Racionalizar los rituales en torno a la cartera de proyectos
Publicado por
Clément Royer
in CIO – ICT Manager en Chiesi France
El 22.6.25
Chiesi France
Sector
Salud y Farma
Número de empleados
6500
Funcionalidad preferida
La meteo de proyectos
Pasamos de «nada» a una roadmap consolidada, al día en tiempo real y que vive. La base de todo lo que uno sueña como CIO. ¡La cosa se hace sola, «sin las manos»!
Clément Royer — Director de Sistemas de Información - ICT MANAGER, Chiesi France -Usuario de AirSaas-Antes / Después de AirSaas
Un Smartsheet de proyectos sin actualizar, con iniciativas sin presupuesto
Una reunión de revisión de cartera que siempre se alargaba
Una visión estática de los proyectos en formato PowerPoint
Silos de información dentro de los equipos técnicos de IT (infra) e IS (funcional)
Una roadmap consolidada, al día en tiempo real y que vive
Una mejor focalización durante la revisión de cartera en el delta de los proyectos, gracias al uso de la meteo
Ningún PowerPoint más y una herramienta adecuada para comunicar con la dirección sobre los proyectos
Una mejor anticipación de las necesidades internas: «menos rework»
El contexto: cifras clave, empresa, etc.
CHIESI es un grupo familiar biofarmacéutico italiano. Con 85 años de existencia, reúne a cerca de 6.500 colaboradores en el mundo. Chiesi alcanzó una facturación cercana a los 175 M€ en 2022. Además de la certificación «B-Corp», desde abril de 2021 CHIESI France es el primer laboratorio farmacéutico "Société à Mission" (empresa con misión).
Su sede social está en Bois-Colombes (92) y la fábrica francesa en La Chaussée-Saint-Victor, cerca de Blois (41). La filial francesa reúne a más de 350 colaboradores (230 personas en la sede y en el terreno / 26 personas en I+D / 103 personas en la fábrica).
El reto: racionalizar los rituales en torno a la cartera de proyectos
«Tenía iniciativas, pero sin presupuesto. Esos temas estaban principalmente ligados a la infraestructura. ¡Estábamos realmente en cómo terminar el año! Me dije: ¡no dos veces!»
Para la gestión de la cartera de proyectos e iniciativas, a su llegada Clément descubrió un Smartsheet con proyectos que no estaban actualizados y para los que no tenía necesariamente un presupuesto asociado.
Así que volvió a la base con el equipo: pusieron todas las iniciativas en post-its. Después en un planning de proyecto y, por último, añadieron un presupuesto.
Sobre la vida de los proyectos, existía un archivo de PowerPoint actualizado una vez por semana. Ritualizado con todo el equipo.
Uno de los retos colectivos fue entonces equiparse para evitar que la reunión se alargara más allá del tiempo previsto. En efecto, la herramienta de presentación incitaba a (re)recorrer en cada revisión todas las diapositivas.
La solución: la meteo para ver el delta en la vida de los proyectos con AirSaas
«Volvimos a simplificar y pusimos reglas en nuestros rituales de revisión de proyectos, proponiendo ver solo lo que había cambiado realmente: ¡eso es la meteo de proyecto, en el fondo!»
Implantado desde solo tres meses para Clément, este uso de AirSaas ya es común a todo el equipo:
«Es hoy el único indicador que pido a los equipos que rellenen. Es lo imprescindible, tiene que estar al día.»
Clément les puso en sus agendas un recordatorio de un cuarto de hora el lunes por la mañana.
«Les dije que no teníamos derecho al fracaso en este tema y que tenía que funcionar.»
Dedican ahora 1 hora por semana a la revisión de proyectos, todos juntos. Cada uno dispone de cuatro minutos cronometrados, presentando únicamente el delta. En cuanto un tema pasa de 3 o 4 minutos… reunión aparte… tiempo muerto, lo «aparcamos».
Señala que, además de esa primera simplificación, también pudieron suprimir la jornada mensual de revisión de proyectos, que tenía los mismos síntomas de desborde. Confiesa que aprovecharon para «acabar con los PowerPoint».^^
«Pasamos de «nada» a una roadmap consolidada, al día en tiempo real y que vive. La base de todo lo que uno sueña como CIO. ¡La cosa se hace sola, «sin las manos»! Es decir, cojo cualquier tema en cualquier momento T, muestro AirSaas a cualquiera de la empresa y está al día. Como máximo, lleva dos semanas sin actualizar. Pero los proyectos están ahí, los estados están ahí, los puntos de atención, la meteo. Al final es mi herramienta para comunicar con mi jefe sobre los proyectos.»
Crear espacios de comunicación para romper los silos dentro de la propia DSI
Clément lo señala: aunque se esté en un mismo equipo, a veces puede seguir habiendo cierto "silo".
«Cuando todo el mundo está con la cabeza en el manillar, no se toma el tiempo de comunicar. AirSaas nos ayuda a alinearnos y a comunicar».
Para ellos esa revisión es un tiempo eficaz en el que uno se detiene y presenta «¿qué pasó la semana pasada / qué va a pasar esta semana?»
Para nuestro CIO, tener cada semana un intercambio de una hora con ese soporte permite anticipar mejor las necesidades.
Además del equipo técnico, hoy comparte su uso de la solución AirSaas con el director financiero y el CIO mundial del grupo Chiesi. Por ahora: « Con las otras direcciones es esporádico, va viniendo poco a poco».
La próxima etapa consistirá en pilotar con las decisiones y los hitos y en copilotar con el negocio.
El objetivo es comprometer al negocio con los proyectos. Mostrar la actividad primero y después ser actor del proyecto.
«AirSaas es una herramienta para hacer gobernanza de proyectos sin PowerPoint. ¡La uso para comunicar con mi jefe sobre los proyectos!»
Sección bonus:
¿Tu funcionalidad preferida? La vista tabla
Vista tabla
Lo que me gusta enormemente es la vista tabla que acaba de llegar. Para mí es el resumen de lo que es AirSaas, la esencia, el «néctar de la herramienta».
«Esa tabla es lo mejor para la revisión de los proyectos. Se pueden visualizar los datos de todos los proyectos de la cartera en una vista macro con el máximo de elementos, y organizarlos fácilmente.»
¿Cómo presentarías AirSaas a un CIO que no lo conoce?
En una frase de «pitch», para Clément «es una herramienta para hacer gobernanza de proyectos sin PowerPoint». Explico que es una plantilla y que está al día todo el tiempo. No hay «rework», de hecho.
¿Una funcionalidad que te interesaría en el futuro?
«He “atacado” AirSaas en Power BI para mi gestión presupuestaria, en particular del Capex y de lo que queda por comprometer. Lo que me falta son los campos personalizados para poder tender un puente con SAP y las herramientas presupuestarias del grupo.»
Bio exprés - Clément Royer
Titulado por la ESIEA y antiguo Director de IT del grupo farmacéutico SERB, Clément es desde hace casi dos años CIO - ICT MANAGER de la filial francesa del grupo Chiesi. De acuerdo con su dirección, tiene además una actividad ocasional de consultor independiente.
Esa particularidad le permite abrirse a nuevos enfoques y herramientas. Es precisamente así como descubrió AirSaas y pudo hacer que su empresa se beneficiara de ello.
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