Capacity Planning: definición y principios básicos

Capacity Planning: definición y conceptos clave

Como CIO o PMO, haces malabares a diario con una amplia cartera de proyectos, en la que tienes que gestionar tanto los proyectos en curso como las solicitudes entrantes.

Pero por mucho que planifiques al máximo los recursos disponibles, priorices los distintos proyectos, alinees a los equipos… la demanda no deja de llegar, y toda tu planificación acaba yéndose al traste.

¿Y si una de las respuestas a este desafío diario cupiera en dos palabras: Capacity Planning?

En este artículo, descubre una definición clara del Capacity Planning, así como sus principios básicos para empezar a gestionar la capacidad de tus recursos con mimo.

La definición del Capacity Planning es sencilla. Se trata de un método para evaluar, planificar y gestionar los recursos necesarios para responder a las necesidades de una organización durante un periodo de tiempo determinado. En español también se habla de planificación de capacidad o de gestión de la capacidad.

El objetivo principal del Capacity Planning es alinear la capacidad disponible en la empresa con la demanda recogida. Gracias a este enfoque, priorizas tus proyectos de forma estratégica, lanzando las iniciativas adecuadas, en el momento adecuado y con los recursos adecuados.

Así, con un Capacity Planning bien armado, puedes responder a preguntas como:

• ¿Podríamos hacer más proyectos el próximo trimestre?
• ¿Deberíamos contratar?
• ¿Qué sobrecarga aceptamos asumir?

En este sentido, este método es ideal para las organizaciones que deben gestionar una amplia cartera de proyectos y que necesitan encontrar el equilibrio entre la estrategia de la empresa y la realidad de lo que puede lograr en un tiempo determinado. La buena noticia: es posible hacer un Capacity Planning para cualquier sector de actividad —informática, retail, industria…— o cualquier tipo de proyecto: un proyecto de TI, una mudanza de sede, la implementación de un nuevo proceso de RR. HH.…

En Airsaas, generalmente nos centramos en los recursos humanos, el elemento más complejo de gestionar en un plan de capacidad, en un momento en que la mayoría de los proyectos de transformación de las empresas son transversales.

¿Por qué el Capacity Planning es interesante para tu empresa?

Para optimizar tus recursos

Gracias a un Capacity Planning, asignas mejor tus recursos disponibles en función de las prioridades de la empresa y evitas así el desperdicio.

Para dar más posibilidades de éxito a tus proyectos

¿Cuántos proyectos has tenido que abandonar? ¿Cuántos proyectos se van deslizando de mes en mes por falta de recursos suficientes o de una buena priorización de las iniciativas? Tu Capacity Planning te permite obtener una visión global de los recursos en el periodo que viene, lo que ayuda a limitar los retrasos en tus proyectos.

Para prepararte ante las variaciones de la demanda o los imprevistos

Al prever las cargas de trabajo de los equipos, puedes anticipar los cuellos de botella o, por el contrario, las necesidades de contratación o de externalización que podrías tener para hacer avanzar tus proyectos.

Para una mejor alineación con la estrategia de la empresa

Para diseñar un Capacity Planning que se sostenga, necesariamente debes priorizar los recursos que asignar a los distintos proyectos. Esta metodología te invita a priorizar el avance de los proyectos en función de los objetivos estratégicos de tu empresa: ¡a tu dirección le va a encantar!

Para optimizar tus costes

Tu Capacity Planning permite prever qué presupuesto debe asignarse a cada proyecto o a cada equipo y, por tanto, anticipar los costes previstos. Disfruta de una mejor gestión presupuestaria global.

Para mejorar la productividad y la rentabilidad de tus equipos

Consecuencia de todos los beneficios anteriores: anticipar mejor permite repartir mejor las tareas y los entregables a realizar y, por tanto, optimizar la productividad de cada uno.

Para mejorar las relaciones entre tus partes interesadas

Gracias a tu Capacity Planning, todas tus partes interesadas, desde la dirección hasta los colaboradores de todos los equipos, están más satisfechas con tu manera de gestionar los proyectos.

