El macro planning: por qué y cómo utilizarlo

El encuadre del proyecto es una fase esencial de la gestión de proyectos para definir con eficacia el plan que se prevé ejecutar y llevarlo a buen puerto. El macro planning, por su parte, es la herramienta perfecta para comunicar lo que se ha definido durante la fase de encuadre: de un vistazo, todas las partes interesadas pueden hacerse una idea de las próximas etapas y de los plazos asignados. ¡Es el soporte de comunicación ideal para tu comité de seguimiento, que se integrará en tu informe flash!

¿Qué es un macro planning?

En la fase de inicio del proyecto, elaborar plannings es una de las primeras cosas que se aprenden en gestión de proyectos. Es un elemento indispensable para quien quiera garantizar un proyecto de calidad, sin disparar los costes y cumpliendo los plazos.

Esta tarea suele recaer en el jefe de proyecto: el planning será una herramienta de trabajo primordial para él y su equipo. Por tanto, un planning debe ser lo bastante detallado para contener la información principal para el buen desarrollo del proyecto.

Pero si el jefe de proyecto se sirve de la planificación para comunicarse con su equipo, también necesitará hablar de ella con otros actores: su superior, el patrocinador del proyecto, proveedores externos o incluso los futuros usuarios del producto creado.

¡Y aquí es donde entra en juego el macro planning!
Si el planning clásico, muy detallado, suele ser demasiado complejo para una persona que no trabaja en el proyecto de forma permanente, el macro planning es ideal como soporte de comunicación con todos estos tipos de actores.

Estos últimos necesitarán una visión sintética de los puntos principales del proyecto, una "vista de helicóptero" que recorra las grandes fases y los hitos principales.

La definición de un macro planning es, por tanto: un planning simplificado que debe ser agradable y fácil de leer; ¡idealmente cabe en una sola página!

Por todas estas razones, el macro planning se considera uno de los soportes de comunicación más útiles en los comités de seguimiento o los comités de dirección. Cada participante puede captar los aspectos principales del proyecto de un vistazo, lo que facilita los debates.

Este macro planning se creará al inicio del proyecto y permitirá asegurar la comunicación con todas las partes externas al proyecto durante toda su ejecución. Al igual que un planning clásico, ¡también deberá actualizarse continuamente!

Macro planning y micro planning: ¿en qué se diferencian?

Para simbolizar el macro planning hemos utilizado la imagen de una "vista de helicóptero", que permite tomar altura y tener una visibilidad global de las grandes fases del proyecto en unos segundos.

Si hubiera que simbolizar el micro planning de la misma manera, este sería más bien una "vista al microscopio" de la planificación del proyecto.

A diferencia del macro planning, el micro planning se centra en un perímetro mucho más pequeño dentro del proyecto (a menudo una tarea, o incluso una de las fases de una tarea), pero también profundiza mucho más.

Como el micro planning es extremadamente detallado, lleva mucho tiempo elaborarlo: ¡no es raro que un micro planning esté al minuto!

Si el micro planning resulta práctico cuando hay que examinar con lupa un proceso o una tarea, adolece evidentemente de un defecto que lo hace inútil en muchas situaciones: es vulnerable a cualquier imprevisto y exige una actualización permanente, dependiente del avance real del proyecto.

El macro planning y el micro planning del proyecto son, por tanto, dos herramientas muy diferentes que tienes a tu disposición: ¡utilízalas con inteligencia según tus necesidades!

¿Por qué utilizar un macro planning en la gestión de proyectos?

Como el micro planning, el macro planning tiene su parte de ventajas e inconvenientes. Aquí tienes una lista de los principales.

Las ventajas de un macro planning

• Al ser sintético, el macro planning se elabora muy rápido
• Todas las grandes fases del proyecto quedan resumidas de un vistazo
• Un documento comprensible por todos, incluidas las personas externas al proyecto
• El macro planning no tiene que actualizarse constantemente

Los inconvenientes de un macro planning

• Ofrece un grado de precisión demasiado bajo para bastarle al equipo interno del proyecto
• El macro planning no es lo bastante detallado para permitir el reparto de la lista de tareas y de la carga de trabajo.

