Reforzar la confianza con las direcciones de negocio con AirSaas — Indexia Group

Cuatro meses después del inicio del despliegue de AirSaas, ha llegado la hora del primer balance de uso para Sylvain Bourdette. El CIO siempre en movimiento de Indexia Grupo repasa con nosotros los retos a los que se enfrentó y las distintas soluciones aportadas.

Apasionado de la escalada, este CIO de un grupo de 3.000 personas con sede en Romans-sur-Isère fue el primero de cordada en esta implantación de una herramienta de cartera de proyectos moderna.

¿Antes / Después de AirSaas?

Antes de implantar AirSaas, una tabla de Excel listaba los 80 proyectos existentes en la DSI.
Problema: por la existencia de numerosos proyectos pequeños y la adición de datos, el archivo se volvió rápidamente impracticable. La adición de datos fue haciendo la herramienta obsoleta. Además, las reuniones de priorización de proyectos con el negocio eran cada vez más difíciles de organizar, porque se basaban en parte en ese archivo de seguimiento de Excel.

Un contexto de hipercrecimiento y de transformación

Indexia es históricamente una aseguradora de afinidad convertida en operador de servicios y "retailer". Sus cifras clave cuentan la transformación: 3.000 colaboradores, ocho millones de clientes, 2.500 socios y una estimación de 1.260 M€ de facturación en 2022.
Desde su lanzamiento en septiembre de 2020, su marca Hubside.Store, especialista en multimedia nuevo y reacondicionado, ha abierto ya 120 puntos de venta. Un crecimiento exponencial que le permitió entrar en la prestigiosa promoción French Tech 120.

El reto: disponer, como CIO, de un estado claro y al día de los distintos proyectos

«Cuando tienes 80 proyectos en paralelo, necesitas vistas sintéticas. Tener la información correcta inmediatamente, saber qué va a pasar a producción en el mes en curso».

Con muchísimos proyectos pequeños que pueden alargarse en el tiempo, la tabla de seguimiento usada anteriormente se había vuelto inadecuada.

«Queríamos tener cada vez más información, así que añadíamos cada vez más columnas, estados, fechas, meteo y comentarios… y al final… se volvía ilegible, inutilizable», confiesa Sylvain Bourdette.

Cuando el CIO buscaba establecer un reporting de avance, había que filtrar en un sentido, en el otro, hacer copiar-pegar para meter la información en un PowerPoint

«Pasábamos horas enteras»! recuerda Sylvain, y todo eso «para un resultado en el que el archivo nunca estaba completamente al día ni con el estado correcto». #QED

La solución: más que una herramienta de reporting, ¡una herramienta centrada en el valor y adoptada por los jefes de proyecto!

«¡El reto de disponer de un estado claro y al día de los proyectos está completamente cumplido con AirSaas!», señala de entrada Sylvain Bourdette.

«Allí donde antes los jefes de proyecto podían ver la actualización del archivo de Excel como una carga que no les aportaba nada, ahora, haber puesto AirSaas les ha dado una herramienta adecuada y usada a diario.»

‍
Más que un uso de reporting, AirSaas se ha convertido, dentro de la DSI de Indexia, en una herramienta de gestión de proyectos centrada en el valor. Los jefes de proyecto pueden centralizar allí sus notas y documentos, y consignar las decisiones que tomar y los hitos de cada proyecto. «Saben dónde están.» Para Sylvain, eso permitió embarcar a los jefes de proyecto en el enfoque, que era uno de los objetivos.

Animar de otro modo las revisiones de cartera

Hasta ahora, la animación de las reuniones de priorización de proyectos con las direcciones de negocio era bastante difícil de organizar, porque había que basarse en ese famoso archivo de Excel que se había vuelto inadecuado.

Tener ahora AirSaas y vistas por dirección permite filtrar y ver todos los proyectos de golpe. Sylvain observó otro punto nada despreciable: «también permitió poner ante los ojos de las direcciones de negocio, de manera clara, el conjunto de los demás proyectos en curso en paralelo». Percibir mejor el planning global de la DSI. En el archivo de Excel los usuarios no veían esa simultaneidad de todos los proyectos a la vez, ni de sus hitos.

«Eso nos permite compartir mejor la realidad de nuestro oficio. Tenemos una cierta capacidad para realizar proyectos, ya estamos llevando tres y no podemos hacer más. Ese punto aporta mucho en una reunión de priorización. Porque es visual, es fáctico.»

Permite incluso recordar algunos proyectos del backlog que el propio negocio había olvidado… La herramienta, ella, no olvida :-).

Todo eso va en el sentido de una mayor transparencia con el negocio. Uno de los valores clave que practica este CIO «business partner».

Para Sylvain, el éxito de los proyectos se logra ante todo porque se tiene una relación de confianza con el negocio. «No se puede tener una relación cliente-proveedor; en caso de problema buscaremos soluciones juntos en lugar de culpables».

