PI Planning: la guía completa para alinear a tus equipos de TI y de negocio

Alinear a los equipos de TI y de negocio suele ser un quebradero de cabeza. Entre las prioridades de negocio que cambian sin parar, los equipos técnicos que hacen malabares con las limitaciones técnicas y los silos que complican la comunicación, enseguida acabas con proyectos que avanzan… pero no necesariamente en la buena dirección.

¿El resultado? Frustraciones por ambos lados, retrasos y una pérdida de valor para la empresa.

Ahí es donde entra en juego el PI Planning. Pilar del framework SAFe (Scaled Agile Framework), este evento trimestral reúne a todos los equipos implicados en un Agile Release Train (ART) para sincronizar sus esfuerzos en torno a un plan claro y realista. Durante dos días, TI y negocio trabajan juntos para definir las prioridades, resolver las dependencias y asegurarse de que todos avanzan en el mismo sentido.

En resumen: es el momento en que todo el mundo se pone de acuerdo sobre qué se hace, por qué se hace y cómo se va a conseguir.

Pero cuidado: una sesión mal preparada puede convertirse rápidamente en una reunión interminable y sin impacto. Para que sea eficaz, hacen falta una buena preparación, una fuerte implicación de las partes interesadas y una verdadera dinámica de colaboración. Si no, corres el riesgo de salir con un plan difuso y una falsa sensación de alineación.

Entonces, ¿cómo transformar este ejercicio en una palanca de rendimiento y compromiso para tus equipos? ¿Cuáles son las trampas que hay que evitar? Y sobre todo, ¿cómo lograr que este evento sea un motor de creación de valor y no solo una limitación más?

En este artículo vamos a desmenuzar las claves de un PI Planning logrado, con experiencias concretas del terreno y consejos accionables. Porque, bien hecho, este evento puede cambiar la dinámica de tus proyectos y por fin alinear a TI y a Negocio en torno a un objetivo común.

¿Qué es un PI Planning?

Empecemos por la definición de PI Planning y algunos conceptos clave que conviene conocer para lanzarte bien.

Se trata de una reunión de equipo a gran escala cuyo objetivo es organizar las tareas durante un periodo definido, llamado Program Increment o PI (y Planning Interval desde la versión 6 de SAFe). Esta sesión colaborativa permite alinear los objetivos y coordinar las acciones de todas las partes interesadas de un proyecto, garantizando una planificación clara y consensuada para el periodo en cuestión.

Esta práctica se utiliza a menudo en el marco del desarrollo de un producto informático. Sin embargo, puede aplicarse igualmente en proyectos más tradicionales y estructurados, como la gestión del cambio organizativo, la creación de hardware o incluso la realización de proyectos documentales.

A escala, este enfoque puede estructurar todo el build de una organización, todos los proyectos y las evoluciones de producto en curso.

Gracias a este proceso de planificación, puedes:

• Definir y redefinir regularmente objetivos comunes a todas tus partes interesadas, en torno a prioridades compartidas
• Planificar los entregables de cada equipo, sobre todo en proyectos transversales, limitando a la vez el impacto de las dependencias
• Desplegar y cuestionar de forma regular y colaborativa un plan de acción que cada equipo se compromete a respetar para alcanzar los objetivos comunes, mediante compromisos claros sobre los entregables

La sesión suele durar de uno a dos días, segmentados de manera que se aborden todos los temas del próximo PI: hitos clave, funcionalidades a desarrollar, prioridades, riesgos…

PI Planning y el framework SAFe

El Program Increment (PI), y por extensión el PI Planning, se inscribe en el marco metodológico del SAFe (Scaled Agile Framework). En este enfoque ágil, los equipos que colaboran en un PI se denominan "Agile Release Train" (ART).

Para profundizar en las buenas prácticas SAFe, consulta nuestros 8 esenciales para lograr tu PI SAFe.

Tradicionalmente, según los principios de SAFe, un PI se extiende a lo largo de un periodo de 8 a 12 semanas. No obstante, si no adoptas al pie de la letra este framework, puedes ajustar esa duración en función de las necesidades de tu organización, por ejemplo eligiendo un ciclo trimestral.

