Ficha de proyecto: metodología y ejemplo

Una ficha de proyecto es una herramienta esencial porque define con precisión toda la organización del proyecto o de una parte de este. Es un entregable importante: el jefe de proyecto debe listar en ella todas las fases, etapas y acciones que habrá que llevar a cabo en la gestión del proyecto. Cuando revisas tus proyectos, puedes enviar un informe flash que centraliza las fichas de proyecto actualizadas para las distintas partes interesadas.

¿Qué es una ficha de proyecto o plan de proyecto?

Es un poco la receta del proyecto. Algunos dirán "el documento de identidad del proyecto o de los proyectos en los que trabajas. Sin organización ni planificación, los equipos asumen riesgos innecesarios y ponen en peligro los resultados. Las fichas de proyecto son entregables en los que figuran todos los "ingredientes" necesarios. Sirven para hacer los proyectos comprensibles para todas las partes interesadas y para destacar los retos principales. La ficha de proyecto no hace las veces de contrato, pero aporta transparencia entre un proveedor y su cliente, o entre las partes interesadas dentro de una misma empresa.

¿A qué preguntas responde la ficha de proyecto?

En tus fichas de proyecto debe figurar información esencial. Deben permitir responder a algunas preguntas clave:

• ¿Cuáles son los objetivos principales del proyecto?
• ¿Quién encarga el proyecto / quién lo ejecuta? / ¿con el apoyo de quién?
• ¿Cómo se organizará la gestión del proyecto?
• ¿Cuál es la frecuencia de envío de los entregables?
• ¿De qué recursos se dispone?
• ¿Cuáles son los riesgos y las restricciones del proyecto?

Un documento para gestionar las actividades vinculadas a un proyecto

La ficha de proyecto es, por tanto, una auténtica herramienta de gestión de tus proyectos. Centraliza en un único lugar toda la información útil para su buen desarrollo y precisa su contexto.

Es, en cierto modo, un resumen simplificado del proyecto que permite dirigir sus grandes líneas. De un vistazo, gracias a las fichas, sin necesidad de una búsqueda exhaustiva, todos los participantes tienen una visión clara del proyecto.

Dentro de un proyecto, las fichas son herramientas de intercambio y de colaboración que puedes consultar en cualquier momento con tu equipo, tanto si trabajáis todos en el mismo sitio como en remoto.

¿Quién redacta las fichas de proyecto?

A menudo es el jefe de proyecto quien se encarga de la descripción del proyecto y propone una primera versión. Hay muchos formatos posibles. Algunos usan simplemente Word.

Según el contexto, un programa como Microsoft Word permite redactar fichas de proyecto de forma sencilla siguiendo una plantilla predefinida. Pero cuidado: esta herramienta tiene sus límites. Una ficha de proyecto redactada en Word tiene el inconveniente de no poder actualizarse de forma colaborativa.

En cualquier caso, el jefe de proyecto necesitará el apoyo de las demás partes interesadas para redactar bien su ficha y no pasar demasiado tiempo en la fase de investigación.

Aquí tienes un ejemplo de ficha de proyecto:

Los inconvenientes de una ficha de proyecto estática

Cuidado, porque al usar Word para tus fichas de proyecto también tenderás a utilizar siempre la misma plantilla de documento, cuando todo el mundo sabe que cada proyecto es diferente: en su desarrollo, en su objetivo global o en las acciones del día a día. En la práctica, una vez redactada y enviada tu ficha de proyecto, solo habrá una versión disponible y será difícil añadir algo o precisar ciertos puntos, ya que el documento no está disponible en línea.

Existen otros modelos de ficha

Las herramientas de gestión de proyectos ofrecen otras formas de redactar las fichas de proyecto. Al ir directamente a buscar la información en tu sistema IT o en tus herramientas de reporting, la redacción de tus fichas se simplifica y puedes elegir entre distintas versiones.

Varias fichas según los proyectos

Todos los proyectos son diferentes y la ficha debe adaptarse al contexto tanto como a los retos. Por consiguiente, la descripción de cada proyecto es única. Es recomendable disponer de varias plantillas de ficha de proyecto. Por supuesto, estas distintas versiones podrán reutilizarse más adelante para ganar tiempo en un próximo proyecto.

Los tipos de ficha de proyecto más habituales son los siguientes:

• Pre-proyecto. Antes de validar un proyecto, a veces es necesario pedir validaciones internas. En ocasiones hace falta una ficha de pre-proyecto.
• Proyecto interno: esta ficha suele ser más concisa que la de un proyecto clásico porque se dirige a interlocutores que son compañeros de trabajo. Ya están al tanto del proyecto y la ficha debe ir al grano.

