Copilotar la estrategia y las operaciones con AirSaas + Asana — Groupe Intuis

El contexto: cifras clave, empresa, etc.

Intuis France es una empresa del ámbito del confort térmico con más de 70 años de antigüedad, muy presente en el tejido industrial francés e incluso certificada «Origine France Garantie». En cifras: 200 M€ de facturación - más de 1.000 colaboradores - 120 ingenieros e investigadores - 6 fábricas implantadas en Hauts-de-France, Grand Est y Pays de la Loire - 5 centros de investigación y desarrollo - 3 centros de formación. Tras entrar en el grupo Intuis después de una misión de un año como manager de transición, Aurore Butrot es hoy Directora de Sistemas de Información y miembro del comité ejecutivo. Como clienta usuaria de la solución AirSaas, no duda en hablar con franqueza de los retos que encontró como CIO, para que las lecciones que extrajo de su experiencia aprovechen a sus pares.

El reto: simplificar y compartir los procesos de la DSI para embarcar a los equipos

Programa de transformación, reporting, gestión de proyectos transversales, aculturación de los equipos… Entre todos esos retos, el hilo conductor fue la simplificación de las actividades de IT, para abordar tres desafíos: restablecer la confianza entre los equipos de IT y de negocio. Desarrollar una cultura de proyecto homogénea y aportar coherencia a la gobernanza de la hoja de ruta de los proyectos para embarcar e implicar a los equipos.

Desconfianza, cultura de proyecto heterogénea y baja adopción de los procesos

Como en muchas organizaciones, la gestión de proyectos de Intuis carecía de metodología, de madurez en cierto modo. En grados diversos, se encontraban los síntomas siguientes:

• Desconfianza en la relación entre el negocio y la IT
• Listas de ideas y necesidades transmitidas a menudo según iban surgiendo
• Una falta global de encuadre,
• La ausencia de un referencial común.
• Una falta de regularidad en los rituales: «cuando tengo tiempo relleno un poco el archivo de Excel».
• Un relativo déficit de pedagogía de la estructura hacia los usuarios finales sobre los procesos de cambio
• Por último, una adopción baja de los procesos: «solo quienes ya estaban dentro actualizaban la herramienta».

Gobernanza «ahogada» y no compartida con el comité ejecutivo

El desafío fue aportar legibilidad y comprensión a los miembros del comité ejecutivo y al director general para recrear coherencia respecto a la organización estratégica establecida, a fin de facilitar su gobernanza y priorización.

En efecto, antes de implantar AirSaas, el proceso de gobernanza estaba en parte ahogado en los distintos intercambios informales por correo, Teams y actas de reunión. Esa dispersión se encontraba también a un nivel más global, en la organización del grupo, relativamente aislada en silos y poco ágil. Aurore señala que «a los proyectos les faltaban arbitrajes para avanzar». La palabra clave era simplificar los procesos ofreciendo una vista sintética de la actividad.

La solución: AirSaas + Asana para copilotar gobernanza y gestión de proyectos, ¡alineando la IT, la dirección y el negocio!

Crear un referencial común

Antes de implantar este enfoque, el sentimiento dominante en los equipos de negocio era: «Si le pido algo a informática no va a avanzar, no lo tendré en plazo y no será lo que yo quería».

Para los equipos de la DSI, la sensación tenía que ver con defectos de encuadre y proyectos con objetivos que variaban permanentemente por parte del negocio.

Con AirSaas fue bastante fácil mostrar que si los proyectos no se cumplían en plazo y presupuesto era por varias razones: falta de metodología, mal encuadre, espera de validaciones…

«Cuando se llega al final de un proyecto, si no se sabe trazar ese historial y dar esas explicaciones, el resultado es una pérdida de credibilidad: se dice que es informática, que es normal, que van con retraso».

Muy rápido Aurore pudo embarcar a los equipos de negocio en una relación de «dar y recibir» basada en más objetividad. «A cambio de la transparencia, los proyectos debían estar encuadrados, sin objetivos que varíen constantemente», explica Aurore

«AirSaas permitió listarlo todo; la herramienta se mantiene fáctica guardando rastro de lo que estamos haciendo. ¡Solo sé mejorar lo que puedo medir!».

Al cabo de un mes la empresa decidió que se basaría en AirSaas para darse un marco centralizado, ordenado, planificado y compartido para la gestión de necesidades/peticiones y proyectos.

Además, «también contribuyó a reforzar la transversalidad entre los proyectos de marketing y los técnicos y permitió tender un puente entre esos dos mundos. El objetivo era embarcar a los no informáticos e ir a lo esencial.

