Gestionas una cartera de proyectos y te encuentras siempre con los mismos problemas: planificas cada etapa con antelación, pero tus proyectos se bloquean por falta de recursos disponibles o por dependencias que era difícil anticipar.
¡No tiene por qué ser así! ¿Y si te inspiraras en el enfoque ágil llamado "PI SAFe" para resolver estos problemas?
Descubre aquí qué es un PI y las claves del éxito para organizar tu próximo PI Planning sin complicaciones.
¿Qué es el PI SAFe?
Para empezar, conviene repasar qué es exactamente un PI SAFe.
PI SAFe y PI Planning: ¿de qué hablamos?
Se llama PI o Program Increment (y Planning Interval desde la versión 6 de SAFe) a un espacio de tiempo determinado durante el cual los equipos (también llamados "Agile Release Train" o ART en el método ágil) planifican, desarrollan, prueban y obtienen feedback sobre la solución que están construyendo. Se habla de "PI SAFe" porque el concepto de Program Increment forma parte del framework ágil llamado SAFe (Scaled Agile Framework).
Durante el espacio de tiempo que constituye el PI SAFe, el tren planifica, implementa, evalúa y ajusta la solución desarrollada en forma de iteraciones.
Si nos ceñimos a la metodología SAFe, un PI dura entre 8 y 12 semanas. Sin embargo, si no aplicas este framework al pie de la letra, puedes adaptar perfectamente esta cadencia a la de tu empresa; por ejemplo, estableciendo que un PI dure un trimestre. Esto no impide que el equipo de desarrollo siga con el principio de sprints en iteraciones más cortas y entregas más frecuentes.
Uno de los momentos clave de un Program Increment es el PI Planning. Se trata de una ceremonia colectiva que busca planificar por adelantado todo el PI, de forma colaborativa, con todas las partes interesadas implicadas en el desarrollo de la solución.
Un PI Planning reúne así a todos los actores principales del Agile Release Train, a saber:
- El Product Management (incluidos los Product Owners)
- Los Scrum Masters
- Los representantes de las áreas de negocio
- El sponsor del proyecto
El PI Planning puede aplicarse al desarrollo de software, pero también a cualquier tipo de cartera de proyectos.
¿Quieres saber más?
Las ventajas de un buen PI Planning
Tanto si sigues la metodología ágil SAFe "al pie de la letra" como si simplemente buscas una práctica de gestión de proyectos más eficaz, el PI Planning puede aportarte grandes beneficios.
Un PI SAFe bien organizado te permite, entre otras cosas:
- Definir bien tus prioridades estratégicas, alineando a todas las partes interesadas de tus proyectos
- Favorecer la colaboración, sobre todo en proyectos transversales
- Obtener una visión clara y realista de los proyectos, estableciendo objetivos medibles: perfecto para evitar el efecto túnel
- Impulsar el compromiso de todas las partes interesadas, lo que favorece el avance de la transformación de tu empresa
- Anticipar los riesgos y los bloqueos, identificando las interdependencias de los proyectos: ideal para responder a la falta de agilidad con la que se encuentran la mayoría de las empresas
- Entrar en un proceso de mejora continua, gracias al valioso feedback de los distintos equipos
- Acelerar la entrega de valor, ¡consecuencia de todos los beneficios anteriores!
El PI Planning empuja a todas las partes interesadas a hacerse las preguntas correctas sobre el valor asociado al proyecto. Durante las discusiones, el foco está en por qué hacemos este proyecto, cuáles son las prioridades y cómo identificar y gestionar las dependencias. Este proceso permite que todo el mundo se dé cuenta de que la gestión del proyecto es transparente, no arbitraria, y devuelve las responsabilidades al lugar que les corresponde.
8 esenciales para que tu PI Planning sea un éxito
¡No necesitas leer el manifiesto ágil para lanzar tu propia dinámica de PI SAFe! Con los siguientes consejos, puedes adaptar la metodología SAFe a tu organización.
Ten una visión clara de las prioridades estratégicas
Incluso antes de que empiece tu PI Planning, debes tener una visión precisa de las prioridades estratégicas de tu proyecto y, a mayor escala, del entorno en el que se despliega.
