¿Cómo pasar tu empresa al modo proyecto?

Pasar al modo proyecto supone ir un paso más allá y repensar toda tu organización: desde la definición del proyecto común y su comunicación, hasta la estructuración de los equipos ¡y de su líder!

Descubre aquí las buenas razones y las claves para adoptar esta forma de trabajar.

¿Qué es el modo proyecto?

El funcionamiento en modo proyecto puede describirse mediante tres características principales:

• Una organización en torno a un entregable común
• Un equipo multidisciplinar
• Coordinado por un director de orquesta: el jefe de proyecto

Una organización en torno a un proyecto común

Todo el equipo y la metodología implantada deben pensarse en torno al proyecto, ya sea en cuanto al presupuesto, los plazos asignados a cada tarea o los métodos de trabajo elegidos. Toda la organización debe centrarse en un objetivo preciso: la realización óptima del proyecto.

Uno de los principales retos del modo proyecto consiste en establecer una colaboración eficaz entre todas las personas implicadas en el proyecto, teniendo en cuenta, sobre todo, las misiones que cada uno debe realizar en paralelo.

El equipo ideal para llevar a cabo un proyecto está formado por personas con perfiles diferentes: sus competencias, cualificaciones y conocimientos deben ser complementarios y cubrir todo el espectro del proyecto.

La elección del equipo es, por tanto, una de las etapas más importantes para conseguir trabajar de verdad en modo proyecto.

Equipos transversales

Para poder reunir todos los perfiles necesarios para llevar a cabo el proyecto, los equipos que trabajan en modo proyecto suelen proceder de departamentos distintos. Habitualmente pueden trabajar en departamentos diferentes dentro de una misma empresa.

Aunque esta transversalidad de los equipos resulta práctica para componer el equipo ideal, también tiene consecuencias en varios aspectos de tu organización:

• No todo el mundo tiene la misma madurez metodológica. Tu metodología de trabajo debe pensarse teniendo en cuenta las diferencias entre cada uno de los miembros de tu equipo (hábitos propios de su departamento, de la cultura de su empresa, herramientas distintas…).
• La gestión del equipo: también debe adaptarse a la diversidad de los perfiles y a las particularidades del proyecto. El jefe de proyecto no es el “jefe” de las personas, sino el líder del proyecto. Es responsable del trabajo de los demás.
• Como las personas proceden de distintos ámbitos o departamentos, hay que ser muy claro sobre el tiempo disponible de cada uno, y ello durante todo el proyecto. Acota una “bolsa de tiempo”.

Por último, para cohesionar a los miembros de tu equipo a pesar de sus diferencias, será primordial estructurar el equipo en torno al interés común que todos comparten. Habrá que comunicar de forma continua el impacto que este proyecto puede tener en la empresa y en los clientes.

Un equipo coordinado por un jefe de proyecto

Para unir a tu equipo en torno al proyecto, es indispensable nombrar a un jefe de proyecto.

Su papel será asegurar la realización del proyecto a través de distintas funciones:

• Reparte las tareas entre los miembros del equipo según las competencias de cada uno
• Fija los plazos asignados a cada tarea y se asegura de que se cumplan
• Dirige las reuniones de equipo y acompaña a cada uno de los colaboradores
• Garantiza un seguimiento global de todo el proyecto e informa con una herramienta de gestión
• Moviliza a los sponsors del proyecto cuando es necesario
• Vela por que las decisiones las tomen las personas adecuadas en los plazos adecuados

El jefe de proyecto debe, por tanto, estar dotado de una personalidad fuerte, para imponerse ante su equipo cuando sea necesario, volver a movilizarlo si baja el ritmo y, en un sentido más amplio, compartir su visión del camino hacia el objetivo común: ¡la realización óptima del proyecto!

¿Por qué trabajar en modo proyecto?

Si consigues crear una simbiosis entre los distintos miembros del equipo y las competencias que aportan, trabajar en modo proyecto presenta numerosas ventajas.

• Se rompe la organización piramidal clásica y las fricciones que genera
• Se rompen los silos entre departamentos, lo que mejora la coordinación de los colaboradores
• Se obtiene una visión precisa de las tareas que componen el proyecto y de los plazos asignados
• La comunicación entre los miembros del equipo se optimiza y el intercambio de información se simplifica
• Se responsabiliza a los colaboradores, lo que estimula su motivación, su inteligencia colectiva y su capacidad de innovar
• La carga de trabajo se reparte mejor entre los miembros del equipo, y también en el tiempo
• La cohesión de tu equipo se refuerza, lo que desarrolla la cooperación y la confianza entre los colaboradores

Todas estas ventajas del modo proyecto tienen dos consecuencias en la realización de tus proyectos. En primer lugar, puedes emprender proyectos complejos: todas estas ventajas permiten a tus equipos realizar proyectos imposibles de ejecutar sin este modo particular de organización. En segundo lugar, tus proyectos avanzan más rápido, suelen costar menos y son de mejor calidad.

