Cómo presupuestar un proyecto sin equivocarte

Un CIO nos confesaba hace poco: "¡el proyecto nunca se habría aprobado si no hubiéramos mentido sobre el presupuesto!" Estemos de acuerdo o no, ¡merece la pena explorar los "no-dichos" en torno al dinero en la gestión de proyectos!

Reconozcámoslo de entrada: el equipo "jefe de proyecto / PMO / CIO" se enfrenta a una exigencia paradójica. El reto imposible de conjugar, por un lado, la presión del mercado y de las áreas de negocio hacia cada vez más innovación, rapidez y agilidad. Y por otro, unas peticiones de estimaciones presupuestarias precisas de una dirección general que necesita validar las ecuaciones financieras de la empresa.

Por supuesto, para complicar las cosas, todo esto ocurre en un contexto de guerra por el talento IT y de un entorno cada vez más VUCA ("Volatile, Uncertain, Complex, Ambiguous").

Entonces, ¿cómo salir "por arriba" de una situación en la que ¡el 53 % de los proyectos supera en un 189 % sus previsiones presupuestarias!? (Fuente: Chaos Report).

En este artículo te proponemos salir (un poco) de la subjetividad general en materia de presupuesto en la gestión de proyectos, poniendo por delante ¡prácticas simples y pragmáticas! Descubre la experiencia del CIO de Adeo y también un breve repaso de los básicos para presupuestar tu próximo proyecto sin equivocarte (demasiado).

Supera el reto del presupuesto con una estimación "por analogía"

Cuando un jefe de proyecto nunca ha hecho un tipo de proyecto, ¡elaborar una estimación es complicado! Uno de los trucos consiste en basarse en datos de proyectos casi similares para que tu estimación se ajuste al máximo a los gastos e ingresos futuros.

Preguntar a alguien que ya ha hecho ese tipo de proyecto sigue siendo la forma más pragmática de hacerlo. Ve a buscar la experiencia allí donde esté… sitios web, redes profesionales tradicionales y/o digitales. Piensa en las redes especializadas, como los grupos de LinkedIn tipo el de Alliancy - DSI & Transformation des organisations y/o (autopromoción) el club "Pro de la Transfo" de AirSaas. Si tienes más tiempo y dinero que dedicarle, unirte a una de las redes tradicionales existentes te permitirá interactuar en círculos como la ANDSI, el CIGREF, el Club Decision DSI, el ágora de los DSI y CIO o el círculo de DSI de ADN Ouest. La oferta es amplia.

Si después de varios intentos en la esfera francófona sigues sin encontrar tu respuesta... prueba con las redes de apoyo mutuo entre CIO/PMO y CDIO anglófonas. Por ejemplo, el grupo de LinkedIn CIO Forum o la comunidad online de IDG (TECH)talk impulsada por la revista CIO.

El objetivo es no reinventar la rueda y ¡mantenerte centrado en la innovación! En este punto, como en muchos otros, la cultura del software libre y del open source ha abierto el camino. ¡Nada de complejos!

¡Trocea el presupuesto del proyecto en tramos creíbles!

Eres consciente de ello: ¡las mayores estimaciones presupuestarias son la mayoría de las veces las más bellas "fakexcel" news!

Paradójicamente, la experiencia nos enseña que cuanto más grande y largo es el proyecto, menos sirve de algo presupuestarlo. En efecto, la tasa de error será mayor.

Es más prudente estimar el presupuesto por fases o sobre la base de un proyecto que ya se ha hecho, rehecho y vuelto a rehacer varias veces (industrializado).

Y sí, construir una estimación "que baje hasta el último tornillo" ¡lleva tiempo!

Si es un proyecto demasiado grande —en tiempo, en número de personas o con fuertes riesgos técnicos—, entonces hay que reconocerlo: es casi imposible presupuestar bien un proyecto en su conjunto. Habrá que trocear el proyecto y presupuestar fase a fase.

Si no, es un presupuesto macro, ¡y puede ser totalmente suficiente!

Los límites de las "estimaciones"

"Hay que dejar de hacer estimaciones de proyecto… ¡Son todas una chapuza!" según el especialista francés y coach ágil Frédéric.

La filosofía del "No estimates" es interesante y cada vez da más que hablar, en particular en las conferencias de la comunidad ágil. Verdadero "muro de carga" de la industria del desarrollo de software, la estimación es la piedra angular de muchas actividades de la gestión de proyectos: construcción del presupuesto, priorización de la roadmap, toma de decisiones, contractualización…

Eso implica entonces encontrar alternativas a todas esas actividades del proyecto… Es decir, reinventar la gestión de proyectos: cómo se prioriza, cómo se comunica, cómo se toman las decisiones… ¡Todo un programa!

El uso de referenciales, tipo baremos de estimación, para establecer estimaciones presupuestarias es un método que, sobre la base de unidades de obra supuestamente comparables, ayuda a estimar el presupuesto de un proyecto.

Centrada en las tareas productivas "puras", pasa por alto las tareas ligadas al tiempo (reuniones, puntos de equipo) y las tareas ligadas a los trabajos llamados periféricos a la producción (comercial, fase de estudio, de pruebas...).

