¿Cómo hacer una buena reunión de seguimiento de proyecto?

"¡El proyecto no funciona! Ya comunicaremos el avance cuando esté todo OK." Esto es lo que todavía se oye demasiado a menudo por los pasillos. Y es justo lo que hay que seguir haciendo para asegurarte de pasar completamente de largo del tema.

En las líneas que siguen descubrirás los ingredientes de una reunión de seguimiento moderna, transparente y eficaz (y, de paso, métodos para acertar en tu gestión de proyectos).

Refuerza tu seguimiento del avance: ese es el mensaje clave. Puede parecer una palanca de éxito simplista y, sin embargo, llevar bien estas reuniones puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso del proyecto. La buena noticia: ¡no tiene por qué ser complicado!

¿Cuáles son los errores habituales y los puntos de vigilancia? ¿Cómo dinamizar este proceso para convertirlo en un ritual sencillo y motivador a la vez? Hemos recopilado y comentado 12 buenas prácticas y experiencias de PMO y CIO. En resumen: vamos a ver cómo ayudarte a hacer avanzar tu proyecto con eficacia.

Las trampas que debes evitar en las reuniones de seguimiento

Todo proyecto necesita sincronizaciones regulares en las que las partes interesadas se reúnen para hablar de objetivos, calidad, hitos, tareas y avance del trabajo.

Más allá de la función de reporting ante las distintas instancias implicadas, una reunión de seguimiento bien dinamizada también cumple un papel de alineación de los equipos involucrados.

La falta de información de contexto

Disponer de un dato de progreso aislado de su contexto no permite a las partes interesadas del proyecto orientarse y, por tanto, decidir con criterio en la complejidad.

Un recordatorio: para ser eficaz, los tres ingredientes de una reunión de seguimiento de proyecto son:

1️⃣ El repaso rápido del encuadre (¿por qué lo hacemos? ¿con qué alcance? etc.)

2️⃣ El estado del avance (progreso, puntos de atención, decisiones pendientes, etc.)

3️⃣ Y el recordatorio temporal (¿qué nos espera?)

La buena recogida y transmisión de esta información es una de las claves del éxito de este proceso. Al recordar el contexto y la cronología, se favorece la capacidad de cada uno para orientarse. Necesitamos, en efecto, todos los ingredientes anteriores, pero también el contexto de esos datos, para captar el nivel de progreso real del proyecto.

La falta de concisión

Estamos ahí con un único objetivo: formalizar un estado de avance, no debatirlo. Piensa en el triaje de urgencias. ¡Nada de operar en el pasillo, por favor!

La imprecisión

Vemos con demasiada frecuencia proyectos de envergadura que no están planificados ni documentados en detalle. La asignación de acciones, hitos y tareas del proyecto a veces es arbitraria, lo que dificulta el seguimiento del proyecto.

Cada jefe de proyecto suele tener su propio método para reportar el avance. En un equipo grande, esta falta de uniformidad crea confusión entre los managers, que no cuentan con plantillas de trabajo idénticas.

Muchos grandes proyectos no utilizan una verdadera herramienta de gestión de proyectos para un seguimiento eficaz.

La "fuga de responsabilidad", convertida en disciplina olímpica de la gestión de proyectos

Las reuniones de seguimiento del proyecto son momentos de verdad frente a la proyección inicial y el logro de los resultados, y hacen visible la buena cooperación de cada uno... ¡o no! Las tensiones son legítimas y frecuentes.

Los colaboradores pueden verse llamados a rendir cuentas y a comprometerse con un objetivo y nuevos resultados clave. Conseguir un compromiso individual y colectivo duradero es un reto moderno para cualquier jefe de proyecto transversal, que a veces se enfrenta a mala disposición e incluso a mala fe.

Aun así, la generalización de las plataformas de colaboración de proyectos ha hecho más visible la posible desvinculación de algunos. En este contexto, tu papel es recordar el marco, los roles y las responsabilidades de cada uno.

Si observas que este tipo de situación se repite con frecuencia, habla primero con la persona implicada a partir de observaciones concretas. Comparte las necesidades generales de tu rol y formula después una petición clara. Escucha bien las respuestas y las necesidades expresadas. Si el bloqueo es real, formaliza el desacuerdo. Quizá sea necesario recurrir al sponsor. Un recordatorio: ¡la cooperación no se decreta!

Sin juzgar esta tendencia a cierta desvinculación que se observa en muchas grandes empresas, en tu papel de jefe de proyecto debes tenerla en cuenta para mantener el criterio.