Sin embargo, hay un precio que pagar: implantar el modo proyecto es complejo y requiere dedicarle tiempo. En efecto, si los colaboradores seleccionados no están lo bastante disponibles, si el presupuesto asignado no está en línea con los objetivos o si no consigues reunir en torno a un objetivo común a los perfiles heterogéneos que has elegido, lo más probable es que tu proyecto fracase.

Por suerte, existen buenas prácticas para conseguir trabajar en modo proyecto.

¿Cómo trabajar en modo proyecto?

Formar tu equipo de proyecto

El primer paso es reunir a las personas adecuadas en torno a tu proyecto. Debes hacerte varias preguntas:

• ¿Qué cualidades y competencias se necesitan para llevar a cabo mi proyecto?
• ¿Los perfiles que selecciono son complementarios y capaces de trabajar juntos?
• ¿Los colaboradores tienen suficiente disponibilidad para cumplir con sus tareas?
• ¿Se sienten lo bastante implicados en el proyecto en el que van a trabajar?

Una vez formado el equipo de proyecto, hay que asignar los roles y las responsabilidades a cada uno de los miembros del grupo.

Este paso permite responsabilizar a cada colaborador de las tareas que se le asignan y optimizar la cooperación, en la medida en que cada uno tiene su ámbito de competencia bien delimitado.

Después del equipo, ¡hay que encontrar al jefe de proyecto ideal!

Encontrar al jefe de proyecto adecuado

Tienes que encontrar el perfil capaz de dirigir bien a tu equipo.

Será el garante de la buena ejecución del proyecto a lo largo de toda su realización: reparto de tareas, planificación, coordinación de los participantes y gestión del grupo.

En cuanto a soft skills: debe ser capaz de federar, de unir, pero también de hacer respetar sus decisiones, sobre todo porque a veces no tiene una superioridad jerárquica fuerte respecto a los demás colaboradores.

El jefe de proyecto debe poseer, por tanto, fuertes competencias de gestión, relacionales y de comunicación para orquestar y pilotar el modo proyecto.

Definir el proyecto: la utilidad de un pliego de condiciones del proyecto

Aunque no exista un modelo universal aplicable, es indispensable definir claramente los límites de tu proyecto. Sin ello, el jefe de proyecto y su equipo no tendrán información suficiente para asegurar el logro de sus objetivos.

Hay, pues, una lista de elementos (no exhaustiva) que definir antes del proyecto:

• El contexto y los retos del proyecto
• Los objetivos a alcanzar
• El presupuesto asignado
• Una estimación de la carga inicial máxima
• Las herramientas y métodos previstos
• Los recursos humanos disponibles
• Los riesgos potenciales
• Los plazos a respetar en el calendario del proyecto
• El lugar del proyecto respecto al conjunto de otras iniciativas

Estos contenidos servirán tanto para elegir la composición de tu equipo como para asegurar la gestión del proyecto a lo largo de toda su realización.

Esta información debe quedar recogida en un pliego de condiciones: será el documento común que centralice todos estos elementos para el conjunto de las partes interesadas del proyecto.

Poner estos elementos por escrito facilita la cooperación: evita malentendidos o solapamientos en las tareas asignadas y reduce así las fricciones potenciales en tu equipo.

El pliego de condiciones puede basarse en el acta de constitución redactada antes del proyecto, y conviene completarlo durante la ejecución del proyecto.

Sensibilizar sobre el modo proyecto

Aunque el modo proyecto presenta numerosas ventajas, conviene recordar que está muy alejado de los métodos y de la organización tradicional a la que tus colaboradores están acostumbrados.

Y como todo cambio de práctica, la cuestión del paso al modo proyecto provocará sin duda reacciones por parte del equipo que quieres formar. Las reacciones posibles van de la indiferencia a la aprensión, pasando por el entusiasmo. Lo importante es evitar provocar un rechazo total.

No hay receta milagrosa: la forma de hacerlo dependerá de tu personalidad, pero, sobre todo, es primordial que dediques tiempo a sensibilizar a tus colaboradores sobre el nuevo funcionamiento que les espera.

¡Pero que no cunda el pánico! Si les presentas las ventajas del modo proyecto y respondes a sus dudas, lo más probable es que consigas convencerlos de lanzarse. Para facilitarte el modo proyecto, hemos reunido 10 buenas prácticas a continuación.

Recordatorio: 10 buenas prácticas del modo proyecto

Define los objetivos y el contenido de tu proyecto #clarificar

Solo se tiene éxito con respecto a los objetivos. Es la base. Y sin embargo, en la vida real, antes de arrancar un proyecto a veces olvidamos definir claramente los objetivos ¡y también los que no vamos a perseguir! Esto te ayudará a concentrarte en lo que quieres lograr, tu terreno de juego, y a asegurarte de que todo el mundo trabaja hacia los mismos objetivos, con el mismo fin. Implica un pliego de condiciones preciso y, por tanto, también decir lo que el proyecto no hará, su alcance real.

