Tres innovaciones y tendencias que revolucionan la gestión de cartera de proyectos

En un estudio publicado con motivo del Program & Portfolio Management Summit de junio de 2020, el instituto de estudios Gartner anunciaba que "de aquí a 2030, el 80 % de las tareas relacionadas con la gestión de proyectos se eliminarán a medida que la inteligencia artificial asuma las funciones tradicionales de esta disciplina, como la recopilación, el seguimiento y el reporting de los datos."

Gartner matizaba su previsión añadiendo que «El mercado se centrará primero en ofrecer ventajas adicionales en términos de experiencia de usuario para los profesionales de la gestión de proyectos y, más adelante, les ayudará a convertirse en mejores planificadores y gestores».

Más allá del efecto de anuncio de marketing, ¿qué ocurre en la práctica en las empresas hoy en día?

¿Con qué sueñan nuestros algoritmos? ;-) ¿Cómo afectará la tecnología a la gestión de la innovación?

Cada vez más aspectos de la gestión de proyectos podrán realizarse con IA. Ejemplos: gestión de recursos y costes, cuadros de mando de reporting, detección de desviaciones en el presupuesto o en los planes…

En este artículo nos centraremos en una dimensión concreta, haciendo zoom en tres innovaciones en torno a los usos que nos parecen relevantes.

• El auge del uso de las API para una interconexión cada vez más fuerte de las herramientas de gestión de cartera de proyectos con los ecosistemas de aplicaciones de tu empresa.
• La importancia que ha cobrado el diseño de las interfaces y la movilidad en la concepción de las herramientas de cartera de proyectos
• Y por último, los avances tecnológicos en torno a la IA: automatización, data-to-text, análisis predictivo, big data, chatbots...

Y, ¡alerta de spoiler! No hablaremos solo de altísima tecnología, sino también de rupturas en los usos. En particular en el segundo eje de innovación, ligado al diseño de las soluciones actuales de gestión de cartera de proyectos.

Cerrar la brecha entre visión y ejecución. Esa es la promesa de las herramientas de gestión de cartera de proyectos. ¡Veamos más de cerca qué puede contribuir a facilitar este camino!

PPM: tres innovaciones que marcan la diferencia

La tendencia de fondo: la interconexión de las herramientas

¡Los PPM innovadores ya no intentan hacerlo todo solos!

Las integraciones y las conexiones SaaS se han desarrollado mucho recientemente, y las empresas quieren una herramienta de cartera de proyectos que funcione con sus tecnologías existentes.

Y es que las distintas áreas de negocio de la empresa tienen sus herramientas cotidianas preferidas.

Herramientas como Atlassian JIRA, Wrike, Microsoft Azure DevOps, Asana y Trello han cambiado la forma en que los jefes de proyecto planifican, asignan y comparten las acciones.

Herramientas de análisis de negocio como Power BI y Tableau han simplificado la creación de cuadros de mando.

Por último, herramientas como Slack y Teams han contribuido a agilizar parte de la comunicación dentro de las organizaciones. Especialmente desde la pandemia.

Recordémoslo: es inútil llevar la gestión del cambio en todos los frentes a la vez. La interconexión de las herramientas a través de las API permitirá reforzar ciertos usos ya arraigados aprovechando al mismo tiempo una vista macro mediante una herramienta de pilotaje estratégico, como AirSaas, por ejemplo. :-)

En este contexto de "best of breed" ampliado, el uso de una solución macro interconectada con las distintas herramientas te ofrecerá lo mejor de cada uso. En algunos casos se habla de "software paraguas" para describir este posicionamiento meta.

Ojo, eso sí: con una especie de proliferación de SaaS diseminados por toda la empresa, puede ser útil pararse regularmente a formalizar una carta de usos objetivo de tu "tooling" SaaS interno. Por ahora, el récord conocido es el de 224 SaaS utilizados en Doctolib. Fuente: Sébastien Louyot - Director de IT Services en Doctolib, en el episodio 37 del pódcast CIO Révolution producido por AirSaas

A nivel de cartera, en concreto este enfoque permite la recopilación, la automatización en tiempo real y la sincronización de una plataforma con tu ecosistema de datos.

En AirSaas puedes, por ejemplo:

• Recuperar tu lista de proyectos con sus atributos
• Añadir el tiempo dedicado por equipo y por proyecto en tus proyectos AirSaas
• Recuperar la lista de hitos de un proyecto
• Recuperar y modificar los presupuestos de un proyecto
• y otras por venir

La última integración de AirSaas: Teams

Teams se ha convertido en la herramienta principal de la comunicación interna en las empresas.

