La guía para diseñar un capacity planning eficaz

¿Cuántas veces has tenido que reasignar de urgencia recursos a un proyecto prioritario, en detrimento de otro igual de estratégico? 
¿Cuántas veces te ha costado justificar que no podías lanzar esos tres nuevos proyectos tácticos?
¿Cuántas veces has sentido la frustración de tus interlocutores ante tus explicaciones, cuando decías "no podemos hacerlo todo"?

Para ti, director de TI, PMO o jefe de proyecto, una mala gestión de la capacidad genera situaciones incómodas y relaciones complicadas con el resto de la empresa. Por no hablar de los equipos que pueden acabar quemados de tanto correr detrás de todo a la vez…

Para la empresa es sinónimo de un pozo sin fondo financiero. Al gestionar mal los recursos, se desperdicia muchísimo: retrasos y pérdidas económicas… ¡y ni hablemos del estrés que generan esas situaciones!

¿La solución? Un capacity planning bien pensado, que te ayuda a evitar estos escollos optimizando el uso de los recursos según las prioridades cambiantes de tu empresa.

Solo que, en Airsaas, sabemos lo fácil que es perderse por el camino y acabar creando, o bien una máquina de complicar las cosas… ¡o bien nada de nada!

¡Que no cunda el pánico! Esta guía te da todas las claves para construir un capacity planning eficaz y dominar tu capacidad de producción: pasos a seguir, buenas prácticas y herramientas.

¿Qué es el capacity planning?

Empieza tu inmersión en el método del capacity planning fijándote en su definición: ¡así arrancas con buen pie!

Una definición del capacity planning clara y sencilla

El capacity planning es un método que permite evaluar, planificar y garantizar una gestión óptima de los recursos para responder a las necesidades de la cartera de proyectos / cartera de iniciativas de una empresa. Esta metodología tiene en cuenta la gestión de los recursos humanos y financieros. También encontrarás este método bajo los nombres de gestión de la capacidad o plan de capacidad.

El objetivo final de un capacity planning es alinear la capacidad disponible en la empresa con la demanda prevista, encontrando el equilibrio entre la estrategia de la empresa y lo que realmente puede producir durante el periodo.

Esta metodología permite así saber qué carga de trabajo asignar a los equipos, y si hacen falta más recursos humanos para llevar a cabo los proyectos.

Cuidado con no confundir el capacity planning con un simple método de planificación de recursos a corto plazo, en el que se hace coincidir la capacidad de la empresa con sus necesidades actuales. Aquí buscamos prever la asignación de recursos en un plazo más largo, para responder a una demanda futura.

Para una definición del capacity planning más a fondo, es por aquí.

La diferencia entre capacity planning y planificación de la demanda

Como jefe de proyecto, director de TI o PMO, es habitual hacerse un lío entre distintos conceptos. Y aquí es importante entender las diferencias entre planificación de la demanda y capacity planning.

Por un lado, el capacity planning permite planificar los recursos necesarios para responder a necesidades ya identificadas (en proyectos en curso o validados), y comprobar si la carga de trabajo es o no asumible para los equipos.
Por otro, lo que solemos llamar planificación de la demanda (o gestión de la demanda) consiste en prever la demanda futura de proyectos que entran en el pipeline de la cartera.

Estos dos conceptos presentan algunas diferencias:

• No persiguen los mismos objetivos. La gestión de la demanda organiza las distintas etapas de cualificación, comprensión y priorización. Y sí: hay demasiadas "solicitudes" como para tratarlas todas en paralelo. Por eso hay que organizar ese pipeline. El capacity planning, en cambio, se centra en gestionar los recursos para responder a las necesidades actuales.
• No utilizan los mismos datos. Un plan de capacidad utiliza la capacidad existente de la empresa, mientras que la planificación de la demanda se apoya en una priorización de las solicitudes de proyectos o evoluciones procedentes de las distintas áreas de la empresa.

Sin embargo, a pesar de sus diferencias, estos dos métodos son fundamentalmente complementarios. Por un lado, al planificar la demanda, respondes a la pregunta "¿Qué proyectos debemos hacer?". Por otro, tu gestión de la capacidad responde a la pregunta "¿Podemos hacer estos proyectos?".

En resumen, la gestión de la demanda te permite canalizar los proyectos, para lanzar los que de verdad pueden llevarse a cabo, en lugar de embarcarte en mil iniciativas que, aunque sean buenas, corren el riesgo de no llegar nunca a buen puerto.