¿Cómo crear un macro planning?

Como hemos señalado, el macro planning se elabora desde la fase de inicio del proyecto. Se integrará en tu acta de constitución del proyecto

Sin embargo, en esta fase del proyecto todavía no existe un pliego de condiciones que detalle el conjunto de tareas a realizar.

Las diferentes etapas de creación de un macro planning

Así, para crear tu macro planning, tendrás que pasar por varias etapas clave:

1. Estima cuáles son las fases principales que constituirán el proyecto y sus plazos
2. Vincula los hitos clave principales (es decir, las grandes fechas límite) a cada una de esas fases principales
3. Establece las dependencias entre las distintas fases, si existen
4. Define el tiempo previsto necesario para completar cada una de esas fases

Lo ideal es conseguir reunir en torno a la mesa a cada uno de los responsables de las macrotareas que habrá que ejecutar. De esta manera tendrás una estimación de la duración de las tareas que no será perfecta, pero que tendrá el mérito de ser realista.

Además, reuniendo a las personas adecuadas para la elaboración del macro planning, el ejercicio debería cerrarse rápido: si todas las personas competentes están en la mesa, ¡tu macro planning estará redactado en menos de una hora!

Las herramientas clave para crear tu macro planning

Probablemente ya dispones de una herramienta que te permite crear y gestionar tu macro planning en el día a día.

Por ejemplo, un macro planning puede adoptar la forma de:

• Una hoja de cálculo de Excel de lo más sencilla
• Una diapositiva de PowerPoint bien montada
• Una herramienta de calendario de proyecto colaborativa
• Tu software tradicional de gestión de proyectos o de gestión de tareas, como Trello o Asana

Lo más importante es que esa herramienta te permita visualizar fácilmente las fases principales del proyecto, sus hitos clave y sus dependencias. Cuanto más legible sea, mejor lo asimilarán los equipos que lo necesitan.

¿Se puede prescindir de un diagrama de Gantt para un macro planning?

El diagrama de Gantt es un poco el "must-have" de todos los jefes de proyecto principiantes en gestión de proyectos que buscan tranquilizar a las partes interesadas. Y sin embargo, ¡su lectura es un auténtico matapasiones! Un poco como cuando invitábamos a los compañeros a programas como Excel o MS Project. La ventaja del macro planning es precisamente que le habla a todo el mundo. Necesitamos ver con claridad los hitos y los plazos, no las tareas.

La gestión de proyectos eficaz no se limita, en efecto, al uso de software: es un acto de management. Es un conjunto de procesos que una organización macro permitirá hacer más visibles.

El macro planning y el diagrama de Gantt son dos herramientas de planificación que los equipos utilizan a menudo en el ámbito de la gestión de proyectos. El macro planning es un plan global y estratégico que permite identificar las grandes fases y los objetivos a alcanzar, mientras que el diagrama de Gantt es una herramienta más detallada y operativa que permite planificar las tareas a realizar y su duración.

El macro planning es, por tanto, una herramienta de gestión de proyectos más adecuada para la fase de planificación global de un proyecto, mientras que los diagramas de Gantt se adaptan mejor a la planificación operativa y al seguimiento de tareas. Se recomienda, pues, utilizar ambas herramientas de forma complementaria para una planificación eficaz y completa.

La agilidad como alternativa en la planificación

Un recordatorio sobre el origen. En febrero de 2001, en Estados Unidos, 17 especialistas en desarrollo de software proponen un cambio de enfoque en la gestión de proyectos. Más empírica y menos predictiva, esta alternativa parte de la hipótesis de que los ciclos clásicos de desarrollo de software ya no responden a las restricciones y exigencias de unas organizaciones en constante evolución. ¡Había nacido el Manifiesto ágil! 4 valores y 12 principios clave.

Utilizar un macro planning en agilidad es una forma eficaz de visualizar las grandes fases y los hitos importantes de un proyecto sin dejar de ser flexible para responder a los cambios de la realidad. Permite dar una visión global del proyecto e identificar las dependencias y los riesgos potenciales. Esto puede ayudar a planificar mejor los recursos necesarios, los plazos y los costes.

