¿Cómo preparar bien el comité de seguimiento de un proyecto?

¿Estás preparando tu próximo comité de seguimiento de un proyecto y no sabes muy bien qué esperar? ¡Entonces es que necesitas dedicar más tiempo a su preparación!

El objetivo de este artículo: ayudarte a reforzar esa preparación y estar listo para cualquier eventualidad en tu próximo comité de seguimiento.

Este artículo forma parte de la serie Comité de seguimiento de proyecto: las bases, que recoge lo esencial —simple y pragmático— que hay que saber sobre el comité de seguimiento de proyecto.

Identificar y definir los objetivos del comité de seguimiento de un proyecto

Un comité de seguimiento no debe ser tu enésima reunión de la semana o del mes. Un comité de seguimiento tampoco es un grupo de trabajo entendido como un taller colaborativo para co-construir el proyecto, ni debe servir para responder a preguntas operativas o de negocio que podrías haber recopilado por otras vías durante las fases anteriores de la gestión del proyecto.

Todo esto debe haberse hecho antes, en sesiones de trabajo en grupos más pequeños (task force). Y el jefe de proyecto, igual que el sponsor, debe tener una idea muy clara de lo que espera de cada sesión del comité de seguimiento de un proyecto.

"No Pain, No Gain"

Los objetivos de un comité no pueden reducirse a un fin informativo ni a mantener a todo el mundo informado y valorado.

Si no hay ningún problema que resolver o anticipar, celebrar un comité de seguimiento de un proyecto es estrictamente inútil. Los comités de seguimiento suelen celebrarse cada 45 a 60 días aproximadamente durante la vida del proyecto, así que la idea es concentrarse en lo que puede ser problemático de inmediato o de aquí al próximo o próximos comités.

El comité de seguimiento debe servir al jefe de proyecto para movilizar y activar los recursos o las acciones que el proyecto necesita y que requieren el apoyo del sponsor y de los top managers de la empresa. Debe poder apoyarse en el sponsor para obtener lo que necesita para llevar el proyecto a buen puerto.

"No hay viento favorable para el que no sabe adónde va"

Tu capacidad para definir bien los objetivos dependerá del trabajo de preparación hecho de antemano por el jefe de proyecto, pero también de su capacidad para escuchar, evaluar y anticipar los riesgos y los factores de bloqueo identificados a lo largo de la puesta en marcha del proyecto.

Estas citas tendrán mucho más impacto si le sirven al jefe de proyecto para desbloquear aspectos posteriores del proyecto, quitar riesgo a otros o impulsar decisiones clave que el jefe de proyecto no está en posición de tomar por otras vías.

Por eso es importante reunir de antemano todos los elementos necesarios para la toma de decisiones en el comité de seguimiento, y haber propuesto al sponsor una estrategia a seguir, así como recomendaciones sobre las distintas opciones posibles y sus impactos, antes del día del comité. El jefe de proyecto debe conocer con mayor o menor precisión el posicionamiento de cada uno de los actores del proyecto, para que no haya sorpresas durante el comité de seguimiento.

El sponsor no debe descubrir nada durante el comité de seguimiento

Ya sea el jefe de proyecto o el sponsor, ninguno de los dos debe descubrir elementos dimensionantes, informaciones o posicionamientos de miembros que puedan poner en cuestión la capacidad de arbitraje y de decisión durante el comité, a riesgo de volverlo ineficaz y tener que aplazarlo. E incluso, en algunos casos, de poner en cuestión el propio proyecto.

El papel del jefe de proyecto es, por tanto, investigar para reunir este tipo de información y sintetizársela al sponsor, de forma continua y a lo largo de todo el proyecto. Es necesario informarle de los potenciales factores de bloqueo, riesgos y problemas, de manera que pueda desempeñar plenamente su papel de sponsor.

Al contrario de lo que se suele oír, no hagas llegar estos puntos clave al sponsor solo dos o tres días antes del comité de seguimiento de un proyecto. La idea es dejarle tiempo para evaluar las situaciones y tomar las decisiones correctas. Para ello, puedes proponerle una estrategia a adoptar, pero ten en cuenta que necesita tiempo por delante.

Poner el proyecto por encima de los intereses personales

El proyecto y el comité no deben ser una tribuna que permita a ciertas personalidades colar sus prioridades o intereses personales. Reunir a tantas personas clave de la empresa alrededor de la mesa podría tentar a algunos a desviarse del plan de la reunión.

