Transformar la relación entre la IT y el negocio y centrarse en el valor con AirSaas — Comexposium

El contexto: cifras clave, empresa, etc.

Líder francés del sector de eventos, operador de grandes ferias profesionales como la Foire de Paris, el salón de la agricultura, del estudiante, del automóvil, pero también de la alimentación, la moda… e incluso encuentros de negocio especializados como las Assises de la Cybersécurité. El grupo francés especialista en eventos está en fuerte crecimiento, con más de 150 eventos profesionales y de gran público y 69 marcas en 22 países.

El reto: implicar al negocio en los proyectos

Llegado en un contexto de fuerte deuda técnica y de gestión, con grandes proyectos de datos, Stephan buscó evitar las trampas tradicionales de la relación entre la IT y el negocio, en modo «lista interminable».

En ese contexto de aceleración digital, el reto clave fue actuar y colaborar rápido. Eso exigió situar a la DSI y al negocio en un movimiento continuo de adaptación al entorno. Para Stephan, ¡ese modo de organización es difícil, incluso imposible, con Word, Excel y PowerPoint!

La solución: digitalizar la antigua cartera de proyectos en Excel con AirSaas, implicando al negocio y al ejecutivo

Redinamizar la cartera de proyectos

Durante la crisis del COVID, el corazón de la actividad de Comexposium se detuvo. El experto en eventos lo aprovechó para reorganizar tanto las funciones de negocio como la DSI.

En la reorganización de la actividad de la DSI y del negocio iniciada durante la crisis del Covid, uno de los ejes de trabajo se centraba en los temas de SI/digitales y en particular en la ficha de proyecto.

La respuesta aportada fue estructurar mejor las fichas de encuadre y de seguimiento.

Stephan introdujo primero una cartera en Excel, con una ficha de proyecto que incluía la meteo, la valoración, los beneficios esperados, etc.

Esas fichas en formato Excel y los reportings en formato PowerPoint no lograban responder a la pregunta: ¿pero cómo va esto? ¿Cuáles son nuestras prioridades? Y al final no lograban implicar a la vez al negocio y al ejecutivo.

Fue entonces cuando Comexposium buscó en el mercado un equivalente digitalizado de la ficha de proyecto. No buscaba una herramienta compleja de tipo todo en uno, con un alcance demasiado amplio —presupuesto, proyecto, planning, cartografía aplicativa—, ¡no un ERP de la DSI! Solo una cartera digitalizada con fichas de proyecto. Y funcionalidades de reporting de proyecto automatizado.

La integración de AirSaas se desarrolló en dos grandes fases: una primera que implicaba a DSI + negocio y que duró apenas dos meses. Y hoy una segunda etapa que implica a la dirección general.

Para Stephan, «la clave es aportar información pertinente y tener los medios para hacerla vivir a medida que ocurre, porque no hace falta esperar a que se reúna un comité de dirección o un comité de proyecto para comunicar lo que está pasando.»

Apoyarse en AirSaas para hacer vivir los rituales clave de la relación DSI / negocio / direcciones

Nuestro CIO lo recuerda: el reto de la implicación del negocio en los proyectos no se resuelve únicamente con una herramienta, por útil que sea.

No obstante, Comexposium pudo aprovechar la implantación de la herramienta para definir roles y prerrogativas clave para cada parte implicada en los proyectos.

Junto a la herramienta se animan cuatro instancias de pilotaje y sus rituales asociados:

Comité de DSI, comité de negocio, comités de dirección y "Quarterly Business Reviews" (QBR).

1. Los comités de DSI (producción y proyectos)

En esa instancia Comexposium creó dos tipos de reunión: un comité operativo en el que solo trabajan temas de producción —incidencias, explotación, soporte—, únicamente las operaciones de cada proyecto.

El segundo comité se organiza cada dos semanas. Ahí, los equipos están en AirSaas con una orientación más «DSI». A destacar entre las buenas prácticas: Stephan pide a los equipos actualizar la herramienta el día antes de ese comité.

«En nuestro comité de DSI repasamos directamente en AirSaas los puntos de vigilancia, los éxitos y las decisiones que tomar en los proyectos.»

