Kanban y gestión de proyectos: el método para optimizar tu seguimiento de proyectos

El seguimiento de proyecto a veces se hace con herramientas que ofrecen una visibilidad global (como el diagrama de Gantt, por ejemplo), pero también hay ocasiones en las que quieres entrar más en el detalle.

El Kanban es una de las mejores herramientas para eso y, además, ¡es un excelente soporte de comunicación para tus reuniones de equipo!

Descubre aquí cómo usar el Kanban de forma concreta en tu gestión de proyectos.

¿Qué es el método Kanban?

El Kanban es una herramienta que proviene del lean manufacturing. El objetivo original de los sistemas Kanban era asegurar una producción just-in-time y lograr mantener el equilibrio entre la producción y la demanda.

El nombre Kanban viene del japonés: significa etiqueta. Más concretamente, era la etiqueta que servía para indicar a un puesto de producción si debía seguir produciendo o más bien detenerse. El objetivo era limitar el excedente de piezas respecto a la demanda de los clientes y, por tanto, reducir el desperdicio, sobre todo cuando se detectaba un defecto en una serie de piezas.

Hoy en día, el Kanban se utiliza mucho como una de las metodologías estrella de la gestión de proyectos ágil, pero su uso no se limita a los proyectos informáticos. Cualquier jefe de proyecto, sea cual sea su ámbito, puede usar esta herramienta de seguimiento del avance del proyecto, muy funcional y colaborativa.

El método Kanban se basa en un sistema de tarjetas sintéticas que permiten a cada miembro del equipo saber:

• Qué tareas hay que realizar
• Cuándo deben realizarse
• Qué se ha realizado ya

El Kanban es, por tanto, la herramienta perfecta para tener presente cada una de las tareas de las que debe encargarse un equipo y permitir que cada miembro coordine sus esfuerzos para maximizar la productividad.

También es una herramienta visualmente interesante: de un vistazo, cada persona puede ver la organización de las tareas del equipo en un momento dado. El Kanban optimiza así la comunicación y la buena circulación de la información sobre las tareas a ejecutar en tus equipos.

Para simplificar aún más la visibilidad, los tableros Kanban suelen dividirse en tres partes diferentes:

• Las tareas "por hacer"
• Las tareas "en curso"
• Las tareas "realizadas"

A menudo, cada uno de estos estados se representa con un código de colores para que cualquiera pueda saber qué debe hacer y qué está hecho en solo unos segundos.

El tablero Kanban incluye a veces un espacio donde cada miembro del equipo, e incluso a veces los clientes, puede proponer ideas sobre el proyecto. Esas ideas pueden ser retomadas por el equipo e integradas en el proyecto si se consideran pertinentes.

En resumen, el Kanban se considera comúnmente una herramienta de gestión de proyectos mucho más eficaz que los tableros tradicionales y las to-do lists, y adoptarlo y usarlo a diario aporta numerosos beneficios.

¿Por qué usar un Kanban en la gestión de proyectos?

Usar un Kanban en la gestión de proyectos tiene numerosas ventajas que deberían convencerte de adoptar esta herramienta.

Aquí tienes algunas.