En Airsaas, siempre recomendamos programar reuniones de gestión de la demanda (o request reviews) cada quince días, para recoger la demanda.
Una buena práctica es crear duos por dominio y solución; por ejemplo: Líder de TI de RR. HH. — Líder de negocio de RR. HH. El Líder de negocio analiza las solicitudes e intercambia cada 15 días con su Líder de TI dedicado, para cualificar las solicitudes y orientar su tratamiento: ya tratada, solicitud no alineada con los objetivos de la organización…

Para profundizar, escucha el episodio de nuestro podcast en el que hablamos del Flash Design con Isabelle Perussy.

Así, juntos, estos dos métodos permiten equilibrar las necesidades y los recursos, y maximizar la eficacia operativa de la empresa.

Para entender bien estas diferencias, lee nuestro artículo "Planificación de la demanda y capacity planning: ¿cuáles son las diferencias?".

Los 7 beneficios de un capacity planning bien montado

En una organización donde los proyectos de empresa son mayoritariamente transversales, el capacity planning se convierte en una herramienta crucial. ¿Cuántos proyectos, que aportan tanto valor a la empresa, se aplazan mes tras mes por falta de una planificación transversal de los recursos humanos?

En este contexto, un plan de capacidad permite priorizar de forma colectiva los proyectos que hay que llevar a cabo, alineando a todo el mundo en torno a una dinámica positiva.

Así, gracias a un capacity planning bien engrasado, se observa:

• Una optimización de los recursos. Una mejor asignación de los recursos te garantiza que cada proyecto disponga de las competencias y los medios necesarios para avanzar con eficacia, evitando así el desperdicio y la sobrecarga.
• Proyectos con más probabilidades de éxito. Al anticipar las necesidades de recursos, tu capacity planning limita los cuellos de botella y los bloqueos, y asegura el cumplimiento de los plazos del proyecto.
• Una mejora en la relación entre los distintos miembros de la dirección, gracias a una mejor alineación estratégica. Las decisiones de asignación de recursos se toman en función de las prioridades de la empresa, lo que garantiza una ejecución acorde con los objetivos estratégicos y una mejor comunicación entre las distintas partes interesadas. Por fin puedes lanzar (¡y terminar!) esos proyectos no estratégicos, a menudo ignorados por la Dirección, pero que las áreas de negocio esperan con tanta impaciencia.
• Una buena preparación ante las variaciones de la demanda. Una visión clara de las capacidades permite anticipar las necesidades de recursos adicionales y adaptar la carga de trabajo en función de las fluctuaciones de actividad.
• Una optimización de los costes. Al planificar con precisión los presupuestos necesarios para cada proyecto y equipo, evitas gastos innecesarios y mejoras tu retorno de la inversión.
• Una mejora de la productividad y de la satisfacción de las partes interesadas. Una carga de trabajo equilibrada permite a los equipos ser más eficaces y entregar proyectos de calidad, a la vez que reduce el estrés y favorece el compromiso de los colaboradores.

En resumen, el método del capacity planning significa menos desperdicio de recursos, más proyectos que llegan a buen puerto y más compromiso de todas tus partes interesadas.

Como para tener ganas de ponerse manos a la obra, ¿verdad?

Las etapas para crear tu plan de capacidad

Aquí encontrarás un resumen de las distintas etapas para crear tu propio capacity planning. Para entrar en detalle, no dudes en consultar nuestro artículo sobre las 7 etapas para crear tu plan de capacidad.

Crear grupos de competencias homogéneos

En primer lugar, conviene crear una organización por equipos que correspondan a grupos de competencias homogéneos. Por ejemplo IT Seguridad, IT Data, IT Infra, Finanzas ERP, Finanzas Corporate… esto te permitirá desglosar tus iniciativas por grupo de competencias homogéneo, lo que resulta muy práctico para hacer un plan de capacidad trimestral.

Definir tu capacidad actual

Después, para cada grupo de competencias homogéneo, habrá que definir el tiempo de run y el tiempo de build.

Cuidado con este punto: hay que redefinir bien de forma colectiva el run y el build. Por ejemplo, es peligroso dejar las solicitudes de evolución en el run: es mejor ponerlas en el build. El run podría verse más bien como soporte de primer o segundo nivel. Todo lo que crea valor mediante la "construcción" es build; si no, ¿cómo lo pones en valor?

Recoger la demanda del periodo

Luego se trata de identificar los proyectos prioritarios a la luz de los objetivos estratégicos de la empresa. Para ello, puedes apoyarte en las decisiones tomadas por las distintas áreas de negocio y la dirección, pero también en los datos históricos de la empresa y las tendencias del mercado.