El exceso de reuniones

Reúnete solo cuando no haya otra forma práctica de alcanzar tus objetivos en un proyecto.

Más allá del interés "social" para un equipo —que puede atenderse en otro espacio distinto de la reunión de seguimiento—, no siempre está justificado reunir físicamente a las personas solo para compartir su estado o dar información sobre tareas.

En un sentido u otro, vigila la frecuencia de las reuniones de un proyecto. Su abuso o su ausencia pueden perjudicar la productividad.

12 prácticas para mantener las reuniones de seguimiento por el buen camino

Haz de ello un tema de equipo

Son las personas y sus buenas relaciones las que hacen avanzar y transforman, más allá del seguimiento de tareas y de las herramientas implantadas.

El reto es difundir y hacer vivir una cultura de corresponsabilidad: espíritu de equipo, en definitiva. Para lograrlo, llega incluso a modificar los criterios de evaluación y retribución si hace falta. Deja objetivado que la cooperación dentro del grupo de proyecto también se evalúa. #TeamSpirit

Utiliza la tecnología para pilotar mediante decisiones

Que no te vuelvan a pillar desprevenido por no tener la información adecuada. Con la herramienta correcta tendrás acceso a todas las decisiones pendientes y al histórico clave.

Con AirSaas hemos creado una plataforma para simplificarte la gobernanza (listado de decisiones pendientes, vista de comité de seguimiento, etc.)

Las áreas de negocio y TI a veces están en tensión. Para hacer avanzar los temas con serenidad, una solución pragmática es proponer una vista consolidada a través de una plataforma: un workflow compartido que reúna a las partes interesadas en torno a una misma herramienta, comprensible para todos. El cuadro de mando: ¡en torno a esa vista os reuniréis cada X semanas para la reunión de seguimiento! #ColaborativoByDesign

Automatiza, usando herramientas de reporting para comunicar el avance del proyecto

Estado del proyecto, progreso, puntos de atención, decisiones pendientes... ¿Ya has registrado toda esta información? En lugar de redactar un informe, automatiza el envío de un e-mail corto y preciso, una vez por semana, para no ahogar a nadie en información. #WeeklyEmails

Sincroniza, interconectando tus herramientas para evitar la doble introducción de datos

Recuerda cómo se hacía antes: "Copio y pego el detalle del proyecto desde la ficha de encuadre, recupero el esfuerzo restante en Jira, mando un mensaje por Teams para conocer el estado de avance, los hitos..." ¡STOP!

Crea los proyectos en AirSaas, define las prioridades en el comité de seguimiento y recibe toda la información de avance directamente en tus canales de comunicación sincronizados, como Microsoft Teams.

AirSaas se conecta con las herramientas más populares del mercado (Jira, Azure DevOps, Asana...) para hacer aflorar la información esencial para un pilotaje macro de tus actividades. #SmartSync

Di stop a la infoxicación y gracias a los hitos

Realiza revisiones formales del progreso respecto al plan en los puntos críticos definidos en el plan de proyecto, cuando se completen las etapas importantes. En los hitos.

No ahogues a tus equipos e interlocutores bajo un diagrama de Gantt de seguimiento del avance de las tareas. #PiensaEnHitos

Establece buenos objetivos

Solo se triunfa respecto a los objetivos fijados

¡No puedes seguir el avance de algo que no has establecido! Los buenos objetivos son realistas, claros y medibles. Sea cual sea tu método (OKR, SMART, SMAC...), redacta un borrador de los objetivos de tu proyecto y revísalos después para comprobar que cumplen los requisitos.

Eso sí: no hace falta medirlo todo. No todo es KPIzable ni ROIzable.

Para recordar: ¡ningún proyecto arranca si los objetivos no están claramente establecidos! #KPI

Haz visual tu proyecto

De Lascaux a Instagram: el poder de las imágenes es una constante

El 75 % de los neurorreceptores del cerebro están dedicados al procesamiento de la información visual y espacial. Fuente: Dan Roam, Tu mundo en una servilleta

El agile, el lean y el design comparten una misma raíz: hacer que un objetivo, un proceso y un resultado sean más visibles, más claros.

Y en gestión de proyectos, las soluciones son numerosas: Kanban, póster de proyecto, mapas mentales, una plataforma con una interfaz visual de primera... Puedes mantener a tus colegas al día de las actualizaciones del estado de avance gracias a un management visual atractivo y eficaz. Por ejemplo, con el atributo de estado del proyecto.