Tener un orden del día bien cuadrado y una buena gestión de las personalidades forma parte, evidentemente, de la solución. Pero conviene añadir un buen plan de comunicación para poner en valor la implicación de cada uno. Ahí es también donde el jefe de proyecto debe dejar su ego a un lado. Si el proyecto tiene éxito, no es gracias a él, sino gracias a la participación de todos. Y si da a las personalidades ambiciosas suficientes razones para brillar a través del proyecto en el interés global de la empresa, habrá cumplido una parte, a veces difícil, de su misión.

Mantenerse cerca del terreno y de los miembros del comité de seguimiento

Recoger información sobre la realidad del terreno y los bloqueos asociados, y aumentar el liderazgo del jefe de proyecto transversal: ese es uno de tus roles. También podemos citar el hecho de escuchar y tener en consideración todas las opiniones de las partes interesadas. Y recoger el posicionamiento de algunos respecto al proyecto, y sondear quiénes facilitarán las operaciones y quiénes las ralentizarán.

Lo importante aquí es poder anticipar los riesgos o los puntos facilitadores para el proyecto, y escuchar bien el feedback de las áreas de negocio. Esto también permitirá detectar e identificar cualquier tensión, frustración o no-dicho que deba tratarse antes y al margen del comité de seguimiento del proyecto. El primer enfoque consiste, para el jefe de proyecto, en intentar comprender, encontrar soluciones o desactivarlo y, en un segundo momento, si no funciona o representa un riesgo demasiado grande, apoyarse en el sponsor para definir la estrategia adecuada.

Recordatorio de los objetivos clave de un comité de seguimiento de proyecto

• Tomar decisiones y hacer arbitrajes.
• Velar por el buen desarrollo del proyecto y asegurarse de que está alineado con las estrategias globales de la empresa.
• Evaluar la calidad y la salud del proyecto en cada reunión. Si hay problemas que deben mejorarse, los principales intervinientes pueden plantearlos para resolverlos.
• Dar al jefe de proyecto el poder de actuar y de utilizar los recursos de la empresa para llevar la ejecución y el avance del proyecto.
• Resolver los conflictos entre departamentos y los problemas relacionados con el coste, el tiempo, el riesgo, los recursos, la calidad y el alcance.
• Vigilar el avance del proyecto respecto a los objetivos acordados y resolver los problemas que impiden que el proyecto avance a tiempo.

Toda la preparación debe articularse en torno a estos puntos y permitir responder a estos objetivos.

Las claves para preparar bien tu próximo comité de seguimiento de un proyecto

Dirigir un comité de seguimiento no es tarea fácil, así que más vale planificarlo con precisión milimétrica para llegar tranquilo.

Haber reunido toda la información necesaria para la toma de decisiones y los arbitrajes

El comité de seguimiento de un proyecto es el momento de abordar todos los aspectos del proyecto que requieren una postura clara o elecciones/decisiones estratégicas. Para ello, todo el mundo debe poder expresarse, dar su opinión o plantear puntos de atención, y salir al final de este comité con todas esas decisiones aprobadas para hacer avanzar correctamente el proyecto.

Hay que haber identificado, recopilado y preparado con el sponsor, con antelación y de forma continua, todos los elementos del proyecto que requieren tales decisiones o acciones correctivas en el próximo comité.

Los miembros del comité de seguimiento de un proyecto deben saber con antelación cuáles son las decisiones clave del próximo comité, para que todos tengan tiempo de reflexionar y evaluar el impacto de las decisiones. Todos los documentos, orden del día y anexos, deben enviarse al menos una semana antes, e idealmente 15 días antes, del día del comité de seguimiento.

Para todo esto es primordial que los objetivos y entregables esperados estén claros, y haber establecido las reglas del juego sobre cómo se toman las decisiones e instaurado los principios de gobernanza. Esta lectura común permitirá instaurar un marco conocido y comprendido por todos, lo que acelera la toma de decisiones.

Instaurar el feedback para anticipar los factores de bloqueo

Si pasas suficiente tiempo escuchando a los miembros del comité de seguimiento del proyecto, recogerás su visión y podrás entender bien dónde se sitúa el proyecto para ellos. Eso te permite, de paso, identificar las problemáticas técnicas, políticas y financieras que no se expresarían en el comité de seguimiento del proyecto.

Especialmente cuando hay posturas tajantes no compartidas o desacuerdos importantes entre partes interesadas que a veces no tienen el mismo poder/influencia en la empresa, se pueden pasar por alto elementos clave si eso genera no-dichos y frustraciones.

