Licitación y evaluación de una solución PPM (Project Portfolio Management)

Lo esencial en pocas palabras…

Ponte por un momento en el lugar de los proveedores de soluciones PPM cuando reciben una nueva licitación. A menudo, estos documentos son genéricos, llenos de "copiar y pegar" de consultores y basados en consultas antiguas apenas retocadas. Casi siempre contienen una interminable lista de criterios, clasificando en Excel las funcionalidades del "must-have" al "nice-to-have". Ahí suele empezar el fracaso.

Para un proveedor comprometido, responder a una licitación significa responder a una lista de funcionalidades en la que, por lo general, el enfoque no está claramente definido, o incluso está mal concebido. Aunque las funcionalidades técnicas son importantes, no deben eclipsar otros aspectos cruciales como la madurez de los procesos actuales, la implicación de la alta dirección, la facilidad de uso de la solución, la fuerza de su comunidad, el soporte al cliente, la escalabilidad y la integración con otras herramientas existentes. Una solución teóricamente perfecta en lo técnico pero difícil de usar o mal soportada puede convertirse rápidamente en una carga y no ser adoptada.

El reto no es solo rellenar una hoja de puntuación funcional, sino proyectarse en otro paradigma. Se trata de cuestionar la madurez actual de la organización y de sus actores en los usos ligados a la gobernanza de proyectos. ¿En qué punto de madurez están hoy en cada proceso abordado y adónde quieren llegar?

En una palabra, se trata de adoptar una nueva perspectiva para este proyecto: no solo en términos de software, sino como un proyecto sociotécnico orientado a los usos. Esa visión global es la que te proponemos desarrollar en el artículo a continuación. Nuestro objetivo es compartir nuestras convicciones para ayudarte a crear tu propia vista "3D" de una licitación PPM, con una matriz de lectura orientada a las Personas, los Procesos y las Herramientas (PPT). ¡Y lograr de verdad la modernización de tu gobernanza de proyectos!

Buena noticia: estás en el lugar adecuado para captar no solo la letra sino también el espíritu de estos enfoques y herramientas. Tras un breve repaso de los fundamentos académicos del proceso de licitación, desmontaremos siete grandes ideas preconcebidas. Después, para no olvidar nada, detallaremos las nueve etapas de una licitación, con un resumen de los objetivos clave y de los medios a movilizar en cada una.

Buena lectura 👍

Siete ideas preconcebidas💡 que combatir para acertar en tus licitaciones

Con un centenar de implementaciones PPM a nuestras espaldas y nuestra participación en numerosas licitaciones, queríamos compartir nuestra visión de este proceso listando las siete grandes ideas preconcebidas con las que nos hemos encontrado a veces. ¡Escribimos este artículo para poder pasárselo a nuestros interlocutores de la próxima licitación PPM! (¡por qué no tú!)

Disclaimer: por supuesto, ¡no pretendemos poseer una verdad absoluta! Simplemente nos apasiona lo que emprendemos con y para nuestros clientes, ¡y llevamos casi cinco años trabajando en estas cuestiones!

❌ Idea preconcebida n.º 1: Estamos seleccionando una herramienta, no construyendo un enfoque

Realidad: Un PPM moderno no es una especie de "ERP de proyectos" de la Dirección de TI… ¡No! ¡Aquí hablamos de gobernanza y de transformación (eficaz) de toda tu organización!

Históricamente, es cierto, el PPM era una herramienta que centralizaba todos los datos de proyecto con una lógica más de ERP de proyectos. Eran herramientas muy poco colaborativas.

Sin embargo, como habrás comprobado, hay cada vez más proyectos, y esos proyectos están ligados a la transformación de la organización mediante el trabajo entre silos (horizontales y verticales). Y nos damos cuenta de que hace falta más colaboración y más compromiso por parte de la alta dirección.

¡Hace falta un cambio de paradigma! La implicación de la alta dirección es el ladrillo fundamental del futuro proyecto de implementación.

Porque detrás de la palabra PPM nos interesaremos sobre todo por la gobernanza de proyectos de tu organización, ¡por la manera en que tu alta dirección se subirá (o no) a otra cultura!

Nos interesaremos por cómo tus usuarios podrán visualizar de un vistazo toda la información clave en una única plataforma colaborativa, por cómo facilitar la toma de decisiones y ganar tiempo en los informes.

Tengamos esto muy presente a lo largo de todo el proceso: cuáles son los nuevos usos clave que harán evolucionar la gobernanza de proyectos, y cómo apoyar la adopción de estos nuevos hábitos, ¡y de forma continua!

Para cada persona, ¿cuál es su nivel de madurez respecto al proceso que queremos implantar? Después, nos fijamos en cómo la herramienta podrá apoyar la progresión de ese proceso hacia las tasas de adopción que buscamos en cada uno de los procesos.

La implicación de la alta dirección es, en efecto, el ladrillo fundamental de la capacidad de priorizar, pero también de seguir, decidir, comunicar, reducir el riesgo de los proyectos… ¡y todo ello, de forma continua!