Identificar las desviaciones entre demanda y capacidad

En esta etapa, compara de cerca la capacidad actual de los equipos con la demanda prevista para el periodo. Aquí podrás identificar los cuellos de botella y los equipos que disponen de más tiempo.

Equilibrar capacidad y demanda

Aquí entras en el meollo del capacity planning. Se trata de poner en marcha estrategias para equilibrar la capacidad y la demanda.

Para ello, puedes optar por modular la demanda, despriorizando ciertos proyectos o entregables para más adelante o, al contrario, priorizando otros proyectos.

Pero, a menudo, se tratará más bien de ajustar la capacidad. Aquí tienes a tu disposición varias palancas: contratación de recursos humanos, formación en las competencias que necesitas, externalización de ciertos entregables, implantación de tecnologías de apoyo…

Existen distintas estrategias de ajuste de la capacidad, entre ellas:

• La estrategia "Lead", que consiste en aumentar la capacidad para anticiparse a las necesidades antes de una subida de la demanda.
• La estrategia "Lag", en la que aumentas la capacidad solo cuando detectas una falta de capacidad.
• La estrategia "Match", que combina las estrategias Lead y Lag, aumentando poco a poco los recursos hasta ajustarse a la demanda.
• La estrategia "Adjust", en la que creas escenarios a partir de la demanda y los recursos, y luego los comparas para saber en qué estrategias encuentras más rentabilidad y eficacia operativa.

Te recomendamos aplicar esta última estrategia, que es la más rentable sin afectar a la capacidad de producción de tu empresa.

Implementar tu capacity planning

Ahora, pon en marcha las acciones identificadas en la etapa anterior. Implementa también una herramienta que permita seguir la evolución de la demanda y de la capacidad en el tiempo, para poder ajustar el capacity planning cuando haga falta.

Buenas noticias: ¡te contamos más sobre el tema en la última parte de este artículo!

Seguir y ajustar tu plan de forma continua

Una vez creado tu capacity planning, se trata de saber si genera los resultados esperados.

Para ello, sigue las métricas clave de rendimiento que permiten saber si tu plan de capacidad es eficaz, como:

• La tasa de realización de los entregables previstos
• La tasa de utilización de la capacidad
• La tasa de finalización de los proyectos según los presupuestos y los plazos previstos
• La tasa de interrupción o de retraso ligada a una mala planificación de la capacidad
• El nivel de satisfacción de tus distintas partes interesadas (colaboradores y clientes) respecto a tu plan de capacidad

Piensa también en reunir con regularidad a tus partes interesadas para hacer balance de la demanda o los recursos, y vuelve luego sobre cada una de estas etapas para una buena gestión continua de tu capacidad de producción.

Las buenas prácticas para lograr tu capacity planning

Las etapas anteriores te dan una buena base metodológica para crear tu plan de capacidad. Descubre ahora las buenas prácticas para crear un capacity planning que te permita de verdad comprometer a los equipos y alinearlos con los objetivos estratégicos de la empresa.

Si lo necesitas, estas claves del éxito (¡y otras más!) están detalladas en nuestro artículo sobre las buenas prácticas para lograr tu planificación de la capacidad.

Fomentar la colaboración entre equipos

Un capacity planning es necesariamente político, porque, al fin y al cabo, priorizar es forzosamente renunciar (aunque solo sea de forma provisional). Así que tu objetivo principal debe ser este: conseguir que tu capacity planning alinee a todo el mundo en torno a la estrategia de la empresa.

Para ello, dedica un momento colectivo para alinear a todas las partes interesadas (incluidas la dirección y las áreas de negocio) en torno a esta visión y a las prioridades que se derivan de ella en términos de entregables.

Durante ese momento colectivo, cada uno puede también detectar los riesgos y las dependencias entre los distintos proyectos, y reflexionar sobre la capacidad real que su equipo puede asignar a cada proyecto.

Para profundizar en el tema, descubre dos metodologías colaborativas de priorización y organización:

• El Quarter Plan
• El PI Planning

Gracias a estos métodos, evitas dispersar tu energía en reuniones uno a uno y, en su lugar, capitalizas una gran reunión en la que todo el mundo se alinea. ¡Todo son ventajas!

Poner en marcha un plan de capacidad con una temporalidad larga

Despliega tu capacity planning en un periodo más largo que la semana. ¿Por qué? Porque te permite obtener un plan de capacidad aproximadamente correcto en lugar de exactamente equivocado.

