El hito de proyecto: una técnica para secuenciar tus proyectos con inteligencia

El seguimiento del proyecto es una etapa primordial para maximizar tus posibilidades de éxito: aunque hayas planificado el desarrollo de tu proyecto, es imprescindible que puedas controlar la trayectoria que tomas durante su ejecución. El hito de proyecto es una herramienta de gestión de proyectos especialmente eficaz para secuenciarlo en distintas fases. Gracias a los hitos, refuerzas la motivación de tus equipos y mejoras la transparencia sobre el estado de avance de tu proyecto.

¿Qué es un hito de proyecto?

El hito (en inglés, "milestone") marca el final de una etapa y un punto de control en el proceso de gestión de proyectos.

El hito suele asociarse a un acontecimiento importante, como la firma de un gran contrato, el lanzamiento de un producto al mercado o el inicio de una campaña publicitaria. En cualquier caso, es el final de una etapa y el comienzo de otra en el ciclo de vida de un proyecto.

Es, por tanto, la ocasión para que un equipo haga balance de toda la ejecución de la etapa anterior antes de pasar a la siguiente.

Además, el hito marca un paso definitivo a la etapa siguiente: una vez validado, normalmente no hay vuelta atrás en la planificación del proyecto.

Otra cosa: los hitos no tienen realmente duración —o esta es nula—; se trata más bien de un marcador que identifica el final de una etapa y el comienzo de otra.

En resumen, los hitos son como balizas, señales en una carretera que te indican el estado de avance de tu gestión de proyectos.

¿Por qué definir hitos de proyecto?

Los hitos de proyecto tienen tres objetivos principales:

• Repasar la ejecución de la fase anterior: sacar lecciones de los errores cometidos, poner en valor lo que funcionó y adaptar la planificación de la fase siguiente en consecuencia.
• Controlar los distintos entregables: comprobar que todos cumplen con lo definido durante la planificación del proyecto.
• Validar el lanzamiento de la fase siguiente: con posibles reajustes en función de los aprendizajes de la fase anterior.

Pero los hitos también son palancas importantes para motivar a tu equipo y optimizar la ejecución del proyecto:

• Evitan que los objetivos fijados parezcan inalcanzables. Cuando el objetivo es demasiado grande, puede desanimar a tus colaboradores, que no saben por dónde empezar. Al descomponer tus objetivos en hitos, aumentas la implicación de tu equipo y, con ella, las posibilidades de éxito del proyecto.
• Los hitos de un proyecto también permiten evitar el efecto túnel. Principal causa del fracaso de los proyectos, el efecto túnel es el momento en el que ya no es posible saber en qué punto está el trabajo de cada miembro del equipo. Al jalonar tu proyecto con hitos, creas puntos de referencia con fechas fijas que sirven de guía al jefe de proyecto y a todo el equipo.
• Los hitos también son buenas palancas para lograr una buena comunicación con todas las partes interesadas de tu proyecto. El número de hitos validados es un buen indicador del estado de avance del proyecto, sobre todo para quienes no trabajan en él a diario.

¿Cómo definir los hitos de tu proyecto?

Encontrar el número adecuado de hitos

¿Cuál es el número ideal de hitos de un proyecto? ¡Ni demasiados, ni demasiado pocos! ¡No hace falta preguntárselo a Wikipedia! En pocas palabras: todo depende de las características de tu proyecto o de tu producto; no existe un número óptimo de hitos.

Si decides poner demasiados hitos, seguramente estés confundiendo tarea con hito. Los hitos sirven para compartir una visión temporal macro con todas las partes interesadas. Si bajas al nivel de las tareas (micro), desmotivarás a las personas del proyecto porque no se sentirán concernidas.

A la inversa, si no jalonas suficientemente tu proyecto, te encaminas hacia un gran problema: el efecto túnel. Puedes no darte cuenta de que parte de tus colaboradores se desvía del plan inicial y aumentas, sobre todo, el riesgo de acabar en el peor de los escenarios... Llegar al final del calendario del proyecto completamente fuera de juego.

Muchos equipos implican a todos sus miembros al elegir los hitos del proyecto: es también una buena palanca para implicar y responsabilizar a cada uno de tus colaboradores. También puede ocurrir que no puedas elegir todos los hitos de tu proyecto: el cliente final puede imponer condiciones específicas, sobre todo cuando debes entregarle entregables importantes.

Piensa en asociar una fecha límite a cada hito

Como hemos visto, los hitos no se prolongan en el tiempo, sino que son los marcadores de un cambio de fase en tu proyecto. Debes, por tanto, decidir una fecha para tu hito, y esta no debe corresponder a la duración de ejecución de la tarea, sino a su fecha de lanzamiento o de realización.

Por ejemplo, si uno de tus hitos está vinculado a un entregable, su fecha límite será la fecha de entrega al cliente y no el tiempo que prevés para realizarlo.

Ejemplos de elección de hitos

A la pregunta "¿qué es un hito?" no existe una respuesta universal. Aquí tienes una selección de hitos-evento a modo de ejemplo para un proyecto:

• Asigna un hito a cada tarea crítica: las tareas críticas son las que deben realizarse sí o sí, so pena de ralentizar o incluso bloquear todo el proyecto. Si quieres maximizar tus posibilidades de evitar cuellos de botella, no dudes en poner el foco en esas tareas críticas identificándolas como hitos ante tu equipo.
• Asigna un hito a cada acontecimiento importante de tu proyecto: reúnete con tu equipo para decidir qué consideráis acontecimientos importantes de la planificación, a la luz de los objetivos de vuestro proyecto o producto.
• Asigna un hito a la consecución de un objetivo clave: también puedes decidir jalonar tu proyecto desde el prisma de tus resultados. Dedica entonces el tiempo suficiente a cuantificar tus objetivos con inteligencia; de lo contrario, corres el riesgo de acabar con hitos demasiado frecuentes o, al contrario, demasiado espaciados en el tiempo.

Utilizar la confianza en el hito de proyecto

En AirSaas, la noción de hito incluye varios atributos: el responsable, el peso y el grado de confianza.

El grado de confianza en el hito de un proyecto es una de las novedades que facilita el seguimiento de los puntos.

Tienes, por ejemplo, la posibilidad de seguir tu objetivo de progresión de los hitos gracias a un cálculo automático que tiene en cuenta los hitos realizados y su peso.

Seguir el trabajo con la información asociada a los hitos puede contribuir a limitar el efecto de deriva continua.

Pilotar por hitos VS pilotar por tareas

En todas las organizaciones, la dirección y los responsables quieren controlar el riesgo de que un proyecto se desvíe. En ese marco, intentan implantar una gestión por tareas que se materializa en el famoso Gantt.

Por desgracia, la mayoría de las organizaciones no consiguen implantar este tipo de gestión de proyectos en la mayor parte de los proyectos de la empresa porque:

• La cultura de proyecto es demasiado heterogénea en la empresa
• No hay suficiente formación para los jefes de proyecto
• Los responsables de negocio implicados no están formados para descomponer sus misiones en tareas
• La mayoría de los proyectos no son proyectos que ya se hayan hecho antes, por lo que resulta muy difícil trocear con precisión el proyecto en distintas misiones y gestionarlo por tareas.
• La comunicación entre los equipos no es auténtica y hay demasiados temas que se quedan sin decir.

Esto genera mucha frustración en todos los actores.

Una alternativa al control de tareas y a los diagramas de Gantt es el pilotaje por hitos. Sobre este punto, descubre el artículo: El diagrama de Gantt: cómo utilizarlo