Software de capacity planning: la comparativa 2026, por uso real

«Capacity planning» es uno de esos términos que agrupan, bajo una misma palabra, dos problemas que apenas tienen nada que ver. Por un lado, un jefe de estudio que quiere saber quién está disponible el próximo jueves para asumir un encargo. Por otro, un CIO que debe decidir qué proyectos lanzar este trimestre según la capacidad real de sus equipos. Ambos buscan un «software de capacity planning» y acaban, con razón, con herramientas radicalmente distintas.

Por eso esta comparativa está organizada por uso, no por orden de preferencia: para cada herramienta, la intención que mejor sirve, el precio público cuando existe y lo que dicen de verdad las reseñas (G2, Capterra). Transparencia total: nosotros editamos AirSaas, que planifica la capacidad al nivel de los grupos de competencias, por trimestre. Así que también te diremos, negro sobre blanco, cuándo otra herramienta encaja mejor que la nuestra para tu necesidad.

Capacity planning: ¿de qué hablamos realmente?

El capacity planning (planificación de la capacidad) consiste en comparar la carga de trabajo futura con la capacidad realmente disponible, para decidir qué hacer con la diferencia: contratar, aplazar, reasignar o renunciar. La pregunta es sencilla; lo que lo cambia todo es la escala a la que te la planteas.

Dos niveles de capacidad, complementarios

Antes de comparar puntuaciones, una distinción lo cambia todo: ¿a qué nivel planificas la capacidad?

• Al grupo de competencias, por trimestre (el nivel «macro»): se planifican grupos de competencias homogéneos (un equipo de datos, un equipo de seguridad IT…) sobre una franja de tiempo compartida en la organización —el trimestre— y al nivel del entregable, para arbitrar entre equipos lo que se puede entregar juntos. Porque ningún equipo entrega solo: ahí es donde se fijan las prioridades entre equipos. Es el terreno de AirSaas y de los PPM.
• A la persona, por mes, dentro del equipo (el nivel «micro»): una vez fijadas esas prioridades, cada equipo baja a la planificación individual —quién hace qué y qué día— en un horizonte corto, con sus herramientas de ejecución (Float, Jira, Resource Guru…). Float, Runn y Resource Guru son los mejores en este terreno.
• Las generalistas (monday, Smartsheet, Asana, Microsoft Project) ofrecen una vista de carga por encima de la gestión de tareas: prácticas si tus proyectos ya viven allí.

Los criterios que cuentan (según tu uso)

1. El nivel: ¿planificas personas (por hora, por día) o proyectos (por trimestre, por cartera)? Todo se deriva de ahí.
2. La entrada: ¿demanda o tareas? Una herramienta de arbitraje parte de la demanda de proyectos que hay que puntuar; una herramienta de staffing parte de las tareas que hay que asignar.
3. La adopción: ¿mantendrán tus equipos los datos al día? Un plan de capacidad caducado no vale nada.
4. La decisión: ¿la herramienta ayuda a decidir en comité (escenarios, Go/NoGo) o se limita a mostrar una carga?
5. Las integraciones: ¿respeta tus herramientas de ejecución (Jira, monday, Teams…) u obliga a volver a introducirlo todo?
6. La transparencia de precios: un precio público por persona es un indicio de intención (staffing); «bajo consulta» es frecuente en el lado de la cartera.

La comparativa de un vistazo

Puntuaciones recogidas el 25 de agosto de 2026. Tarifas de staffing en USD, «por persona / por asiento» (indicio de intención). «n.s.» = muy pocas reseñas para ser significativo. «—» = sin ficha aprovechable.

La matriz función por función

La tabla anterior compara el uso y el precio; esta compara las funciones, para las 7 herramientas dedicadas a la capacidad.

Fuentes: páginas de los editores y fichas de G2/Capterra (septiembre de 2026). La granularidad de asignación fina, la API REST pública y la aplicación móvil nativa varían de una herramienta a otra y no siempre están documentadas: conviene confirmarlo con el editor según tu necesidad.