No todos los empleados de tu organización disponen de una licencia de AirSaas y, aun así, ¿necesitas embarcar a los key users en tus proyectos?

Una vez añadido Teams a tu espacio de trabajo AirSaas, puedes conectar un proyecto al canal de Teams que elijas.

En concreto, una vez "conectadas" las dos aplicaciones, las publicaciones importantes de ese proyecto pueden enviarse a Teams (publicación estándar, puntos de éxito, puntos de atención, decisiones y actas). También los cambios de estado de las decisiones, de los puntos de atención, de la salud del proyecto y del riesgo (solo si llevan un mensaje asociado).

En el marco de esta integración AirSaas/Teams, también tendrás la posibilidad de recuperar la lista de tus decisiones pendientes y tomar una decisión en un proyecto sin salir de Teams. ¡Queda demostrado!

Las herramientas PPM de nueva generación permiten, por tanto, una mejor integración de aplicaciones. Las aplicaciones integradas o sincronizadas permitirán a todas las partes interesadas unir mejor sus fuerzas en los proyectos, fusionando intereses y haciendo que la inversión tecnológica dé sus frutos en términos de cuota de mercado.

Las integraciones son esenciales porque permiten automatizar ciertas etapas y eliminar muchos de los errores que comete la gente.

La tendencia del minimalismo y un diseño UX y UI potente al servicio de la experiencia del empleado

¡Los PPM innovadores hacen que a las áreas de negocio les apetezca pasar tiempo en la herramienta!

Invitar a las áreas de negocio y a los referentes de la transformación a contribuir en un ERP, un archivo de Excel o un Gantt... se acabó. Las UI de primer nivel son un must have.

Si quieres generar ganas... ofrece una solución innovadora también en este eje. Coloca este criterio en un buen lugar de tu tabla de decisión. Una vez más, no es la cobertura funcional de la herramienta lo que cuenta... ¡es su adopción lo más amplia posible! El objetivo es facilitar la subida y la circulación de la información mediante distintas tácticas, en particular haciendo que a los usuarios les apetezca "cuidar" sus datos con regularidad.

Sobre este tema del minimalismo, ¡no olvidemos la importancia del móvil!

CNBC informa de que el 72,6 % de las personas usarán el teléfono para acceder a Internet de aquí a 2025.

Mientras el digital se vuelve "mobile first", esto plantea retos de diseño, como la creación de interfaces ligeras y responsive adaptadas a estos nuevos usos.

Lo has entendido: ¡el minimalismo en la gestión de cartera de proyectos está de moda!

Citemos por ejemplo el auge del Lean Portfolio Management (LPM), que ilustra esta búsqueda de sobriedad... el buzzword del momento.

Por último, la innovación en el campo de la experiencia de usuario / empleado pasará también por la forma en que el editor gestiona su comunicación con las comunidades de usuarios. Proponer un espacio abierto que permita interactuar sobre las distintas features actuales o futuras. Disponer de vídeos cortos centrados en los usos clave... nada de esto es una innovación tecnológica. Pero aporta una ruptura de uso con un enfoque de producto abierto. Para una apropiación cada vez mayor por parte de las partes interesadas. Una vez más, como habrás entendido, este criterio discreto debe tenerse en cuenta. ¡Sí, un PPM puede tener una UX de primera y una comunicación de producto eficiente!

¡La innovación a veces es simple!

Un ejemplo: el día en que una célebre marca de kétchup propuso simplemente dar la vuelta a la botella para apoyarla boca abajo en la mesa... todo el mundo la siguió. Pero más allá de la anécdota, ¡el uso de estas botellas mejor adaptadas al contexto de los consumidores se disparó! Eso es lo que está en juego en la innovación en gestión de cartera: la adopción más allá de IT, por el resto de la empresa y sus áreas de negocio.

La tendencia "algoritmos y robots": automatizaciones, hiperpersonalización e IA al servicio de la gestión de cartera de proyectos

La inteligencia artificial (IA) remite a "una aplicación capaz de procesar tareas que, por ahora, realizan de forma más satisfactoria los seres humanos, en la medida en que implican procesos mentales de alto nivel como el aprendizaje perceptivo, la organización de la memoria y el pensamiento crítico". Así definió este concepto en 1956 el científico estadounidense Marvin Lee Minsky, considerado el padre de la IA.

Aunque buena parte de estas funcionalidades están disponibles desde hace años (el concepto se remonta a casi cuatro décadas), los avances tecnológicos recientes permiten disponer de mejores herramientas de asistencia al pilotaje de la transformación.

