Alinear capacidad de ejecución y demandas entrantes gracias al Quarter Plan

Cuando Sébastien llega a su puesto en Altavia, la empresa ha planteado un plan de transformación con horizonte 2030 y su alcance, y lo ha desglosado en nueve streams principales. ¿El papel de Sébastien como Group CIO? Estructurar ese plan en forma de roadmaps de grandes proyectos de IT.

Pero el CIO se topa rápido con retos en términos de priorización de proyectos y de capacidad, sin hablar de los problemas de visibilidad y de comunicación en torno a ese plan de transformación.

Hay que decir que la estructura de la organización lo hace bastante complejo de implementar. Sébastien puede apoyarse en más de 40 colaboradores en la IT de Grupo, pero también debe colaborar con otros actores:

• Referentes de IT locales en cada una de las grandes unidades de negocio, orientados más a la vida diaria del usuario
• Interlocutores de negocio en cada una de las grandes funciones de soporte de la IT (Finanzas, RR. HH., Compras…), orientados a procesos de negocio y aplicaciones

Ante las ambiciones de la organización en materia de transformación, Sébastien toma una decisión: reestructurar sus roadmaps trimestralmente, en un enfoque de Quarter Plan. Sus objetivos: facilitar la priorización de las direcciones, evitar la sobrecarga de los equipos (y por tanto el fracaso de los proyectos), y hacer valer un verdadero enfoque de transparencia sobre lo que puede realizarse o no en los próximos periodos.

Repasamos aquí un primer Quarter Plan prometedor para el futuro.

El contexto de partida: un plan de transformación a gran escala, pero poco estructurado

El plan de transformación de Altavia está mayoritariamente formado por proyectos de largo recorrido, que implican a numerosas estructuras externas (consultoras, integradores, proveedores…).

Para seguir esos proyectos, Sébastien implanta primero una revisión bimensual en la que cada uno prepara su presentación de PowerPoint. Durante esa reunión, cada participante expone sus problemáticas, su meteo, su avance, su consumo presupuestario… Resultado: esas bi-weekly duran 2 h y cada uno habla diez minutos de su proyecto.

Al principio, ese ritual no funciona demasiado mal.

Y después, como en toda transformación de empresa, los proyectos se desarrollan, se solapan, se retrasan, se suspenden por falta de recursos. Sébastien y su equipo toman entonces conciencia de las numerosas dependencias ocultas entre proyectos.

El reto: alinear la capacidad de ejecución y las demandas entrantes

Sébastien toma entonces toda la medida del desafío que tiene delante.

Constata:

• Una fuerte tensión en los equipos, que tienen mucho run que gestionar además de los proyectos de transformación. Tienen que dejar absolutamente de sobrecomprometerse para mantener un ritmo correcto.
• Demandas que llegan de todas partes. Los cambios estratégicos y las demandas del negocio llegan por todos lados, lo que dificulta planificar la actividad de IT.
• Interdependencias ocultas que hacen estallar los proyectos.

Sébastien empieza probando unas primeras acciones para tratar el problema.

En infraestructura, datos y ciberseguridad, implanta Jira. La herramienta le permite documentar mejor el run y los sprints, pero también arrancar algunos temas de transformación (en particular de modernización de las infraestructuras).

En la parte aplicativa, diseña un macroplanning para intentar gestionar las adherencias y los hitos de los distintos proyectos. Ese planning le ayuda a ganar algo de visibilidad… pero por poco tiempo. Se da cuenta rápidamente de que las adherencias y los vínculos entre equipos hacen ingestionable ese tipo de herramienta, dado el impacto que los proyectos tienen unos sobre otros.

Sébastien necesita tener una visibilidad más macro sobre el avance de los proyectos, poder gestionar la capacidad de ejecución e implantar una gestión de la demanda más estructurada. Y ahí es donde entra en juego AirSaas.

La solución: el Quarter Plan para gestionar el plan de transformación a escala trimestral

Sébastien toma la decisión de dividir más finamente el plan de transformación de Altavia: implanta un Quarter Plan. Se compromete entonces con un enfoque que le permite obtener entregables intermedios, sobre los que él (y al mismo tiempo su alta dirección) tiene más visibilidad, y que le dan la capacidad de rearbitrar las prioridades con el tiempo.

Así puede exponer visualmente a sus pares la capacidad frente a las demandas y, por tanto, implicarles mucho más fácilmente en la priorización continua de los proyectos sobre la base de una capacidad, y asegurar una gestión más rigurosa de la demanda.

Lanza el enfoque Quarter Plan acompañado por los equipos de AirSaas. En un primer momento se organizan talleres: permiten entender con precisión los pain points de los equipos.

Después se despliega la solución Quarter Plan de AirSaas.

Gracias a la herramienta:

• Cada equipo declara antes de la reunión de planificación trimestral su capacidad de ejecución para los proyectos
• El día D, cada uno visualiza los equipos con sobrecarga de trabajo y la distribución de los esfuerzos por equipos solicitantes. La herramienta también hace visibles los arbitrajes y los compromisos asumidos por cada equipo.
• Sébastien puede seguir de forma continua la tasa global de delivery y de ejecución de los proyectos, y ajustar las prioridades en función de las realidades que encuentran los equipos en el terreno.

El 1 de abril tiene lugar la primera jornada Quarter Plan de Altavia. Todos los equipos de IT y todos los responsables de proyecto priorizan colectivamente los entregables del trimestre, minimizan los riesgos de desviación y se comprometen con su roadmap del Quarter.

Los resultados: una visibilidad mayor y una comunicación mejorada

Desde la primera jornada Quarter Plan, los equipos constatan los beneficios de este enfoque y de la herramienta AirSaas:

• La comunicación entre equipos se vuelve más transparente. ¡Cada uno descubre proyectos que desconocía!
• Se descubre la carga de trabajo real de los equipos de IT, ¡y no sin sorpresa! Algunos descubren que superan en un 300% su capacidad real.

Tras ese primer Quarter Plan, Sébastien avisa a sus equipos: a partir de ahora solo sigue los proyectos en AirSaas. Una forma astuta de crear momentum en torno a la herramienta y de comprometer a los equipos con la plataforma. AirSaas se convierte, en el corazón del enfoque, en la zona de verdad sobre un proyecto dado, y en particular sobre los proyectos transversales.

Ahora, Sébastien espera ver los resultados del próximo trimestre.

Suficiente para dar más credibilidad a la DSI ante el negocio y para mejorar el reporting de Sébastien.

Y para eso, Altavia podrá contar con el acompañamiento de AirSaas hasta finales de 2025, en al menos tres Quarters.

Los tres consejos de Sébastien para lograr un enfoque Quarter Plan

• Partir de los pain points del equipo para implantar el Quarter Plan y lograr la adhesión al enfoque. En Altavia se trataba de los problemas de capacity management y de gestión de la demanda.
• Tomarse el tiempo de anclar el Quarter Plan en el tiempo. ¡No hay que relajar el esfuerzo al cabo de un trimestre!
• Dejarse acompañar. Si se intenta hacer solo, nunca se consigue sacralizar el tiempo. Además, un acompañamiento externo da una mirada nueva sobre los procesos de la empresa y es más comprometedor para los equipos.

Acerca de Altavia

Altavia es el primer grupo independiente en comunicación y marketing para retailers y marcas. Sus actividades incluyen la estrategia de agencia, el acondicionamiento de puntos de venta y la estrategia de procurement (es decir, el acompañamiento de los clientes en la compra de soportes impresos, la realización de balances de carbono…).