Por un lado, mejoras tu gestión de las competencias, asignando las tareas adecuadas a los recursos adecuados. Resultado: los equipos ya no sufren una sobrecarga de trabajo y se sienten más valorados según sus competencias reales. Ideal para hacer florecer la satisfacción de tus colaboradores.

Por otro lado (el de los clientes finales), entregas el producto o el servicio esperado en los mejores plazos. Y como se produce con los mejores recursos disponibles, su calidad es óptima.

¡Y en cuanto a los equipos de TI, se acabó el acoso constante para lanzar ese proyecto, tan importante para las áreas de negocio, que siempre tienes que posponer por no haber podido priorizarlo en la roadmap!

Ya conoces la definición del Capacity Planning y sus beneficios. Entonces, ¿por dónde empezar para desplegarlo en tu empresa?

Los principios básicos del Capacity Planning

Evaluar la capacidad actual

En primer lugar, tienes que identificar la capacidad actual de tu empresa en cuanto a competencias humanas, el ancho de banda que puede dedicarse a los proyectos.

Esta etapa te exige tener una visión precisa del uso actual de esos recursos, tanto en los proyectos planificados o en curso como en el trabajo diario fuera de esos proyectos.

Al hacer tu Capacity Planning, notarás rápidamente que el elemento más complejo de gestionar es la estimación de la carga de trabajo disponible de cada persona y, por tanto, del tiempo que podrá dedicar a los proyectos.

Cuando analices el ancho de banda de tu equipo, identifica las tareas recurrentes de cada uno y agrúpalas en bloques de tiempo dedicados, como medias jornadas. Este enfoque permite concentrar el esfuerzo y mejorar la eficacia, en lugar de simplemente repartir las tareas sobre la marcha o gestionar por porcentaje de disponibilidad.

En esta etapa, también puedes detectar los cuellos de botella ya presentes en los proyectos, que el Capacity Planning permitirá resolver.

Prever la demanda futura

En un segundo momento, el objetivo es identificar los proyectos que necesitarán recursos en el futuro, durante un periodo determinado, y estimar los recursos que deben dedicárseles.

Para ello, básate en la visión de la estrategia global de la empresa y en los proyectos en fase de encuadre o de discusión. Esta visión guía la priorización de los proyectos de tu cartera: es la que justifica que asignes prioritariamente tales o cuales recursos a tal o cual proyecto. Lo sabemos: es más fácil decirlo que hacerlo, ¡pero ese es el objetivo!

Los datos históricos sobre proyectos pasados suelen ser difíciles de obtener (salvo que ya tengas Airsaas implantado, claro). Pero un punto clave para un buen Capacity Planning es analizar el ritmo global de la organización y el de cada área específica: RR. HH., finanzas, TI, operaciones, etc.

Cada función tiene ciclos y limitaciones que influyen directamente en el tiempo disponible para los proyectos. Por ejemplo:

• RR. HH.: periodos intensos durante las campañas de contratación o las evaluaciones anuales.
• Finanzas: una fuerte movilización a final de trimestre y durante los cierres contables.
• TI: picos de actividad durante las puestas en producción o las auditorías de seguridad.

Si no tienes en cuenta estos ritmos naturales, corres el riesgo de asignar cargas poco realistas a los equipos, provocando retrasos y una pérdida de eficacia. Al comprender estas variaciones, puedes anticipar mejor la disponibilidad real y planificar los proyectos en consecuencia.

Para profundizar en el tema, visita nuestro artículo "Planificación de la demanda y Capacity Planning: ¿qué diferencias hay?".

Alinear capacidad y demanda

En esta etapa llegas al núcleo del Capacity Planning: debes alinear la capacidad y la demanda en función de los objetivos estratégicos de tu organización.

Para ello, dispones de varias estrategias en tu arsenal:

• Aumentar la capacidad, identificando los recursos futuros o necesarios que añadir. Prevé contrataciones adicionales, o plantéate hacer crecer las competencias de ciertos colaboradores en un tema que podrías necesitar en el próximo periodo
• Ajustar la demanda, priorizando los proyectos en el tiempo, en función de su impacto estratégico en la organización.
• Ajustar capacidad y demanda a medida, en función de los proyectos prioritarios y de las competencias a tu disposición.

