Guía completa: los KPI en la gestión de proyectos

Para aumentar tus probabilidades de éxito, es esencial hacer un seguimiento durante toda la ejecución de tu proyecto. El seguimiento de proyecto sirve para comprobar que tu proyecto avanza según lo previsto y te permite reajustar tu estrategia cuando haga falta.

En esta tarea, los KPI de gestión de proyectos son esenciales: ¡gracias a ellos podrás objetivar tu seguimiento de proyecto poniendo cifras a tu rendimiento! Deben aparecer en el reporting de proyecto que envías a las distintas partes interesadas a intervalos regulares.

Los KPI: ¿qué son?

Los KPI (Key Performance Indicators) o indicadores clave de rendimiento se utilizan para evaluar el rendimiento de tus proyectos.
Estos indicadores cuantificados te permiten, por supuesto, conocer tu grado de avance respecto a tus objetivos, pero sobre todo te dan la posibilidad de detectar los aspectos de tu proyecto en los que tienes dificultades, ¡y también aquellos en los que obtienes buenos resultados!

Los KPI suelen revelar los puntos que hay que optimizar para mejorar la ejecución de un proyecto. ¡Son las salvaguardas estratégicas de la gestión de proyectos!

Los KPI son, por tanto, de gran ayuda para dirigir el proyecto: ¡te ofrecen una visión inmediata del estado de tu proyecto en un momento dado!

Y la información que te dan los KPI te ayudará a tomar decisiones: si los KPI son buenos, no hagas nada; si indican que estás rindiendo por debajo de lo esperado, ¡toma medidas correctivas!

Aunque existen KPI comúnmente utilizados por muchas empresas, lo ideal sigue siendo personalizarlos para tu equipo y tu proyecto.

Los indicadores suelen clasificarse en cuatro tipos:

• los indicadores de costes: para comprobar que no superas los límites presupuestarios de tu proyecto

• los indicadores de plazos: para asegurarte de que cumples los plazos previstos de tu proyecto y evitar retrasos

• los indicadores de calidad: para controlar la calidad del trabajo de tu equipo durante todo el proyecto

• los indicadores de eficiencia: para hacer seguimiento de la gestión del proyecto y comprobar que tus recursos (presupuestarios, humanos, de tiempo) se utilizan de forma óptima

¿Por qué usar KPI?

Cualquiera que haya gestionado un proyecto sabe que, si no se presta atención, hay muchas probabilidades de superar los plazos, disparar el presupuesto y no alcanzar la calidad esperada.

Y precisamente el papel de los KPI es evitar que te encuentres en ese tipo de situación. Gracias a ellos, sabrás en todo momento en qué punto estás en la ejecución de tu proyecto, en cada uno de los aspectos mencionados arriba, ¡y también en todos los que quieras controlar!

Eres libre de crear tus propios KPI en función de tus necesidades.

Si quisiéramos ilustrar el interés de los KPI, podríamos comparar la gestión de proyectos con el pilotaje de un cohete.

• Como tu proyecto, el vuelo de un cohete se divide en varias fases (propulsada, balística…), ¡y el piloto debe saber exactamente cuál es el momento ideal para cambiar de fase!
• Como en tu proyecto, el piloto debe controlar la trayectoria y la velocidad del cohete: ni demasiado lenta ni demasiado rápida, ¡justo a tiempo!
• Como en tu proyecto, es esencial conocer en tiempo real el combustible restante para evitar sorpresas desagradables.
• Como en tu proyecto, hacen falta numerosos indicadores para velar por el buen funcionamiento del cohete y evitar el accidente.

En resumen: ¿te arriesgarías a hacer despegar un cohete sin ninguna luz de aviso ni indicador? Pues sería (al menos) igual de suicida lanzarte a dirigir tu proyecto, aspirando a una ejecución y una rentabilidad óptimas, sin la ayuda de indicadores de rendimiento.

¿Cómo usar los KPI en la gestión de proyectos?

Criterios que respetar en su elaboración

Si quieres que tus KPI sean eficaces y te ayuden a dirigir tus proyectos, debes respetar varios criterios. Un buen indicador debe:

• estar vinculado a un objetivo concreto
• ser medible durante todo el proyecto
• estar definido en el tiempo, para un período determinado
• ser lo bastante sencillo para que todas las partes interesadas puedan entenderlo
• estar orientado a la toma de decisiones
• si es posible, estar personalizado según las necesidades de tu equipo / proyecto

Un código de colores para facilitar la visibilidad

A algunas personas les gusta usar un código de colores con sus indicadores clave. El código de colores más habitual es:

• KPI verde: muy bien, hay que continuar con las acciones que te han permitido alcanzar estos resultados.
• KPI naranja: a vigilar, puede tanto mejorar como deteriorarse.
• KPI rojo: hay un problema, es imprescindible tomar medidas para corregir el rumbo.