La intención aquí no es desmontar este enfoque, sino revalorizar la experiencia y el sentido común frente a ciertos excesos de racionalidad.

La experiencia del CIO de Adeo (Leroy Merlin, etc.)

En lugar de seguir estimando presupuestos demasiado largos en torno a la noción de proyecto, Mathieu nos explica que conserva su capacidad de proyección dentro de una ecuación económica global… mientras organiza los presupuestos en torno a la noción central de producto y de ciclo ágil. Así, cada presupuesto son OPEX que se acumulan.

La innovación tecnológica como cultura de empresa. Decididamente, las empresas "orientadas a producto" tiran de la innovación metodológica hacia arriba.

Presupuestar un proyecto: los 6 errores fácilmente evitables

1. Subestimar los plazos y los costes indirectos del proyecto

Subestimar tus plazos equivaldrá a hacer trabajar a tus recursos durante más tiempo del previsto y, por tanto, ¡a "reventar" tu presupuesto!

Numerosos estudios han demostrado que es común que un jefe de proyecto sea demasiado optimista al estimar la duración de una tarea. Así que pregunta a tus colaboradores cuánto tiempo estiman necesitar para cumplir sus misiones, y añade un margen de seguridad por precaución (a menudo entre el 20 y el 30 % según el colaborador).

2. Tus socios son corresponsables de la estimación: ¡implícalos!

Si quieres prever con eficacia tus gastos e ingresos, es primordial implicar a los primeros afectados: tus socios. Será mucho más sencillo anticipar los importes correctos calculándolos con quienes trabajarán en el día a día del proyecto.

Cada uno podrá darte una idea precisa de la importancia de los gastos e ingresos ligados a las tareas de las que es responsable, "coste a coste".

Con este diálogo es probable que consigas un presupuesto previsional mucho más cercano a la realidad preguntando a tus colaboradores sobre sus áreas de especialidad que confiando la elaboración de todo el presupuesto a un consultor.

3. ¡No tener en cuenta tus recursos!

Hacer inventario de tus recursos es un requisito previo indispensable para elaborar un presupuesto previsional. Debes conocer el conjunto de recursos a tu disposición. Hablamos de los recursos materiales y humanos, pero también del tiempo (número de días) del que dispones para llevar a buen puerto el proyecto.

Una de las principales causas de fracaso presupuestario se debe a una mala planificación de la disponibilidad de los recursos. Las vacaciones, las bajas, los despidos, las sustituciones de recursos o trabajar en varios proyectos a la vez siempre tienen un impacto en el presupuesto.

4. Un presupuesto previsional no es estático: ¡hazlo evolucionar!

¡Los costes de la gestión de proyectos no están grabados en piedra! Evolucionarán con el alcance a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.

Si para confeccionarlo por adelantado no te queda otra que intentar prever la realidad, llegará un momento en que tus hipótesis se confirmarán o se desmentirán. Cuando durante el proyecto obtengas más información sobre los gastos e ingresos a los que vas a enfrentarte, ¡aprovéchala para retrabajar tu presupuesto previsional del proyecto!

Así, es aconsejable hacer un balance cada mes de tus gastos e ingresos reales y compararlos con tus previsiones.

Importante: cuando corrijas tu presupuesto previsional, no olvides conservar la versión anterior; evitará que pierdas el rumbo, ¡y además será muy interesante revisarla cuando hayas avanzado bien en el proyecto!

5. ¡Cuidado con el "double run" de tus sistemas!

Cuando presupuestas algo que sustituye a otra cosa, puede haber un periodo en el que se paguen los dos sistemas, y a menudo eso puede hacer naufragar financieramente el proyecto.

Un comprador nos contaba que descubrió un presupuesto de proyecto en el que los usuarios habían pedido —y conseguido— conservar la antigua aplicación por una necesidad de archivo... ¡durante dos años! Y ahí llega la triple pena: se mantienen los costes de infraestructura, los costes de licencia ¡y los de mantenimiento!

Con una previsión presupuestaria mejor anticipada se puede construir una aplicación en local que responda a la necesidad de consulta de archivos.

Cuidado también cuando presupuestas la sustitución de algo que estaba en CAPEX por OPEX: ahí es peor, ¡porque impactas el balance contable de la empresa!

Por otra parte, hay que tener en cuenta que el coste del proyecto no es únicamente una suma de gastos internos: hay externalidades.

• Los costes de gestión, de recursos humanos, incluidos los salarios;
• los gastos corrientes de la empresa (electricidad, etc.);
• los impuestos y tasas;
• los gastos de comunicación y otros

Atención: estos costes indirectos se repartirán entre varios proyectos, ¡en particular gracias a una clave de reparto!

