Comité de seguimiento de proyecto: 5 consejos para que todo salga bien

Enséñame tu comité de seguimiento de proyecto y te diré qué PMO o jefe de proyecto eres!

Un proverbio chino nos lo recuerda: "el pez se pudre siempre por la cabeza". Sí: en el origen de las disfunciones dentro de una organización suelen estar sus directivos y mandos.

Sacar adelante tu comité de seguimiento de proyecto es acertar en tus arbitrajes y en tus decisiones. Es implicar a la gobernanza de un proyecto, a quienes tienen poder sobre los recursos, los plazos, la calidad y el rendimiento.

El problema: los temas que llegan al comité de seguimiento son complejos. El tiempo disponible es limitado y, por último, ¡la concentración de egos desmedidos es extrema!

Añadamos que a veces hay tantos proyectos que el comité de dirección no puede participar en todos los comités de seguimiento. Lo que puede provocar un exceso de "juego" político interno y de indecisión.

En este contexto, ¿cómo evitar o desactivar las trampas del efecto de grupo y lograr que el proceso de dinamización del comité de seguimiento de proyecto salga lo mejor posible? Preguntamos a nuestros amigos CIO, PMO y jefes de proyecto, echamos mano de nuestra experiencia, releímos todos los artículos, le preguntamos a Google... para seleccionar 5 buenas prácticas que nos habría gustado conocer antes de nuestro primer comité de seguimiento de proyecto...

Aquí no hay consejos básicos: ya sabes que hay que preparar un orden del día en un comité de seguimiento. Vamos a fijarnos en lo que no está escrito en los manuales, con un enfoque en el pragmatismo y en las dinámicas relacionales de un proyecto. Para descubrir los fundamentos te hemos preparado este otro artículo: Comité de seguimiento: los fundamentos 

Consejo 1: Poneros de acuerdo para no dejar en evidencia a tu homólogo de TI / de negocio en el comité de seguimiento

Establece en cierto modo un "contrato relacional": no dejar nunca en evidencia a tu compañero del tándem jefe de proyecto de negocio / TI ante el comité. No es el comité de seguimiento de una de las partes, ¡es el comité de seguimiento del proyecto! Haz de ello una especie de golden rule"

Este consejo sencillo, si se usa con criterio, no garantizará un proyecto ideal, sino solo unas relaciones normales y en parte más calmadas en los momentos de tensión.

Hay que subrayar que, en un contexto de equipos cada vez más autoorganizados y ágiles en los proyectos, el propio concepto de jefe de proyecto único parece cada vez más anacrónico, incluso obsoleto. Sí, sois un grupo de proyecto, una "jefatura" híbrida. Precisemos, para ser completos, que al dúo formado por el jefe de proyecto de TI y de negocio hay que añadir al sponsor. Es este trío el que debe dinamizar el comité de seguimiento.

El jefe de proyecto debe coordinarse antes y después del comité de seguimiento para alinearse en los mensajes y objetivos, a veces transversales.

Para asentar bien esta práctica, podemos compararla con la que se da a escala de una familia. Tomemos el ejemplo de un adolescente con problemas de comportamiento en el instituto... Si uno de los padres, para darle la razón al hijo, deja en evidencia a los demás adultos corresponsables (progenitor y/o profesor), empiezan las disfunciones. Esta grieta entre los tres socios de la educación puede aprovecharse y dar lugar a interpretaciones y debates sin fin. La analogía con los proyectos vale lo que vale, pero expresa bien la importancia del contrato relacional, para que cada uno cumpla su papel en un marco colectivo, en corresponsabilidad.

Consejo 2: Ninguna información debe descubrirse durante el comité de seguimiento de proyecto

Todos los documentos; orden del día y anexos deben enviarse, al menos una semana y, idealmente, 15 días antes del día del comité de seguimiento!

Atención: dominar este consejo básico no es tan fácil. Se trata de ponerte (un poco) en el lugar de los miembros del comité de seguimiento de proyecto. Porque sí, recordémoslo: enviar un "diapocumento", equivalente a un libro de 100 páginas por leer, apenas unos días antes de la reunión equivale a hacer vivir una experiencia penosa a tu público.

El principio rector: casi ninguna información debe descubrirse durante el comité de seguimiento.

Del mismo modo, el sponsor debe estar al tanto de los puntos críticos incluidos en el orden del día. Sin hacerle releer todo el plan de comunicación, habrás preparado y validado los mensajes clave, las decisiones y las soluciones recomendadas.

Por último, lo ideal es que algunas decisiones del comité de seguimiento de proyecto se tomen antes de la reunión, entre el jefe de proyecto de TI/negocio y el sponsor. El objetivo sería contar con las validaciones de los distintos mandos sobre estos temas. Todo está en la preparación.

Consejo 3: ¡Sé vago, con mucha precisión!

Aquí estamos ante un consejo de pura retórica. Eres el jefe de proyecto de TI/negocio o PMO. Uno de los miembros del comité de seguimiento de proyecto te interpela durante la reunión. Si no sabes qué hay que hacer, pero no quieres admitirlo, usa frases como : "Vamos a analizar este problema y te daremos una respuesta antes del próximo martes, a las 15:00".

En técnica de comunicación es importante, incluso esencial, "acusar recibo del mensaje" del emisor. Así te aseguras de no tener que volver sobre ello y evitas un ruido latente.

