interés de los destinatarios. Con este artículo sabrás para qué sirve realmente un informe de proyecto y cómo mejorar la calidad de tus reportings para hacerlos de verdad eficaces e interesantes para todos los miembros de tu equipo.

Y además, de regalo, puedes descargar (100 % editable en formato PowerPoint) nuestra plantilla de reporting de proyecto aquí.

¿Qué es un reporting de proyecto?

El reporting o informe de proyecto es ya un elemento bien asentado en la cultura de las empresas: Product Manager, Product Owner, desarrollador o manager, todos habéis recibido alguna vez un reporting de proyecto en vuestra bandeja de entrada o a través de una herramienta colaborativa. Y a veces te toca elaborar alguno.

Podríamos definir un reporting como una puesta en escena de información y datos relativos a un proyecto, recopilados en un momento dado y presentados de forma lo bastante explícita como para que otras personas puedan explotarlos y tomar decisiones.

Un reporting, ¿para qué sirve?

El punto de partida del reporting de proyecto es que, apoyándose en indicadores de rendimiento (también llamados KPIs, por Key Performance Indicators), se puede medir y pilotar la trayectoria de un proyecto de forma eficaz o, a la inversa, detectar ciertos puntos de bloqueo.

En cualquier caso, la finalidad de un reporting de proyecto es la acción, la planificación de tareas y la toma de decisiones. Para ello, los mejores informes de proyecto tienen todos un punto en común: permiten al lector visualizar la información de un vistazo para que cada uno, a su nivel en la empresa, pueda tomar las decisiones correctas.

Una gestión de proyectos orientada a la acción

El reporting es, ante todo, una herramienta de ayuda a la decisión, y en absoluto una herramienta de control como se suele pensar. Debe llevar a las partes interesadas a hacerse preguntas: «¿Qué continuidad damos al proyecto?», «¿Qué competencias necesitamos?», «¿Por qué nos hemos retrasado en este punto concreto?», «¿Por qué está bajando el ritmo de delivery?». Son todas esas preguntas las que los miembros del equipo de proyecto deben poder responder si el reporting es pertinente.

¿Qué tipo de información incluir en tu reporting?

Diseñar un informe de proyecto es una buena idea, pero ¿qué información vas a seleccionar y cuál vas a destacar? Es sin duda el punto más importante de este artículo: ¿cómo hacer llegar la información correcta y los mensajes correctos a los interlocutores correctos?

Un reporting no es un cajón de sastre donde se amontonan los datos. No le corresponde a cada uno hacer la criba: te toca a ti ordenar la información para darle una coherencia global.

Hay que conectar directamente la elección de los datos presentes en tus cuadros de mando con las necesidades de los distintos destinatarios. La primera pregunta que hay que hacerse no es «¿Qué datos incluyo en mi reporting?», sino:

«¿Quién va a consultar estos indicadores y qué espera de ellos?», «¿Qué soluciones puede aportar mi informe a los problemas planteados la semana pasada?»... Y solo después: «¿Cuál es la información clave que necesito?»

Distintos actores, distintas demandas

Para el top management

Para un CEO, un director financiero y, en general, el top management, el tiempo es escaso y valioso. Seguramente tienen una cartera de proyectos bien cargada que gestionar. Este perfil necesita hacerse rápidamente una visión de conjunto de un proyecto para tomar decisiones de orden macro.

Para los equipos de negocio

En cambio, un equipo operativo —desarrolladores o programadores, por ejemplo— estará más atento a indicadores de eficacia y de productividad para valorar su rendimiento.

Para los managers

Por último, un manager utilizará el reporting de proyecto como una herramienta para implicar a las partes interesadas y hacer visibles los retos y las decisiones pendientes del proyecto.

¿Cómo recopilar los datos de tu reporting?

Elaborar un reporting de proyecto puede convertirse rápidamente en una tarea muy laboriosa si estás mal organizado o no dispones de las herramientas adecuadas.

Las buenas herramientas de recopilación

Una de las claves para ganar tiempo es saber dónde y cómo recopilar los datos que necesitas, y cuáles serán los indicadores que vas a destacar.

Una herramienta de reporting integrada (como AirSaas) permite automatizar de forma inteligente la recopilación de la información que necesitas para elaborar tu reporting. Conectada a las herramientas colaborativas que usas a diario, es sin duda la forma más segura de agregar rápidamente los datos y darles sentido.

La frecuencia adecuada de reporting

La frecuencia de envío de tu reporting se decide según dos criterios: el periodo que quieres analizar y el momento en que tus interlocutores necesitan ese reporting.

Asegúrate también de tener acceso de forma recurrente a la información que necesitas, para evitar lagunas en el próximo envío.

Los mejores equipos que usan AirSaas envían el informe flash a las distintas partes interesadas una vez por semana. (Sí, sí: ¡no una vez al mes...!)