La dirección o los Business Owners deben definir y comunicar los objetivos del PI SAFe. El papel del responsable de organizar el PI Planning es ir a preguntar a todos los directores de las áreas de negocio implicadas cuáles son sus prioridades estratégicas y qué puntos de tensión querrán abordar durante la reunión.
La visión del proyecto es lo que permite expresar, a corto o a más largo plazo, hacia dónde queremos ir colectivamente. Puede tratarse de una nueva normativa que cumplir, de proyectos hacia los que se dirige la empresa, de competidores que llegan al mercado… Puede tratarse de elementos que no necesariamente impactarán el próximo PI SAFe, y de elementos tanto positivos como negativos. El objetivo final de la visión del PI es embarcar a todas las partes interesadas a largo plazo, hacer que todos remen en la dirección de la empresa.
Tómate también el tiempo de revisar tu roadmap de producto. Las prioridades a medio plazo deben estar establecidas para guiar a los equipos en su planificación. Debes tener las features en mente y haberlas priorizado. Eso sí, asegúrate de que sean maduras, factibles, comprensibles y estimadas.
Anticipa los posibles bloqueos
Si es posible, antes de tu PI Planning, empieza a identificar los bloqueos que podrían surgir durante las discusiones.
- Analiza los riesgos, preparando una matriz de riesgos del proyecto.
- Anticipa los cuellos de botella, identificando las posibles dependencias entre equipos. Estas interdependencias se discutirán durante el PI Planning.
- Prepara las respuestas a las preguntas técnicas y anticipa las restricciones externas del proyecto.
El material de trabajo previo a un PI Planning es esencialmente un backlog de proyectos, una cartera de proyectos preclasificada con una macropriorización y una estimación "a ojo" del esfuerzo. Y cuando hay un tema de capacidad, puede ser interesante intentar identificar, de antemano, qué cuello de botella podría surgir.
Organiza una logística impecable
La logística es esencial para el buen desarrollo de un PI Planning. La idea: poner a todo el mundo en las mejores condiciones para poder proyectarse en el próximo periodo del PI SAFe.
Para ello:
- Elige una fecha en la que todas las partes interesadas estén realmente disponibles.
- Planifica la agenda detallada de la reunión, dedicando suficiente tiempo a cada sesión, y comparte esa agenda con antelación.
- Elige un espacio adecuado, que permita trabajar en grupo grande y en equipos más pequeños. Si tu PI Planning es a distancia, organiza las herramientas de videoconferencia apropiadas. Si es presencial, prepara una distribución de la sala que propicie intercambios constructivos.
Aclara los roles y las responsabilidades de cada uno
Una sesión de planificación colectiva implica poner a cada uno al tanto de su rol con antelación.
Acuérdate de explicitar a todas las partes interesadas sus responsabilidades antes del PI Planning:
- El Release Train Engineer (RTE) coordina y facilita el PI Planning, acompañando los intercambios de los participantes.
- El Product Management define las prioridades y las features a desarrollar.
- El Scrum Master ayuda a los equipos ágiles a preparar sus planes y a desbloquear los impedimentos.
- Los Business Owners aportan orientaciones estratégicas y validan los objetivos de los equipos.
Comunica sobre el PI Planning con antelación
Antes de la sesión, asegúrate de explicitar las reglas del PI Planning y, sobre todo, ¡de hacer entender a todos cuál es su interés y sus beneficios!
Antes del PI Planning, hay que vender este proceso como un arma de guerra. Todo el mundo debe estar listo para "quemar las naves": cada uno debe comprometerse con la dinámica, sin dar marcha atrás. Para eso, hay que crear compromiso mediante un acto de comunicación fuerte, publicando posts en la intranet, por ejemplo. Para lanzar un PI Planning, un día incluso publicamos un artículo en un medio externo de referencia para detallar el proceso: ideal para generar compromiso.
Apóyate en los beneficios vistos en la primera parte de este artículo para desarrollar tu argumentario. Y no dudes tampoco en poner el foco en los beneficios presupuestarios de este tipo de gestión de proyectos.