• Reducción de plazos y costes: gracias a una mejor comunicación y a una priorización más efectiva de las tareas a realizar.
• Mejor visibilidad sobre la ejecución del proyecto: puedes seguir el estado de avance de cada tarea en unos segundos.
• Mayor flexibilidad de tu equipo: tener una visibilidad fina de las tareas que debe realizar cada uno permite cambiar de rumbo más fácilmente cuando surge un imprevisto, por ejemplo cuando evoluciona la necesidad de tu cliente.
• Cuellos de botella evitados: como cada uno sabe lo que los demás tienen que hacer y en qué plazos, el riesgo de quedarte bloqueado por una tarea sin terminar de un compañero se reduce considerablemente.
• Una herramienta para la colaboración correctiva: se anima a los miembros del equipo a comunicarse para resolver los problemas en cuanto aparecen.
• Mejor calidad: el método de gestión de proyectos con Kanban ayuda a mantener un nivel de calidad constante, y además de forma colectiva.
• Una mejora continua más sencilla: poder visualizar fácilmente la forma de trabajar de tu equipo permite reflexionar constantemente sobre ejes de mejora.
• Más agilidad en la ejecución: los cambios de prioridades, de responsable de una tarea o un simple desplazamiento de los plazos en el tiempo resultan más fáciles.
• Una gestión visual: cada miembro de tu equipo dispone del mismo nivel de información (el estado de avance, las restricciones, las dificultades de cada uno…). Al ofrecerles una visión global de la ejecución, integras por completo a tu equipo en el proyecto, y tus colaboradores se sienten aún más implicados.
• Un método intuitivo: el método Kanban es fácil de usar y, por tanto, rápido de implantar. Además, los beneficios son casi inmediatos.
• Un impulso para la motivación de tus equipos: una de las principales razones de la desmotivación de un equipo es tener que gestionar una tarea que le parece demasiado grande, insuperable. El método Kanban es ideal para dividir cualquier proyecto en un conjunto de pequeñas tareas realizables. Este truco reconocido te permite motivar a tus colaboradores, sobre todo si cada tarea tiene un responsable asignado.
• Un buen soporte para reuniones: el tablero Kanban es un soporte de presentación para tus reuniones de equipo. Es especialmente útil para los puntos diarios de primera hora.

Kanban físico vs. Kanban digital

Los tableros Kanban pueden usarse en formato digital o físico, y cada uno tiene sus ventajas. Aquí tienes algunas para ayudarte a elegir.

Las ventajas del Kanban físico

Algunos equipos (sobre todo equipos de desarrollo informático) deciden montar un Kanban físico en las oficinas de la empresa para animar a los colaboradores durante sus sprints ágiles. Este formato presenta algunas ventajas:

Visibilidad continua: un tablero físico está "siempre encendido" y permite que cada uno tenga delante lo que queda por hacer.

Implicar a tus equipos: un tablero físico es colorido, aporta un toque simpático a tus oficinas y tiene impacto en la implicación de tus equipos.

Fomenta la comunicación: el tablero físico ofrece un lugar de conversación y de reflexión perfecto. Tus colaboradores podrán debatir usando el tablero como soporte.

Las ventajas del Kanban digital

Más fácil de mantener ordenado: olvídate de las letras ilegibles y de los pósits que se despegan.

Trazabilidad en el tiempo: ningún pósit se tira sin haber sido archivado y tienes visibilidad sobre el conjunto de las tareas durante toda la ejecución de tu proyecto.

Accesibilidad: todo el mundo puede acceder al tablero, al mismo tiempo y esté donde esté. Es especialmente práctico cuando colaboras con freelances o con compañeros en remoto.

Cambios en tiempo real: cada miembro de tu equipo ve la información actualizada en su tablero, sin retrasos y sin necesidad de un briefing para avisarle.

Información centralizada: toda la información útil para una tarea puede incorporarse fácilmente al tablero (archivos adjuntos, descripciones largas, etc.).

Mayor seguridad: no pierdes ningún pósit, y las aplicaciones suelen ofrecer procesos de autenticación que garantizan la protección de la información confidencial.

El Kanban como soporte de comunicación intermedio

El Kanban es, por tanto, un método eficaz para implicar a tus colaboradores y asegurar un seguimiento detallado de la ejecución de tu proyecto. Sin embargo, es importante entender que el Kanban, según la situación, a veces resulta demasiado detallado y a veces no lo suficiente.

Por ejemplo, si haces una revisión de proyecto para validar el paso a la siguiente fase de tu proyecto, el Kanban te servirá de trampolín para las discusiones: tendrás que entrar más en el detalle durante los intercambios, pero es un buen soporte para debatir.

A la inversa, si quieres que una persona que no conoce tu proyecto pueda entender sus grandes líneas muy rápido, puede que el Kanban sea un soporte de comunicación demasiado preciso para ella. Oriéntala más bien hacia la ficha de proyecto, que es un contenido más sintético y, por tanto, ideal para las personas ajenas al proyecto.

Si ya has entendido los límites del Kanban, ¡podrás sacarle todo su potencial usándolo en las situaciones más adecuadas!