Roadmap del CIO: ¿cómo estructurar tu pilotaje de proyectos gracias al Quarter Plan?

Quarter plan: alinearse primero con la capacidad de ejecución

Ser CIO en una mediana empresa en plena transición es a menudo navegar entre la espada y la pared. Por un lado, negocios exigentes acostumbrados a la proximidad; por el otro, equipos técnicos cuyos recursos no son infinitos.

¿Cómo pasar de una cultura de la oralidad y de la urgencia a una gobernanza de la DSI estructurada? Sin sobresaltos, sin gran revolución, solo dándose objetivos claros y reglas de funcionamiento.

Es el desafío que afronta Laurent Citton, Director General de GAMAC, la empresa de servicios informáticos interna del Grupo Picoty (distribución de energía, 50 filiales). En este caso de éxito nos explica cómo la adopción de una herramienta de gestión de cartera de proyectos (PPM) y, sobre todo, de la metodología del Quarter Plan, le permitió recuperar el control de su roadmap.

El contexto de partida: un crecimiento fuerte con poco método y todo a base de energía

GAMAC ha crecido mucho en 10 años. Un buen éxito que trajo su dosis de complejidad. En origen, la cultura de la empresa se basaba en una gran proximidad: los usuarios pedían, la DSI hacía.

Pero con el crecimiento del grupo, ese modelo «a demanda» alcanzó sus límites, creando una situación de bloqueo típica:

• La priorización «del más simpático»: «Quien tenía mejor relación con los desarrolladores obtenía sus evoluciones», confiesa Laurent.
• El atasco: todos los proyectos acababan bloqueados, por falta de un verdadero arbitraje.
• Herramientas inadecuadas: Laurent había probado herramientas muy pesadas en sus otros puestos (con demasiado tiempo de implantación), herramientas demasiado ligeras (tipo task management) o el clásico tríptico Excel/Jira/PowerPoint, sin éxito.

La DSI necesitaba salir de la ambigüedad para estructurar su enfoque.

El reto: objetivar para priorizar mejor

Para Laurent Citton, el objetivo no era solo encontrar un software, sino implantar una nueva filosofía de gestión de proyectos. Tenía tres imperativos mayores para transformar su organización:

1. Formalizar la capacidad de ejecución: dejar de pensar que se puede hacer todo y demostrar matemáticamente la adecuación (o no) entre la carga y los recursos.
2. Responsabilizar al negocio: mostrar a las partes implicadas que pedir 40 proyectos sin priorización es contraproducente.
3. Proteger a los equipos de «Run»: reducir las solicitudes diarias intempestivas clarificando las prioridades validadas.

La solución: AirSaas y la metodología del Quarter Plan

Fue buscando un método de priorización como Laurent descubrió AirSaas. ¿Lo que le convenció? El enfoque Quarter Plan.

El principio adoptado por GAMAC es simple pero radical: se planifica a 3 años, pero se compromete con objetivos realizables en el trimestre.

1. La división en hitos (milestones)

Se acabaron los proyectos túnel de 18 meses. La DSI divide ahora los proyectos en hitos intermedios verificables. «Es lo que nos sirve para medir el avance y lo que presentamos a las partes implicadas», explica Laurent. Eso obliga también a los equipos a dividir sus User Stories de forma más fina, pensando en el valor generado para el negocio.

2. El ritual de seguimiento y de actualización de la hoja de ruta

En lugar de congelar un plan anual que queda obsoleto en febrero, GAMAC practica una roadmap deslizante, y ya desde hace 2 años. El pilotaje está en AirSaas y los rituales se animan a partir de las smart views de la solución.

• Cada mes: una revisión de los hitos inscritos en el Quarter Plan para verificar los compromisos de todos y ajustar el rumbo si hace falta.
• Cada trimestre: un balance final «Previsto vs Realizado» (baseline) que permite capitalizar la experiencia y comprometerse con entregables en el trimestre siguiente.

3. La visualización de la capacidad (capacity planning)

Es el eje de la metodología del quarterly planning. AirSaas permite visualizar concretamente que «80 hitos en el quarter dan, por ejemplo, 800 días para los equipos, y no tenemos 800 días disponibles en el equipo». Esta funcionalidad permite arbitrar de forma fáctica entre el Run (mantenimiento) y el Build (proyectos).

Los resultados: una DSI más concentrada y alineada

El impacto de la implantación de AirSaas y del Quarter Plan va más allá de la simple gestión de tareas. Es un cambio cultural para el Grupo Picoty.

• Una priorización drástica: el comité ejecutivo aceptó reducir la lista a 3 proyectos muy prioritarios y 2 secundarios. El resto se aplaza, no por falta de voluntad, sino por realismo de capacidad.
• Credibilidad auditable (validada por la auditoría ISO 9001): durante la auditoría de certificación, cuando la ISO encaja a menudo mal con los métodos ágiles, AirSaas permitió probar el dominio del delivery y el seguimiento riguroso de los compromisos.
• Serenidad de los equipos: «Mis equipos ya no son solicitados día a día porque los proyectos prioritarios están claros», señala Laurent. Menos interrupciones = más eficacia.

«No porque no hayamos hecho un proyecto significa que no hayamos hecho nada más. AirSaas permite mostrar a las partes implicadas la carga que realmente hemos gastado y poner en valor el trabajo realizado.»

Las 3 claves de éxito para implantar AirSaas

Si te planteas estructurar tu enfoque de proyectos como GAMAC, estos son los consejos de Laurent Citton:

1. No esperes para la capacidad: GAMAC esperó un año antes de activar plenamente las funciones de Capacity Planning. «Nos cambió la vida cuando llegó», confiesa Laurent. Empieza lo antes posible para objetivar tus recursos y crear un choque de capacidad que fuerce las priorizaciones.
2. Divide tus proyectos en entregables con valor: no crees hitos de 6 meses. La granularidad es la clave de la agilidad. Hitos cortos permiten ver el avance y tranquilizar al negocio y al comité ejecutivo.
3. Usa la transparencia como escudo: muestra tus pantallas de AirSaas a tu dirección. Cuando ven la carga en rojo, la discusión cambia de naturaleza: ya no se negocian plazos fantasiosos, se arbitran prioridades.

Acerca de GAMAC (Grupo Picoty)

GAMAC es la empresa de servicios informáticos interna del Grupo Picoty, actor principal de la distribución de energía en Francia (red de estaciones, distribución de gasóleo/leña, etc.). Con sede en La Souterraine (Creuse), GAMAC centraliza la informática para una cincuentena de filiales, gestionando a la vez los ERP, las infraestructuras y el desarrollo de aplicaciones de negocio específicas.