Un outil PPM pour décider quels projets engager

Envoyez un sondage régulier et anonyme aux membres de l'équipe pour sonder leur degré de confiance dans le succès du projet. Grâce à l'outil AirSaas, vous créez un lien de coopération entre l'IT et les métiers. Les métiers ne sont plus les clients de l'IT, et l'IT n'est plus au service des métiers. La mise en œuvre d'une collaboration saine est essentielle à la réussite des projets, tout au long de leur cycle de vie.

Si les premiers outils de gestion de projet ont commencé à apparaître dès les années 80, on remarque tout de même que de nouvelles entreprises ont depuis continué de développer des logiciels concurrents. Une autre chose intéressante : si ces logiciels répondent aujourd'hui tous aux problématiques de gestion de portefeuilles de projets, chacun d'entre eux n'a pas initialement été développé pour servir les mêmes objectifs ! Certains priorisaient la gestion de projets, tandis que d'autres abordaient dès le début la gestion des portefeuilles de projets.

Problématique ciblée à la date de création

On peut voir qu'une majorité des outils de gestion de portefeuille projets ont en fait commencé par proposer des services de gestion de projet ! Ce n'est que par la suite, que ces derniers ont été complétés afin de permettre de mener plusieurs projets de front de manière optimale.

On peut quand même noter que des outils étaient axés dès le début sur la gestion de portefeuille projets (Planview), même si certains d'entre eux proposaient en parallèle des fonctions de gestion de projet (Sciforma, Ganttic). Aujourd'hui, la quasi-totalité de ces logiciels répondent aux deux besoins : la gestion de projet et la gestion de portefeuille de projets. On constate donc bien qu'il existe une nécessité de fluidifier la prise de décision dans les entreprises, que ce soit à l'échelle de la gestion d'un projet, ou à une échelle plus globale à l'aide d'un outil PPM.

La plupart des livres blancs sur le sujet s'accordent à dire que dans les dernières décennies, la DSI est passée d'un rôle largement cantonné à un aspect technique à une mission centrée sur les besoins business des métiers. La DSI n'est plus réduite à assurer le fonctionnement du run, en fournissant une assistance purement technique, mais elle doit aussi comprendre les besoins des différents collaborateurs afin de leur apporter de la valeur dans leur coeur de métier. Les attentes qu'ont les DSI d'un outil pour piloter leurs projets ont donc forcément énormément évoluées : d'un outil de suivi de gestion des problématiques techniques, les DSI ont souvent besoin que leur PPM simplifie la communication avec les métiers et la remontée de leurs besoins, notamment en passant par l'intermédiaire du chef de projet.

Le développement du digital permet aux DSI d'aider leur entreprise de manière différente, et notamment en contribuant davantage à la réussite des objectifs business. Par exemple, une DSI peut structurer la digitalisation des process, ce qui entraîne des gains de temps pour les métiers et aide ces derniers à être compétitifs face aux entreprises concurrentes. Elle peut même participer à la création de valeur, notamment en accompagnant le changement de business modèle de l'entreprise. On peut aussi penser à l'anecdote de Pierre Raschi, DG de Référence DSI, où il raconte comment une DSI en temps partagé a permis à une boucherie de renouveler sa clientèle vieillissante grâce au digital.

Ce changement structurel du poids du digital pour une entreprise amène donc à confier davantage de missions à la DSI. Ainsi, puisque la DSI a de nouvelles responsabilités, elle pilote ses projets différemment, et attend donc de nouvelles fonctionnalités de la part de ses outils PPM, ce qui amène ces derniers à évoluer !

Les deux changements que l'on a vus ci-dessus impliquent une évolution dans la manière qu'a la DSI de collaborer avec les différents services et équipes de son entreprise. Une DSI axée sur la technique essayait plutôt de contrôler les comportements des collaborateurs afin qu'ils ne soient freinés par aucun problème technique et que le SI ne soit pas affecté négativement. Aujourd'hui, si elle veut réussir à impacter le business de l'entreprise de manière positive, la DSI doit être capable de comprendre finement les besoins des métiers et donc de collaborer étroitement avec ces derniers. Et une telle collaboration nécessite de briser les silos qui peuvent exister entre les services, ou au sein même des équipes, et d'impliquer chacun des collaborateurs. Ainsi, une DSI qui souhaite contrôler tous les processus existants n'aura pas besoin du même type d'outil que celle qui cherche à structurer une collaboration forte avec ses collaborateurs.

En grossissant le trait, on peut matérialiser deux visions majeures de DSI qui s'opposent grâce à ces pyramides de Maslow :

Certains PPM comme les ERP ambitionnent de répondre à tous les besoins des DSI sur un seul et même logiciel. Bon nombre d'entre eux sont efficaces, mais le manque de flexibilité d'une telle solution une fois implémentée oblige à prendre le temps de s'interroger avant de faire son choix.

A l'inverse, d'autres logiciels (souvent des SaaS) offrent moins de fonctionnalités mais proposent de s'intégrer aux outils existants. Ils permettront ainsi d'éviter les doublons et de diminuer le coût de change d'un outil : là où la montée de version d'un outil PPM lourd sera un projet majeur, long, et coûteux. Ces deux types d'outils ne correspondent pas à la même vision du rôle de la DSI. Dans le cas des logiciels qui s'intègrent à l'existant, la DSI est perçue comme n'ayant plus à acquérir un outil lui permettant d'avancer sur tous les fronts, mais plutôt comme devant être capable de connecter et de déconnecter différents outils, en fonction de l'évolution de l'entreprise. L'idée est d'être en capacité de coller aux besoins existant, constamment, et à moindre coût.

Selon la vision qu'aura le DSI de son rôle pour l'entreprise, un espace collaboratif incorporé directement dans son outil PPM peut vraiment simplifier son quotidien et celui de ses équipes. Si la plupart des entreprises utilisent déjà des canaux “classiques” pour faire remonter les besoins métiers à la DSI (Teams, Slack), faire le choix d'utiliser un PPM qui propose une interface d'échange plus structurée permet de centraliser l'information afin de collaborer plus efficacement.

Jira En s'intégrant à Jira vous aurez automatiquement les données d'avancement des projets dans AirSaas. Cela vous permettra d'avoir une vue globale de l'ensemble des projets et de leurs états d'avancement sans efforts.

Microsoft Teams ‍ AirSaas est intégré à Microsoft Teams. Automatiquement les informations les plus importantes sur les projets en cours seront envoyées sur vos canaux de communication Teams dédiés. Avec cette intégration, vous pourrez partager simplement l'avancée des projets avec l'ensemble de l'entreprise. Si vous utilisez d'autres solutions, n'hésitez pas à nous le dire !