La revisión de proyecto: un punto de control para aprender de tus errores

En tus procesos de seguimiento de proyecto, es inevitable que superes etapas clave (a las que probablemente hayas asociado hitos). Realizar una revisión de proyecto en esos momentos te asegura ir por buen camino.

Entonces es recomendable organizar revisiones de proyecto: reuniones para implicar a tus colaboradores, impulsar la colaboración y aprender de tus errores de gestión de proyecto.

¿Para qué sirve una revisión de proyecto? ¿Qué es una revisión de proyecto?

El primer y principal objetivo de una revisión de proyecto es reunir a todos los actores de un proyecto para hacer balance del avance y validar los entregables asociados.

Además del objetivo oficial, es una herramienta de gestión de proyecto ideal para favorecer la cohesión de tu equipo: diálogo abierto, intercambio de conocimiento y resolución colectiva de problemas.

La revisión de proyecto es uno de los ingredientes principales de un equipo de proyecto unido, eficaz y comprometido, y por tanto una de las palancas para aumentar las probabilidades de éxito de tu proyecto.

Revisión de proyecto e hitos

Al planificar un proyecto, se construye en torno a distintas etapas clave que marcan el ritmo de su ejecución. Y esas etapas suelen representarse mediante hitos: al validar un hito, confirmas que una de las fases del proyecto se ha ejecutado y que es posible pasar a la siguiente.

Es por tanto durante la revisión de proyecto cuando se decide formalmente la validación de un hito y, con ello, el posible avance del proyecto a la fase siguiente.

Las revisiones de proyecto tienen lugar, así, al final de cada fase importante y a menudo las planifica desde el inicio el jefe de proyecto. Las decisiones que se toman en ellas suelen ser definitivas y marcan el rumbo de las siguientes fases del proyecto.

¿Cuáles son los distintos tipos de revisión de proyecto?

Algunos tipos de revisión se orientan específicamente a uno de los aspectos del proyecto.

Los más habituales son:

• La revisión de proyecto presupuestaria: se centra en el control de los gastos y los ingresos. Forma parte de la gestión presupuestaria y permite hacer seguimiento de las desviaciones de presupuesto, formular nuevas previsiones o realizar reajustes.
• La revisión de las fases de sprint: la revisión de proyecto permite cerrar las fases de sprint en proyectos "ágiles". Así puedes evaluar lo ejecutado, reajustar tus decisiones y validar el paso al siguiente sprint.
• La revisión de fabricación de un producto: cuando un proyecto gira en torno a un producto, permite validar todas las etapas de su fabricación y preparar la continuación de su desarrollo.

¿Para qué sirve una revisión de proyecto?

Las revisiones de proyecto tienen objetivos y beneficios múltiples.

Sirven, en particular, para:

• Asegurar el seguimiento general del proyecto, del desarrollo del proyecto
• Comprobar que se han alcanzado todos los objetivos de una fase
• Controlar el cumplimiento de los plazos y las fechas límite
• Dar una visión única, clara y transparente del proyecto a todas las partes interesadas del proyecto
• Debatir los problemas que cada uno ha encontrado en sus expedientes para hallar colectivamente soluciones
• Debatir posibles reajustes
• Tomar decisiones sobre la continuación del proyecto
• Reforzar la cohesión del equipo
• Crear hábitos colaborativos entre los miembros del equipo

¿Cuándo debes organizar tu revisión de proyecto?

La respuesta es sencilla: organiza este tipo de reunión al final de cada etapa importante del proyecto. Dicho de otro modo: debes reunir a tus partes interesadas cada vez que alcances un hito. Estas reuniones actúan como puntos de control para evaluar el avance y determinar si todo está listo para pasar a la siguiente fase del proyecto.

¿A quién invitar a la revisión de proyecto?

Todos los responsables de decisión del proyecto deben estar presentes en una revisión de proyecto para que sea eficaz y para que las decisiones que rigen la continuación del proyecto se tomen en el momento.

Pero cuidado con caer en el error de querer invitar a todos los actores del proyecto. Solo deben asistir los participantes cuya presencia sea esencial, o la revisión corre el riesgo de volverse ineficaz.

¿Cómo hacer una buena revisión de proyecto?

Precauciones que tomar antes y después

Antes:

Como en los demás tipos de reunión, el tiempo asignado a este proceso no es ilimitado. Por eso hay que dedicar tiempo a prepararlo a fondo para aprovecharlo al máximo.

Son necesarias, pues, varias etapas: definir un orden del día, un lugar, la lista de partes interesadas, pero también crear los soportes visuales que acompañarán tu presentación.