Por trimestre, entre equipos: arbitrar la capacidad (macro)

Aquí la pregunta no es «¿quién está libre el jueves?», sino «¿qué podemos entregar juntos este trimestre, con los equipos que tenemos?». Las herramientas de esta familia planifican grupos de competencias (no individuos), al nivel del entregable, y confrontan la demanda de proyectos con la capacidad para arbitrar entre equipos en comité.

AirSaas — el arbitraje de capacidad orientado a la decisión

AirSaas planifica la capacidad al nivel que más suele faltar: grupos de competencias homogéneos (equipo de datos, seguridad IT…), sobre una franja de tiempo compartida —el trimestre— y al nivel del entregable (no de la tarea ni de la hora). Su «Quarter Plan» confronta la demanda de proyectos (puntuada, priorizada) con la capacidad de cada grupo, para arbitrar entre equipos lo que se puede entregar juntos y luego trazar esas decisiones entre comités de seguimiento. Se conecta con tus herramientas de ejecución (Jira, Asana, monday, Teams…) en lugar de reemplazarlas. Diseñado en Francia para medianas empresas (Kiabi, Valrhona, Picoty…), certificado ISO 27001, alojado en Francia.

• Puntos fuertes: arbitraje demanda/capacidad por trimestre, gestión de comités con herramientas (decisiones, clima, puntos de atención), usuarios ilimitados (adopción rápida), informes generados con un clic.
• Precio: público — 60 € sin IVA por proyecto activo y por mes, usuarios ilimitados.
• Límites (asumidos): AirSaas trabaja al nivel grupo de competencias × trimestre × entregable; la planificación a la persona, por día, se hace después dentro de cada equipo (en ~1 mes), con un Float, un Jira o un Resource Guru, una vez fijadas las prioridades entre equipos. Y una base de reseñas públicas todavía joven: pide hablar directamente con nuestros clientes.
• Para quién: CIO, PMO y comités de dirección que deben arbitrar, entre equipos y por trimestre, lo que se puede entregar juntos, antes de que cada equipo planifique a sus personas.

Planview ProjectAdvantage y Triskell — la capacidad dentro de un PPM completo

Los dos PPM que detallamos en nuestra comparativa de software PPM integran un módulo de capacidad completo (escenarios, simulación, capacidad fina) dentro de una suite completa. Planview ProjectAdvantage (ex-Sciforma, G2 4,2/5 · Capterra 4,4/5) apunta a los PMO de grandes cuentas; Triskell (G2 4,4/5 · Capterra 4,8/5), a las medianas y grandes cuentas que buscan una parametrización muy avanzada. Contrapartida común, confirmada por las reseñas: una implementación y una administración que hay que presupuestar. Tarificación bajo consulta.

Por mes, dentro del equipo: planificar a las personas (micro)

Una vez arbitradas las prioridades entre equipos, cada equipo baja a la planificación individual: quién hace qué, qué día, en ~1 mes. En este terreno —el día a día de las agencias, las consultoras IT y los equipos de servicios, pero también de cualquier equipo que ejecuta— estas tres herramientas son excelentes (mucho mejores que una herramienta macro para asignar personas). Se facturan «por persona»: es el nivel micro, complementario del trimestre.

Float — la referencia de la planificación de equipo

Float se presenta como «el software de resource management n.º 1» y las reseñas lo confirman (G2 4,3/5 con más de 2.100 reseñas, Capterra 4,5/5 con más de 1.600). Vista clara de quién trabaja en qué, asignaciones con arrastrar y soltar, seguimiento de las horas. Precio público: desde 7 $/persona planificada/mes (plan Pro a 12 $).

• Puntos fuertes: planificación visual muy adoptada, aprendizaje rápido, base de reseñas masiva y sólida.
• Límites: es una herramienta de staffing — sin arbitraje de cartera ni dinámica de comités de decisión.
• Para quién: agencias, estudios y equipos de servicios que planifican personas.