En cualquier caso, en el marco de una cartera de proyectos muy amplia, prepárate: esta alineación entre capacidad y demanda va a requerir a menudo una negociación con las áreas de negocio y la dirección. La buena práctica: alinear a todo el mundo sobre las prioridades a establecer, gracias a metodologías como el PI Planning o el Quarter Plan.

Estos métodos exigen pasar de una planificación a corto plazo (a la semana o al mes) a una proyección a más largo plazo, como el trimestre, el semestre o el Program Increment (PI). Así, te aseguras de crear un plan de capacidad adaptado a la escala de tu organización y a la transversalidad de tus proyectos.

Y recuerda que todo el arte del Capacity Planning reside en poner en marcha una planificación flexible Y síncrona, capaz de adaptarse a los cambios organizativos o estratégicos. Un gran desafío, ¡pero que merece la pena!

Para ir más lejos, descubre las etapas clave para crear tu plan de capacidad.

Seguir y ajustar de forma continua

Una vez establecido tu Capacity Planning, no se trata de dejarlo tal cual. Con la variación de la demanda y unos recursos disponibles que fluctúan, tu plan de capacidad va a evolucionar necesariamente con el tiempo. De ahí el interés de seguirlo y ajustarlo de manera continua.

En primer lugar, utiliza indicadores clave de rendimiento (KPI) para evaluar la eficacia del Capacity Planning, como:

• La tasa de avance del Quarter Plan
• La tasa de finalización de los proyectos dentro de los plazos y presupuestos previstos
• La tasa de interrupción o de retraso en los proyectos ligada a una mala planificación de la capacidad
• El nivel de satisfacción de las partes interesadas (colaboradores y clientes) respecto al Capacity Planning

En paralelo, establece puntos de control regulares para ajustar la gestión de la demanda y el plan de capacidad a lo largo del tiempo.

Y para un Capacity Planning coronado por el éxito, aplica nuestras buenas prácticas para lograr tu planificación de la capacidad.

¿Qué herramientas usar para hacer tu Capacity Planning?

Poner en marcha un plan de capacidad suele ser un proceso pesado y que consume mucho tiempo. Muchas empresas lo hacen en una hoja de cálculo de Excel, que después resulta generalmente imposible de mantener en el tiempo.

Entonces, ¿hay que abandonar por completo la idea de tener un plan de capacidad realmente eficaz?

No exactamente. Para responder a esta problemática, en Airsaas tenemos una postura clara: preferimos tener un plan de capacidad aproximadamente correcto antes que precisamente falso. Y para hacer realidad esta postura hemos desarrollado una plataforma de Capacity Planning por equipos.

Gracias a Airsaas:

• Estimas el tiempo necesario para el entregable, no para la tarea. La estimación de la carga de trabajo se hace en forma de t-shirt sizing, para evitar entrar en el detalle micro y, por tanto, simplificar tu Capacity Planning.
• Anticipas los tiempos necesarios y disponibles por equipo. Así evitas proyectarte a escala de la persona y te basas más bien en la escala del equipo, para proyectarte realmente sobre el build.
• Pones en marcha un plan de capacidad al trimestre, al semestre o al PI. Esta metodología te permite alinearte con escalas de tiempo que representan la realidad del trabajo a realizar, que a menudo no se hace a escala de una semana, sino en un tiempo más largo.

En la plataforma Airsaas, la vista de Capacidad es sencilla y accionable. Te ayuda a saber cuál es la capacidad de cada equipo, qué entregables lastran el avance de tus proyectos y cuáles son tus necesidades de recursos adicionales.

Resultado: pones en marcha un plan de capacidad pragmático, a nivel macro, que permite priorizar con el Top Management los proyectos a lanzar o no. Lo que no te impide, en paralelo, una vez organizados tus proyectos en el tiempo, producir un plan de capacidad por persona a 2 o 3 meses como máximo… ¡que podrás cumplir de verdad!

Todo para tomar mejores decisiones en términos de priorización y de planificación de la capacidad.

¿Te interesa la solución de Capacity Planning por equipos de Airsaas? Solicita una demo hoy mismo y racionaliza tu gestión de cartera de proyectos mientras generas compromiso en tus equipos.