Planificación de la demanda y Capacity Planning: ¿cuáles son las diferencias?

Si gestionas proyectos de TI o de negocio, seguro que has oído hablar de la planificación de la demanda y del Capacity Planning. Dos conceptos que a menudo se confunden, aunque responden a retos muy distintos.

Por un lado, la planificación de la demanda consiste en listar y priorizar todo lo que la empresa quiere hacer: nuevas funcionalidades, evoluciones, proyectos estratégicos...

Por otro, el Capacity Planning busca asegurar que se dispone de los recursos necesarios (humanos, técnicos, presupuestarios) para llevarlos a cabo.

Y ahí es donde suele atascarse la cosa.

Muchas empresas dedican tiempo a definir sus demandas, pero sin comprobar si son realistas en función de la capacidad disponible. ¿El resultado? Roadmaps insostenibles, equipos sobrecargados y arbitrajes hechos con urgencia. A la inversa, algunas compañías se centran en sus restricciones de recursos sin tener una visión clara de las necesidades de negocio, lo que lleva a una infrautilización de los equipos y a una falta de valor creado.

El reto consiste, por tanto, en equilibrar estos dos enfoques: hacer coincidir lo que se quiere hacer con lo que realmente se puede hacer. Aquí es donde entra en juego un buen marco de gobernanza, con herramientas adaptadas para pilotar a la vez la demanda y la capacidad.

En este artículo veremos las diferencias fundamentales entre la planificación de la demanda y el Capacity Planning, por qué son inseparables y, sobre todo, cómo integrarlas de forma inteligente para no caer en la trampa de los proyectos irrealizables o de los equipos sobrecargados.

¿Qué es la planificación de la demanda?

Se llama «planificación de la demanda» (o a veces «gestión de la demanda») al proceso que busca prever la demanda futura de proyectos de la empresa. Sus objetivos principales: responder a la demanda de los clientes (tanto externos como internos) y favorecer la transformación y la innovación dentro de la organización.

En resumen, la planificación de la demanda consiste en recopilar las necesidades futuras de la empresa en términos de productos, servicios o funcionalidades. Te permite canalizar los proyectos entrantes, para asegurarte de lanzarte solo a las iniciativas que tienen posibilidades reales de salir adelante.

¿Qué es el Capacity Planning?

Se llama Capacity Planning, o plan de capacidad, al proceso de planificación de los recursos necesarios para responder a necesidades ya identificadas. El objetivo de la planificación de capacidad es asegurar que la capacidad disponible es suficiente para responder a la demanda.

En resumen, un Capacity Planning consiste en evaluar y optimizar los recursos disponibles (humanos y financieros) para responder eficazmente a la demanda existente o prevista.

Para profundizar en el tema, consulta nuestro artículo «Capacity Planning: definición y principios básicos».

Las diferencias clave entre planificación de la demanda y Capacity Planning

Objetivos diferentes

Para empezar, estas dos metodologías no se utilizan por las mismas razones.

Por un lado, la planificación de la demanda busca anticipar las necesidades de las distintas partes interesadas de la empresa. El acento se pone, por tanto, en la previsión de esas necesidades, gracias a un análisis de las tendencias históricas y de los comportamientos de los clientes, pero también a una recogida de las expectativas de los distintos actores de la organización.

Por otro, el Capacity Planning se concentra en la asignación y la gestión de los recursos para responder a esas necesidades. Este enfoque se centra, por tanto, en adaptar los recursos disponibles a las necesidades previstas. Se asegura de que la empresa dispone de recursos suficientes, ya sea en términos de capacidad de producción o de mano de obra, para satisfacer la demanda.

Datos utilizados diferentes

Métodos diferentes implican datos diferentes.

Por un lado, la planificación de la demanda se basará en los datos históricos de la empresa, sus previsiones o sus tendencias, así como en las peticiones que hacen llegar las áreas de negocio.
Por otro, el Capacity Planning se centrará en la capacidad actual, sus restricciones y sus proyecciones en términos de carga de trabajo.