• Multiproyecto. A veces algunos proyectos forman parte de una estrategia global de despliegue. Suele ser el caso de los proyectos de desarrollo de productos digitales. Una única ficha puede así agrupar varias fichas. Se usará el mismo tipo de plantilla que para un proyecto clásico.

• Microproyecto: a veces un proyecto implica a muy pocas personas y no exige una gestión complicada ni movilizar recursos importantes. Un documento muy breve puede bastar.

¿Qué es una ficha de proyecto exitosa?

La ficha de proyecto condiciona el futuro del proyecto y sus buenos resultados. No hay una receta milagrosa, pero sí varias acciones que realizar para asegurarte de no olvidar ninguna tarea ni ninguna etapa en tu ficha de proyecto.

Un trabajo de investigación minucioso

La fase de investigación es un punto de atención crucial. Como un periodista o un investigador, el project manager debe reunir toda la información relacionada con el proyecto antes de empezar a redactar su ficha. Ponte en la piel de alguien que se incorpora al proyecto con este ya en marcha y que no sabe nada de él. Enumera bien todos los puntos importantes, todas las actividades y las etapas necesarias para llevar a cabo el proyecto. Una ficha es un documento práctico y alineado con los objetivos a alcanzar.

Hazte las preguntas correctas

¿Qué información se necesita para que tu ficha sea útil y permita interactuar con las demás partes interesadas? Piensa en todas las preguntas que podrían hacerte en las reuniones. No todos los participantes dominan necesariamente tu área de especialización. Te toca a ti ser explícito en las reuniones.

Sé sintético

Oblígate a describir tu proyecto en una frase, y solo una. Esta etapa es fundamental y demostrará tu capacidad de síntesis ante el sponsor y los demás participantes cuyo apoyo buscas en este proyecto. Tu ficha debe caber en una página, y solo una. Fuérzate a simplificar siempre que sea posible.

No olvides a nadie en tu ficha

Es el error clásico. Las fichas deben hacer referencia sin falta a todos los actores implicados. Necesitas el apoyo de todos y tu ficha debe implicar a todos. Incluye también los datos de contacto de cada actor, cliente o proveedor para localizarlos más fácilmente.

Incluye la información clave según un esquema definido

¿Cuáles son los objetivos? ¿Cuánto cuesta? ¿Cuáles son los plazos? (¿cuál es la fecha de entrega?) ¿Cuáles son los riesgos? ¿Cuáles son los puntos de atención y qué acción hay que priorizar? No respondas a estas preguntas a la ligera. Si te falta información, contacta antes con el departamento correspondiente y verifica tus hipótesis. Cuando hayas reunido todos los elementos, podrás empezar tu trabajo.

Sé realista al redactar tu ficha

Una ficha debe estar al servicio del proyecto, aportarle una noción de encuadre, describir sus etapas clave pero sin embellecer la situación. Si prometes demasiado al redactar tu ficha de proyecto, corres el riesgo de dejar a algunas personas en una situación comprometida, y eso no sería hacerles ningún favor. Al fin y al cabo, como líder de este proyecto, tienes un deber de transparencia hacia los miembros del equipo y los proveedores al elaborar las fichas.

¿Cómo presentar bien tu proyecto?

La ficha de proyecto no es más que la primera etapa del proyecto. Ahora tienes todas las cartas en la mano para presentar tu proyecto y hacerlo explícito para el resto de las partes interesadas.

No te aísles

Es una misión que parece sencilla en apariencia, pero que en realidad puede resultar delicada. A veces estás atrapado en un juego político que perjudica al proyecto. No te aísles en una postura dirigista que puede parecer cómoda al principio.

Comunica, anticipa

Al contrario, el buen jefe de proyecto es un comunicador y también sabe anticipar. Gracias a intercambios frecuentes, se forja una percepción cada vez más fina del proyecto en todas sus dimensiones para integrarlo lo mejor posible. Percibir los impactos del proyecto en el plano organizativo, tecnológico y cultural es una de las reglas del éxito.

¡Vender tu proyecto ante todo!

Un buen proyecto también tiene que venderse, incluso internamente. El buen jefe de proyecto es también un "experto en marketing". Por supuesto, hay que estudiar con los responsables implicados su propia visión del proyecto. Pero también se trata de presentar los retos con sus mejores galas. Es la única manera de establecer las alianzas necesarias para el éxito. Sobre este punto, lee el artículo sobre cómo lograr un plan de comunicación de proyecto.