Aquí tienes cómo utilizar un macro planning en agilidad:

1. Identifica las grandes fases del proyecto: En agilidad, las grandes fases del proyecto suelen definirse en función de los entregables. Por ejemplo, en un proyecto de desarrollo de software, las fases pueden incluir la planificación, el análisis, el diseño, el desarrollo, las pruebas y el despliegue. Es importante implicar a todas las partes interesadas para identificar estas grandes fases y asegurarse de que todos están de acuerdo con su orden y su contenido.
2. Define los hitos importantes: Una vez identificadas las grandes fases, es importante definir los hitos importantes que ayudarán a seguir la progresión del proyecto. Los hitos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales (SMART). Pueden incluir entregables como documentos, versiones de software, pruebas superadas, formaciones, despliegues, etc.
3. Crea un (macro) diagrama de Gantt: un diagrama de Gantt es una herramienta de visualización que permite representar en el tiempo las grandes fases del proyecto y los hitos importantes. Es importante actualizarlo con regularidad para reflejar la progresión real del proyecto. El diagrama de Gantt puede compartirse con todas las partes interesadas para facilitar la comunicación y la colaboración.
4. Mantente flexible: en agilidad, es importante mantenerse flexible y adaptarse a los cambios de la realidad. El macro planning debe utilizarse como una hoja de ruta global y no como un plan estricto. Es importante actualizarlo con regularidad en función de la evolución del proyecto. Cada hito puede revisarse, añadirse o eliminarse según los cambios de prioridades y los obstáculos encontrados.

Utilizar un macro planning en agilidad es uno de los medios eficaces para visualizar las grandes fases y los hitos importantes de un proyecto sin perder la flexibilidad para responder a los cambios de la realidad. Permite a la vez planificar mejor los recursos necesarios, los plazos y los costes, y también comunicar mejor. Sin embargo, es importante mantenerse realmente flexible y estar preparado para adaptarse a los cambios de la realidad de ese famoso mundo VUCA (volátil, incierto, complejo y ambiguo).

El no estimate: ¿un enfoque radical y honesto del macro planning?

¿Conoces la corriente del no estimate? En Francia la ha popularizado el coach ágil Frédéric Le Guedois, ¡cuyas conferencias llenan las salas!

Se trata de un funcionamiento basado en la confianza mutua, la priorización y la agilidad. Se apoya, en cierto modo, en el modelo de "time and materials", con facturación por tiempo trabajado. Si el presupuesto es variable para ganar flexibilidad, el tiempo de la misión y los equipos dedicados al proyecto pueden fijarse por adelantado.

5 argumentos a favor del "no estimate":

1. Ahorro de tiempo: la estimación de proyectos puede llevar mucho tiempo y no garantiza la precisión de los resultados. El "no estimate" permite concentrarse en las tareas importantes en lugar de perder tiempo intentando predecir el futuro.
2. Evita los sesgos: la estimación puede verse influida por sesgos cognitivos, como el efecto halo o el sesgo de confirmación, que pueden falsear los resultados. Al evitar la estimación, se pueden esquivar esos sesgos y obtener resultados más justos.
3. Fomenta la adaptabilidad: cuando las estimaciones se toman como compromisos firmes, pueden generar resistencia al cambio e inflexibilidad. El "no estimate" fomenta un enfoque más adaptativo al permitir una mayor flexibilidad para responder a los cambios de prioridades y a los imprevistos.
4. Reduce el estrés: las estimaciones pueden estresar a los miembros del equipo, porque pueden percibirse como compromisos estrictos y difíciles de cumplir. El "no estimate" permite reducir ese estrés al dejar que el equipo se concentre en la calidad y la entrega en lugar de en plazos rígidos.
5. Mejora la transparencia: las estimaciones pueden percibirse como subjetivas y ser malinterpretadas por las partes interesadas. El "no estimate" hace el proceso más transparente al poner el acento en la colaboración.

Conclusiones: lo que hay que recordar

El macro planning es complementario al micro planning, que ofrece una vista más detallada de las tareas y los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto. El macro planning resulta ser un must-have, sobre todo si tienes que pilotar una cartera de proyectos considerable.

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