Lo ideal es que el jefe de proyecto envíe con antelación a la cita o comité de seguimiento toda la información relativa a la revisión de proyecto a cada participante: así todo el mundo sabe ya con precisión qué se va a tratar sobre el expediente.

Después:

• Redactar un acta: es fundamental enviar un resumen de lo tratado a todas las partes afectadas por la revisión de proyecto
• Dejar por escrito las conclusiones: debes formalizar todas las decisiones tomadas, así como las nuevas tareas que llevará a cabo el equipo en la siguiente etapa
• Garantizar el seguimiento: establecer rutinas de control de las acciones decididas durante la revisión.

Estas distintas etapas te permitirán pilotar, responsabilizar e implicar a todos los miembros de tu equipo en el proyecto, y asegurarte de que lo decidido en la revisión de proyecto se aplica correctamente.

Algunos trucos para una revisión de proyecto eficaz

Evita entrar demasiado en los detalles

El tiempo del que dispones no es infinito, así que no lo desperdicies. Más aún cuando corres el riesgo de perder la atención de tu público si te sumerges en detalles que pueden ser irrelevantes para quienes no participan en el día a día del proyecto. Mantente centrado en los puntos clave y haz que el debate siga siendo accesible y atractivo para todos.

Tómate el tiempo de poner en valor tus éxitos

Es muy probable que surgieran dificultades e imprevistos durante la ejecución de la fase del proyecto que estás revisando. Dicho esto, una revisión de proyecto no debería minar la moral. Aunque es importante abordar los problemas mayores, aprovecha también para poner el foco en los éxitos y reconocer las contribuciones de los miembros del equipo. Reconocer los logros ayuda a mantener un ambiente positivo y motiva al equipo a seguir rindiendo bien.

Conecta el pasado y el futuro de tu proyecto

Evidentemente debes hacer balance de la fase del proyecto que acabas de ejecutar, extraer las lecciones importantes y debatir posibles ajustes. Pero es igual de importante mirar hacia delante: durante la revisión de proyecto, dedica tiempo al próximo hito. Asegúrate de que cada miembro del equipo se marche motivado y alineado, consciente de la importancia de la fase que viene y de sus responsabilidades individuales. Este enfoque orientado al futuro mantiene el impulso del equipo y ayuda a que el proyecto siga por buen camino.

Aprovecha el poder de las retrospectivas

Usa las retros para identificar las fortalezas y debilidades de una etapa y mejorar los trabajos futuros. Debate las distintas técnicas de retrospectiva, como el método "Start, Stop, Continue" o el enfoque "Glad, Sad, Mad". Estos métodos ayudan a los equipos a reflexionar sobre lo que fue bien y lo que hay que mejorar, fomentando el diálogo abierto y la mejora continua dentro del equipo.

Saca partido de las herramientas interconectadas

Herramientas como AirSaas, cuando se conectan a Jira o Asana, ayudarán al CIO / PMO y al jefe de proyecto a seguir el estado de avance de un proyecto a nivel macro e identificar las áreas que requieren atención. Comparte consejos sobre cómo usar estas herramientas juntas, como configurar cuadros de mando o usar la automatización para agilizar los flujos de trabajo.

Desarrolla una cultura de mejora continua

Debate cómo favorecer una cultura de mejora continua dentro de una organización. Esto puede incluir estrategias como fomentar el feedback del equipo, celebrar los éxitos y acoger nuevas ideas. Esta cultura mejora el seguimiento del proyecto y la eficacia general.

Evita las trampas habituales

Ofrece una panorámica de las trampas habituales de la gestión de proyecto y de cómo evitarlas. Por ejemplo, debate los riesgos de desviación del alcance, la desconexión de las partes interesadas, la mala comunicación… y aporta estrategias para reducirlos.

Revisión de proyecto y KPI de gestión de proyecto

La revisión de proyecto es uno de los elementos más eficaces para permitir que todas las partes interesadas hagan balance del avance del tema. En este contexto, puede resultar muy interesante servirte de KPI de gestión de proyecto: serán la base de todos tus debates y te permitirán objetivar tu rendimiento para ser más pertinente en tus análisis.

Usar KPI de gestión de proyecto durante tus revisiones de proyecto te ayudará a asegurarte de haber pasado a la siguiente fase del proyecto sin haberte perdido ninguna de las lecciones que debías extraer de tus dificultades.

Sobre este tema, la lectura recomendada a continuación es la del artículo el hito de proyecto: una técnica para secuenciar tus proyectos de forma inteligente.