Esta flexibilidad no excluye la posibilidad de mantener sprints más cortos y entregas regulares, asegurando así un ritmo iterativo para el equipo de desarrollo.

Al pasar a escala, para alinear a una empresa en sus proyectos estratégicos o vitales, recomendamos encarecidamente elegir el ritmo del trimestre. El sol nos propone un ritmo trimestral para las estaciones, las finanzas nos proponen un ritmo trimestral para las publicaciones financieras, ¿por qué no inscribirse en un ritmo natural para el build, para los proyectos?

¿Cuáles son los beneficios de un PI Planning?

La práctica de gestión de proyectos a gran escala que es el PI Planning encierra muchas ventajas, y ello tanto para los equipos que siguen el manifiesto ágil al pie de la letra como para los que no.

Gracias a un PI Planning bien engrasado, puedes, entre otras cosas:

• Alinear a todas tus partes interesadas en torno a prioridades estratégicas comunes, claras y redefinidas regularmente
• Tener una visión realista de los proyectos y de las evoluciones de producto, para evitar el efecto túnel
• Favorecer la colaboración y el compromiso de los actores de tus proyectos: los owners de programa, de proyectos o de productos y los sponsors (Business Owners & directivos C-Level) o incluso los responsables de temas transversales (controllers financieros, risk & cyber managers, DPO…)
• Ir un paso por delante de los posibles bloqueos de los proyectos y de sus riesgos, gracias a una identificación previa de sus interdependencias

Por consiguiente, el PI Planning también te permite controlar más de cerca el presupuesto de tus proyectos y productos.

En definitiva, el PI Planning es una práctica de desarrollo iterativo para acelerar la entrega de valor de tus proyectos y entrar en una dinámica de mejora continua.

Pero, para beneficiarte de estas ventajas, tienes que entender cómo poner en marcha un PI Planning at scale bien montado. Buena noticia: ¡eso es exactamente lo que te desvela este artículo!

¿Qué aspecto tiene un PI Planning logrado, con beneficios concretos?

Descubre aquí cómo son dos jornadas tipo de PI Planning.

El requisito previo y el reto permanente: un clima de intercambio sereno y transparente

Una de las claves del éxito de un PI Planning es conseguir instaurar un entorno en el que cada uno se sienta libre de compartir sus limitaciones, para planificar de forma colectiva el futuro del proyecto durante el periodo venidero.

Sencillo sobre el papel. Un verdadero reto para los organizadores, que deben "sentir" los moods de la empresa y velar por repartir la palabra a la vez que relanzan permanentemente para buscar compromisos.

No engañarse a uno mismo en estos momentos es esencial. Basar las reflexiones en los data objetivos disponibles no impide hacer también apuestas razonables.

El punto de vista del vaso medio lleno será un aliado para avanzar siempre en la resolución de las complejidades de la cartera.

Para ello, utiliza durante el PI Planning herramientas colaborativas, que permiten estructurar los intercambios y mostrar que la palabra de cada uno se tiene en cuenta.

Utiliza:

• Tableros de equipos
• Un tablero de dependencias
• Un tablero de riesgos

Procura también recordar las reglas del PI Planning en cuanto lances la reunión. Entra en detalle, poniendo por ejemplo de relieve los colores de los distintos post-its a utilizar en los tableros (según se trate de riesgos, de hitos clave, de features, de user stories…).

Estas reglas se transmitirán antes de las intervenciones, a cada equipo, que también podrá preparar el terreno con habilidad.

Y es papel del animador del PI Planning, el Release Train Engineer (RTE), conseguir repartir la palabra de forma equitativa, para asegurar unos intercambios serenos.

Un lanzamiento ultra pragmático del PI Planning para dar sentido

El equilibrio precario, sobre todo en las primeras experimentaciones, entre unos objetivos razonables y un impacto total no debe desanimar. Un PI Planning es un proceso del que todas las partes aprenden. Procura apuntar al objetivo que resuelve uno de los males más compartidos por los equipos.

