Vous êtes DSI/CIO, Directeur des études, Chef de projet senior, PMO et souhaitez réfléchir à la meilleure façon de mettre en place une culture projet pour réussir votre transformation ? d'optimiser votre management de projet ? Vous êtes au bon endroit !
Après avoir lancé avec succès le podcast CIO Révolution, nous voulons créer la communauté des pros de la transfo pour diffuser un savoir caché : "Le COMMENT réussir à se transformer ?" Dans ce cadre, nous avons produit une série d'articles opérationnels pour aider les personnes à challenger leurs organisations de manière pragmatique et efficiente.
Le concept de démarche de projet traite de la façon de piloter, de l'art de se servir des outils et enfin de la meilleure façon de coordonner l'action. Plus qu'une méthode universelle on s'intéressera ici à un ensemble, à plusieurs étapes à ne pas rater pour déjouer les pièges de la gestion de projet.
Très éloigné de l’organisation classique à laquelle les entreprises sont habituées, cette démarche implique d'une part de bien prendre en compte les typologies de projet : micros, stratégiques, multi-projet, transverses, internes... bref, de vraiment partir d'une typologie claire pour cerner les 3 grands types de démarche de cadrage / exécution.
Standardiser votre démarche de projet, rendra votre culture de livraison plus efficace et répondra également au besoin d'uniformité du reporting dans l'entreprise.
Pour en savoir davantage, lisez cet article : "Comment mettre une démarche de projet dans mon entreprise".
Coopérer dans un projet transversal, c'est casser les silos de l’entreprise. Cela ne s'improvise pas. Un projet de transformation implique en effet de nombreux acteurs et processus qui sont, généralement, issus de services différents. Pas facile d'être efficace et présent sur tous les fronts !
Dans ce contexte, il faudra se réinventer, pour travailler en transversalité.
Il y a trois grands pré-requis à connaître.
Nous allons vous faire changer de regard sur la façon de (vraiment) collaborer au sein d'un même projet sans lien hiérarchique....mais pas sans encadrement !
Construction de l’équipe transverse, rationalisation, méthode pour dé-risquer...on vous dit tout sur les éléments clés d'une bonne exécution en gestion de projet dans l'article : Comment réussir un projet transverse ?
Quelque soit votre entreprise, sa taille, et son secteur d'activité... 80% des retards sur les projets IT sont dus à un mauvais cadrage !
On va s'intéresser au contenu de la note de cadrage. En quelque sorte une version préparatoire du cahier des charges, y compris sur les aspects techniques. La note est utilisée pour optimiser la future exécution de vos projets. Pour accompagner les équipes de gestion de projet à se poser les bonnes questions (problème à résoudre, gains attendus, objectifs / programmes auxquels contribue le projet, critères et fonctionnalités indispensables, effort / budget que suis-je prêt à investir, etc.). Réaliser ce cadrage de façon collaborative avec le métier ou l'IT sur des canevas projets standardisés est une très bonne pratique.
Découvrez comment faire un bon cadrage projet dans cet article.
Si après plusieurs mois de travail on se rend compte que l'on a pas le budget nécessaire pour amener le projet à son terme ça fait mauvais genre... C'est pourtant l'une des causes d'échec projet les plus courantes !
D'où l'importance de savoir définir un budget et surtout de chiffrer une problématique pour prioriser les plans d'investissement.
On peut citer par exemple le piège classique d'un budget 100% "build" qui fait l'impasse sur les coûts liés à l'exploitation et la maintenance du RUN. Ou encore celui du budget statique jamais réévalué. Ou encore le grand classique : celui du budget parfait...qui omet la réserve de trésorerie afin de pouvoir faire face aux imprévus. Dans les grands programmes immobiliers du secteur du bâtiment, ce sont près de 30% des coûts qui sont ainsi provisionnés pour les aléas liés aux délais et malfaçons.
Dans l'article : comment budgétiser un projet ? nous vous livrons nos meilleurs conseils pour faire mieux avec les mêmes moyens afin de soigner votre porte monnaie ... et pourquoi pas permettre au comité de pilotage d'attribuer des augmentations méritées !
Vous êtes à un clic de "tout savoir sur le budget prévisionnel projet" !
L'expérience nous apprend que rien ne se passe jamais comme prévu en gestion de projet...et que si l’on n’y prend pas garde, il y a de grandes chances qu’on "explose" les délais, les budgets, et qu'en prime...la qualité attendue ne soit pas au rendez-vous ! Plus que des aléas et imprévus...l'objectif est bien de réduire les accidents avec une vraie prise en compte et maitrise en continu du risque.
Dans la gestion de projet classique, la pratique courante consiste à identifier, évaluer et prévenir (ou atténuer) les risques d'un projet susceptibles d'avoir un impact sur les résultats souhaités. Dans la réalité...cette pratique est souvent une action réalisée "une fois pour toute", au moment du lancement...et à défaut d'une vraie maîtrise avait souvent tendance à ressembler à une usine à gaz excel.