Ganar tiempo y reforzar el vínculo de confianza con el negocio

Hoy, después de solo unos meses de implantación, AirSaas está en fase de apropiación en la DSI. La siguiente fase es abrirlo a ciertos usuarios de negocio que son los mayores solicitantes de proyectos.

El objetivo es precisamente que lo usen. La idea es tener intercambios más fácticos. Según él, a plazo «el hecho de que cada uno pueda contribuir y poner puntos de atención y decisiones en AirSaas es un factor clave para limitar el exceso de correos y de reuniones.» Está convencido: «eso nos va a hacer ganar tiempo.»

Señala que es a la vez del interés de la IT y del negocio. Para la DSI, poder consignar acontecimientos a cualquier hora. Y para el negocio, tener una visión del planning en tiempo real. Y no un reporting «trucado».

Para Sylvain es esencial que las direcciones de negocio puedan saber dónde encontrar la información sobre el seguimiento de las peticiones. Saber que está a su disposición puede contribuir a reforzar el vínculo de confianza con la DSI. Y eso, independientemente de que vayan a verla o no. ¡Saben que si la necesitan… la información está ahí!

Sección bonus:

¿El punto fuerte de AirSaas?

Si tuviera que presentárselo a un amigo CIO, Sylvain mencionaría: «¡el hecho de poder generar con un clic el PowerPoint de gestión del comité de pilotaje, es mágico!»

Experto en proyectos desde hace tiempo, nuestro CIO lo señala: «En gestión de proyectos, ¡todos hemos probado MS Project algún día! ¡Y MS Project es demasiado complicado para nuestra época!».

Cuando se le pregunta por la singularidad de la solución, nuestro interlocutor precisa: «AirSaas es diferente de los otros productos. Es una herramienta para hacer reporting y pilotaje sano. Con una gestión de proyectos un poco más «suelta» y centrarse en los puntos importantes, que son las decisiones y los puntos de atención, en lugar de buscar saber si tengo un desarrollador que ha pasado un día aquí o allá; ¡ese no es el tema, de hecho!».

Cuando Indexia empezó a buscar qué herramientas existían, preseleccionaron dos o tres. «Seguimos con AirSaas porque tuvimos la posibilidad de hacer un POC muy fácilmente.» Más allá del feedback sobre la preventa, nuestro testigo nos confía: «Nos sentimos muy bien acompañados y percibimos que tenían ganas de que funcionara, que estaban apasionados por su tema!»

¿Tu funcionalidad preferida?

«Me gustan mucho las tomas de decisiones y los puntos de atención. Porque hasta ahora, cuando teníamos ese tipo de necesidad, enviábamos un correo o hacíamos una reunión».

Muy a menudo, el funcionamiento por correo no generaba una respuesta precisa y, por tanto, ninguna toma de decisión. Igualmente, la reunión no tenía necesariamente el quórum mínimo de personas presentes.

Sylvain nos confía que ahora empieza todas sus reuniones de negocio conectándose a AirSaas y filtrando todas las decisiones y puntos de atención asignados y pendientes… ¡antes del tema del día!

«El hecho de poder trazar que en un proyecto hace falta una toma de decisión antes de tal fecha, que es tal persona quien debe tomarla y que es de tipo organizativo, financiero u otro, simplifica la gobernanza. ¡Poder “loguear” las decisiones en un proyecto es mágico!»

¿Cómo calculas el ROI de AirSaas?

Como CIO pragmático, Sylvain nos lo confirma: «No es una pregunta que nos hayamos planteado en esos términos. El sentido común permite decirse que la herramienta aporta cosas buenas frente a una factura que no es desmesurada… ni siquiera intento calcular un ROI»; ¡los resultados están ahí!».

¿Una nueva funcionalidad de AirSaas que te gustaría en el futuro?

«Lo que sería genial… es tener una funcionalidad que permita hacer votar a las direcciones de negocio o a los usuarios sobre los proyectos.»

La idea es permitir a los contribuidores argumentar diciendo: «este proyecto contribuye a la facturación. Aquel contribuye a tal objetivo de la empresa, este contribuye por 2 estrellas… Sería interesante permitir votar. Hacer establecer un scoring, en cierto modo, antes de las reuniones de pilotaje.»

A partir de esa consulta, Sylvain se proyecta en una reunión de direcciones de negocio en la que podría compartir el resultado de los votos. Eso daría una primera idea de priorización global.

Una funcionalidad que recuerda a los juegos ágiles tipo planning poker y buy a feature.

Mini bio

Un CIO siempre en movimiento. Sylvain Bourdette tiene unos veinte años de experiencia en el mundo de la IT. Un recorrido de desarrollador a CIO, puesto que ocupó durante una decena de años en el ámbito de las telecomunicaciones, en particular en SFR y Numericable.
Actualmente es el CIO de Grupo de Indexia, una empresa especializada en la distribución de seguros de afinidad.
Aficionado a la escalada, se aplica a diario una máxima: «prever lo imprevisible y gestionar lo imprevisto».