El proceso de PI SAFe permite controlar mejor el presupuesto de un proyecto. Gracias a un PI Planning, se ve pasar todo: tanto las capacidades como el presupuesto que asignar a cada etapa. Esto permite dar visibilidad a todo el mundo (incluido el CFO) sobre cómo se utiliza la partida presupuestaria y cómo se prioriza su uso durante el periodo.
Acompaña el cambio de la cultura de proyecto
Si los equipos de desarrollo suelen estar ya acostumbrados a trabajar con el enfoque ágil del PI SAFe, o a pensar en términos de funcionalidades, las áreas de negocio, en cambio, están menos curtidas en una planificación tan fina.
El proceso de PI Planning exige, por tanto, llevar a cabo una verdadera gestión del cambio, con todo lo que implica: comunicación sobre los beneficios del proceso, eliminación de las reticencias de cada uno y, sobre todo, puesta en marcha de técnicas para planificar mejor…
La gran dificultad, sobre todo para las áreas de negocio, es lograr segmentar el producto en features más finas, para que el entregable quepa en el periodo del Program Increment. Para ello, hay que impulsar un cambio de cultura. Cada uno debe entender que no se fabrica un monolito, que hay que trocear el producto para cumplir los plazos de producción. Existen algunas tácticas para eso: trocear por geolocalización, empezando primero por una región concreta. Trocear el producto en productos más pequeños (los neumáticos del coche antes que el habitáculo). Trocear por población, por ejemplo haciendo una segmentación 80/20 al estilo Pareto sobre la población afectada…
Favorece un clima de intercambio con total transparencia
Ser más ágil es, ante todo, operar en un clima en el que los equipos se sientan libres de compartir sus limitaciones y preocupaciones, para avanzar mejor juntos. ¡Y esto también aplica durante el PI Planning!
Una de las claves del éxito: utilizar herramientas colaborativas que permitan a cada uno planificar en equipo. Los tableros de equipo, el tablero de dependencias y el tablero de riesgos deben ponerse en marcha para alinear a todo el mundo durante los intercambios.
Y cuida de explicitar bien las reglas del PI Planning desde el inicio de la reunión. No dudes en llegar a explicar los colores de los pósits que usar en cada tablero, según se hable de features, de user stories, de riesgos…
Al facilitador del PI Planning, el RTE, se le elige por su capacidad de dinamización. Debe ser buen orador y saber gestionar su cansancio (¡porque un PI Planning es agotador!). Debe tener en la manga técnicas que permitan pedir silencio, cortar a las personas demasiado habladoras, controlar el timing… A menudo, los RTE asisten a otros PI Plannings para prepararse.
Utiliza las herramientas adecuadas
El éxito de un PI Planning no depende únicamente del método empleado. Las herramientas elegidas también juegan un papel determinante. Sin una preparación minuciosa y un seguimiento estructurado, esta etapa crucial puede perder eficacia rápidamente: las dependencias se gestionan mal, los compromisos carecen de claridad y los equipos se dispersan.
Ahí es donde entra Airsaas. Antes de la sesión, la solución facilita la evaluación de la capacidad de los equipos, la priorización de las funcionalidades esenciales y la identificación de las dependencias críticas. Esta anticipación ofrece una visión global precisa, que permite encuadrar los objetivos y movilizar eficazmente a todas las partes interesadas en torno a lo que es realizable durante el trimestre.
Durante el PI Planning, Airsaas simplifica la planificación. Las decisiones estratégicas se hacen visibles al instante, los compromisos se formalizan y los arbitrajes se facilitan. Se acabó hacer malabares entre varias herramientas u hojas de cálculo: todo está centralizado en una plataforma intuitiva, con la información accesible y explotable en tiempo real.
Y una vez terminado el PI Planning, Airsaas asegura un seguimiento continuo. Los compromisos adquiridos se monitorizan, el avance de los proyectos se sigue con precisión y los ajustes necesarios pueden hacerse rápidamente, en función de la evolución del contexto o de los imprevistos.
Con Airsaas, ofreces a tus equipos de negocio y de TI un marco claro y estructurante, que favorece una mejor coordinación y garantiza una alineación permanente con la estrategia de la empresa.
Gracias a estos consejos para organizar bien tu PI Planning, ¡estás listo para poner en marcha un proceso iterativo de gestión de proyectos!
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