8 buenas prácticas para acertar con tu planificación de la capacidad

En un mundo donde los recursos son cada vez más escasos y la presión de los plazos no deja de crecer, la planificación de la capacidad es más crucial que nunca. Y cada retraso o malentendido en esta planificación puede comprometer toda tu cartera de proyectos.

En nuestro artículo anterior te desvelamos nuestro método para poner en marcha un Capacity Planning eficaz. Pásate por aquí si es lo que buscas.

Pero si quieres ir más allá, aquí te proponemos ocho consejos pragmáticos de planificación de la capacidad para hacer avanzar tus proyectos más rápido y mejor. ¡A por una transformación de empresa acelerada y bien alineada con tus objetivos estratégicos!

Planificación de la capacidad: ¿de qué hablamos?

Empecemos por definir en concreto qué es la planificación de la capacidad y por qué este método te ayuda a optimizar tu cartera de proyectos.

Una breve definición de la planificación de la capacidad

Llamamos “planificación de la capacidad”, “Capacity Planning” o “plan de capacidad” a un método pensado para evaluar, planificar y gestionar los recursos necesarios para responder a las necesidades de una organización.

Se trata de un proceso de planificación para crear un plan de producción que alinee la demanda de proyectos de la empresa con sus recursos reales.

En planificación de la capacidad se organizan varios tipos de recursos a lo largo del tiempo:

• Los recursos financieros
• Los recursos humanos

A menudo es este último punto el que genera los cuellos de botella en el avance de los proyectos, de ahí los beneficios de una planificación de la capacidad bien afinada.

Por qué tu empresa necesita un Capacity Planning

La planificación de la capacidad la utilizan empresas de todos los sectores. Y con razón: ¡tiene muchísimos beneficios!

Con un Capacity Planning bien montado, puedes:

• Optimizar tus recursos para planificar mejor los próximos proyectos, gracias a previsiones más fiables
• Alinear el uso de tus recursos con la estrategia de tu empresa, para acelerar la entrega de valor
• Impulsar la productividad de tus equipos y su compromiso con tus proyectos
• Reducir los riesgos de retraso en toda tu cartera de proyectos
• Estar preparado para absorber una variación de la demanda en un periodo determinado
• Optimizar tu rentabilidad y controlar tus costes
• Mejorar la satisfacción de los empleados, en particular controlando la carga de trabajo de los equipos
• Disparar la satisfacción de tus clientes, internos o externos, gracias a un delivery fiable y de calidad

En resumen, un plan de capacidad te da todas las claves para lanzar proyectos… ¡y sacarlos adelante! Todo el mundo está alineado en torno a las prioridades estratégicas, sin que los recursos estén sobre o infrautilizados. Perfecto para sanear las relaciones entre las distintas áreas de negocio y acelerar la transformación de tu organización.

¿Quieres profundizar en la definición de este método de planificación estratégica? Pásate por nuestro artículo “Capacity Planning: definición y principios básicos”.

8 buenas prácticas para acertar con tu planificación de la capacidad

Alinear tu capacidad de producción con la demanda estratégica de tu organización exige método y visión. Aquí tienes las ocho claves de éxito para la planificación de la capacidad de tu empresa en el próximo periodo.

Tener una visión clara de las necesidades prioritarias

La visión estratégica de tu empresa es el requisito previo para una planificación de la capacidad realmente eficaz. Porque, al fin y al cabo, la idea de un Capacity Planning es justamente que el uso de los recursos plasme los objetivos estratégicos de la empresa.

Tu objetivo, por tanto, es que tu planificación traduzca en acciones operativas la estrategia de toda la organización.

Para ello, empieza por fijarte en los proyectos que más valor aportan en la roadmap del periodo que viene, y priorízalos en términos de asignación de recursos.

Crear un momentum que fomente la colaboración entre equipos

Para asegurarte de que tu Capacity Planning refleja todos los retos estratégicos de la organización, debes comprobar que todas tus partes interesadas están en sintonía en cuanto a prioridades.

Y no lo olvides: priorizar es, por fuerza, renunciar — o, como mínimo, aplazar proyectos en el tiempo. De ahí el interés de pasar por un momento colectivo en el que la dirección y las áreas de negocio puedan debatir estas prioridades.

Ahí es donde metodologías como las del Quarter Plan o del PI Planning cobran todo su sentido. La idea: establecer momentos de planificación colectiva para alinear a todo el mundo, en los que cada equipo se compromete con el tiempo que puede dedicar a cada proyecto.

Estas reuniones también permiten detectar de antemano los riesgos y las dependencias de cada proyecto, así como los posibles cuellos de botella. Y te ahorran las largas horas entre departamentos, en reuniones one-to-one, recopilando las necesidades y expectativas de cada uno.

Elijas el método que elijas, recuerda que tu capacidad de planificar y desplegar un plan de carga no puede recaer únicamente en tus equipos. Juega en equipo: ¡notarás la diferencia!

Montar un plan de capacidad por trimestre

A menudo vemos empresas que montan un plan de capacidad en una escala de tiempo muy corta: normalmente, una semana. Pero esa temporalidad corta hace tediosísima la actualización del Capacity Planning… que, de todos modos, está condenado a evolucionar con los cambios en la demanda y en los recursos.

¿Nuestra apuesta en Airsaas? Prefiere un plan de capacidad aproximadamente correcto antes que exactamente equivocado.

Para conseguirlo, tienes que llevar tu planificación de la capacidad a otra escala de tiempo más larga. Montar un plan de capacidad por trimestre —o por semestre, o por PI— tiene más sentido respecto a la realidad del trabajo que deben entregar los equipos.

