Seguimiento de proyectos: ¿cómo mantener alineadas a las partes interesadas?

¡No hay buena ejecución de la estrategia sin la adhesión de tus partes interesadas!

Vamos a interesarnos por métodos eficaces de gestión de proyectos moderna que permitirán a un equipo de proyecto influir positivamente en sus partes interesadas, ¡y de forma duradera!

Quizá te estés preguntando: «¿Y por qué debería interesarme este punto ciego de la gestión de proyectos?». ¡Porque la alineación de tus partes interesadas es un recurso crítico! Porque tu proyecto merece, en cada etapa, el compromiso fuerte y constante de sus partes interesadas.

Sí: el presupuesto y los esfuerzos de los miembros del equipo muy implicados en las tareas necesitan el apoyo y la alineación de personas más alejadas pero igualmente concernidas, y de forma duradera. Para avanzar con eficacia, el reto es mantener un buen nivel de energía y de compromiso alrededor del equipo de proyecto. Un verdadero desafío si no se aplican soluciones y métodos de trabajo modernos.

Nos centramos aquí en el concepto de seguimiento de proyecto y en cinco palancas para modernizar este enfoque dentro de tu organización.

Recordatorio: ¿qué es el seguimiento de proyecto?

Un repaso rápido por si llegas del planeta «no sé nada de proyectos»: el seguimiento de proyecto tiene como objetivo controlar la buena ejecución según la planificación establecida y la calidad esperada, que los recursos humanos, materiales y financieros se respetan, así como el estado de los hitos. Es una herramienta de control y de validación. Sirve a los objetivos del proyecto, así que tienes buenas razones para detenerte en él un instante.

Las partes interesadas, por su parte, son personas que tienen algún interés en el resultado de tu proyecto. Las personas que van a impactar en el proyecto o a verse impactadas por él a lo largo del tiempo. ¡Siempre hay más de las que crees! Esta noción, algo vaga, abarca realidades muy distintas. Cuando algo está borroso, hay gato encerrado. Te toca a ti aportar precisión. ¡Es un adagio bien conocido en gestión de proyectos!

Para profundizar en el tema, consulta nuestra gran guía de la conducción de proyectos.

El seguimiento de proyecto tradicional se ocupa poco (o mal) de las partes interesadas

• Desde hace años somos testigos de proyectos que, o bien descuidan a sus partes interesadas, o bien, en el extremo opuesto, quedan aplastados por el peso de sus partes interesadas.
• El propio proceso de gestión de proyectos presenta desviaciones enormes entre organizaciones con una fuerte cultura de proyecto, uniformizada y bien equipada, y otras más informales, pseudo«ágiles», incluso tóxicas para una empresa.
• Existe una «brecha de información» entre los managers de proyecto, la dirección general, el equipo y las partes interesadas internas y externas. Factor agravante: cuando la información llega a las partes interesadas, rara vez lo hace en un vocabulario inclusivo, en cristiano. Porque sí, ¡en el mundo tech el argot abunda! Intentemos hablar la misma lengua entre actores para alcanzar los mismos objetivos.
• Por último, alrededor de los propios proyectos, existe una tendencia general a la desvinculación en las grandes empresas.

¿Sigue siendo adecuada la matriz Poder/Interés de las partes interesadas?

Hablemos del stakeholder map, ese método de cartografía de las partes interesadas que se enseña en las formaciones de gestión de proyectos. Nos enseñan la importancia de un plan de gestión para situar a los distintos actores clave en una matriz poder de influencia / interés. Sin duda es una buena base de reflexión para formalizar tu estrategia y no olvidar a ninguna parte interesada. ¡Siempre hay más de las que crees! Atención: cada proyecto debe incluir a todo el mundo; los proveedores y subcontratistas también son partes interesadas.

Sin embargo, esquematizando a propósito, este enfoque del plan de proyecto supone concentrar la atención y la comunicación en las partes interesadas clave. En cierto modo, es no haber entendido la evolución cultural ligada a la digitalización de las organizaciones. Una evolución que ha permitido más horizontalidad en las relaciones dentro de la empresa. Todo el mundo cuenta. Cualquier colaborador debe poder interactuar con el seguimiento del avance del proyecto a través de medios de comunicación variados.

Seguimiento de proyecto: la llegada de las plataformas cambia las reglas del juego

¡Se acabó pilotar por email o con un blog de proyecto! Ahora tenemos una gestión de proyectos aumentada. Recuerda el ejemplo del automóvil y de los primeros reguladores y limitadores de velocidad. ¡Hoy se están generalizando! En el seguimiento de proyecto hay una modernización de los procesos en marcha. No dudemos de estas actualizaciones en curso. Y elijamos el mejor asistente, la mejor ayuda para todos los miembros del equipo.