El interés de este código es facilitar la visibilidad sobre el conjunto de aspectos del proyecto que mides con tus KPI. De este modo, resulta aún más fácil debatir la priorización de los esfuerzos con tu equipo: de un vistazo, todos saben qué aspectos del proyecto van bien, cuáles hay que vigilar y cuáles es imprescindible replantear.

Precauciones a la hora de implantar KPI

Cuando despliegas KPI en el seguimiento de tu proyecto, debes tomar algunas precauciones para asegurar su eficacia.

Precauciones organizativas: Debes seleccionar los KPI en función de los objetivos que has debatido y fijado con tu equipo de proyecto. La adopción de los KPI será más sencilla si cada miembro de tu equipo entiende su interés.

Después, debes asignar la responsabilidad de cada objetivo a las personas competentes y definir los procesos para controlar su evolución en el tiempo. Las responsabilidades de cada uno deben estar claras para evitar tensiones a medida que avanzan el proyecto y los KPI.

Precauciones técnicas: tendrás que adaptar tu infraestructura de gestión de proyectos a tus KPI: tu forma de redactar los informes y el software que utilizas deben estar configurados para obtener toda la información que tus KPI necesitan. Estos cambios pueden llevar tiempo, y también alterar a tu equipo de proyecto: piensa en explicarles de antemano el interés de cambiar sus hábitos en favor de los KPI.

Precauciones culturales: Trabajar con KPI tiene muchas consecuencias en la forma de trabajar de tu equipo: la responsabilización, el seguimiento del rendimiento de cada uno o el control del cumplimiento de los objetivos. Lo ideal es mantener una conversación abierta con tus colaboradores antes de implantar los KPI: ¿les gusta el concepto? ¿Entienden su utilidad? ¿Tienen reticencias?

Es realmente preferible hablar en detalle de todo lo que implica el uso de los KPI con tu equipo de proyecto, ¡antes que descubrir durante la ejecución que algunos no estaban preparados para cambiar sus hábitos!

Existen varios trucos para dar confianza a tus colaboradores:

• construye tus KPI con ellos
• pídeles que te cuenten sus temores
• organiza sesiones de lecciones aprendidas

¿Cuáles son los KPI más utilizados? Los KPI de costes

• KPI de coste real: representa el coste real total del proyecto. Lo obtienes sumando todos los gastos
• KPI de costes no planificados: todos los gastos que no habías previsto inicialmente
• KPI de costes de los retrasos: así puedes cifrar lo que te cuestan tus retrasos.
• KPI de desviación de coste del proyecto: la diferencia entre el coste previsto del proyecto y su coste real

Los KPI de plazos

• KPI de tasa de retraso: el porcentaje de retrasos respecto a los plazos que habías previsto
• KPI de duración de las tareas: para conocer el tiempo medio necesario para completar todas tus tareas
• KPI de desviación de duración: compara el tiempo que has dedicado a una tarea con el que habías previsto inicialmente
• KPI de desviación de plazo: para saber si vas con retraso o con adelanto respecto al plazo de ejecución global que habías previsto para el proyecto

Los KPI de calidad

• KPI de satisfacción del cliente: hay distintas formas de medirla: encuestas de satisfacción, cuestionarios, fidelización de clientes…
• KPI de quejas del cliente: uno de los indicadores clave de rendimiento sobre el número de reclamaciones

Los KPI de eficiencia y de avance del proyecto

• El KPI de tasa de avance: compara el número de tareas completadas con el de tareas previstas para conocer la tasa de progreso de tu proyecto.
• El KPI de eficiencia del tiempo dedicado al proyecto: compara el número de horas dedicadas al proyecto con el que habías previsto para saber si tu equipo es eficiente.

El cuadro de mando de gestión de proyectos y los KPI

La mayoría de las veces, los KPI que crees se reunirán en un cuadro de mando de gestión de proyectos: herramientas que simplifican la dirección de los proyectos.

Los cuadros de mando de gestión de proyectos permiten medir el rendimiento de tu actividad de forma constante para optimizar tus procesos de gestión de proyectos. De este modo, podrás usar los KPI de forma óptima y poner todas las probabilidades de tu lado para llevar a buen puerto tus proyectos.