Adapta el número de indicadores a tu proyecto

En gestión de proyectos hay una única consigna, sea cual sea el reporting que estés elaborando: ¡sé sintético! Un número reducido de indicadores no significa que tu reporting no vaya a ser pertinente.

Less is good!

Al contrario: demostrarás que te has tomado el tiempo de elegir tus KPIs con cuidado y que el proyecto te importa. El defecto de muchos informes es que tienden a ahogarte en un mar de información inútil. No caigas en la trampa de la sobreabundancia de datos: es LA trampa en la que todos hemos caído al principio.

El nivel adecuado de granularidad

Un buen reporting presenta información cuyo nivel de granularidad se ha elegido correctamente. Piensa en organizar bien tus indicadores por orden de importancia.

Para un informe de proyecto enviado a públicos muy heterogéneos, es muy recomendable elaborar el reporting en forma de síntesis, con acceso fácil a un reporting más completo en caso de necesidad.

El pequeño plus que marca toda la diferencia

Los especialistas en gestión de proyectos lo saben: la verdadera salud de un proyecto se mide también con los indicadores que menos se ven, los indicadores de rendimiento ocultos. Por supuesto, es imposible saber qué pasa exactamente por la cabeza de los miembros de un equipo, pero hay señales que no engañan: la asiduidad a las reuniones, los retrasos recurrentes de delivery, la multiplicación de bugs funcionales o la acumulación de errores por falta de atención son, todos ellos, indicadores de la (buena) salud de un proyecto y del nivel de implicación.

Las claves de un reporting moderno, eficaz y atractivo

Con todas las herramientas de presentación y de compartición de la información que existen, los reportings de proyecto austeros y poco legibles ya no tienen razón de ser.

La forma cuenta tanto como el fondo. Un reporting de proyecto eficaz da ganas de leerlo, comentarlo y compartirlo. Es ante todo una herramienta de análisis y su valor añadido es permitir pasar a la acción. Para ello, hay que tener en cuenta varios puntos:

Utiliza las formas y los colores:

No tengas miedo de recurrir a tu creatividad para llamar la atención con colores que destaquen la información y las evoluciones más importantes. Reutiliza el mismo código de colores en todos tus reportings para acostumbrar a tu audiencia a tu método de trabajo.

Una idea = un gráfico

En gestión de proyectos, las ideas clave deben ilustrarse sí o sí de forma simple e impactante para que se recuerden.

Algunas herramientas de seguimiento y gestión de proyectos como AirSaas ofrecen distintas formas de visualizar los datos de tu actividad para que la información circule más rápido dentro de la empresa. De un informe a otro, los datos se actualizan automáticamente para hacerte ganar tiempo.

Apuesta por lo colaborativo y lo participativo:

El mejor informe de proyecto es aquel al que se dedica el menor tiempo posible pero que pone a todo el mundo de acuerdo.

Al implicar a las partes interesadas en el seguimiento del proyecto obtienes una doble ventaja: datos actualizados con los que los actores implicados se comprometen, y la puesta en marcha de un proceso colaborativo en el que cada uno aporta su granito de arena. ¡Apela a la inteligencia colectiva!

¿Qué herramientas utilizar en gestión de proyectos?

El uso de herramientas integradas permite dedicar muy poco tiempo al reporting de proyecto y concentrarse en el valor añadido de las tareas a realizar. Y sí: no es «normal» pasar 3 días al mes haciendo PowerPoints...

De hecho, se habla más bien de seguimiento de proyecto, puesto que los datos se actualizan y pueden consultarse en todo momento, de forma visual y explícita, por todos los miembros del equipo. Con este tipo de herramientas, el nivel de los colaboradores sube y el equipo tiene de verdad los medios para concentrarse en su verdadera misión.

Entre las herramientas habitualmente utilizadas en gestión de proyectos encontramos, en particular:

• La to-do en papel, ¡pues sí! Funciona muy bien en proyectos en los que estás solo y todo depende de una única persona... En vías de extinción :-)
• Microsoft Excel: es la más utilizada, pero también la más estática y la más difícil de mantener al día. En fin...
• Monday, Asana, Wrike en SaaS, u otras soluciones open source centradas en la gestión de tareas.

Son, efectivamente, herramientas de gestión de proyectos, pero no de pilotaje de proyectos. Las herramientas de gestión de proyectos se centran en las tareas y los diagramas de Gantt.

AirSaas, la herramienta de pilotaje de proyectos, se centra en las decisiones y el reporting.

Bien utilizada, una herramienta de pilotaje de proyectos permite alinear a la Dirección de TI, los equipos de negocio y el top management en torno a los mismos objetivos y una mejor comunicación, rompiendo los silos de una organización a veces demasiado pesada o compartimentada.

Con una herramienta común donde poner en común los datos cifrados de tus proyectos, resulta después mucho más fácil construir una visión compartida y avanzar en la misma dirección, con un mismo enfoque de proyecto.