❌Idea preconcebida n.º 2: todos los procesos ligados al PPM están al mismo nivel de madurez en la organización

Realidad: No, el nivel (real) de madurez de cada proceso debe tenerse en cuenta antes de lanzarte, y para cada "persona". La cuestión central es la subida de nivel de las personas y aprovechar la ocasión para cuestionar los procesos actuales.

Seguro que conoces el gran principio informático del GIGO ("garbage in, garbage out"): la idea de que unos datos de entrada defectuosos o absurdos producen salidas absurdas o "basura".

El principio también se aplica a una licitación PPM. Si implementas una solución sobre un proceso de baja madurez, los nuevos usos esperados en gobernanza no llegarán si sus premisas ya son erróneas.

Intenta poner un Fórmula 1 en manos de un conductor novel en prácticas… puede funcionar… ¡pero también puede desestabilizarlo si no hay un acompañamiento específico!

Sí, no todos tus procesos son equivalentes ni deben conservarse tal cual. La licitación es también la ocasión de actualizar tu modelo operativo objetivo (Target Operating Model).

En resumen: puede ser interesante, para cada persona objetivo, identificar y listar los procesos clave y su nivel de madurez actual / objetivo. Establecer una especie de pirámide de madurez de la organización en su gobernanza de proyectos.

Es un poco la historia del huevo y la gallina. Con un proceso menos maduro, la herramienta ayudará sin duda a estructurar, pero la necesidad de solución y de acompañamiento no será la misma.

Además, si el par persona / proceso no está en su punto máximo de madurez, también hay que aceptar, a nuestro juicio, que el aprendizaje con la herramienta se hará por ambas partes.

Queremos mirar la tasa de adopción por proceso y por persona para evaluar mejor el ROI y lograr una transformación duradera de la gobernanza.

❌Idea preconcebida n.º 3: Las soluciones todo en uno siempre son preferibles

Realidad: ¡Ninguna herramienta responderá a tu carta a los Reyes Magos de funcionalidades! La clave es que tu PPM permanezca conectado al ecosistema de las mejores herramientas del mercado.

Una solución integrada puede parecer ideal, pero también puede ser demasiado compleja o rígida para responder eficazmente a necesidades específicas. A veces, una combinación de varias herramientas especializadas ofrece una flexibilidad y una adaptabilidad superiores.

Gestión del tiempo, de los recursos, de la demanda, de la cartera, gestión de proyectos y de programas, gestión financiera… para cada uno de estos siete grandes bloques de uso, si nos lanzamos a listar todas las funcionalidades a analizar para cubrir el conjunto de las necesidades de las personas, dentro de tres meses seguiremos en ello. Y sobre todo, ninguna herramienta podrá satisfacer a todas las áreas de negocio.

Sí, asumimos decírtelo: no merece la pena redactar un pliego de condiciones detallado de 100 páginas ni preparar una scoring card en Excel de must / nice to have comparando X criterios ponderados y (sobre)racionalizados.

En la era de las API ya no es el reto principal. Si la gestión de proyectos con Jira, Asana o Wrike funciona… déjala funcionar, y conecta ahí tu solución de PPM transversal.

En un mundo donde las herramientas se multiplican, es esencial no tener que volver a introducir la información de una herramienta a otra. AirSaas se conecta a tus herramientas de comunicación, de finanzas y de desarrollo para simplificar el día a día de todos en la empresa.

Algunos PPM, un poco como los ERP, ambicionan responder a todas las necesidades de las organizaciones en un solo software. Muchos de ellos son eficaces, pero la falta de flexibilidad de una solución así una vez implementada obliga a tomarse el tiempo de reflexionar antes de elegir.

Elegir una estrategia de herramienta integrada en lugar del "todo en uno" facilitará tu licitación PPM

❌Idea preconcebida n.º 4: Hay que empezar por una licitación

Realidad: No, no necesariamente. Por ejemplo, en AirSaas no siempre nos gusta trabajar sobre una licitación inicial. ¿Por qué? Porque licitación significa gran, gran despliegue, gran proyecto… A menudo proponemos a nuestros clientes una primera fase de POC del enfoque y de prueba de la herramienta durante 6 meses a un año.

En concreto, en lugar de alargar la fase de estudio RFI y luego RFP… el presupuesto de tiempo de los equipos internos y de los consultores se utiliza para pasar a la acción. Proponemos un primer workshop con un centenar de preguntas para evaluar la madurez de la organización actual.

Un taller contigo, con nosotros y con miembros seleccionados de la comunidad de Pros de la Transformación de AirSaas (CIO, PMO, directores de transformación, antiguos directores generales, etc.). En resumen, gente que ya ha pasado por ahí y que conoce los problemas y las soluciones.

En un segundo workshop, te devolvemos las conclusiones. Detrás de cada constatación hay problemas, y tácticas organizativas más o menos cercanas al enfoque de AirSaas: algunas están muy bien, otras están muy cerca.

