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Comment faire une météo projet claire et compréhensible ?

Le Blog AirSaas
Publié par
Jérôme Dard
dans
Le
13/4/2022
Gestion des projets
Gestion des projets

Oui ! Cette approche est à la fois suffisamment porteuse, pour libérer la parole de la plupart des personnes impliquées et simple, pour rendre lisible l'état de santé du portefeuille projet. Bien exécutée elle rend accessible rapidement les informations clés à connaitre derrière les différents changement de statuts...et facilitera votre  conduite de projet.

On vous dit tout pour faire de cette pratique un levier d'efficacité de votre gestion de projet : usages fondamentaux et bonnes pratiques, comment mettre en place une météo projet pertinente ? Quels sont les erreurs courantes et pièges à éviter ?

Qu'est ce qu'une météo projet ?

Trois états de météo projet type

La météo projet est un modèle visuel simple, qui utilise la métaphore du temps qu'il fait pour communiquer sur l'état de santé d'un projet. C'est même le premier indicateur de la santé d’un projet !

Intimement liés au processus d’amélioration continue, le suivi et l’analyse des indicateurs fournissent un retour, des informations essentielles aux équipes.

Mais attention...pas n'importe comment !

A minima, cet indicateur de reporting doit être :

Par exemple, voici trois indicateurs type d'une météo simple et leur signification :

☀️ Soleil : Le projet progresse comme prévu..‍

Tous les jalons projets sont sur la bonne voie. Aucune action nécessaire. Bravo :)

🌧️ Pluie : c'est compliqué

Un ou plusieurs jalons majeurs sont en retard, mais la livraison finale n'est pas impactée.

Le comité de projet devrait être notifié utilisant un point de synchronisation déjà prévu avec le sponsor.

⚡ Orage : c'est bloqué

Un ou plusieurs jalons majeurs sont en retard et la livraison finale est impactée.

Le sujet devrait être remonté immédiatement au sponsor de projet et au comité de projet.

Interface AirSaas (flash report)
Vue du flash report projet généré depuis la plateforme AirSaas

Les trois "bénéfices" de la météo projets :

👉 Synthétiser l'état d'avancement d'un projet.

Agrémenter les tableaux de synthèse d'indicateurs permet de simplifier la lecture des données et de rendre compte rapidement de la situation globale...et du contexte.

👉 Mettre en évidence l’évolution.

En relisant le bulletin météo précédent et en donnant à voir des changements. On permet aux parties prenantes de saisir les "dynamiques" vécues au sein des collectifs.

👉 "Créer la parole".

Au sens propre "provocare". On pense trop souvent que c'est acquis. Au contraire. Ces informations visuelles permettent d'aborder le reporting d'une manière plus légère.

La météo projet, levier de performance insoupçonné

La météo projet offre une véritable cartographie des activités en cours et des éventuels signaux faibles, symptômes ou syndromes de dysfonctionnements de votre système. !


Signaux faibles : quelques nuages et averses ?

Symptômes : pluie très fréquentes ?

Syndromes : la foudre est tombée plusieurs fois ?

En vous concentrant sur les signaux faibles et / ou symptômes fréquents, c'est à dire les sujets compliqués voire bloquants, vous pourrez déterminer avec précision où concentrer les ressources pour optimiser votre gestion de projet. Mesurer c'est piloter !

Finalement cet indicateur est un outil de reporting visuel assez proche des outils de management visuel issues des méthodes de production du lean management. Celui qu'on regarde le plus !

Quatre problèmes courants avec la météo projet !

Oui ! Un indicateur aussi simple que la météo projet peut être "perverti". Rappelez vous que même le plus simple des outils, lorsqu'il est utilisé à l'envers est contre productif ! voire dangereux.

1. Pas assez de nuances...on a seulement trois indicateurs !

3 statuts météo
Avec un 4e statut on dépassera plus facilement le côté "tous les  projets ont la moyenne"...

Quand il y a seulement trois statuts de météo projets...on a naturellement tendance à mettre celui du milieu...

Cela n'apporte plus la clarté dans la lisibilité attendue...

Avoir quatre critères de météo vous apportera de la nuance, de la finesse. Comme le dit le dicton...."Il vaut mieux du "dur sur" que du "mou flou" ! :-)

Par exemple, 4 indicateurs type :

  1. Bloqué,
  2. compliqué,
  3. se complique
  4. et normal !

2. Pas de méthodologie ....tout le monde le fait à sa sauce !

methodo projet
Culture projet partagée au sein d'une seule plateforme fait gagner du temps !

Focalisé sur des usages avancés....on oublie souvent ce point de méthode basique en gestion de projet....Se mettre d’accord avec toutes les parties prenantes sur ce qui fait passer d’un statut météo projet à un autre. C'est fondamental.

3. Pas de contexte...vous ne savez pas pourquoi un changement de statut a eu lieu !

accès détail météo
En un clic sur "Voir le détail", retrouver l'explication de pourquoi votre projet est bloqué depuis deux semaines ! 

☀️ Connaitre la météo et le risque d'un projet c'est bien, savoir pourquoi il est dans cette état c'est encore mieux. En un clic sur "Voir le détail", retrouver l'explication de pourquoi votre projet est bloqué depuis deux semaines !

On à besoin que l'information du changement de statut soit compréhensible par tous. Pour y parvenir votre météo projet peut être "auto-portante".

C'est à dire toujours accompagnée d'un message, du contexte précis, accessible en 1 clic ! Quelqu'un qui arrivera sur le projet...comprendra le pourquoi du comment !

4. Pas d'intégrité....On préfère masquer les problèmes !

Autruche projet
Le statut météo ne devrait pas être utilisé pour cacher des problèmes

L’efficacité de cet outil repose sur l’intégrité du chef de projet et l’exactitude de la météo type assignée. Une météo inopportune peut mener à éviter d’affronter un problème et en supporter l’échec en fin de projet. Son but est de démontrer du progrès et de préciser quand l’intervention du comité de projet est nécessaire.

Donc, le statut météo ne devrait pas être utilisé pour cacher des problèmes. C’est plutôt une façon de rechercher du support et des conseils du sponsor et des parties prenantes. Utilisez une définition de statut commune pour communiquer.

Quatre alternatives visuelles à la météo pour vos états de santé projet :

1. Le baromètre projet

baromètre
Simple, basique :) ici avec 5 nuances...peut-être une de trop...

ici avec 5 nuances...peut-être une de trop...?

2.Le diagnostic "ABCDEFG"

Diagnostic projet
On retrouve avec ce modèle le côté diagnostic thermique qui parle à tous...

Comme dans cet exemple vous pouvez facilement le "customiser" en modifiant les libellés des titres correspondants aux classes A,B...

3. Le système "VOR" ou "RAG" "RAG"

RAG status
Il est inspiré des méthodes du Lean management...le classique système trois couleurs. !

VOR pour "Vert Orange Rouge".

En anglais on parle du "RAG" status. Pour Red Amber et Green Status.

4. Les emojis smiley

smiley projet
Ou comment ajouter une touche "émotionnelle" aux couleurs.

Combiné à la couleur....ils fonctionnent bien. Idem on y ajoutera un 4e smiley pour apporter la nuance recherchée.

En résumé, la météo est un outil de gouvernance et de communication. Au même titre que les indicateurs d'avancement, de jalons, et de livrables c'est un indicateur clé de l'exécution du "chantier". Mais contrairement aux autres c'est le "premier" à renseigner sur l'état de santé ! Pour compléter cet article, la lecture recommandée est "Comment élaborer un reporting efficace".

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