El 30 de septiembre de 202212 min de lecturaJérôme Dard
¿Por qué desarrollar una gestión de cartera de proyectos en una pyme?
Índice
Las pymes tienen las mismas expectativas de transformación digital que las medianas y grandes empresas, con una diferencia: sus recursos y presupuestos son menores, y las competencias internas a veces están menos identificadas o menos dedicadas.
La aceleración digital ya está aquí, ¡y hoy es vital equiparse para pilotar y surfear esta ola con algo más que una hoja de Excel y una presentación de PowerPoint!
Una iniciativa de estandarización del pilotaje de proyectos, apoyada en una plataforma, puede resultar muy acertada.
Según el INSEE, en 2022 las pymes representaban el 3,8 % de las empresas en Francia, es decir, unas 144.400 pymes en total. Las grandes y medianas empresas solo constituían el 0,2 % de las empresas francesas, es decir, 7.600 empresas en total.
Las pymes son, sin duda, el corazón del tejido económico francés.
Y buenas noticias: ¡la gestión de cartera de proyectos no está reservada a las medianas y grandes empresas!
Gestión de cartera de proyectos: definición y usos
El portfolio management, que también encontrarás bajo las denominaciones «Project Portfolio Management» o «gestión de cartera de proyectos», lo define Wikipedia como "la disciplina que trata los proyectos desde un punto de vista global con el fin de seleccionarlos y arbitrarlos".
Mientras que la gestión de proyectos se centra en «hacer bien los proyectos» —el terreno operativo—, la gestión de cartera de proyectos busca «hacer los proyectos correctos» —el terreno de la decisión—.
Hay que volver a los fundamentos: cuestionarse el negocio, las restricciones de las áreas, dónde hace falta flexibilidad, etc. Para conseguir listar bien todas las expectativas, clasificarlas y priorizarlas, y así ver con claridad.
La cobertura funcional de las plataformas de software asociadas a las prácticas de cartera de proyectos es más o menos amplia según el proveedor; puede incluir:
- La gestión del tiempo
- La gestión de los recursos
- La gestión de proyectos
- La gestión presupuestaria
- La gestión de las decisiones
- La gestión del reporting unificado
- La gestión de la cartera de proyectos
- La gestión de las solicitudes entrantes
- La gestión de la colaboración
Cobertura funcional / de producto de las soluciones de gestión de cartera de proyectos
Igual que los ERP de los años 2000/2010, algunas soluciones son muy —incluso demasiado— amplias... aunque las promesas del "todo en uno" resulten tentadoras. Cuidado con la adopción y la gestión del cambio en tu despliegue. La multiplicación de funcionalidades y la densidad del menú del software son, paradójicamente, señal de futuros problemas en su uso dentro de la empresa.
En las líneas que siguen te contamos más sobre el contenido y compartimos una estrategia pragmática para implantar una solución de gestión de cartera de proyectos de forma eficaz en tu pyme.
Gestión de una cartera de proyectos en una pyme: ¿qué beneficios y para quién?
Cerrar la brecha entre visión y ejecución. Y seguir todas tus iniciativas en un mismo lugar. ¡Esa es la promesa de las prácticas y herramientas de gestión de cartera de proyectos!
En una pyme estás a medio camino entre la necesidad operativa y la necesidad estratégica. Hay que ser capaz de hacer equilibrios a diario.
Con una plataforma como AirSaas en tu empresa podrás beneficiarte de cinco ventajas clave:
- Encuadres de proyecto colaborativos y uniformes
- Reportings de decisión automáticos
- Foco en la toma de decisiones y los puntos de atención
- Pilotaje por hitos
- Balance de proyecto en una sola plataforma.
La aceleración de la transición digital tiene como consecuencia un aumento del flujo de iniciativas y proyectos.
¡Seguir tus "obras" y la gestión de proyectos con una hoja de Excel ya no es una opción!
Para seguir tus inversiones y tus objetivos estratégicos, una gestión de cartera de proyectos moderna puede ayudarte a definir un perímetro claro de iniciativas Y de ejecución.
Si no haces este ejercicio de priorización en función del payback, puedes acabar gastando bastante dinero en transformación digital en proyectos con poco impacto de negocio para la empresa. La idea es que cada dirección haga aflorar sus proyectos y luego priorizarlos en función del payback que pueden representar para la empresa.
¡El objetivo es precisamente concentrar y priorizar los esfuerzos! De lo contrario, se corre el riesgo de caer no en la agilidad de los procesos, sino en la agitación y la no-priorización.
Las herramientas modernas de Project Portfolio Management se sitúan, por tanto, a la vez en el nivel estratégico y en el operativo de tu organización.