Sincronizar la herramienta de gobernanza compartida con una solución complementaria de gestión de proyectos como Asana

Tras implantar la solución de gobernanza de proyectos, muy rápido Aurore buscó una herramienta para ayudar a los equipos de negocio con su gestión de proyectos y de tareas. «Una vez que se rompen esos silos, hay una organización que debe adaptarse alrededor y herramientas más adecuadas que implantar y hacer adoptar.» Lo importante para ella: «privilegiar herramientas que los usuarios finales quieran usar, y sin volver a copiar información».

El primer equipo con el que se implantó esta organización fue el de marketing, con el que había que llevar un proyecto de Product Information Management (PIM). Con el tiempo, después de los equipos de marketing, Aurore pudo embarcar a otros referentes de negocio en proyectos puntuales usando esta arquitectura: seguimiento de la gobernanza con AirSaas + seguimiento de la ejecución con Asana.

A la pregunta de por qué eligió una integración en modo best of breed Asana+AirSaas frente a una herramienta «all in one», Aurore señala que no encontró un todo en uno que combinara las visiones operativa y estratégica de forma legible para las distintas audiencias.

«Cuando estás en la ejecución, necesitas entrar en el detalle, listar todas las tareas, hacer tu camino crítico, planificar a corto plazo. Asana se adapta a esas necesidades. Cuando estás en el pilotaje, en la gobernanza, necesitas abstracción, conocer el avance de los proyectos y de las decisiones, sin tener que entrar en el detalle de las tareas. AirSaas es la solución que elegimos para esos otros usos».

Esa solución «best of breed» frente al «todo en 1» fue la palanca clave para embarcar al negocio en estos usos.

Embarcar a los miembros del comité ejecutivo abordando la transformación «por arriba» de la cartera

«Las direcciones generales y financieras esperan casos de uso y retornos de la inversión. Necesitan entender la finalidad de un proyecto sin quedar sepultadas bajo los detalles técnicos, señala Aurore. Y Excel no es el mejor formato para alertar ni para captar la atención del comité de dirección.»

Para nuestra CIO, en lugar de un archivo de Excel, mostrar la cartera en una herramienta sintética y ergonómica fue una palanca de simplificación. «Conseguimos mostrar el valor y la magnitud del trabajo del equipo.»

Después de crear ese marco de transformación común y compartido entre IT y negocio, ante interlocutores más financieros y menos técnicos, como los de un comité de dirección, Aurore se simplificó la tarea de pilotaje y gobernanza. Entrando no por la gestión de proyectos y tareas demasiado detallada, sino «por arriba», por el valor creado. ¡Consiguió dar a ver lo esencial y la finalidad de la cartera! Eso permitió, por ejemplo, mostrar los proyectos en «taponamiento» que era pertinente aplazar, y mantener el foco de la organización en las prioridades. «Cuanto más regularmente se siguen las cosas, más rápido se las puede volver a poner en el buen camino», recuerda nuestra CIO.

Confiesa tener la suerte de pertenecer a un comité ejecutivo en el corazón de la transformación. «Nuestras herramientas no son nada sin el enfoque propuesto. Es a ese nivel donde AirSaas aportó un verdadero plus. Permitió hacer visible la parte de gobernanza / relaciones con la IT, que a veces quedaba ahogada en correos y Teams. La herramienta permitió mostrar la realidad y acelerar la toma de decisiones.»

Sección bonus:

¿Qué distingue a AirSaas de las otras herramientas consideradas?

Para Aurore Butrot y su equipo, AirSaas es una solución sintética y ergonómica para estructurar la gobernanza de todos los proyectos, en una plataforma simple y colaborativa, y recomienda su uso combinado con una herramienta de gestión de proyectos «vitaminada» como Asana.

¿Tu funcionalidad preferida?

El flash report en formato PowerPoint. Aurore nos lo confía: «¡Somos muy buenos técnicos pero no buenos fabricantes de PowerPoint! Lo que funciona es el PowerPoint del director general. AirSaas permite exportar ese archivo con un clic para enviárselo el día antes y que tenga la información que le permita ir a la reunión sin quedar sepultado. ¡Eso contribuye al marketing de la DSI!».

Bio exprés - Aurore Butrot

¡Aurore empezó a programar a los 8 años! Comenzó su carrera en desarrollo, después en gestión de proyectos y finalmente en dirección de equipos. Lo que la mueve hoy es participar en la transformación de las empresas. ¡Organizaciones que con demasiada frecuencia abordan la informática como si fuera la piedra en el zapato! Para Aurore, el equipo de informática es al contrario el que está en el cruce de todos los proyectos y puede contribuir a grandes éxitos. ¡Gracias a ella por su testimonio, que puede ayudar a otros directivos y managers en busca de más eficacia y más placer!