Al comienzo del PI Planning, es el Release Train Engineer quien toma la palabra para introducir la reunión. Presenta la agenda de las jornadas venideras y pone de relieve los objetivos a alcanzar.

"Estos son todos los retos que el PI nos permite abordar, pero para estas primeras implementaciones vamos a centrarnos en…"

Luego presenta la visión del próximo PI, basándose en las prioridades estratégicas que ha recopilado antes de la reunión.

Las partes interesadas clave —Product Manager, responsables de los distintos dominios— presentan los objetivos del PI, su visión, la hoja de ruta y las prioridades estratégicas. Puede requerirse la intervención de los top sponsors de la organización, preparada de antemano para que ellos mismos porten los grandes cambios estratégicos. Invita a los business owners, a los directores de negocio, incluso a los big boss si hace falta. Da el peso necesario a estas intervenciones, que son la razón de ser de tu evento.

Por último, la introducción termina con un recordatorio de los retos estratégicos y las inflexiones a tener en cuenta en el periodo venidero, una presentación detallada del backlog y de las funcionalidades o entregables prioritarios a planificar para el periodo que viene.

Talleres de planificación por equipo

Durante la segunda media jornada del PI Planning, cada equipo lanza su workshop de planificación. La idea: planificar las entregas de las distintas funcionalidades para el próximo PI, detallando cada user story y dando una estimación de los esfuerzos a realizar.

Cada equipo analiza también las dependencias que podría encontrar con otros equipos, y planifica las iteraciones en función de su capacidad y de las prioridades de las features a sacar.

En esta etapa, el Scrum Master ayuda a cada equipo a priorizar y a organizar el trabajo. Está bien constituir un equipo de referentes ultra comprometidos con el éxito del evento y multiequipo, para contrarrestar el lado de gurú iluminado que demasiado a menudo se le pega a un Scrum Master…

Procura la presencia de un representante de los sponsors de negocio en todas las fases del PI. Los big boss al principio y al final, los expertos de negocio "que saben" en el corazón de los intercambios.

El tablero de seguimiento del RTE: mantener el rumbo durante los talleres

Mientras los equipos trabajan en su planificación, el RTE no se queda de brazos cruzados. Su papel es seguir el avance de cada equipo sobre la marcha, apoyándose en un tablero de "Scrum de Scrums" que plantea las buenas preguntas:

• ¿Habéis identificado la Capacidad de Hacer (CAF) por sprint?
• ¿Habéis identificado la carga total de vuestras features? ¿Es inferior al 80 % de vuestra CAF?
• ¿Cuántas dependencias quedan por negociar?
• ¿Habéis identificado acciones de mitigación de los riesgos?
• ¿Habéis redactado vuestros objetivos de PI?

Este tablero es una herramienta de pilotaje sencilla pero tremendamente eficaz. Hace visible el estado de preparación de cada equipo y permite al RTE intervenir en el buen momento, antes de que se instale un bloqueo.

La identificación de las dependencias, un entregable clave de un PI logrado

Cuando los talleres de planificación han terminado, cada equipo presenta su plan a todo el tren ágil. Colectivamente, se validan las dependencias y se ajustan los planes de cada equipo para evitar que esas dependencias creen cuellos de botella.

Procura que estas dependencias no se queden en el paperboard hasta el próximo PI, sino intégralas directamente en tus herramientas de seguimiento de los proyectos y los productos.

El risk management en el corazón de los retos del PI Planning

Durante la tercera media jornada, los participantes del PI Planning analizan los riesgos que los proyectos van a encontrar probablemente y que podrían poner en apuros las entregas. Estos riesgos se clasifican generalmente por orden de prioridad. Luego el colectivo pone en marcha acciones para mitigar estos riesgos.

Una vez más se prestará especial atención al uso de esta materia rica (los riesgos) que emerge durante los PI Planning. Elige una solución que haga visibles estos riesgos en el corazón mismo de tu gestión de las carteras, programas, proyectos y productos.