Pourtant, la gestion des risques n'a peut-être jamais été aussi importante qu'aujourd'hui. Au delà de la maîtrise d'un objectif initial et du célèbre ensemble coût-qualité-délai... Comment fait-on vivre l'analyse des risques tout au long du projet ? Une analyse des risques projet vous aidera à multiplier vos chances de réussite. On vous dit tout sur "le pourquoi et le comment la mettre en œuvre et surtout comment ne pas transformer ce processus vital, en usine à gaz "mortelle" !
Vous aimez les risques ? Lisez l'article le plus à jour sur l'analyse des risques projet !
Nous partageons une conviction : le pilotage stratégique des projets ne doit/peut pas se faire par la tâche mais par le jalon !
Les jalons donnent du rythme aux projets, ils permettent un meilleur alignement des équipes sur les objectifs et un découpage des projets en plusieurs étapes clés.
Et surtout ..ils constituent une alternative au contrôle des tâches micro management et au planning de gantt !
Encore faut-il être en mesure d'en faire une bonne définition. De choisir les bons mots clés du jalon. !
Sur AirSaas vous pouvez, ajouter des jalons de projets et les déclarer comme "fait". Ils apparaissent sur la timeline et deviennent rouges lorsque vous êtes en retard.
Pour en savoir plus, parcourez cet article de référence sur ce sujet votre vie va changer ! Le jalon projet : une technique pour séquencer vos projets intelligemment.
Les revues de projet interviennent à chaque fin de phase majeure et sont souvent planifiées dès le début du projet. Qu'elle porte sur des aspects techniques, produits, délais, ou de phase de sprint les décisions prises en revue de projet servent de base pour la suite de l’exécution du projet.
C'est également l'un des ingrédients principaux d’une équipe projet soudée. Un moment ou l’on décide collectivement de la validation d’un jalon, des actions.
Durant vos revues de projet l'utilisation des KPI de gestion de projet vous aidera à être certain d’être passé à la phase suivante du projet, sans avoir loupé aucune des leçons que vous deviez tirer de vos difficultés. Découvrez enfin l'article de référence sur le sujet : La revue projet : un point d’étape pour tirer les leçons de vos erreurs
Le chef de projet n'a pas pour seule mission d'assurer le suivi de l'exécution. Il est aussi impliqué dans les phases amont et de définition des actions projet.
Afin de pouvoir l'aborder dans les meilleures dispositions il devra, dans un document unique, rassembler toutes les informations clés issues des analyses techniques préalables au lancement. Un document qui lui permettra de définir le "scope" et les objectifs de son projet et d'en partager les informations essentielles avec toutes les personnes qui seront impliquées dans son déroulement.
C'est le premier "média" précis qui sera évalué par vos parties prenantes. Un élément fondamental de votre management de projet.
Ce document de synthèse s'appelle une « note de cadrage ». Elle présentera le contexte du projet, les objectifs à atteindre, l'organisation générale, etc. Bref, tout ce qui sera nécessaire pour bien « cadrer » le projet et sécuriser sa réalisation.
Découvrez les contenus incontournables à faire figurer dans une note de cadrage : Tout savoir sur la note de cadrage projet.
Connaissez vous Henry Laurence Gantt consultant en management et gestion de projet en ....1910 !? Que vous soyez ou non un chef de projet aguerri nous vous conseillons un micro update pour découvrir comment se servir du diagramme de Gantt près d'un siècle après...sa création !
Gantt et son cousin le CPM (Critical Path Method) sont des méthodes utilisés pour simplifier le suivi de projet. On représente les informations visuellement :
Grâce à sa simplicité, le diagramme de Gantt permet de saisir en un coup d’œil les différentes activités à réaliser pour exécuter le projet, ainsi que leur organisation dans le temps.
Découvrir l'article de référence : "Le diagramme de Gantt : comment s’en servir ?"
Le prévisionnel représente une évaluation initiale de l'effort nécessaire pour mener à bien le projet. On précisera donc les coûts envisagés, sans oublier les achats à effectuer. Généralement, dans une relation commanditaire - prestataire, il s'agira d'un effort financier. Remarquez que ce « combien » peut être précisé en indiquant des volumes de ressources humaines mises à disposition pour réaliser le projet, on l'exprimera alors en jour par profil, ou « jours / hommes ».
Partie intégrante de la fiche projet...le budget prévisionnel est un média clé dans votre démarche de projet. Au delà de permettre d’avoir une visibilité détaillée sur l’ensemble de recettes et des dépenses de votre projet. Grâce à lui, vous pouvez anticiper les obstacles que vous pourriez rencontrer et fixer un cap !