5 palancas (modernas) para mantener la alineación de las partes interesadas con eficacia

La alineación no se decreta... se construye paso a paso, desde la sinceridad y el respeto mutuo. Cada parte interesada puede elegir alinearse o no, a pesar de las dificultades encontradas, o precisamente por ellas. Para facilitarnos la vida y encontrar pistas de solución, hemos listado 5 palancas de acción. Descubre aquí nuestra selección.

1. Establece el «porqué» claro de cada uno
2. Instaura rituales
3. Fija la transparencia al 100 %
4. Devuelve una dirección clara, ¡o todo el mundo se perderá!
5. ¡Sorprende a tus partes interesadas!

1. Establece el «¿por qué?» claro de cada parte interesada

Desde el encuadre del plan de proyecto, tus primeras consultas servirán para identificar el «porqué» claro de tus partes interesadas. ¡Por qué quieren implicarse en el proyecto! ¿Qué esperan de él a título personal?

Gracias a esta etapa entenderás con claridad qué es fundamental para ellas, su «misión».

Atención: en términos globales, seguramente estén de acuerdo con los objetivos del proyecto. ¡Profundiza! Porque en el detalle pueden decirte «no, esto no me gusta demasiado». Todo es normal. Lo fundamental en esta fase es formalizar el acuerdo. Todos los jefes de proyecto lo saben: lo que no está escrito no existe. Forma parte de las servidumbres del oficio. «Factualiza» y establece con ellas, en un acuerdo colectivo, los indicadores que se seguirán a lo largo de todo el proyecto.

Por último, recordémoslo: tras la conversación con los directivos, para una buena puesta en marcha, lleva este enfoque a todos los niveles y continúa con todas las partes interesadas de la transformación, para alinear de verdad todos los planetas de tu transformación digital.

El trabajo de cartografía con la matriz poder/interés descrito más arriba te servirá de punto de partida muy útil para trabajar esta palanca.

2. Instaura rituales con tus partes interesadas

¿Conoces la diferencia entre un ritual y un hábito? El primero se practica de forma «elegida»; el segundo, en modo «automático» y a veces «sufrido».

Cuida tus rituales con las partes interesadas. ¡Las rutinas y los rituales son lo que marcará el ritmo!

¿Quieres salir del «desalineamiento» crónico? Insufla el ritmo que el proyecto necesita. Normaliza, fija y «sacraliza» rituales claros en las agendas de las partes interesadas.

Por ejemplo:

• Todos los martes: un punto de sincronización y planificación del proyecto de media hora
• Todos los viernes*: el informe flash se envía automáticamente a todas las partes interesadas del seguimiento del proyecto

* sí, sí, ¡no una vez al mes...!

Llevará tiempo, cierto, pero merece la pena. Cuando estás implicado en una obra, ya no la criticas de la misma manera. Pasas a la co-construcción.

Ve más allá de la simple escucha y responde a las preocupaciones o quejas planteadas por las partes interesadas. Demuestra que estás dispuesto a conversar y a implicarte en una discusión significativa sobre los problemas encontrados durante el seguimiento de los proyectos.

Porque la transformación es ante todo una aventura humana, una comunicación transversal es indispensable. Si no, ¡la cosa puede escocer!

3. ¡Transparencia al 100 % = compromiso al 100 %!

Este mandato de transparencia es sin duda el más difícil de seguir. Y, sin embargo, es un verdadero marcador de respeto. Reforzará la confianza, y por tanto el compromiso, de las partes interesadas. Es una de las recetas para salir del círculo vicioso: silos de información → frustración → desvinculación. ¡Se acabaron los informes en un software de gestión de proyectos encerrado en silos y oculto!

Sé intransigente: cero conversaciones privadas, nada de silos de información en tus métodos de gestión de proyectos. Recordémoslo: ¡sin transparencia no hay compromiso! Cuantas más barreras ponemos y más intentamos ocultar, más se vuelve en nuestra contra. Nada bueno puede salir de la falta de transparencia hacia las partes interesadas.

Por supuesto, la información sensible es información sensible: guárdala en tu cajón y bajo llave. Pero intenta evitar los vacíos de información o de comunicación en los que no se dice nada por miedo. Si no, esto es lo que puede pasar en la mente de las partes interesadas: se inventan historias. ¿No les hablas del programa y de cómo avanza? ¡Se montan su propia versión! Y seguramente será peor que la realidad. Recuerda: la naturaleza aborrece el vacío.