Una validación colectiva del plan final del PI

Durante la última media jornada de PI Planning, se finalizan los planes de equipo. Los representantes de las áreas de negocio dan su feedback sobre estos planes, y se aportan los ajustes finales si hace falta.

Luego todo el mundo participa en un voto de confianza: los equipos se comprometen así a alinearse con el plan que han definido. En casos muy raros, si el voto de confianza es muy bajo, puede decidirse volver a trabajar los planes. Pero, por lo general, los talleres de planificación y el estudio de las interdependencias han permitido obtener un plan sólido, adoptado por todos.

Recoger feedback: mostrar que se quiere hacer mejor la próxima vez

Un PI Planning no termina con el voto de confianza. La última etapa de la reunión es la retrospectiva: un momento dedicado para que los participantes compartan lo que ha funcionado bien y lo que debe mejorarse de cara a las próximas sesiones.

Dos formatos funcionan especialmente bien en este contexto:

El ROTI (Return On Time Invested) permite a cada participante puntuar rápidamente la utilidad percibida del tiempo invertido. Es un indicador flash, perfecto para tomar el pulso colectivo al final de la jornada.

El DAKI (Drop, Add, Keep, Improve) va más allá: cada participante identifica lo que hay que abandonar, añadir, conservar o mejorar en el proceso. Es un formato estructurante que alimenta directamente las evoluciones del próximo PI Planning.

No subestimes esta etapa. Un PI Planning que mejora de un trimestre a otro es un PI Planning que se ancla de forma duradera en la cultura de la organización. Y es precisamente esta lógica de mejora continua la que distingue a los equipos que "hacen PI Planning" de los que realmente le sacan valor.

Desde su preparación, haz de tu PI Planning una baza para transformar

Quizá ya lo hayas entendido: un PI Planning logrado es una reunión que no deja nada al azar y que está bien planificada de antemano. Estas son algunas etapas clave por las que pasar para un Program Increment Planning sin sobresaltos.

Apostar por las personas adecuadas para provocar la alineación

Ante todo, debes elaborar una lista de los participantes en tu PI Planning. Todas las partes interesadas de tu proyecto deben estar presentes, pero cuidado: se trata de reunir también a las personas que son realmente decisoras.

Si no, corres el riesgo de alinear a los equipos que hacen y a los que organizan sin implicar a quienes deciden. Aviso importante: empiezas mal y vas a crear expectativas muy altas. Sin sponsor, no hay PI.

Deben estar presentes en tu sesión de planificación:

• El Product Management, incluidos los Product Owners
• Los Scrum Masters
• Los Business Owners, y el management implicado en el proyecto
• Los arquitectos
• Los sponsors de los proyectos

Aclarar el papel de cada uno antes del día D

Tener a las personas adecuadas en la sala no basta: cada una debe saber qué se espera de ella. Tómate el tiempo de explicitar las responsabilidades de cada perfil antes del PI Planning:

El Release Train Engineer (RTE) coordina y facilita todo el PI Planning. Es quien reparte la palabra, gestiona el timing y se asegura de que cada taller produzca los entregables esperados.

El Product Management (incluidos los Product Owners) define las prioridades y las features a desarrollar. Es la voz del "qué" y del "porqué".

Los Scrum Masters ayudan a los equipos ágiles a preparar sus planes, a estimar su capacidad y a levantar los bloqueos operativos.

Los Business Owners aportan las orientaciones estratégicas y validan los objetivos propuestos por los equipos. Su presencia es innegociable para los arbitrajes.

Desactivar las resistencias con antelación

El estado de ánimo de los participantes es tan importante como su presencia. Dedica tiempo de antemano a los perfiles escépticos: disipa sus miedos, identifica sus limitaciones. Si ciertas personalidades corren el riesgo de frenar la dinámica colectiva, prepara el terreno con su manager directo. Un trato sencillo suele funcionar: un interés personal atendido a cambio de una actitud constructiva durante la reunión.

No seas ingenuo en este punto: una sola persona mal embarcada puede dañar el impacto de un PI Planning, sobre todo en las primeras implementaciones.