Es precisamente en estos dos ejes donde la implantación de una herramienta de gestión de la cartera de proyectos te aportará valor añadido y beneficios, directos e indirectos:
- Más transparencia en el funcionamiento
- Un marco claro y único para seguir el avance de las iniciativas
- Una capitalización de los proyectos realizados, desde su encuadre hasta su ejecución y el balance final
- Un Kanban de decisiones pendientes que aporta una nueva eficiencia a la gobernanza de la transformación de tu organización
- La difusión de una cultura de proyecto fuerte, sin esfuerzo, en toda la empresa
- Y por último, más gusto en el uso: ¡acaba hoy mismo con tu Excel de 1.200 columnas!
¡Y quizá es para ti, manager o directivo de una pyme, para quien el pragmatismo es más importante! No hace falta leer el enésimo libro blanco: lánzate.
La gestión de cartera de proyectos en las pymes: una palanca de compromiso y de negocio
El primer factor de fracaso que se cita en los proyectos transversales que no dan los resultados esperados es la falta de alineación y de comunicación entre TI, las áreas de negocio y el comité de dirección.
Dicho en dos palabras: sin transparencia no hay compromiso.
Conjunto de silos organizativos; el número no es representativo :)
De esta constatación, y de la voluntad de ayudar a las medianas empresas y pymes a trabajar en "cross silos" horizontales (Dirección de TI - áreas de negocio) pero también verticales (jefe de proyecto - PMO - dirección), nació AirSaas.
Un punto indispensable en la transformación es la comunicación. Nunca se comunica lo suficiente; al menos, de forma suficientemente dirigida y eficaz. La transformación es algo que puede asustar a las personas. Si no se comunica, los proyectos pueden percibirse como un riesgo: "Uy, van a sustituir mi puesto". Es clave para el éxito y la adopción de los cambios. Cuando se comunica en continuo sobre los temas, cada uno tiene la posibilidad de reaccionar. Eso instaura un diálogo muy sano para el éxito de cambios estructurales como los que estamos llevando a cabo.
¿Tienes una estrategia de empresa? ¡Es todo lo que necesitas para empezar con AirSaas!
Habrá entonces que abordar tres ejes de trabajo para llevar tu gestión de proyectos hacia un funcionamiento más cooperativo. Uno que genere rendimiento, frente a un funcionamiento de "sobrecontrol" pensado para evitar la deriva de las actividades.
Reforzar el sentido y la visión
Cuida el storytelling de tus programas de transformación / ejes estratégicos. Por ejemplo: "el programa de excelencia comercial 2022 (proyecto CRM, proyecto de análisis de comportamiento, proyecto de análisis predictivo, proyecto de web...) debe llevarnos al top 3 europeo". Si no, al cabo de unos meses los proyectos perderán su sentido y la falta de motivación de los equipos se hará notar rápidamente.
Redefinir los roles y las responsabilidades de las personas
¿Qué es un sponsor? ¿Un jefe de proyecto? ¿Un referente de negocio? ¿Cuáles son los derechos y deberes de cada uno en la gestión de proyectos? Sin reglas del juego, nadie será responsable de nada.
Hacer evolucionar los rituales y la comunicación del seguimiento de proyectos
Por ejemplo:
- Todos los martes, reunión jefe de proyecto + referente de negocio de 5 minutos por proyecto: decisiones pendientes, puntos de atención
- Todos los viernes, envío del informe flash a todas las partes interesadas
- Cada mes, comité de seguimiento sobre los retos del mes siguiente y alineación sobre el tiempo disponible de las áreas de negocio
Con esta estrategia y un software moderno de gestión de cartera de proyectos estarás en mejores condiciones de evaluar los proyectos que contribuyen a tu estrategia Y que permiten alcanzar los objetivos y resultados buscados de forma comprometida y cooperativa.
La digitalización de la gestión de cartera de proyectos en la pyme para innovar pese a unos recursos limitados
¿La gestión de cartera de proyectos es cosa solo de grandes empresas? ¡En absoluto! Al contrario: las pymes a veces saben sacar mejor partido. ¿Por qué? Porque tienen intrínsecamente más agilidad y, a veces, digámoslo, más motivación que una mediana o una gran empresa.
Sí: el ciclo de decisión de una pyme es, por lo general, distinto del de una mediana o gran empresa. La mayoría de los silos organizativos aún no se han "enquistado".
El primer consejo que podría dar a un directivo de pyme es identificar sus ejes de valor. ¿Cómo podemos crear valor gracias a lo digital?
¿No tienes recursos ni competencias disponibles para trabajar en la transformación? Mejor. Se puede perfectamente crear una cultura de proyecto fuerte apoyándose en herramientas y en un método. Las plataformas serán una valiosa ayuda para el pilotaje.
¡El paralelismo con la bicicleta eléctrica viene al pelo! Sí: incluso en un entorno limitado por la falta de tiempo y de recursos, añadir un motor a tu pilotaje de proyectos es posible.
