Reporting PMO: todo lo que hay que saber

La cuestión del reporting PMO no hay que tomarla a la ligera: compartir con todas las partes interesadas una comprensión común del estado de salud y de los retos de la cartera de proyectos ¡puede cambiar la dinámica de una organización! La importancia de los cuadros de mando de proyectos y de los indicadores de rendimiento dentro de las organizaciones ya no hay que demostrarla.

El problema: en la gestión de proyectos, la percepción del reporting a veces se ve como algo negativo por parte de los jefes de proyecto y los PMO.

Y tú, ¿lo ves más como una herramienta elegida de ayuda a la decisión o como un instrumento de control directivo que "sufres"?

Si crees que esta herramienta de comunicación y los procesos asociados a ella a veces se entienden mal, estás en el lugar adecuado para entender mejor su valor, identificar las mejores prácticas en PPM y, sencillamente, mejorar tu uso actual del reporting.

Después de una definición (¡siempre útil!), este artículo tratará el papel de los datos en la toma de decisiones, la razón de ser, los usos, las trampas que hay que evitar, los procesos y la forma de trabajar de los PMO, el ritmo, las personas implicadas y las partes interesadas... Todo para afrontar los grandes retos ligados a la puesta en marcha de esta práctica y lograr una buena gestión de tus carteras de proyectos.

¿Qué es un reporting de proyecto y por qué es importante hacerlo (bien)?

Definición del reporting de proyecto

Nuestra enciclopedia en línea favorita lo recuerda: "Un informe (en inglés, reporting) es la acción de dar cuenta de las propias actividades."

Como herramienta de comunicación, el reporting permite esencialmente materializar los datos de tu cartera de proyectos. Forma parte de las herramientas de gestión clave del PMO.

Y, como añadido, un reporting PMO eficaz = la clave del liderazgo en el comité de dirección.

Ejemplo de flash report de AirSaas

Un reporting PMO: ¿para qué sirve?

Este recordatorio es fundamental. El reporting tiene dos funciones principales:

1. ser analizado para orientar las decisiones estratégicas;
2. guiar a los responsables y a sus equipos hacia el logro de los objetivos fijados de antemano.

Los informes son vitales para todas las organizaciones: nos permiten transmitir información, identificar un problema y ayudar a elaborar previsiones futuras.

¡Sobre todo en un contexto de explosión del número de proyectos transversales y de proyectos de transformación!

Apoyándote en indicadores de control operativo del rendimiento (también llamados KPI, por Key Performance Indicators), puedes medir y dirigir la trayectoria de un proyecto de forma eficaz o, al contrario, darte cuenta de ciertos puntos de bloqueo.

Un buen reporting PMO debe permitir a cada persona discernir rápidamente el estado actual del entorno de cada proyecto de la cartera. Los responsables de decidir, en particular, deben ver a primera vista qué hay que decidir. Parece de cajón... pero es fácil enredarse con el exceso de información mal presentada.

Porque el reporting es ante todo una herramienta de ayuda a la decisión frente a una herramienta de control, como se suele pensar. Debe llevar a las partes interesadas a hacerse preguntas: "¿Qué continuidad damos al proyecto?"; "¿Qué competencias necesitamos?", "¿Por qué nos hemos retrasado en la planificación de este punto concreto?". "¿Por qué el ritmo de entrega está bajando?"

¿Cómo lograr tu reporting PMO?

Las 7 preguntas iniciales que debes hacerte

Pregunta 1: ¿Cuál es mi objetivo con estos informes?

¿Qué quiero seguir y controlar? En cualquier caso, un reporting de proyecto tiene como finalidad la acción, la planificación de las tareas y la toma de decisiones. Para ello, los mejores reportings de proyecto tienen todos un punto en común: permiten que quien los lee visualice la información de un vistazo, para que cada persona, a su nivel en la empresa, pueda tomar las decisiones correctas.

El PMO debe garantizar la calidad de los reportings asegurándose de que los datos están actualizados y de que son correctos y fiables.

Pregunta 2: ¿Quién tomará una decisión con estos reportings?

¡Tus informes están hechos para leerse! Cartografiar a quienes los leen es una inversión útil. Habrá, de hecho, X formatos objetivo, X vistas distintas de la cartera.

Esta segunda pregunta implica identificar los niveles de confidencialidad: difusión restringida, ampliada o pública.

Pregunta 3: ¿Se ha implicado a los futuros lectores en la construcción del reporting?

Para ellos, ¿este reporting se ve como un control del management o como una herramienta de ayuda a la dirección del proyecto?

¿Se les preguntó, tras el primer reporting, si estaban satisfechos con el formato, el ritmo, la visibilidad?

¿Podrán interactuar, editar o comentar el contenido?

Pregunta 4: ¿Qué datos necesito para ello?

En función de tus grandes personas y de tus lectores, tendrás tantos niveles de lectura y ritmos de reporting como sean posibles. Aquí tienes un ejemplo: contenido tipo de reporting para C-Level

• Backlog
• Riesgos
• Recursos
• Cargas
• Decisiones

En lugar de reinventar la rueda en este punto, apóyate en los smart frameworks que ofrecen las herramientas con cuadros de mando de gestión de proyectos ya preparados, como AirSaas.

Otro punto: los datos están bien, ¡pero los datos con contexto están todavía mejor!

Otro punto clave sobre la forma y el diseño de la información más allá del dato en bruto: la comprensión del mensaje pasa también por la contextualización - añadir un comentario, una leyenda... Detrás de cada cambio en el estado del proyecto, por ejemplo, se debe poder acceder fácilmente al detalle.

Pregunta 5: ¿Qué nivel de detalle es el más adecuado?