Tener una visión clara de las prioridades estratégicas

Al preparar tu PI Planning, debes determinar cuál es la visión que va a guiar el periodo que tienes que planificar. La idea: alinear a todo el mundo en torno a la transformación que tu empresa va a vivir en el futuro.

Ten en cuenta el entorno en el que tu empresa evoluciona y va a evolucionar en los tiempos venideros. Tu visión puede basarse en elementos positivos (como proyectos innovadores que la empresa va a llevar a cabo), negativos (como la llegada de nuevos competidores a tu mercado) o incluso en limitaciones (como una nueva normativa).

Habla también con los directores de negocio implicados y pregúntales cuáles son sus prioridades estratégicas y los puntos de fricción que necesitarán abordar durante el PI Planning.

Ten en cuenta que la visión que vas a comunicar a los participantes de tu PI Planning no impacta necesariamente en el periodo venidero. Se trata sobre todo de una gran línea directriz que debe guiar la priorización de las acciones futuras.

Piensa también en preparar tu roadmap de producto y tu backlog. Procura que las features sean maduras, comprensibles, factibles, troceadas para caber en el PI y cargadas. Unas features demasiado difusas o demasiado grandes harán perder un tiempo precioso durante los talleres de planificación.

Anticipar los bloqueos potenciales

Aunque el PI Planning tiene como objetivo identificar los bloqueos que podrían interferir en tu proyecto, tómate el tiempo, si es posible, de anticipar esos bloqueos durante tu preparación.

Para ello:

• Prepara una matriz de riesgos del proyecto
• Detecta los posibles cuellos de botella, a la vista de las interdependencias de los equipos.
• Anticipa las limitaciones externas al proyecto, así como las preguntas técnicas que los participantes podrían hacerte.

Organizar la logística

Lo sabes: la gestión de proyectos a gran escala exige una logística considerable. ¡Y también es el caso de la organización de un PI Planning!

Tómate el tiempo de:

• Reservar los días del planning en la agenda de los participantes y anticipar las necesidades de reserva de hotel si algunos ponentes necesitan desplazarse. Reserva con al menos dos meses de antelación. Comprueba también si las fechas fijadas permiten a tus invitados planificar team meetings los días anteriores o siguientes: un trato con el hotel de la zona siempre es algo menos para el presupuesto.
• Planificar la reunión en una sala adaptada al PI Planning, o bien montar una herramienta de videoconferencia si tu reunión se hace a distancia. Tus salas (físicas o digitales) deben poder contener a todos los participantes y permitirles trabajar en grupos más pequeños. Prevé salas anexas para tratar los problemas que puedan aparecer en sesión. Piensa en un plano de mesas que facilite la comunicación por equipos e interequipos.
• Preparar una agenda detallada del PI Planning. Prevé minuciosamente la duración de cada sesión. Luego comparte esta agenda con todos.

¿Optas por el PI Planning en línea? No subestimes la complejidad de la logística. Calidad de las videollamadas, herramientas colaborativas para los workshops, salas virtuales dedicadas… Unas pruebas y un ensayo general el día anterior parecen indispensables. ¡Personalmente desaconsejamos llevar a cabo tus PI Plannings íntegramente a distancia!

Comunicar para cambiar la cultura de proyecto

Lanzar la dinámica iterativa del PI Planning en una empresa es un verdadero acto de comunicación. Debes lograr que tus participantes estén dispuestos a comprometerse firmemente, a lo largo del tiempo, y que entiendan los beneficios que podrán obtener.

En efecto, los desarrolladores suelen estar acostumbrados a trabajar de manera incremental, gracias a los métodos ágiles. Pero las áreas de negocio, en cambio, suelen tener más dificultades para poner en marcha un método de planificación tan fino y detallado. El proceso de PI Planning exige llevar a cabo una verdadera gestión del cambio: comunicación sobre los beneficios, levantamiento de los frenos de cada uno y puesta en marcha de técnicas concretas para planificar mejor juntos.

De ahí que debas llevar a cabo una gestión del cambio constante, comunicando de manera motivadora. Levanta los frenos de cada uno antes de la reunión y recuérdales a todos las ventajas de esta manera de funcionar.