Ejemplo 1: la IA en modo asistente, con las tecnologías de generación de texto

La generación de texto es una de las tendencias actuales del machine learning: sistemas de IA que aprenden absorbiendo miles de millones de palabras extraídas de internet y generan texto en respuesta a diversas peticiones.

En concreto, se trata de ayudar a los usuarios en la generación de contenidos. Porque sí, no a todo el mundo le gusta redactar ni siempre le apetece dedicarle tiempo.

Las tecnologías de generación de texto se basan, entre otras cosas, en GPT-3, el algoritmo de OpenAI.

Hablamos aquí de una IA que ayudará a crecer en la competencia. Podemos citar, por ejemplo, las funciones de detección del tono en los mensajes, que pueden sugerir otras opciones a los redactores.

Ejemplo 2: generación automática de reporting para la toma de decisiones

En AirSaas ofrecemos un cuadro de mando automatizado que reduce considerablemente los gastos generales ligados a los reportings manuales. El equipo directivo y todas las partes interesadas tienen los datos al alcance de la mano para tomar decisiones en tiempo real.

Este enfoque permite automatizar de forma inteligente la recopilación de la información que necesitas para elaborar tu reporting.

La recopilación, el análisis y la comunicación de datos representan una gran parte de la disciplina del PPM. La IA mejorará los resultados de estas tareas, incluida la capacidad de analizar los datos más rápido que los humanos y de utilizar esos resultados para mejorar el rendimiento global.

Los proyectos se apoyan en grandes conjuntos de datos de información estructurada. Hasta hace poco, los data scientists tenían que «conectar los puntos» manualmente. No es de extrañar que la inteligencia artificial llegue a la gestión a nivel de cartera.

Citemos también el caso de uso del alerting cuando algo corre el riesgo de torcerse en el proyecto. Por ejemplo, la alerta automática de interdependencias.

Después de la recopilación, la automatización de los envíos de reporting también es una funcionalidad "nice to have".

Por supuesto, nada de esto sustituye a un comité de proyecto o de dirección... No decimos eso. Pero, bien utilizadas, estas distintas automatizaciones permiten liberar tiempo para los jefes de proyecto... Y de regalo... ¡ya nadie podrá decir "no lo sabía"!

Para recordar: la tecnología es una ayuda valiosa para el pilotaje de la cartera de proyectos

Acabamos de repasar tres de las innovaciones tecnológicas y de usos que revolucionan la gestión de cartera de proyectos.

Las promesas de la IA como asistente del pilotaje están a punto de cumplirse.

• Servicios de asistencia de alta calidad, como chatbots y otros asistentes automatizados, pueden aligerar tu carga de trabajo.
• El procesamiento del lenguaje natural (NLP) y el control por voz simplifican el software
• La ecuación mágica para triunfar en tu transformación con herramientas de gestión de cartera de proyectos es: ¡Experiencia de usuario + Automatización x Servicio!

No olvidemos, sin embargo, que el mayor cambio es humano. Y esa es otra historia que te propondremos en un próximo artículo del blog Pro de la Transfo.

Dicho esto, a modo de teaser, terminamos este artículo con una apertura hacia dos macrotendencias organizativas a tener en cuenta desde hoy en el diseño de tu estrategia de transformación.

La informática dirigida por el negocio

La descentralización de la informática está en marcha. La informática dirigida por el negocio —donde los empleados, y no IT, deciden qué tecnología utilizar— promete hacer a los trabajadores más productivos, reaccionar más rápido a las condiciones del mercado y aumentar la satisfacción en el trabajo. Las empresas pueden prepararse para esta tendencia adoptando políticas para gobernar y securizar la tecnología adquirida mediante un proceso de compra descentralizado, en lugar de un proceso de tipo command & control que ignore el shadow IT y la descentralización en marcha.

Hacia un modelo de gestión de cartera adaptativo centrado en la creación de valor

La idea es concentrarse en la transformación de la organización de "Proyectos" a "Productos", porque los proyectos siempre llegan tarde, mientras que los productos se publican en continuo.

Muchas organizaciones han «coqueteado» con el PPM. Probaron evaluaciones numéricas o medidas formales para la selección y la priorización de proyectos, y las rechazaron rápidamente por rígidas, devoradoras de tiempo o por dar resultados erróneos.

El PPM "de toda la vida" cede progresivamente el paso a una herramienta PPM de nueva generación con una gestión de cartera aligerada y sus flujos de valor, que parecen ser el próximo "big thing" o una supertendencia en la gestión a nivel de cartera. Los flujos de valor son grandes «equipos», capaces de formarse, organizarse y, al parecer, tomar mejores decisiones a nivel de cartera en una carrera por aportar más valor más rápido.