Además de tu "equipamiento", el pilotaje sigue siendo un reto clave. Otra vía posible será recurrir a un PMO/CDIO/CIO a tiempo compartido.
Las pymes tienen dos opciones. Pueden contratar a un CIO potente, hecho para el puesto, pero que se aburrirá porque no hay suficientes proyectos que pilotar. La segunda es recurrir a un responsable de informática más joven, al que harán crecer con la empresa, pero cuando llegan a CIO están demasiado metidos en lo operativo. Nuestro objetivo es proponer una tercera opción: acompañar a esos CIO uno o dos días por semana.
Conclusiones y recomendaciones
Pymes: 10 criterios clave para elegir tu herramienta PPM
1. El diseño de la interfaz
Para una verdadera adopción por parte de los usuarios en el día a día, ¡es el criterio número 1! Opta por una solución "ligera" frente al paquete "todo en uno" tipo ERP de proyectos "obeso".
2. Las funcionalidades clave innovadoras
Si tu necesidad es empezar rápido, huye hoy de las soluciones con coberturas funcionales demasiado amplias. Apunta al ABC del PPM y a las automatizaciones clave. Con, por ejemplo, la función de reporting estandarizado en un clic.
3. La dimensión colaborativa de la solución
A lo largo del ciclo de vida del proyecto, ¿cómo están pensadas las interacciones entre los actores transversales? Los software que destacan incluyen en particular el refuerzo de la colaboración síncrona y asíncrona.
4. La visión y la filosofía detrás de la herramienta
La evolución de los métodos hacia un híbrido cada vez mayor entre agilidad y ciclo en V exigirá un enfoque flexible del marco metodológico propuesto. Hoy todo es proyecto, de 3 días a 3 años...
5. La apertura de la solución
No pierdas más tiempo volviendo a teclear datos. Los PPM modernos están concebidos como auténticos "hubs" que permiten que las aplicaciones ya existentes en tu organización se comuniquen entre sí. Ya sea con tus herramientas de gestión de proyectos (Wrike, Jira, Asana, Trello) o con tus herramientas de comunicación (Teams, por ejemplo), AirSaas reúne tus datos de proyecto en un cuadro de mando.
6. La conformidad con el RGPD y el Cloud Act
Este punto no es anecdótico en gestión de proyectos. Y demasiadas veces se olvida en las fases de preventa.
7. La capacidad de reversibilidad
Puede ser costosa, incluso imposible. Este punto tampoco es anecdótico, y también se olvida con demasiada frecuencia. Nuestro consejo: pregunta a los proveedores por sus prácticas y haz una prueba de "rollback" (exportación de datos) antes de firmar el contrato.
8. La seguridad
Una revisión por parte de tu CISO puede asegurarte de que todo está en orden para identificar y proteger el acceso a los datos estratégicos. Cifra si es posible los datos para ganar un poco más de tranquilidad.
9. El precio de todos los tipos de licencia y del pack de set up
No solo el precio de cara de las licencias de usuarios activos, sino también el precio de las licencias de los perfiles secundarios, tipo embajadores de negocio.
10. El proveedor y la comunidad de usuarios
Last but not least de los 10 criterios: las personas detrás de la herramienta. ¿Qué soporte, qué consejos y qué relación te propone el proveedor antes, durante y después de la venta? ¿Propone una comunidad de usuarios? ¿Qué visión del mercado defiende? ¿Qué comunicación ofrece sobre su roadmap?
PPM: requisitos previos y consejos para lanzarse en una pyme
- Identifica y selecciona algunas plataformas PPM, no solo a través de portales tipo Capterra: tienen ángulos muertos. ¡Pregunta también a tu red!
- Haz una shortlist de 2 o 3 herramientas,
- Contacta con los proveedores para un RFI (Request for Information)
- Establece tus criterios prioritarios entre los propuestos y según tu contexto organizativo
- Pide a los proveedores contactos de integradores internos o externos: evita en lo posible ir solo, sin el acompañamiento de un facilitador general.
- Crea un grupo piloto compuesto por jefes de proyecto / negocio / sponsor con quienes ya funcione bien la relación y que tengan ganas de cambiar de enfoque de proyecto.
- En este tipo de implantación, privilegia para empezar un enfoque progresivo, con una táctica de implementación positiva, sobre un pequeño número de proyectos para hacer "mancha de aceite" hacia un futuro uso generalizado.
- ¡Ponte límites! Realizar una transición cultural y de gobernanza es un reto que merece la pena... ¡pero al ritmo adecuado!
Ya lo has visto: desarrollar carteras de proyectos en una pyme puede facilitar tus distintas transiciones digitales, medioambientales y organizativas. Para una mejor alineación estratégica, más eficacia... ¡y también más gusto!
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