Para recordar: para un equipo es muy motivador visualizar los objetivos y KPI que ha contribuido a establecer, así como los progresos realizados (o no) hacia esos objetivos. #SimplificarParaAmplificar

Adapta la reunión de seguimiento del proyecto a tus distintos públicos

Las direcciones generales ya han entendido que los ciclos de proyecto de tres años ya no funcionan y que hay que priorizar en continuo. Cada vez buscan más entender la realidad del avance de los trabajos en la conducción del proyecto.

Con una plataforma dedicada, solo necesitarás introducir el progreso una vez. Y unos filtros más tarde, tus actualizaciones y los distintos estados de avance preconfigurados en el menú estarán listos para multiplicarse ante los distintos lectores, por ejemplo en forma de informe flash. #ProduceOnceDisplayEverywhere

Ejemplo de uso en reporting:

• En Teams, para una comunicación "amplia" del avance del proyecto a todas las personas afectadas por los resultados del proyecto.
• Para el equipo de proyecto, el envío regular a todas las partes interesadas de un informe flash en formato PowerPoint gracias a una herramienta dedicada como AirSaas.

Céntrate en los hechos observables

En los intercambios sobre el progreso de los distintos temas, ¡ve a los hechos! Pide a cada persona que respalde sus opiniones con hechos, ilustrándolos con un ejemplo concreto.

El objetivo es mantener al equipo centrado en tomar buenas decisiones basadas en hechos. Y no olvides mantener la flexibilidad.

Da referencias temporales claras

Presentar el avance de un proyecto implica hacer zoom y des-zoom en los datos constantemente, facilitar que cada uno se oriente en la transformación en curso. El problema: cuando hay muchos frentes abiertos, el informe se vuelve ilegible enseguida.

Dibuja los caminos críticos del proyecto para definir una hoja de ruta adaptada y coherente. Te permitirá dar visibilidad sobre los plazos y las acciones en curso, pasadas y futuras, además de monitorizar la salud del avance del proyecto. El camino hacia cada objetivo y hacia el resultado final.

Una línea de tiempo que permite:

• Agrupar los elementos del informe por salud del proyecto, riesgo, objetivo, estado e importancia
• Navegar en el tiempo por el avance del proyecto (un poco al estilo Google Maps)

Un tipo de proyecto = un tipo de seguimiento

Microproyecto, proyecto transversal, de empresa, "POC", proyecto sandbox, estratégico, legal, de dirección, de departamento... ¡Acabamos mezclando los post-its! Y sobre todo: se corre el riesgo del síndrome de matar moscas a cañonazos, es decir, sacar la artillería pesada de tu gestión de proyectos para nada.

Sin perder de vista los fundamentos de una reunión de seguimiento de proyecto —una actualización sobre el progreso—, es importante que el jefe de proyecto adapte su acción y sus herramientas al tipo de proyecto que sigue.

Sobre este tema, descubre por ejemplo la definición / clasificación de Frédéric Navarro, cuatro veces CIO y hoy director de proyectos independiente en ESINFO. Extracto del episodio 28 de CIO Révolution, el podcast producido por AirSaas:

En un diálogo constante con todas las áreas de negocio, categorizó cada proyecto con 4 niveles distintos (proyecto estratégico, legal, de dirección, de departamento). En función del avance de cada tipología, el conjunto se reprioriza en reuniones de seguimiento específicas cada mes.

Necesidades, distintas etapas de avance, recursos, competencias requeridas... el proyecto se presenta entonces bajo todos estos aspectos. Los distintos departamentos de negocio intervienen sobre la marcha para hablar de las responsabilidades que asumirían en el marco del proyecto, así como de su disponibilidad.

Sobre la base de unos cincuenta proyectos llevados por la Dirección de TI, tres o cuatro son de nivel 1 —considerados mayores— y la Dirección de TI los tratará regularmente con la dirección general. Cinco o seis serán de nivel 2, y después cada dirección y/o departamento tendrá una serie de pequeñas misiones, pequeños temas que tratar. En general, el proceso de definición / reclasificación es rápido si se hace de esta manera.

Para recordar

• Los tres ingredientes indispensables de un proceso de seguimiento de proyecto eficaz son la frecuencia continua, la estandarización y la adaptación a tus tipologías de personas.
• ¿Tener el planning de Gantt más bonito, enviar un email kilométrico, producir el informe de PowerPoint con más diseño del IBEX 35 no basta? Son las personas y sus buenas relaciones las que hacen avanzar los proyectos y las que transforman la empresa.
• Una buena reunión de seguimiento cumple un papel de alineación de los equipos.

¿Tus reuniones de seguimiento de proyecto van por buen camino? Es el momento de revisitar un clásico y actualizar tu visión del análisis de riesgos del proyecto.