Todo sobre el presupuesto previsional de un proyecto

Para diferenciarte de tus competidores, la gestión de los recursos es primordial en la gestión de proyectos: optimizando su uso, ¡harás más con los mismos medios!

Y el presupuesto previsional es una baza importante de la gestión de recursos: te da una visibilidad detallada sobre el conjunto de los ingresos y gastos de tu proyecto. Gracias a él, puedes anticipar los obstáculos que podrías encontrar y fijar un rumbo para tu proyecto. Por supuesto, el presupuesto forma parte integral de la ficha de proyecto.

Descubre aquí las buenas prácticas para preparar el presupuesto previsional de tu próximo proyecto: ¡no hace falta ser experto contable ni banquero para hacerlo!

¿Qué es un presupuesto previsional?

Hacer un presupuesto previsional es indispensable cuando quieres poner en marcha un proyecto: puede servir para convencer a tus superiores o a inversores del interés de financiar tu proyecto y, en cualquier caso, permitirá a todas las partes implicadas en el proyecto tener visibilidad sobre el conjunto de su ejecución.

El presupuesto previsional de un proyecto, si es realista, describe con la mayor precisión posible los gastos y los ingresos asociados a tu proyecto. Un truco consiste en basarte en proyectos similares llevados a cabo por otras empresas haciendo un estudio de mercado, para que tus previsiones presupuestarias se ajusten al máximo a los gastos e ingresos futuros.

Por supuesto, si no es el primer año que llevas a cabo este tipo de proyecto, puedes basarte en tus cifras de años anteriores para elaborar tu presupuesto.

Puedes hacer tu previsión en una hoja de cálculo de Excel o en una herramienta contable dedicada, que permite recoger tus previsiones en una plataforma colaborativa.

¿Por qué elaborar un presupuesto previsional para un proyecto?

Anticipar y ajustar tu proyecto

El primer interés de un presupuesto previsional es tratar de aumentar tu visibilidad sobre el futuro de tu proyecto o, dicho de otro modo, ¡anticipar tu gestión de proyecto!

De hecho, construir la previsión financiera de tu proyecto es una de las mejores formas de estimar su viabilidad. Podrás calcular el margen de rentabilidad que esperas alcanzar (o al menos el equilibrio presupuestario) y hacer ajustes en tu estrategia si te das cuenta de que tu business plan o tu plan de financiación no se sostienen.

Otro truco: puedes incluso elaborar varios presupuestos previsionales que representen los distintos escenarios que contemplas, y que tengan en cuenta los imprevistos que puedas imaginar (problemas de aprovisionamiento, nuevos competidores que cambian el mercado…)

Mantener el rumbo durante el proyecto

Tu presupuesto previsional será una herramienta formidable de ayuda a la toma de decisiones a medida que avance el proyecto. De hecho, tu presupuesto te permite comprobar, mes a mes, que no te alejas demasiado de tu estrategia inicial y que las decisiones que has tomado han tenido el impacto que habías previsto.

El presupuesto previsional es, por tanto, una herramienta de seguimiento de proyecto muy eficaz para verificar que te ciñes a lo que habías planificado: ¡es una guía que indica el rumbo que habías previsto tomar!

Un aliado de peso para tu gestión de equipos

El presupuesto previsional del proyecto también puede ser una palanca interesante para dirigir a tus equipos como responsable del proyecto. Por un lado, puede servir para mostrar a tus equipos que tus medios no son ilimitados, o que han gastado más de lo previsto inicialmente, para convencerlos de que tengan cuidado.

A la inversa, elaborar un presupuesto previsional ambicioso tendrá un efecto muy movilizador en tus equipos. Se sentirán estimulados al participar en un proyecto con tantos medios, lo que aumentará su motivación.

El presupuesto previsional es, pues, un argumento de peso para respaldar tus decisiones ante tus equipos.

¿Cómo preparar un presupuesto previsional?

Haz el inventario de tus recursos

Un requisito previo indispensable: para elaborar un presupuesto previsional, debes listar todos los recursos a tu disposición. Hablamos de los recursos materiales y humanos, pero también del tiempo (número de días) del que dispones para llevar a buen puerto el proyecto.

Divide tus presupuestos previsionales

Para proyectos de larga duración, es preferible calcular tu presupuesto dividiéndolo por meses. Hay varias razones para ello.

En primer lugar, a menudo será más sencillo prever tus gastos mensuales que los anuales: ¡los márgenes de error se reducen!

Además, una presupuestación mensual aportará una mejor capacidad de anticipación: si te obligas a presupuestar cada mes, tendrás que ser más preciso sobre el tiempo que prevés para cada tarea.

Por otra parte, la mensualización no te quita nada. No te descubrimos nada si te recordamos que, para establecer tu presupuesto anual, bastará con sumar el presupuesto de cada uno de tus 12 meses.

Implica a tus colaboradores en la elaboración de tu presupuesto

Si quieres prever con eficacia tus gastos e ingresos, es primordial implicar a los primeros afectados por estos últimos: tus colaboradores. Será mucho más sencillo acertar con los importes calculándolos con quienes trabajarán a diario en el proyecto.

Cada uno de tus colaboradores podrá darte una idea precisa de la magnitud de los ingresos y gastos ligados a las tareas de las que es responsable.

Es probable que obtengas un presupuesto previsional mucho más cercano a la realidad preguntando a tus colaboradores sobre sus áreas de especialidad que confiando la elaboración de todo el presupuesto a un consultor.

Además, conseguirás un compromiso mucho mayor por parte de tus equipos si los has implicado desde la concepción del presupuesto del proyecto.

Presta atención a evaluar bien tus gastos

Es inútil inflar tus gastos. No los sobrevalores, no es buena idea. Puedes mantener un margen de seguridad muy ligero si temes superar los importes previstos o si las cantidades son realmente difíciles de prever.

En cambio, es muy recomendable reservar una provisión para el año en tu plan de tesorería para poder hacer frente a los imprevistos.

Del mismo modo, evita infravalorar tus gastos. Cifrar un presupuesto demasiado ajustado para las tareas que tienes que realizar obligará a priorizar entre las distintas tareas previstas, lo que será inevitablemente fuente de tensión en tus equipos.

Evita en lo posible subestimar los plazos

Subestimar tus plazos equivaldrá a hacer trabajar a tus equipos más tiempo del previsto y, por tanto, a hacer estallar el presupuesto previsional del proyecto.

Numerosos estudios han demostrado que es habitual ser demasiado optimista al estimar la duración de una tarea. Así que pregunta a tus colaboradores el plazo que estiman necesitar para cumplir sus misiones y añade un margen de seguridad por precaución (a menudo entre el 20 y el 30 % según el colaborador).

Un presupuesto previsional no es estático: ¡hazlo evolucionar!

Si bien, para confeccionarlo de antemano, no te queda más remedio que intentar prever la realidad, llegará un momento en que tus hipótesis se confirmen o se desmientan. Cuando, durante el proyecto, obtengas más información sobre los gastos e ingresos a los que vas a enfrentarte, ¡úsala para reelaborar tu presupuesto previsional!

Por ello, es aconsejable hacer un balance cada mes de tus gastos e ingresos reales y compararlos con tus previsiones financieras. Importante: cuando corrijas tu presupuesto previsional durante el año, no olvides conservar la versión anterior; te evitará perder el rumbo y además será muy interesante revisarla cuando hayas avanzado en el proyecto.

Para ir más lejos, descubre cómo construir el presupuesto de un proyecto sin equivocarte.

¿Has terminado de elaborar el presupuesto previsional de tu proyecto? Ya puedes integrarlo en tu ficha de proyecto.