Runn — staffing y previsión financiera

Runn se posiciona en «la gestión de recursos y el capacity planning» con un fuerte componente de previsión (carga futura, proyecciones de ingresos). Capterra 4,8/5 (33 reseñas); en G2, la ficha solo tiene una reseña (no significativa). Precio: desde 7 $/asiento de recurso/mes (Standard a 11 $).

• Puntos fuertes: previsión de carga y de ingresos, buena ergonomía, reseñas de Capterra muy positivas.
• Límites: joven en G2 (1 reseña) y, como Float, orientado a staffing/previsión más que a la gobernanza de cartera.
• Para quién: empresas de servicios que gestionan staffing y rentabilidad en el mismo sitio.

Resource Guru — la simplicidad del scheduling

Resource Guru apuesta por la simplicidad: «hacer evidente la capacidad y flexible la planificación». Puntuaciones excelentes (G2 4,6/5 con 493 reseñas, Capterra 4,7/5 con 540). Precio entre los más asequibles: desde 5 $/persona/mes. Clasificado como «employee scheduling» — la señal es clara.

• Puntos fuertes: puesta en marcha inmediata, planificación de equipo clara, precio de entrada bajo.
• Límites: alcance deliberadamente ceñido al scheduling — ni cartera, ni arbitraje.
• Para quién: equipos que quieren una planificación compartida sin complicaciones.

Las generalistas con una vista de capacidad

Tres plataformas de work management ofrecen una vista de carga por encima de la gestión de tareas. Relevantes si tus proyectos ya viven allí; menos finas en el arbitraje de capacidad puro. monday.com (G2 4,7/5 · Capterra 4,6/5, 9-19 €/usuario/mes) ofrece vistas «workload» no-code; Smartsheet (G2 4,4/5 con más de 22.700 reseñas, desde 9 $/miembro/mes) es la que más lejos lleva el resource management; Asana (G2 4,4/5 · Capterra 4,5/5, desde 10,99 $/usuario/mes) ofrece una vista de carga en sus planes avanzados. Microsoft Project (G2 4,0/5) sigue siendo la opción de los entornos 100 % Microsoft, con Power BI para los informes.

Smartsheet — el resource management de las generalistas

Entre las generalistas, Smartsheet es la que más lejos lleva la gestión de recursos, mediante su módulo Resource Management (ex-10.000ft) facturado aparte. Se modela la carga por persona, se hace seguimiento de la asignación y del presupuesto de proyecto — útil cuando tus proyectos ya viven en hojas de Smartsheet. No es una herramienta de arbitraje de cartera: la capacidad sigue siendo una vista, no una decisión entre equipos, y el módulo de capacidad completo requiere un plan Business/Enterprise además del add-on. Precio de entrada desde 9 $/miembro/mes (anual); G2 4,4/5 con más de 22.700 reseñas, Capterra 4,5/5 con más de 3.500.

Cómo elegir: la guía por perfil

Para precisar tu necesidad antes de las demostraciones, la guía de elección de una herramienta de plan de carga distingue la planificación individual del arbitraje entre equipos.

• CIO / PMO que debe arbitrar entre equipos (¿qué podemos entregar juntos este trimestre?) → AirSaas, al nivel grupos de competencias × trimestre × entregable; o un PPM completo (Planview, Triskell) para una capacidad muy fina con un proyecto de implementación.
• Después, dentro de cada equipo (planificación de las personas por mes, una vez fijadas las prioridades) → Float, Runn (con la previsión financiera), Resource Guru, o tus herramientas de ejecución ya implantadas (Jira…).
• Agencia / consultora IT cuyo principal reto es asignar personas → Float, Runn o Resource Guru directamente.
• Equipo cuyos proyectos ya viven en un work management → la vista de carga de monday, Smartsheet o Asana.
• Entorno 100 % Microsoft → Microsoft Project + Power BI.

La trampa clásica: elegir la herramienta mejor puntuada en lugar del nivel adecuado. Una excelente herramienta de planificación a la persona nunca dirá «¿qué podemos entregar juntos este trimestre?», y una herramienta macro no reemplazará la planificación de equipo por mes. Empieza por el nivel —macro entre equipos, luego micro dentro del equipo— la puntuación viene después.