Crea (con las áreas de negocio) un plan de proyecto #cooperar

Un plan de proyecto cocreado con las áreas de negocio y compartido con las partes interesadas debe incluir calendarios, hitos, presupuestos, recursos y riesgos. Sobre todo porque una parte de tus recursos críticos son tus socios de negocio. También debería incluir un reparto de tareas y responsabilidades, para que cada uno sepa qué debe hacer en la hoja de ruta y el compromiso que eso representará. El trabajo colaborativo entre los distintos actores es la clave de la gestión de proyectos.

Atribuye roles y responsabilidades (realmente) claros a los actores del proyecto: #informar

Como el director de orquesta, asegúrate de que cada uno conoce y comprende su lugar y su rol y sus responsabilidades en el proyecto. Esto ayudará a garantizar que las tareas se terminen a tiempo y según los requisitos exigidos, con un enfoque de la gestión de proyectos que sacude el management y las jerarquías establecidas en las empresas.

Utiliza herramientas de gestión de proyectos #equipar

Existen muchas herramientas de gestión de proyectos que pueden ayudarte a seguir los avances, gestionar las tareas y colaborar con los miembros del equipo. Una herramienta de gestión lleva consigo una filosofía, una forma de trabajar. Por ejemplo, compartir un diagrama de Gantt o una carga de trabajo para tu gestión de proyectos puede resultar contraproducente si buscas convencer y adoptar una buena comunicación.

Comunica con regularidad #impactar

Una comunicación regular es esencial cuando se trabaja en un proyecto. Permite asegurarse de que todo el mundo está en la misma onda y de que cualquier problema, pregunta o preocupación se trata rápidamente.

Sobre este tema y estas actividades existen métodos, en particular el modelo de Lasswell: “¿Quién dice qué, a quién, a través de qué medio, con qué resultado?”.

Vigila los avances #evaluar

Debes seguir la evolución del proyecto y el logro de los objetivos para asegurarte de que sigue por buen camino. Los informes de avance regulares y las actualizaciones de estado pueden ayudarte a identificar rápidamente los problemas y a tomar medidas correctivas si es necesario.

Mantente flexible: #flexibilizar

¡Un guion, pero con flexibilidad! Los proyectos pueden cambiar, y debes estar listo para adaptarte si las cosas no salen según lo previsto. Ser flexible y estar abierto a nuevas ideas puede ayudarte a superar los obstáculos que puedan surgir en tu gestión de proyectos. ¡Conviértete en un yogui del proyecto! Viva la flexibilidad.

Gestiona los riesgos #mitigar

Todo proyecto conlleva riesgos. Sin montar una maraña de Excel, debes prepararte para ellos. Identifica los riesgos potenciales desde el principio y establece planes para mitigarlos.

Celebra todos los éxitos #ritualizar

Cuando un proyecto termina, o incluso un hito importante, con éxito o sin él, tómate el tiempo de celebrar lo positivo con tu equipo, de dar las gracias. Cada uno tiene su manera de hacerlo, pero reconocer el duro trabajo de cada colaborador y los esfuerzos realizados ayudará a levantar la moral y a mantener a todos motivados.

Aprende (de verdad) de tus experiencias #capitalizar

Después de terminar un proyecto, tómate el tiempo de reflexionar sobre cómo habéis trabajado. Lo que funcionó bien y lo que no. Los agilistas integraron estas actividades de retrospectiva hace mucho tiempo. Estas prácticas te ayudarán a mejorar tu eficacia, tus procesos y formas de hacer, y a asegurar que los futuros proyectos tengan aún más éxito. Sea cual sea el método adoptado, lo más importante es capitalizar.

En conclusión: para aprovechar todas las ventajas del modo proyecto, tendrás que tomarte el tiempo de pensar tu proyecto, encontrar al jefe de proyecto adecuado, formar un equipo complementario ¡y convencerlo de seguirte en esta aventura!

¡Buena suerte!

Modo proyecto y acta de constitución

En el marco del funcionamiento en modo proyecto, muchos equipos utilizan el acta de constitución como herramienta de apoyo al modo proyecto: el acta de constitución es un documento sintético que recapitula todos los puntos clave de tu proyecto.

Puede ser muy interesante, por tanto, adaptar el uso del acta de constitución al modo proyecto. Recuerda todos los puntos esenciales a tus equipos, para simplificar su adaptación y la colaboración en torno a vuestro objetivo común: ¡la realización del proyecto! Para saber más sobre el tema, consulta nuestro artículo sobre el acta de constitución del proyecto.