El diagrama de Gantt: ¿cómo utilizarlo?

El diagrama de Gantt es una de las herramientas más utilizadas para simplificar el seguimiento de proyectos. Su sencillez visual permite a cualquiera visualizar en un instante todas las tareas pendientes y sus plazos. Es uno de los "imprescindibles" de la gestión de proyectos.

Nos centramos aquí en esta herramienta de gestión de proyectos, sus beneficios y el método para crear el tuyo.

¿Qué es un diagrama de Gantt en la gestión de proyectos?

El nombre de este diagrama proviene de su creador: Henry Gantt. Desarrolló su herramienta a principios del siglo XX con un objetivo en mente: optimizar la organización del trabajo en el taller. Aunque al principio el diagrama de Gantt era mucho más eficaz para organizar proyectos pequeños, Morgan Walker y James Kelley lo perfeccionaron con su método CPM (Critical Path Method). Se volvió entonces capaz de mejorar la planificación y la ejecución de proyectos de mucha mayor envergadura.

Hoy en día, el diagrama de Gantt se considera una de las mejores herramientas para organizar y planificar las tareas necesarias para ejecutar un proyecto.

Su principio es sencillo:

• En el eje vertical figura la lista de tareas a realizar
• Y en el eje horizontal, las unidades de tiempo

El diagrama de Gantt permite así al jefe de proyecto tener una visibilidad global de todas las tareas y de los plazos asociados a cada una. Cuanto más largo es el rectángulo que representa la tarea, mayor es el tiempo dedicado a su ejecución.

Las tareas pueden estar conectadas entre sí: en ese caso, sabemos que una no puede empezar hasta que la primera haya terminado. El diagrama de Gantt es, por tanto, una de las maneras de evitar encontrarse con un cuello de botella y acumular retraso sobre los plazos planificados.

Gracias a su sencillez visual, el diagrama de Gantt permite a cualquiera, conozca bien el proyecto o no lo conozca en absoluto, captar de un vistazo las distintas actividades a realizar para llevar a buen puerto el proyecto, así como su organización en el tiempo.

¿Por qué crear uno?

Utilizar un diagrama de Gantt para la gestión de proyectos presenta numerosas ventajas; aquí tienes algunas:

• Ofrece una visibilidad precisa sobre la cronología de un proyecto: cada colaborador puede ver en todo momento qué tareas debe realizar y en qué plazos. El diagrama de Gantt puede además servir de apoyo a la planificación del proyecto.

• Estructurar todo tipo de proyectos complejos: el diagrama de Gantt es una herramienta universal. Puede utilizarse en cualquier sector de actividad, ya que todos los proyectos se dividen en tareas, con sus plazos y, muy a menudo, hitos. Además, el diagrama te permite simplificar la visión que tienen tus colaboradores del proyecto: distingue las etapas y aclara a todo el equipo el camino que debe seguir.

• Cumplir los plazos: el diagrama de Gantt es una herramienta muy eficaz para estimar los plazos de realización de tus tareas y, por tanto, la carga de trabajo que debes asignarles. Así puedes gestionar de la mejor manera tus recursos de tiempo y humanos asignándolos en el lugar adecuado, y planificar con inteligencia el calendario del proyecto.

• Priorizar las distintas tareas: los proyectos pueden incluir decenas de tareas diferentes. Entonces se vuelve complicado ver con claridad: ¿qué tarea hay que hacer sí o sí ahora? ¿Cuál puede esperar? El diagrama de Gantt aplicado a la gestión de proyectos te permite detectar los caminos críticos en cuestión de segundos, ¡y te ayuda así a organizar tus esfuerzos para optimizar tu eficacia!

¿Cómo crear un diagrama de Gantt?

Existen varias metodologías; aquí tienes una en 5 pasos.

1) Haz una lista de todas tus tareas

Reúne a todas las partes interesadas de tu proyecto y pídeles que enumeren todas las tareas que deben realizar: obtendrás la totalidad de las tareas necesarias para ejecutar tu proyecto.

No dudes en acompañar cada una de estas tareas de sus subtareas, que a su vez pueden subdividirse en acciones (en forma de "bullet points", por ejemplo).

El objetivo es no olvidar nada: cuanto más exhaustivo sea tu diagrama, mayores serán tus posibilidades de cumplir los plazos. Coloca después todas estas tareas, subtareas y acciones (si es necesario) en la parte izquierda del diagrama.

2) Asigna tus recursos a cada tarea

A continuación debes asignar cada uno de tus recursos (presupuestarios, humanos, etc.) a tus tareas y subtareas. Por ejemplo, debes determinar qué cantidad de trabajo aportará cada uno de tus equipos en las distintas tareas que has listado.

Y también puedes entrar un poco más en detalle, asignando la carga de trabajo de cada uno de tus colaboradores a subtareas o incluso a acciones.

3) Planifica en el tiempo

Cuando hayas listado todas tus tareas y gestionado los recursos de tu proyecto, tendrás que organizarlas cronológicamente. El objetivo aquí es encontrar el orden de ejecución ideal de tus distintas tareas.

Para cada una de ellas, decide una fecha de inicio y una fecha de fin. Tómate el tiempo de evaluar correctamente el tiempo necesario para ejecutar cada una de estas tareas.

4) Conecta tus tareas entre sí

La idea aquí es evitar quedarte bloqueado en la gestión de tu proyecto porque la realización de una tarea condicionaba el inicio de la ejecución de otra. Y precisamente: al vincular dos tareas entre sí, podrás visualizar en todo momento que una depende de la otra en el camino crítico del diagrama.

Piensa en diferenciar varios tipos de conexiones:

• A veces una tarea no puede empezar antes de que otra haya terminado
• Pero también ocurre que el inicio de una tarea esté condicionado por el inicio de otra
• También puede suceder que las conexiones sean múltiples: por ejemplo, cuando la realización de varias tareas es necesaria para la ejecución de otra

Ten en cuenta que una tarea puede tener varias tareas anteriores obligatorias. En ese caso, todas esas tareas deben estar terminadas para empezar la siguiente. A la inversa, una tarea puede tener varias tareas posteriores. En ese caso, el final de esa tarea condiciona el inicio de las demás.

5) Integra hitos

Los hitos del proyecto corresponden a las etapas clave de tu proyecto. Al definirlos y anticipar los plazos importantes, aumentas tu visibilidad sobre la ejecución de tu proyecto. Al integrarlos en tu diagrama de Gantt para la gestión de proyectos, podrás visualizar de un vistazo las distintas fases y grandes etapas de tu proyecto.

¿Gantt o Kanban?

El diagrama de Gantt te da una visibilidad global sobre todas las tareas que debes realizar, así como las fechas en las que debes haberlas completado. El Kanban, por su parte, te permitirá entrar más en el detalle de la realización de tu proyecto.

El método Kanban ofrece así distintas ventajas complementarias al diagrama de Gantt: puedes seguir el estado de avance de cada tarea, implicar a tus colaboradores y utilizarlo como apoyo para tus reuniones. ¡Combinar estas dos herramientas de planificación puede ser una baza para tu proyecto!

Después de Gantt, (re)descubre el hito de proyecto: una técnica para secuenciar tus proyectos con inteligencia.