Mejorar el seguimiento de misiones como consultor independiente

Antes de implantar AirSaas, el pilotaje de las misiones y el cambio entre cuentas pasaban por la herramienta que todo CIO independiente ha usado alguna vez: PowerPoint. Las actualizaciones y el seguimiento de los planes de transformación se consolidaban en una diapositiva. Por suerte, la recogida, el tratamiento y el seguimiento son ahora mucho más simples gracias a AirSaas.

Reto: simplificarse el pilotaje de las misiones como independiente

«Antes de AirSaas usaba archivos de PowerPoint. Los mismos para todos mis clientes, era un lío mantenerlos».

Aunque confiesa que le gustan los contextos de gran complejidad (versión educada ^^), nuestro usuario de AirSaas, CIO de transición, supervisaba hasta entonces una decena de clientes en paralelo con un solo archivo cada vez más difícil de mantener con el tiempo…

Era especialmente difícil rendir cuentas al cliente de los proyectos sin encuadrar para mostrar el volumen de proyectos sin liderazgo.

La necesidad es, en efecto, poder hacer zoom sobre el volumen de proyectos y sobre la capacidad de la empresa para gestionarlos (en relación con el liderazgo sobre los proyectos).

«En una diapositiva es complicado… las idas y venidas hacen que a menudo se olviden cosas.

Cuando había que ponerse de nuevo en marcha en cada vuelta a la misión, podía encontrarme con algunas dificultades…»

Después de la recomendación, cuando llega al despliegue… David buscaba un canvas para la ejecución de la transformación digital en la parte de gobernanza.

El reto de disponer de una buena foto inicial de la cartera de proyectos, que clarificara la comprensión global para todos los actores, era un verdadero desafío.

David aborda después, potencialmente, el proyecto de la transformación y del realineamiento de la cartera, con el plan director de la gobernanza. Para él, el reto principal va a ser abordar los silos.

Otro reto que menciona: al terminar una misión, cuando nuestro CIO vuelve a la cuenta, allí donde antes tenía que ponerse de nuevo en marcha en cada vuelta… podía a veces sentirse incómodo… porque no había visto el proyecto desde hacía dos o tres meses. Le costaba aportar valor… ocupado en una fastidiosa recuperación de las fichas de proyecto en PowerPoint y en una comprobación…

La solución: un «multi workspace» que facilita el seguimiento de la transformación de los clientes

Respecto al reto de poder hacer zoom fácilmente en cada misión, la plataforma responde a ese uso.

«Lo pongo todo en AirSaas; al arrancar una misión no hago filtros. En cuanto alguien me habla de un proyecto, lo inscribo y empiezo a documentar. Es la primera etapa del proceso de elección que vendrá después».

Entre los trucos que usa al rellenar inicialmente las fichas de proyecto, David menciona crear, para quienes no tienen equipo/rol asignado, un usuario «fantasma», un cierto «Sr. P. Definir». ^^

La idea: responsabilizar a la organización en la gestión de proyectos y traer el liderazgo.

El uso que David hace de la plataforma es determinante para facilitar el pilotaje de los proyectos transversales en coordinación con aliados internos.

Muy rápidamente, los clientes piden acceder a la herramienta. Señala que, en paralelo, eso le permite buscar aliados.

«Horizontal en su enfoque, AirSaas responde bien al tema de fondo de los silos.»

En efecto, para nuestro CIO, la gestión de proyectos no es el primer foco.

‍«La excelencia operativa en la gestión de proyectos no es mi primer tema; prefiero alinear las direcciones de negocio hacia un objetivo común antes de atacar eso».

Y continúa: «Hablo de gobernanza, de estrategia, y busco con la ayuda de AirSaas aliados que quieran romper los silos. Muestro la herramienta y nos ponemos de acuerdo en que hace falta tener rutinas en torno a eso.»

Sobre el reto de las vueltas a la empresa "después" de la misión

David señala un segundo beneficio constatado:

Su lectura de la trayectoria también es diferente:

«Ahora voy a abrir la herramienta y examinar atentamente los temas. Gracias a mi perspectiva como CIO experimentado, podré determinar rápidamente si la situación se ha desviado de su eje o si todo sigue conforme.

De hecho, abro la herramienta, miro, detallo los temas con mi visión de CIO experimentado, y puedo decirte muy rápido si se ha desviado o si sigue OK.

«Me encanta la vista kanban global de proyectos. Me parece genial. Paso mucho tiempo en ella porque es muy clara: te muestra los avances de los proyectos, el conjunto, está casi todo en esa vista.»

Sección bonus:

¿El punto fuerte de AirSaas?

Percibo realmente AirSaas como el catalizador de una transformación digital en la parte de gobernanza. Empiezo por un diagnóstico de 360 grados, poniendo en marcha los elementos necesarios para abrir el camino, y de forma no intrusiva.

No es comparable a implementar un proceso complejo de seis meses en ciclo en V, ni a implantar JIRA; es mucho menos exigente.»

Diría que es la continuación lógica de un diagnóstico 360 para abrir la vía de una transformación digital.

Prioritariamente en los aspectos de gobernanza de proyectos y después en una perspectiva más global, ya que todos los proyectos ligados al plan director del diagnóstico podrán acabar en la herramienta…

¿Tu funcionalidad preferida?

«Para mi uso, poder cambiar fácilmente de un cliente a otro es ideal!

David menciona que a veces se sorprende cambiando, mientras trabaja en el proyecto de un cliente, al workspace de otro cliente «porque el proyecto en el que estoy me permite enriquecer el proyecto de otro cliente al mismo tiempo».

Antes tenía que ponerlo en mi to-do para no olvidarlo y volver al tema varios días después… En resumen, hoy con esa facilidad y rapidez puedo hacerlo enseguida. Es instantáneo. Y no lo olvido.

Para concluir, David nos confía: «Me encanta esta herramienta, ¿por qué no lo pensé antes!»

Contexto:

Tras 15 años de dirección informática y de supply chain en grandes grupos europeos.

David Langlade es desde hace tres años CIO de transición independiente y acompaña esencialmente a medianas empresas, en particular en el retail. Este CIO, interesado por los enfoques de la empresa liberada, le gusta especialmente abordar los "silos" de las organizaciones.

Conocer a David es descubrir a la vez un CIO muy curioso y un experto en el pilotaje de proyectos tecnológicos (ERP, CRM, e-commerce, WMS) así como en gestión. Al preguntar por su trayectoria se descubre que tuvo la suerte de estar en los inicios de la creación del primer sitio de e-commerce Decathlon.fr

Por último, además de esas experiencias como asalariado, también estuvo en el origen de un proyecto de startup, «Probikeshop», al que acompañó en su hipercrecimiento (de 7 a 150 millones de euros de facturación) en los ámbitos de IT y Supply. Una experiencia que le ha servido de mucho.

Hoy, como independiente, su particularidad es que ha montado una empresa con otras personas que trabajan con él. En particular un CTO más técnico que le permite encuadrar eficazmente los desarrollos específicos de sus clientes.