¿Qué herramientas para un PI Planning que se desarrolla a la perfección?

Un PI Planning eficaz no reposa únicamente sobre la metodología: las buenas herramientas marcan toda la diferencia. Sin una preparación rigurosa y un seguimiento estructurado, este ejercicio puede convertirse rápidamente en una pérdida de tiempo, con compromisos difusos y dependencias mal gestionadas.

Ahí es donde una herramienta como AirSaas cobra todo su sentido. Antes incluso del PI Planning, permite preparar de antemano la capacidad de los equipos, priorizar las features clave y anticipar las dependencias. Al dar una visión clara de los objetivos y de los recursos disponibles, AirSaas facilita la revisión de las iniciativas y alinea a las partes interesadas sobre lo que es realmente factible en el trimestre venidero.

Durante el evento, AirSaas estructura la planificación haciendo visibles los arbitrajes y los compromisos adquiridos. Ya no hace falta hacer malabares con decenas de tableros: todo está centralizado, legible y accionable. Y después del PI Planning, asegura un seguimiento continuo de los compromisos y de la ejecución de los proyectos, para evitar las desviaciones y ajustar las prioridades en función de las realidades del terreno.

Un PI Planning logrado es una preparación sólida, una ejecución fluida y un seguimiento riguroso. Con AirSaas, das a los equipos de TI y de negocio un marco claro y pragmático para que sus esfuerzos estén realmente alineados con la estrategia de la empresa.

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Después del PI Planning: asegurar el seguimiento para no perder el valor creado

El PI Planning ha terminado. Dos jornadas intensas, decenas de decisiones tomadas, compromisos formalizados. Pero todo eso no vale nada si la dinámica decae el lunes siguiente. Así es como capitalizar la energía del PI.

Comunicar los objetivos y hacerlos accesibles a todos

Primer reflejo: reúne todos los objetivos del Program Increment y los planes de equipo, y difúndelos ampliamente. Cada participante debe poder encontrar fácilmente lo que se ha decidido, los compromisos de cada uno y los plazos asociados.

Tu plan en un SharePoint escondido o un PowerPoint enviado por email no bastará. Opta por soluciones que hagan tus planes comprensibles y accesibles en todo momento, tanto para los equipos como para los sponsors.

No has desplegado toda esta energía, movilizado tantos cerebros, para que las decisiones tomadas queden confidenciales.

Poner en marcha los rituales de seguimiento

A lo largo del PI, un seguimiento regular es indispensable para asegurarse de que el plan se respeta y de que los obstáculos se levantan rápidamente. Hay tres niveles de rituales a poner en marcha:

Las reuniones diarias (Daily Stand-ups) y las reuniones de gestión de riesgos permiten a los equipos tratar los irritantes sobre la marcha.

Los Scrum of Scrums y las PI Reviews aseguran la sincronización entre los equipos a intervalos regulares. Es el momento de comprobar que las dependencias identificadas están bien gestionadas.

Las System Demo (o como mínimo demos de equipos) ofrecen una medida objetiva y regular del avance, con la posibilidad de recibir feedback.

El escollo con el que se topan muchas organizaciones: la información del PI Planning se queda en post-its en Miro o en un paperboard fotografiado… y seis meses después volvemos a identificar dependencias y riesgos que ya habíamos levantado. Integra los data producidos durante el PI en tus herramientas de seguimiento de proyecto, y explótalos de forma continua.

El Inspect & Adapt: cerrar el círculo antes del próximo PI

Justo antes del próximo PI Planning, tómate el tiempo de hacer una revisión de la realización efectiva del PI, en términos de valor alcanzado más que en términos de features entregadas. Es la ceremonia de Inspect & Adapt: un momento clave para identificar lo que ha funcionado, lo que se ha desviado y lo que debe cambiar.

Es este círculo completo —planificar, ejecutar, seguir, ajustar— el que hace que el PI Planning pase de ser un evento puntual a un verdadero motor de transformación continua.

¡Ya estás listo para lanzar u optimizar tu próximo Program Increment Planning!