De ahí la necesidad de adoptar herramientas diferentes para llevar a buen puerto estos dos métodos.

Te contamos más al final de este artículo sobre las herramientas para diseñar tu Capacity Planning; pero si estás impaciente, ya puedes descubrir la solución Airsaas y sus funcionalidades de capacidad macro.

La complementariedad entre planificación de la demanda y Capacity Planning

Aunque estos dos métodos son útiles para la gestión de proyectos en la empresa, no tienen los mismos vínculos con tu cartera de proyectos.

La planificación de la demanda puede influir en tus proyectos, porque te permite identificar periodos de alta demanda, picos de carga de trabajo o entregables que hay que desarrollar rápidamente para asegurar que la empresa mantiene su ventaja competitiva.

El Capacity Planning te permite asegurarte de que puedes ejecutar tus proyectos con fluidez, sin verte frenado por la falta de recursos.

En resumen, cuando la planificación de la demanda responde a la pregunta «¿Qué proyectos debemos hacer?», el Capacity Planning permite plantearse la pregunta «¿Podemos hacer estos proyectos?».

¡Por eso el plan de capacidad y la planificación de la demanda son tan complementarios! Los dos métodos forman las dos caras de una misma moneda: el equilibrio entre necesidades y recursos.

Al combinar estos dos enfoques, puedes maximizar la eficiencia operativa de tu organización. Una planificación de la demanda fiable permite que tu Capacity Planning funcione sobre bases sólidas, mientras que un Capacity Planning bien gestionado asegura que las previsiones de la demanda puedan cumplirse sin rupturas ni retrasos.

Juntos crean una estrategia integrada, en la que la demanda guía las prioridades y los recursos garantizan su ejecución.

La idea: planificar reuniones de gestión de la demanda (o request reviews) cada dos semanas con dúos TI - Negocio, que te permitan recoger la demanda de las distintas partes interesadas. Después, los elementos recogidos te permiten organizar tu Capacity Planning en un horizonte más largo: trimestre, semestre o PI, según la temporalidad de tu organización.

¿Qué herramientas para un Capacity Planning bajo control?

Diseñar un Capacity Planning te exige recoger toda la demanda actual y planificada de tu empresa, y después alinearla con los recursos disponibles en el periodo.

Si el método te resulta totalmente desconocido, no dudes en consultar nuestra guía en siete pasos para diseñar tu plan de capacidad.

Pero, si ya has creado un Capacity Planning, lo sabes bien: funcionar con una sola tabla de Excel puede convertirse rápidamente en un auténtico rompecabezas. Tu planificación debe ser colaborativa y actualizarse fácilmente en función de la fluctuación de la demanda y de los recursos.

Para ayudar a los CIO, los PMO y los jefes de proyecto a gestionar mejor la capacidad de producción de su empresa hemos diseñado la funcionalidad Capacity Planning de Airsaas.

Es muy simple: en Airsaas diseñas un plan de capacidad por equipo para el periodo que quieras: trimestre, semestre o PI. Así te centras en el build real de la empresa.
Cada equipo indica en Airsaas los recursos que puede poner a disposición de tus proyectos.

Después solo tienes que crear escenarios para evaluar dónde asignar tus recursos en función de las prioridades. Un paso sencillo gracias a la vista de Capacidad, que permite ver de un vistazo dónde se bloquean tus proyectos y qué recursos adicionales necesitas.

No pierdas más tu (valioso) tiempo con planes de capacidad por persona y por tarea: ¡apuesta por un Capacity Planning pragmático con Airsaas!

Y ahora que ya tienes claras las principales diferencias entre planificación de la demanda y Capacity Planning, estás listo para lanzarte con tu plan de capacidad.

Solicita una demo de Airsaas y deja que nuestra plataforma de gestión de cartera de proyectos racionalice la transformación de tu empresa.