Anótalo en el rotafolio o en el soporte de la plataforma. No dices ni una palabra de lo que vas a hacer, pero el plazo exacto crea una sensación de certeza. Por supuesto, debes enviar una actualización antes de la fecha límite. Aunque solo sea un "lo sentimos, hemos tenido que repriorizar el tema" con un nuevo plazo :-) se te percibirá como una persona muy fiable, capaz de cumplir los plazos y de comunicar con claridad y por adelantado.

Es un consejo cercano al de acoger y aparcar las preguntas fuera de tema en el parking, para mantener el foco en el orden del día.

Variante para mantener el foco: la zona de preguntas "nevera/parking"

¿Te interpelan en plena reunión con una pregunta no prevista? Anota los temas fuera del orden del día y déjalos a un lado para debatirlos más adelante, con el fin de asegurarte de que el orden del día principal se trata de forma prioritaria y de acostumbrar a los participantes a concentrarse y a ser conscientes de las tangentes, para evitar las digresiones.

Este uso tiene como beneficio mantener el comité de seguimiento concentrado en el orden del día indicado. En segundo lugar, la nevera o parking reconoce y da espacio a los puntos importantes planteados por las distintas partes interesadas.

Atención, la pregunta debe seguirse de verdad. ¡No hagas como si nada!

Consejo 4: Promueve los logros y los éxitos

Al contrario que un comité de seguimiento de proyecto, donde a veces el principal motor es el seguimiento de los riesgos, innova e invierte en lo positivo! Un consejo sencillo: ritualiza, cada vez que el avance del proyecto lo justifique, unos Gracias 🙏🏻 y bravo ✌️!

Pon en valor lo que funciona, lo que ha funcionado, a los equipos. Es un objetivo clave de tu plan de comunicación. Esto pasará también por los jefes de proyecto que publican los éxitos en las plataformas internas, y por los sponsors que dan "me gusta" y comentan.

Usa cada hito del proyecto como un punto de éxito. Recupera, a través de las plataformas dedicadas, las capturas de pantalla de las publicaciones redactadas por otros: es aún mejor cuando lo dice alguien que no son los PMO o los jefes de proyecto :-)

El principio que hay detrás de esta práctica es el siguiente: "aquello a lo que prestamos atención crece". Este enfoque, teorizado por consultores de gestión, es más que un consejo: es una filosofía. Porque centrar la atención de un comité en lo positivo no solo pondrá en valor el trabajo y a los actores del proyecto implicados, sino que también puede contribuir a desarrollar una cultura centrada en los puntos fuertes de la organización y de su gestión.

En resumen: destaca a todo el equipo de proyecto, especialmente a los equipos de negocio. Sin olvidar recordar los beneficios clave para los usuarios finales, ¡los clientes de la empresa!

Consejo 5: Decide... cómo decidir

Instaurar o recordar el proceso de gobernanza es fundamental. Es en cierto modo el algoritmo del comité de seguimiento de un proyecto. Asegurarse de que cada uno de los miembros del comité comprende los métodos y las fases necesarias para tomar decisiones es esencial para una gestión eficaz.

Recordamos a continuación la ecuación popularizada por Olivier Bas, vicepresidente de Havas, autor, conferenciante y docente:

Lo que está en juego son decisiones de proyecto que sigan siendo compartidas e inclusivas, y que ganen en rapidez!

El resultado: una cultura de comité de seguimiento de empresa radicalmente distinta de lo que puede hacerse en otros sitios.

Sin entrar en todos los detalles de su puesta en marcha (las ventajas e inconvenientes de cada una serán objeto de un artículo dedicado en este blog), recordemos que las principales metodologías de decisión en la gestión de las empresas son:

• La decisión autocrática: ¡he decidido yo solo!
• La decisión consultiva: os he escuchado
• La decisión por consenso: tengo un acuerdo general (tácito o manifiesto)
• La decisión por consentimiento: no hay una objeción mayor.

Consejo extra: Muestra la checklist del rol y de las responsabilidades del comité de seguimiento de proyecto

Más allá de los consejos, ¿no sería la práctica definitiva tener bien presente, y recordar al comité de seguimiento si hace falta, el marco: los roles y las responsabilidades generales del comité de seguimiento en la gestión de proyecto?

Junto al jefe de proyecto, sus responsabilidades son:

• Tomar decisiones y hacer arbitrajes respecto a la conducción del proyecto.
• Velar por el buen desarrollo del proyecto y asegurarse de que está en línea con las estrategias globales de la empresa.
• Evaluar la calidad y la salud del proyecto en cada reunión. Si algunos problemas deben mejorarse, los principales intervinientes pueden plantearlos para resolverlos.
• Dar al jefe de proyecto el poder de actuar y de utilizar los recursos de la empresa para llevar a cabo la ejecución y el avance del proyecto.
• Resolver los conflictos entre departamentos, los problemas ligados a los presupuestos y costes, a la planificación, a los riesgos, a la gestión de los recursos, a la calidad y al alcance.
• Vigilar el avance del proyecto respecto a los objetivos acordados y resolver los problemas que impiden que el proyecto avance a tiempo.

Con esta selección de 5 consejos + 1, estás listo para que tu comité de seguimiento de proyecto se convierta en un momento de decisiones, en un proceso de gestión de proyecto más eficaz.

Si aun así te enfrentas a un comité tormentoso y todo se tuerce en términos de tensiones entre dos participantes, buena noticia: el Blog Pro de la Transfo ha pensado en ti. Descubre cómo gestionar la agresividad en los comités de seguimiento. ¿Personalidades difíciles, cómo reaccionar ante la agresividad? Descubre los 7 consejos seleccionados para facilitarte la vida en la oficina.