«Todo es veneno, nada es veneno, es la dosis la que hace el veneno» (Paracelso, médico y alquimista)

Sí, frente a los enfoques data driven excesivos, el reporting minimalista está en auge.

Cuatro ejemplos de vistas para tu reporting

"La forma es el fondo que sube a la superficie" - Victor Hugo.

La importancia del diseño ya no hay que demostrarla, tanto para facilitar la recogida como para desarrollar la comprensión.

"Si es más complicado que Instagram, ¡hemos perdido!", confía Simon Vacher, CPO de AirSaas. En efecto, la herramienta debe ser adoptada por el jefe de proyecto, el PMO, las áreas de negocio, la dirección...

En AirSaas proponemos cuatro tipos de vistas.

La vista tabla, o vista Spreadsheet

Esta vista es útil para:

• ver el máximo en tu página actual
• organizar el orden de las columnas unas respecto a otras
• ordenar manualmente el orden de los proyectos arrastrando y soltando (drag and drop)
• elegir las columnas que quieres mostrar

La vista Timeline, para ver el reparto en el tiempo

Mucho más que un simple diagrama de Gantt. La vista cronológica te ofrece una gran flexibilidad para definir el alcance de tus proyectos, ajustar los plazos y personalizar tus procesos.

La vista Kanban, para mostrar el paso entre etapas

Usado en este contexto, el Kanban de tu cartera sirve para facilitarte una gestión visual de los proyectos y de sus distintas fases.

La vista lista

En el contexto de la cartera, la vista lista es útil para centrarte en un conjunto de elementos dentro de un grupo.

9 criterios clave para un reporting PMO eficaz

1. Semiautomatizado, con funciones de reporting de proyecto automatizadas.
2. Visión adaptable, del smartphone a la pantalla grande.
3. Dato exportable (XLS, PPT..)
4. Imprimible: a veces el análisis es más fácil en formato papel
5. Filtrable, ordenable: tu herramienta debe permitir ordenar todos tus datos en función de tus audiencias
6. Agradable: no, no es el caso de todas las herramientas y sí, es un detalle clave para la adopción
7. Auténtico / Transparente: si los datos están maquillados, ¡no llegaremos lejos!
8. Sintético y con acceso al detalle y al contexto de las entradas de datos (esa es la clave)
9. Un reporting moderno debe captar la atención de quien lo lee: pertinencia, buena presentación, estandarización del formato... todo para permitir sacar conclusiones.

¿Cuándo? ¿Qué frecuencia adoptar? ¿Qué tiempo de producción?

Por horas, diaria, semanal, mensual: no existe ninguna respuesta universal a esta pregunta... pero hay buenas prácticas en función de los tipos de proyecto de tu cartera.

Durante mucho tiempo, la práctica de los PMO dentro de las empresas fue proponer un reporting mensual en formato PowerPoint.

El problema: el reporting de proyecto que recibes cada dos meses no permite hacer arbitrajes rápidos ni mitigar los riesgos con rapidez.

Hoy, quédate con que las organizaciones que "sobrerrinden" ofrecen un reporting "on demand". En los proyectos del camino crítico, la frecuencia semanal tiende a imponerse como mínimo.

Los equipos que utilizan AirSaas envían el flash report a las distintas partes interesadas una vez por semana. (Sí, sí, no una vez al mes...)

Y como no todos los proyectos necesitan forzosamente una actualización semanal, este es nuestro consejo para poner en marcha un seguimiento aún más fino: acuerda con tu jefe de proyecto una frecuencia de actualización de la salud del proyecto gracias a la opción de recordatorio de actualización desde la página del proyecto.

¿Qué tiempo de producción del informe?

¡Antes de la aparición de una herramienta "ad hoc", la burocracia se colaba en cada cuadro de mando!

Un CIO cliente daba testimonio de que "un PMO externo le llevaba de 2 a 3 días al mes para consolidar el archivo Excel de la cartera y dar cuenta del estado de la ejecución de los proyectos en un PowerPoint, con el riesgo de olvidar las decisiones importantes que había que tomar".

Problema secundario, para quien lo lee: la herramienta impone una relectura frente a una "vista" del delta sobre lo que ha cambiado y que requiere atención y/o una decisión.

Con AirSaas, el reporting de proyecto para la dirección se hace en un clic con una síntesis del estado de avance, las decisiones que hay que tomar y los riesgos, y no le llevará más de 5 minutos por semana a tus jefes de proyecto hacer llegar esta información.

Para el PMO que redacta el reporting, igual que para sus destinatarios, el tiempo es valioso.

Lo que hay que recordar

"Solo se puede cambiar aquello que se ve".

Ya lo has entendido: es fundamental disponer de una oficina de gestión de proyectos transversal, o de un PMO, centrada en el proceso de reporting de proyectos de (toda) la empresa frente a una sola dirección.

El impacto de los informes de datos e indicadores en el proceso de decisión es conocido; y, como añadido, sumarle información de contexto (¿por qué el estado está en naranja?) es una potente palanca para facilitar la toma de decisiones a partir de tus datos.

Más allá de todas las buenas prácticas de creación de informes enumeradas aquí, nunca insistiremos lo suficiente en la importancia de una asistencia al reporting para limitar los errores. Usar una plataforma es hoy un "must have" dentro de una organización.

Y no olvides que un reporting PMO eficaz = la clave del liderazgo en el comité de dirección.

Si el reporting es esencial para dirigir bien el proyecto, nunca hay que olvidar que detrás hay mujeres y hombres. Y que nuestros reportings no son una excusa para olvidar el sentido común, la humanidad y la importancia del management.

¿Estás listo para profundizar de lleno en este tema? Te aconsejamos (de verdad) la lectura de este artículo que hace zoom en los "how-to": "¿Cómo elaborar un reporting de proyecto eficaz?"