¿La ventaja extra? Esta planificación a largo plazo genera una presión positiva en los equipos, que se organizan para terminar sus proyectos antes del final del periodo y para encuadrar bien sus necesidades de cara al periodo siguiente.

Por supuesto, esto no impide que los equipos de desarrollo, acostumbrados a sprints más cortos, sigan planificando sus tareas en periodos más breves. Pero tu planificación, en cambio, prevé los entregables más bien a medio plazo.

Estimar el tiempo necesario para el entregable, no para la tarea

Tradicionalmente, la planificación de la capacidad se hace por tarea. ¡Y es uno de los elementos que puede convertir rápidamente esta planificación en un auténtico rompecabezas!

Te aconsejamos adoptar un enfoque más pragmático, que consiste en estimar el tiempo necesario para el entregable en lugar de para la tarea. Así evitas entrar en el detalle micro y perderte en él.

Una vez más, nada te impide crear después planificaciones por tarea en función de la asignación de recursos decidida para cada entregable.

Pensar a escala de equipo, no de persona

Cuando configures tu plan de capacidad, es esencial proyectarte sobre el tiempo disponible para tus proyectos (es decir, el build).

Y puede que ya lo hayas probado: ¡crear un plan de capacidad a escala individual puede convertirse rápidamente en un rompecabezas si tienes que hacerlo para toda una organización!

Así que, en lugar de hacer tu planificación de la capacidad a escala de persona, te aconsejamos hacerla a escala de equipo. De este modo, tu plan de capacidad gana flexibilidad y aumentas tus posibilidades de casar capacidad y demanda.

Ten en cuenta que cada equipo no tiene por qué ser un departamento diferenciado de la empresa. Considera más bien cada uno de tus equipos como una “agrupación de competencias homogéneas”.

Puede tratarse, por ejemplo, para el área de TI, del equipo de Seguridad TI, el equipo de Datos TI y el equipo de Integración TI. Otro ejemplo: para el departamento de marketing, segméntalo en un equipo de marketing CRM, otro de marketing de contenidos, más otro equipo que agrupe al resto de los marketers.

Establecer escenarios para cerrar las brechas

Para elaborar un Capacity Planning lo más realista posible, utiliza escenarios que permitan cerrar la brecha entre la capacidad actual y la demanda prevista.

Por ejemplo, puedes plantearte las siguientes preguntas:

• Si añadimos carga a un equipo con un nuevo proyecto, ¿entra o no entra?
• ¿Y si contratamos a una persona nueva o recurrimos a un proveedor externo?
• ¿Y si ponemos en marcha un plan de desarrollo de competencias para un equipo?

Estima en cada escenario el presupuesto a desplegar, así como el ROI que se puede obtener a la vista del valor esperado estratégicamente por tu organización. Resultado: obtienes la proyección más ventajosa para los equipos y para la empresa.

Adoptar una herramienta adecuada

No te equivoques: sean cuales sean las medidas de alineación entre equipos que hayas puesto en marcha, con el paso del tiempo la demanda de tu empresa y sus recursos fluctuarán. Tendrás que revisar regularmente tu planificación de la capacidad. Motivo suficiente para tirarte de los pelos… ¡si no cuentas con la herramienta adecuada!

Precisamente para simplificar la vida de CIOs, PMOs y jefes de proyecto diseñamos Airsaas: un software de gestión de cartera de proyectos que te permite diseñar un plan de capacidad por equipo a largo plazo. Ideal para centrarte en el build.

La herramienta es fundamentalmente colaborativa. Cada equipo declara en la herramienta el ancho de banda del que dispone, para que sepas con precisión dónde asignar tus recursos según tu visión estratégica.

Gracias a la vista de Capacidad, visualizas la capacidad de cada equipo, qué entregables te impiden avanzar o incluso qué recursos humanos adicionales podrías necesitar.

Con este plan de capacidad macro, se acabaron las horas perdidas actualizando un Capacity Planning por tarea y por persona… que acaba en la papelera dos días después.

¿Te interesa la solución? Descubre ya la funcionalidad de planificación de la capacidad de Airsaas.

Priorizar la flexibilidad

Lo sabes mejor que nadie: un proyecto rara vez sale como se ha previsto. La empresa es materia viva, donde las competencias internas cambian y donde la prioridad de las demandas puede variar según las tendencias del mercado y los resultados de la organización.

De ahí la necesidad de prever márgenes para hacer frente a los imprevistos.

Adopta, pues, un enfoque iterativo y ajustable en tu planificación de la capacidad. Puedes hacerlo, en particular, con un enfoque a más largo plazo, en forma de Quarter Plan o de PI Planning, que permite revisar la planificación de la capacidad en plazos fijos, funcionando de manera colaborativa.

Seguir y analizar el rendimiento

Último consejo, y no menor: establecer los KPI adecuados para seguir la eficacia del Capacity Planning.

En tus cuadros de mando puedes incluir, entre otros:

• La tasa de realización de los entregables al final del trimestre
• La tasa de utilización de la capacidad
• La tasa de finalización de los proyectos dentro de los plazos y presupuestos previstos
• La tasa de interrupciones o retrasos en los proyectos debidos a una planificación de la capacidad incorrecta

Piensa también en organizar revisiones periódicas mensuales para evaluar la eficacia y afinar tu planificación.

¡Ya estás más que preparado para montar (por fin) un Capacity Planning que equilibre la demanda y los recursos disponibles!

¿Necesitas una herramienta que te simplifique la tarea? Solicita una demo de Airsaas y comprueba cuánto puede ayudarte su funcionalidad de Capacity Planning a alinear mejor tus proyectos con tu visión estratégica.