Sé transparente con los plazos, la gestión de recursos, el cuadro de mando, el presupuesto, las herramientas de seguimiento, los datos: es la única manera de construir confianza.

Si fracasas, haz saber a la gente que estás fracasando. Si no sabes lo que haces, haz saber a la gente que no sabes lo que haces. Así de fácil.

Buena noticia: al contrario que las viejas herramientas de gestión de tareas y proyectos «en silos», con AirSaas podrás garantizar una transparencia total sobre el avance de los proyectos, las decisiones, los objetivos, los medios, ¡y los resultados!

Objetivo: 100 % de visibilidad sobre el estado de salud y el desarrollo del proyecto.

4. Una dirección clara, o todo el mundo se perderá

Da y recuerda el sentido del proyecto dentro de la estrategia puesta en marcha por la empresa.

Vuelve a compartir con frecuencia, más allá de la evolución del proyecto, la «gran imagen», el sentido global de aquello a lo que cada uno contribuye.

¿Ya se dijo en el kick-off? Sí, y ha llovido mucho desde entonces. En una época de sobreinformación crónica, es más que probable que muchas de tus partes interesadas hayan olvidado la mitad de la información clave sobre el sentido y el alcance del proyecto.

¿A qué objetivos estratégicos contribuye el proyecto? ¿En qué programa de transformación se inscribe? ¿Cuál es el valor de negocio creado para la empresa y sus clientes?

En resumen: ¡levantemos la cabeza del manillar!

Confucio (¡otra vez él!) lo subrayaba: «Si no sabes adónde vas, cualquier camino te llevará allí». Del mismo modo, en un programa de transformación, si no tienes plan, ¡acabarás siguiendo el plan de otro!

La gestión de cartera de proyectos, o el project management por sí solo, necesitan hojas de ruta colaborativas.

El objetivo sigue siendo ver claro en la gestión de proyectos para tomar decisiones y priorizar por el valor, de forma colaborativa ¡y en continuo!

Y recordémoslo: una desviación en la trayectoria ocurre constantemente. En un mundo cambiante, ¡lo importante es ajustar! Los planes directores a tres años están muertos: ¡vivan las rolling roadmaps colaborativas que se actualizan sin perder el rumbo de los objetivos!

5. Añade diversión, sorprende a tus partes interesadas

Un proyecto de transformación sacude las organizaciones, los procesos, los hábitos... fuera de tus reuniones de seguimiento de proyecto, cuida a tus partes interesadas en esta fase de transición.

A fuerza de centrarnos en la gestión de riesgos, los objetivos y el valor, acabamos olvidando que todos compartimos una gran necesidad de variedad, placer, creatividad... En resumen: ¡varía los placeres! Sé auténtico y divertido.

• Utiliza herramientas visuales: GIF y todo tipo de «artefactos» ligeros
• Renueva tus procesos recurriendo al repertorio de juegos ágiles «que hacen el trabajo»
• Agradece a cada parte interesada del proyecto con un regalo al cierre de un gran hito o de plazos importantes
• Cambia el lugar del comité de proyecto, su hora, su formato...
• Invita a personalidades externas a la empresa*

* Consejo de CIO:

A veces se puede recurrir a personalidades externas a la empresa para devolver energía a la visión o a la ejecución del proyecto, o recurrir a expertos que ayuden a aclarar ciertos temas y/o a eliminar ciertos sesgos cognitivos potencialmente bloqueantes de algunas partes interesadas.

Un truco de doble filo, eso sí. Porque el «invitado sorpresa» puntual puede resultar totalmente fuera de lugar: un elemento perturbador cuyo valor añadido es muy relativo. Si es un experto, ¿por qué no pedirle que redacte una nota de recomendación sobre un tema concreto y enviarla a las personas implicadas antes de la reunión? En resumen: ¡sorprende e innova siempre con moderación y criterio!

Puntos clave

Más allá, pues, del prerrequisito de una cartografía dinámica de las partes interesadas y de las primeras palancas presentadas, tengamos muy presente el lado humano, y por tanto complejo, de un proyecto de transformación. ¡Es lo que le da su sabor!

¿Ya tienes todas las claves para apoyarte en tus partes interesadas? Sabes cómo poner en marcha un método pragmático. Para rematar la jugada, el equipo de los Pro. de la Transfo. te propone descubrir un artículo especial sobre el plan de comunicación del proyecto: ¿cómo evitar el fracaso?