Después, en el tercer workshop, definimos un manifiesto de proyecto organizativo. ¿Cuál es vuestro léxico común? De entrada, estoy seguro de que las palabras proyecto, programa o hito ni siquiera tienen definiciones comunes dentro de la organización.

Al término de estos tres talleres, seremos colectivamente capaces de proyectarnos hacia un enfoque realista dado el contexto y la madurez de la organización y de sus colaboradores en los grandes procesos apoyados por la herramienta que los acompaña.

Sin este enfoque, los datos en los que te vas a apoyar serán continuamente falsos. Tus datos estratégicos, ¿los prefieres relativamente correctos o precisamente falsos?

❌ Idea preconcebida n.º 5: ¡Una herramienta PPM es magia!

Realidad: es fundamental ser más ambicioso en la adhesión a la dinámica de animación en torno a la herramienta y también tener en cuenta la importancia de la comunidad que hay detrás.

¿Has oído alguna vez la frase "somos muy ágiles, usamos post-its"? Con la gobernanza de proyectos pasa lo mismo… ¡no basta con enchufar una solución de gobernanza, por ideal que sea, para transformarse!

Si tuviéramos que ponerle una cifra (vale, es subjetivo), diríamos que la herramienta representará solo un tercio de la solución a los problemas que aborda tu organización.

Sí: además de la herramienta, la comunidad en torno al proveedor es una garantía de adopción futura.

Y, sin embargo, el éxito de la implementación de otra cultura de proyecto pasa también, en otro tercio, por la dirección y los sponsors, a quienes se les pedirá implicarse de forma continua. Cambiar de hábitos y de rituales.

El último tercio es, por supuesto, el de tus usuarios clave, en particular los jefes de proyecto de todas las direcciones implicadas, que verán en la herramienta no un trasto más de reporting sino un apoyo real para reducir el número de reuniones, limitar la reintroducción de información, acelerar la toma de decisiones, mantener una transparencia total sobre las prioridades de los proyectos y decir adiós al micromanagement.

❌ Idea preconcebida n.º 6: La fase de implantación no es una prioridad durante la selección

Realidad: La complejidad de la implantación de una solución PPM suele subestimarse. Una solución fácil de desplegar y de adoptar por los equipos puede marcar la diferencia. La implicación de las partes interesadas desde el inicio del proceso es igualmente fundamental.

Si la interfaz de usuario es compleja y poco intuitiva, si requiere formaciones intensivas para que los empleados puedan usarla con eficacia, la elevada curva de aprendizaje desincentivará la adopción generalizada y la mayoría de las funcionalidades avanzadas quedarán sin usar.

Para optimizar tus posibilidades de éxito, en lugar de un "ERP de proyectos", elige la sencillez. AirSaas propone una herramienta PPM de nueva generación y sencilla.

Sencilla, porque puede usarla todo el mundo. Sencilla, porque cuenta con una interfaz ergonómica e intuitiva. Y sencilla porque la dominarás desde el primer día.

Sí, una herramienta PPM no tiene por qué ser compleja y costosa de implementar. Una solución fácil de desplegar y de adoptar por los equipos puede marcar la diferencia. La implicación de las partes interesadas desde el inicio del proceso es igualmente fundamental.

Conclusiones

Un PPM no debe limitarse a ayudarte a pilotar mejor tus proyectos: debe permitir aportar más valor a la empresa. AirSaas te permite, por ejemplo, seguir los indicadores esenciales y medir el retorno de la inversión de tus acciones.

¡Es porque se diseñó con una comunidad de Pros de la Transformación por lo que esta orientación al valor está en el corazón de la solución AirSaas!

Al cuestionar esta idea preconcebida, las organizaciones pueden adoptar un enfoque más matizado e informado al seleccionar soluciones PPM, centrándose en el valor real y la alineación estratégica.

Combatiendo estas ideas preconcebidas, las organizaciones pueden mejorar considerablemente sus posibilidades de éxito en la evaluación y selección de soluciones PPM. Un proceso de licitación bien diseñado, basado en criterios objetivos y evaluaciones prácticas, es esencial para elegir una solución que no solo responda a las necesidades actuales sino que también se adapte a las evoluciones futuras de la organización.

Este cambio de paradigma se apoyará, pues, en cinco principios fuertes:

1. El conocimiento de los procesos clave de las personas Y de su nivel de madurez actual / objetivo
2. La prueba de la herramienta en situación real con datos reales durante unos meses.
3. La puesta en marcha de un acompañamiento de la transformación con un Pro de la Transfo: Software with a Service (#SWAS).
4. La implicación continua de la alta dirección en este proceso.
5. ¡Concentrarse en el impacto y el valor!

Como habrás entendido, no existe la solución PPM perfecta. Cada herramienta tiene sus fortalezas y sus debilidades. Más que enviar un frío documento de Excel, lo importante es sentir cuál va a "encajar", cuál se alineará mejor con tus procesos, tu cultura de empresa y tus objetivos estratégicos.

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