Plantilla de presentación para tu comité de seguimiento (ejemplo)

Como jefe de proyecto, hay una tarea que seguro te importa especialmente si te apasiona tu trabajo: presentar el avance del proyecto en el comité de seguimiento.

La reunión del comité de seguimiento, que se celebra aproximadamente una vez al mes, es una ocasión de oro para compartir los últimos avances del proyecto con las partes interesadas y poner en valor a tu equipo.

Un buen jefe de proyecto sabe que la anticipación y la preparación son valores esenciales que conducen al éxito de un comité de seguimiento.

¿Qué es un comité de seguimiento?

Cuando dirigir un proyecto implica mucho en juego, un nivel técnico complejo o un gran número de personas implicadas, crear un comité de seguimiento para garantizar una buena gestión del proyecto se convierte en la prioridad número uno del jefe de proyecto.

¿Una simple reunión de seguimiento del proyecto?

Una reunión del comité de seguimiento es mucho más que una simple reunión entre las instancias decisorias y los equipos operativos encargados de ejecutar el proyecto. En la gestión de proyectos transversales, la posición del jefe de proyecto no es la de un manager: no puede arbitrar las prioridades de recursos, plazos o calidad que no son de su competencia.

Un relevo de poder dentro de la empresa

El comité de seguimiento es, por tanto, un componente clave del éxito de un proyecto. Es un relevo de poder esencial cuyo papel consiste en hacer el seguimiento del proyecto, analizar su avance y tomar las decisiones finales al término de la reunión.

El comité de seguimiento deberá asegurarse de que el proceso de decisión permite responder a los retos que afronta el equipo y de que podrá hacerlo dentro de los plazos establecidos.

¿Cómo se forman los comités de seguimiento?

El comité de seguimiento lo forma el sponsor al inicio del proyecto, en colaboración con el jefe de proyecto. En la práctica, los miembros del comité son decisores (accionistas, business angels, managers...) capaces de hacer los arbitrajes necesarios para la conducción del proyecto, junto con expertos de negocio que tienen la experiencia concreta del proyecto y lo viven en el día a día.

El papel exacto de las reuniones del comité de seguimiento

Es una herramienta ultraeficaz de toma de decisiones colegiada para dar un nuevo impulso a tus proyectos con mucho en juego y tratar un asunto «candente» cuya clave hay que encontrar para alcanzar los objetivos fijados. Ten en cuenta que el sponsor y la dirección deben conocer el orden del día del comité con suficiente antelación: no deben descubrir el contenido de los temas en curso durante las reuniones.

El sponsor es el aliado del jefe de proyecto dentro del comité de seguimiento. En un proyecto, debe disponer de suficiente información previa para poder aconsejar a los equipos, sea cual sea la fase en la que se encuentre el proyecto.

Los papeles están bien definidos y cada actor tiene el suyo:

• el sponsor vende el proyecto: ¡sí, hay que movilizar continuamente!
• los miembros del comité de seguimiento han dado su opinión y sus consejos
• el jefe de proyecto deberá ejecutar las decisiones tomadas

¿Cuál es el principal reto del comité de seguimiento?

En un proyecto, dinamizar el comité de seguimiento se convierte así en la táctica esencial para implicar a quienes tienen el poder sobre los recursos, los plazos y la calidad/el rendimiento. Este tipo de reunión de trabajo suele durar de 1 a 2 horas, durante las cuales hay que tomar numerosas decisiones.

• ¿Qué dirección queremos dar al proyecto?
• ¿De qué elementos disponemos para tomar una o varias decisiones?

El desarrollo de un comité de seguimiento de proyecto

Este tipo de reunión no se celebra al azar. Habrá miembros de la dirección presentes y es también la ocasión de ponerte en valor personalmente como jefe de proyecto. El comité de seguimiento es un ejercicio pautado, con sus rituales, sus retos y sus objetivos.

Dos etapas principales dentro de una misma presentación:

- El orden del día: análisis de las acciones en curso, de las decisiones tomadas y de las decisiones pendientes. Esta información debe llegar a los distintos actores antes de las reuniones.

- El acta del comité de seguimiento: recoge las decisiones tomadas durante las reuniones. La envía el jefe de proyecto.

Nuestros consejos para triunfar en tus reuniones de comité de seguimiento

La experiencia demuestra que las partes interesadas prestan tanta atención al fondo como a la forma. Por eso el soporte que utilices es tan importante.

Las herramientas de reporting y de medición del rendimiento son muy útiles, pero cuando llega el momento de preparar la reunión del comité de seguimiento debes prestar atención a algunos puntos de primera importancia:

• Prepárate bien: conoce tus cifras, ten en mente las etapas importantes del proyecto, pero también los retos políticos y estratégicos relacionados con el proyecto.

• Sé sintético: «directo al grano» debe ser tu lema. El comité de seguimiento está para tomar decisiones, no para escuchar tus alabanzas o tus quejas. Si hay un problema, abórdalo directamente al principio de la reunión y sin rodeos

• Elige el soporte de presentación adecuado: para que el pilotaje de tus proyectos sea un éxito, la forma cuenta tanto como el fondo. Existen numerosas plantillas de presentación; te toca elegir la que mejor te convenga o la que resulte más clara para los comités ante los que vas a presentar el avance de las operaciones. Tus cuadros de mando deben ser concisos e incitar a la acción. El uso de colores es muy recomendable.

• Elige el nivel de comunicación adecuado: un manager no quiere ni debe entrar en el detalle para tomar una decisión estratégica sobre los proyectos. Durante la semana interactúas con perfiles operativos; en los comités de seguimiento te diriges a decisores con poco tiempo. Utiliza el mismo lenguaje que tus interlocutores: el mimetismo ayuda a hacer llegar los mensajes.

¡Sé el embajador de tu proyecto!

Los logros del equipo de proyecto deben destacarse sí o sí en este tipo de reuniones. Un proyecto de éxito es aquel en el que todas las partes interesadas tienen la sensación de que las cosas avanzan rápido y bien.

Hay, por tanto, un objetivo de rendimiento al que los miembros del comité estarán atentos. No dudes en poner en valor a todos los actores que trabajan en el proyecto, en especial a los equipos de negocio.

En un proyecto siempre hay algunos «olvidados»; el jefe de proyecto también está ahí para embarcar a todos los miembros de su equipo hacia el mismo objetivo.