Pon en marcha las herramientas adecuadas para recoger la información. En muchos casos, parte de la información no se comunica porque no existe una instancia o una cita adecuadas:

Formularios de feedback anónimos y rápidos de rellenar

Poco importa el soporte de moda. Debe ser anónimo y rápido de rellenar, porque lo importante es que todo el mundo lo rellene. Úsalo con moderación para conservar la participación. Una herramienta tipo Typeform servirá perfectamente, y dará al jefe de proyecto y al sponsor una idea muy clara de la posición de los miembros sobre la gestión del proyecto. De vez en cuando, también permitirá sacar a la luz información que de otro modo quedaría en no-dichos.

Citas al margen de los comités o sesiones de trabajo del proyecto

Para fluidificar las etapas del proyecto, el project manager, según las necesidades que se avecinen, se encargará de integrar en la reflexión, en la acción o por anticipación a las áreas de negocio pertinentes para la ejecución del proyecto en curso o futuro, y a los managers de los departamentos afectados cuando haya necesidad de recursos. El sponsor podrá tomar el relevo con los top managers para las necesidades de recursos. La idea es que todo el mundo conozca las necesidades antes del comité de seguimiento de un proyecto, para facilitar el arbitraje el día del comité.

Planificar el comité con mucha antelación

Asegurarse de la presencia de todas las partes interesadas

Cuanto más importante sea el rol o la influencia de los miembros del comité de seguimiento en la empresa, más difícil será encontrar un hueco libre para todos. Y si no están presentes todas las partes interesadas, aumentan los riesgos de no-decisiones o de decisiones parciales para la gestión del proyecto.

Para ello, planifica tu comité de seguimiento del proyecto con 45 o 60 días de antelación. Debería bastar, pero piensa en adaptarte a tu organización y tomar más margen si es necesario.

Asegurarse de que todas las partes interesadas tengan suficiente tiempo de preparación

Si el proyecto necesita recursos, respuestas de negocio o de terceros, así como reflexión sobre decisiones que habrá que tomar, el jefe de proyecto debe dejar a cada uno tiempo suficiente para hacer lo que se espera de él antes del comité de seguimiento de un proyecto. Y como hemos visto antes: comunicarles el orden del día al menos 15 días antes.

Una presentación sintética y un orden del día que va al grano

• Lista de participantes
• Decisiones del último comité de seguimiento
• Rendimiento: roadmap prevista vs. avance real / presupuesto previsto vs. gasto a la fecha
• Los próximos grandes hitos y retos
• Cuadro de mando (visión de conjunto), seguimiento del avance del proyecto y de los KPI
• Decisiones a tomar
• Preguntas
• Próximos pasos
• Fechas e hitos del próximo comité de seguimiento del proyecto

Ten cuidado con no utilizar un soporte de presentación que entre demasiado en el detalle, como las herramientas de gestión de proyectos. ¿El riesgo? Perder a buena parte de los asistentes durante la reunión. Si quieres ganar tiempo sin pasar horas rehaciendo un PowerPoint para cada comité de seguimiento y dar visibilidad sobre los elementos esenciales de un comité, la herramienta AirSaas se ha diseñado específicamente para resolver ese tipo de problemas.

Para profundizar en el tema, descubre nuestra plantilla de presentación para tu comité de seguimiento.

Presentar noticias positivas también es anticipar factores de bloqueo

Ya sea para poner en valor el trabajo realizado o compartir buenos resultados, evita la inercia en un proyecto, la desvinculación y la sensación de que el proyecto no avanza, o no como estaba previsto.

Es también el momento de canalizar a las personalidades más ambiciosas destacando el trabajo realizado que va en el sentido y el interés del proyecto, recompensando los buenos comportamientos y facilitando el management transversal de esos recursos.

El jefe de proyecto y el sponsor no deben descuidar la percepción que el proyecto da a las partes interesadas. El proyecto debe ser un motor de cambios positivos, y un buen plan de comunicación consiste en asegurarse de conservar una buena dinámica para lo que queda de proyecto. ¡Una verdadera gestión del cambio debe ponerse en marcha!

Conocer y anticipar las objeciones antes del comité de seguimiento

Como habrás entendido en este artículo: el acento está puesto en las personas y las relaciones humanas. Están tan a menudo en el origen de fallos de proyecto que representan puntos de atención mayores en la gestión de proyectos. Con todo el trabajo de preparación descrito antes, el jefe de proyecto debe ahora conocer todas las objeciones de los miembros y preparar con el sponsor el plan de acción adecuado.

Para todas las objeciones durante el comité de seguimiento que no se hayan anticipado o que se haya decidido descartar, siempre puedes "ser vago, con precisión...": utiliza el truco de la nevera/parking desarrollado en nuestro otro artículo: Comité de seguimiento de proyecto: 5 consejos para que todo salga bien.