En efecto, con la fluctuación de la demanda y de la capacidad, un plan de capacidad a escala de una semana se vuelve rápidamente erróneo y hay que revisarlo sin parar.

Con un capacity planning a escala de un trimestre, un semestre o un PI, te alineas con la realidad del trabajo que los equipos deben aportar.

Es más, organizar tu cartera de proyectos con una temporalidad más larga crea una presión positiva. Los equipos se encargan de terminar sus entregables antes del final del periodo, y de encuadrar bien de antemano las necesidades que tendrán para el siguiente.

Sin contar con que eliminas muchas reuniones inútiles: basta con una reunión al mes, y ya no una (pesada) reunión semanal, para que todo el mundo pueda centrarse en "hacer" y ya no en "reunirse".

Y, por supuesto, eso no te impide luego desglosar agendas por tarea y a escala de una semana para cada equipo.

Estimar el tiempo necesario para el entregable en lugar de para la tarea

Al establecer un capacity planning, es habitual perderse en el detalle de las microtareas… que, en realidad, ¡deberían formar parte de la gestión de proyecto de cada equipo!

Para evitarlo, adopta un enfoque pragmático y diseña un plan de capacidad por entregable, y no por tarea. Ante este capacity planning, cada jefe de proyecto gestiona luego su propio desglose de tareas, y tú sigues pilotando tu cartera de proyectos de forma macro.

Pensar a nivel de equipo en lugar de a nivel de persona

A escala de un (pequeño) equipo, y en un periodo más bien corto, un capacity planning diseñado a nivel de los individuos puede funcionar. Pero si quieres definir un plan de capacidad a escala de tu organización, acabarás rápidamente tirándote de los pelos…

Prioriza, por tanto, un plan de capacidad que tenga en cuenta la capacidad por equipo, y no por individuo. Esto te permite centrarte en lo que de verdad importa en la gestión de la cartera de proyectos, a saber: el build.

Cuidado: por equipo, aquí entendemos "una agrupación de competencias homogéneas". Por ejemplo, puedes optar por segmentar el equipo de TI en varios grupos de competencias, separando IT Seguridad, IT Data e IT Integración. Para el área de marketing, puedes segmentar los recursos entre equipo de marketing de Contenidos, equipo de marketing de CRM y el resto de marketeros.

Gracias a este consejo, tu capacity planning se vuelve más flexible y permite a cada equipo adaptar su carga de trabajo al plan previsto.

Mantente flexible

Prevé en tu capacity planning márgenes que permitan hacer frente a los imprevistos con los que toda empresa se topa, ¡porque un proyecto casi nunca se desarrolla como se había previsto!

Adopta, por tanto, un enfoque iterativo, convocando con regularidad a tus partes interesadas para hacer balance de tu capacity planning. Aquí, de nuevo, es lo que permiten hacer los métodos del Quarter Plan y del PI Planning, que debes adaptar a tu organización.

¿Qué herramientas usar para poner en marcha tu capacity planning?

Si ya has puesto en marcha un capacity planning, sabes hasta qué punto apoyarse únicamente en una hoja de Excel puede volverse rápidamente inmanejable. Un buen pilotaje requiere una herramienta colaborativa, capaz de adaptarse a las fluctuaciones de la demanda y a las variaciones de los recursos en tiempo real.

Es precisamente para acompañar a los directores de TI, PMO y jefes de proyecto en la gestión de su capacidad de producción por lo que hemos desarrollado la funcionalidad Capacity Planning de Airsaas.

Con Airsaas, construyes una vista de Capacidad por equipo durante el periodo que elijas: trimestre, semestre o PI. Este enfoque te permite centrarte en el build real de la empresa. Cada equipo introduce directamente en Airsaas los recursos disponibles para contribuir a los proyectos en curso.

Después, solo tienes que simular distintos escenarios para ajustar la asignación de recursos en función de las prioridades estratégicas. Gracias a la vista de Capacidad, identificas al instante los puntos de bloqueo y las necesidades de recursos adicionales.

¡No pierdas más tiempo valioso en seguimientos complejos y que consumen horas: adopta un capacity planning eficaz y pragmático con Airsaas!

Ya estás equipado con todas las etapas y buenas prácticas para construir tu capacity planning. Solicita una demo de Airsaas hoy mismo y convierte esta tarea en algo sencillo y colaborativo, para una gestión de la capacidad realmente alineada con tu estrategia de empresa.