6. El error definitivo: subcontratar esta tarea al controller de gestión :-)

¡El soporte y el negocio deben ayudarse mutuamente! La lectura de la estructura de costes del presupuesto del proyecto es un ejercicio complejo. Sea cual sea el tamaño de tu empresa, no confíes este expediente a alguien que no conozca el negocio. Hazte ayudar... No lo subcontrates

Si no quieres encontrarte los códigos analíticos de contabilidad en tu presupuesto de proyecto, retrabaja siempre las cosas en tu propia herramienta.

Es una inversión considerable. Pero fundamental para presupuestar un proyecto de forma eficaz.

Los beneficios de un presupuesto de proyecto bien hecho

El presupuesto sirve para hacer creíble el proyecto

Como una imagen, un buen presupuesto vale más que 1000 palabras, porque demostrará hasta qué punto un equipo de proyecto ha pensado en todo.

Cuidado, pues, con no olvidar la base: un presupuesto es un resumen de los gastos e ingresos anticipados. Presenta, por tanto, una estimación del conjunto de recursos necesarios para alcanzar los objetivos en un plazo determinado.

Para gestionar con eficacia el presupuesto de un proyecto es habitual establecer indicadores clave de rendimiento (KPI). Los KPI te ayudan a determinar cuánto se ha gastado en un proyecto, en qué medida el presupuesto real difiere de lo previsto, etc.

De forma clásica, por último, se presta atención a la diferencia entre el coste de compra y los costes recurrentes (CAPEX/OPEX). Se separan los gastos IT de inversión y los de explotación.

El presupuesto de proyecto se asimila a un contrato tácito

El presupuesto del proyecto representa un compromiso entre un manager de proyecto y su jerarquía y/o sus inversores sobre los resultados a alcanzar y los medios a poner en marcha. ¡Un compromiso con su empresa!

Hacer un presupuesto previsional es indispensable cuando se quiere crear un proyecto : si puede servir para convencer a superiores o inversores del interés de financiar tu proyecto, permitirá en cualquier caso a todas las partes implicadas en el proyecto tener visibilidad sobre el conjunto de su realización. Encuadre, ejecución, gestión del cambio, comunicación, explotación, etc.

El presupuesto es un medio: te permite mantener informadas a las partes interesadas

Si no es posible mantener el presupuesto actual del proyecto, las partes interesadas deben conocer la causa raíz de cualquier posible desviación para tomar decisiones informadas sobre la continuación. Probablemente sean necesarios cambios de alcance. El punto importante aquí es que la incertidumbre en sentido amplio, como una pandemia, es inevitable, dejando otras decisiones ligadas al presupuesto que deben tomarse en el momento oportuno. Las partes interesadas, como el cliente, pueden tener que decidir si el momento o las circunstancias son propicios para continuar, aplazar o detener por completo un proyecto.

Presupuestar mejor permite anticipar y ajustar tu proyecto

El interés primero de un presupuesto previsional es intentar aumentar tu visibilidad sobre el futuro de tu proyecto y sus recursos; dicho de otro modo, ¡anticipar!

En efecto, construir el presupuesto previsional de tu proyecto es una de las mejores soluciones para estimar su viabilidad. Podrás calcular el margen que esperas alcanzar (o al menos el equilibrio presupuestario) y realizar ajustes en tu estrategia si te das cuenta de que tu business plan no se sostiene.

Truco: puedes incluso elaborar varios presupuestos previsionales que representen los distintos escenarios que contemplas, y que tengan en cuenta los imprevistos que puedas imaginar (problemas de aprovisionamiento, nuevos competidores que cambian el mercado, etc.)

Un presupuesto de proyecto mal llevado puede desestabilizar, o no, a toda la empresa

Más allá del presupuesto de proyecto superado, el impacto eventual de los costes de la no entrega sobre el negocio puede tener un impacto financiero significativo. El ejemplo emblemático es el de la ciudad de Denver, donde el fracaso del software de gestión de equipajes del nuevo aeropuerto habría supuesto un coste de 1,1 millones de dólares al día.

Si tomamos otro proyecto muy grande, como la interminable saga de los EPR. Un nombre convertido en sinónimo de retrasos continuos y de agujero financiero. Digámoslo claramente: sí, es un presupuesto de proyecto fallido; a día de hoy va por 4 veces el presupuesto estimado ¡y 11 años de retraso!

Bueno, era el primer proyecto de este tipo: es misión imposible presupuestar una obra así. Ahora que lo han hecho una vez, la próxima iteración estará mucho más alineada en el próximo proyecto, más precisa para la construcción de los otros seis reactores previstos, ¡por un coste total estimado de entre 52.000 y 64.000 millones de euros!

Resumen

• ¿Proyecto pequeño o proyecto grande? Nos negamos a hacer presupuestos de proyecto globales, ¡no sirven de nada!
• ¿Necesitas experiencia o consejos? Recurre a un amigo CIO/PMO/jefe de proyecto o a un sitio web, pero funciona por analogía.
• ¿El proyecto sustituye algo o es nuevo? En el primer caso, cuidado con la duración de la fase de doble explotación.
• El proyecto es largo... modifica el presupuesto durante toda la puesta en marcha del proyecto.

¿El presupuesto previsional está terminado? Ahora puedes integrarlo en tu ficha de proyecto.