Autre point fondamental de cet outil...un budget prévisionnel n’est pas statique : faites-le évoluer !
Pour savoir comment le construire, lire l'article : Tout savoir sur le budget prévisionnel projet.
Votre conduite de projet nécessitera rapidement un planning à communiquer à tous les interlocuteurs. L'équipe projet peut vous aider à réaliser cette première photo, sorte de tableau de bord initial qui clarifie un objectif .
Le macro planning précise comment vous envisagez la projection de votre projet dans le temps. On parlera également de « roadmap projet ». Réalisé dès la phase d’initialisation, alors qu'il n'existe pas encore de cahier des charges ce document détaillera les tâches à réaliser et les étapes clés. Vous indiquerez également quelles phases vont se conduire en parallèle, quelles autres devront se succéder. Véritable vue "hélicoptère du futur chantier cet outil accompagne logiquement le document de cadrage projet. Pour en savoir plus, lire l'article : Le macro planning : pourquoi et comment s'en servir !
Le bilan a autant d'importance que le périmétrage et l'exécution d'un projet. Cette étape clé marquera la fin de votre pilotage actif, du lien contractuel. Réussir le bilan projet c'est aussi soigner votre sortie, votre image !
Qu'est ce qu'un bilan projet ? Comment l'animer efficacement ? Que doit-il inclure ? Pourquoi le réaliser ? Quelles sont les nouvelles tendances ? Quelles sont les 7 bonnes habitudes des bilans projets efficaces. Comment fait-on des bilans de projet dans d'autres secteur d'activité ? Et enfin, y-a-t-il des trames types que l'on peut utiliser ?
Toutes ces questions et aussi leur réponses :) sont au menu de l'article : Comment animer un bilan projet efficace ?
Souvent moqué pour son côté simpliste, le processus de la météo projet est pourtant un levier insoupçonné pour une gestion de projet efficace. C'est le premier indicateur de la santé de votre projet !
Conduire un projet nous fait passer par des "montagnes russes" émotionnelles. Utiliser un language visuel simple permet de faire passer des messages clairs au management. Parmi tous les outils de suivi c'est votre meilleur allié. Quels sont les usages fondamentaux et bonnes pratiques ? Redécouvrez un outil puissant pour rendre lisible votre communication : Comment faire une météo projet claire et compréhensible ?
Disons le : l'équipe projet doit se responsabiliser pour communiquer. Il est plus que fondamental de bien organiser la remontée de toutes les informations, points d'attention et décisions prises. C'est le manque de transparence dans la communication écrite qui est responsable de nombreux échecs.
Il faut rappeler que "penser" sa communication, y investir le "juste temps" vous permettra d'aligner vos parties prenantes et de gagner du temps sur l'opérationnel. Oui le design du plan de communication est clé pour l'avancement du projet.
Découvrez comment générer un support de "communication en un clic". Et aussi les 7 ingrédients d'un plan de communication projet qui impacte !
L’importance du reporting dans la gestion des projet est fondamentale. C'est avec un reporting de qualité à une forte fréquence que les PMO arrivent à fédérer toute l'entreprise autour des projets transverses. Le problème ? Le reporting prend beaucoup, beaucoup trop de temps.
Pourtant, utilisé avec une bonne méthodologie, le reporting projet est un outil tourné vers l'action. ! Il aidera chaque lecteur, quelque soit sont implication ou rôle dans la construction du futur produit ou service à décider, avec discernement, en pleine responsabilité.
Véritable mise en scène d'informations et de données relatives à un projet, son analyse, sa mise en forme et son interprétation sont devenus les vrais enjeux d'un pilotage efficace. Avec un outil commun sur lequel partager des données chiffrées de vos projets, il sera plus facile de construire une vision commune et d'avancer dans la même direction.
Collecte, fréquence, nombre d'indicateurs, forme, outils, petit truc en plus qui fait toute la différence... Comment élaborer un reporting projet efficace ?
Le rapport flash est composé de deux diapositives : l’une rappelle toutes les informations de cadrage tandis que l’autre comporte toutes les informations nécessaire à la bonne exécution du projet.
Support de communication "optimal" les "rapports flash" sont cruciaux pour une meilleure implication des parties prenantes de l’entreprise et par conséquent pour la réussite de votre conduite de projet. Ils viennent compléter un bon pilotage et suivi de planning.
"Carte d'identité" de votre projet, cette fiche contient les informations essentielles pour une première définition du périmètre et de la réalisation : objectifs, donneur d'ordre, exécution, soutiens, organisation, fréquences d'envois des livrables, ressources, risques... Mais qui la rédige ? qui la valide ? Quelle différence en fonction du type : pré projet, multi-projet, micro projet, projet interne ? Et enfin existe il un modèle à adapter ? Oui...bonne nouvelle on vous a préparé cette Fiche projet méthodologie (exemple).