1. Los comités de negocio

Esas instancias están verticalizadas por gran función: ventas, marketing, finanzas, etc.

Todos los referentes de cada función están implicados en el uso de AirSaas y en la cualificación de los proyectos. Entre sus prerrogativas está pasar por la herramienta para actualizar los datos clave un poco antes de los comités. El objetivo es tener en todos los proyectos un equipo DSI / negocio / sponsor.

1. Los comités de dirección

En esa instancia el uso es distinto: es a demanda; gracias al seguimiento desde AirSaas puedo aportar una visión al día en tiempo real.

1. Las Quarterly Business Reviews (QBR).

En esa instancia se apuntan dos aspectos con prioridad: la evolución del presupuesto y de las priorizaciones con el presidente, en función de los business case.

El ritual de quarterly business review (QBR) se gestiona ahora con el apoyo de la plataforma. Todo lo que no esté al día en AirSaas no puede pasar a QBR.

Sección / preguntas bonus:

¿Qué distingue a AirSaas de las otras herramientas consideradas?

¡Su facilidad de uso! Con AirSaas se evita el efecto ERP de la DSI; la simplicidad es el punto fuerte.

Hoy la herramienta permite a Comexposium hacer gobernanza de proyectos, de programas y pronto transversal. Interconectada con Teams para la comunicación y con una herramienta de gestión de planning de proyectos como Wrike, Jira o Asana, con este HUB disponen de una visión global de la estrategia a la ejecución; esta herramienta se ha convertido en un «must have» de los equipos DSI / sponsor / dirección general.

¿Tu funcionalidad preferida?

Según el día, aprecio dos funciones. La primera es la vista de la cartera completa. Lo que me gusta al entrar es tener todas mis fichas de proyecto en una sola vista kanban. ¡Tener a mano todos los proyectos con los distintos comités de negocio es realmente agradable! Hay verdaderamente un lado organizado y de visualización directa que ayuda a orientarse.

La otra funcionalidad que me viene a la cabeza es el flujo de alertas arriba a la derecha de AirSaas, en la campanita 🔔. Ahí encuentro todas las alertas que suben; es realmente mi función preferida. Ver las pequeñas pastillas verdes responde a la pregunta: ¿qué ha pasado hoy?

¿Cómo calculas el ROI de AirSaas?

Fue bastante simple de evaluar. Miramos el tiempo que pasaba el PMO externo, que nos ocupaba de 2 a 3 días al mes para consolidar el archivo de la cartera en Excel y dar cuenta del estado de la ejecución de los proyectos en un PowerPoint, con el riesgo de olvidar las decisiones importantes que tomar.

En relación con el precio de las licencias de AirSaas, tenemos un retorno de la inversión claro.

Tanto más cuanto que ahora el tiempo de misión del PMO se usa para animar el proceso de trabajo de los comités e impulsar una dinámica en torno a la solución.

¿Una nueva funcionalidad de AirSaas que te gustaría en el futuro?

Sí, creo que por ahora hay una piedrecita que falta. Es la capacidad de hacer actas transversales sobre varios proyectos, ya sea a nivel de un programa o a nivel transversal de negocio. En efecto, cuando producimos nuestro acta de información, decisiones y acciones al término de un comité de negocio frente a un proyecto, es lo que me falta hoy. Dicho esto, tenemos la posibilidad de sortear ese punto creando un proyecto transversal. He visto que esa funcionalidad estaba prevista en la hoja de ruta comunicada por el editor en su club de usuarios en línea.

Bio exprés - Stephan Boisson

Titulado por la escuela de ingeniería ISIMA, Stephan empezó su carrera en el grupo Loxam, donde evolucionó hasta dirigir el departamento de IT, participando así en la aceleración del rendimiento del sistema de información. Después de tres años en la DSI de Mazars, se incorporó a SCC France, donde coordinó la transformación de los sistemas de información. En 2019, Stephan Boisson se unió al grupo Comexposium como CIO de Grupo. Desde entonces participa en su estrategia de crecimiento, de internacionalización y en la implantación de las herramientas que permiten la hibridación del trabajo.