Le jalon projet : une technique pour séquencer vos projets intelligemment

Le suivi de projet est une étape primordiale pour maximiser vos chances de réussite : même si vous avez planifié le déroulement de votre projet, il faut absolument que vous puissiez contrôler la trajectoire que vous prenez pendant son exécution. Le jalon projet est un outil de gestion de projet particulièrement efficace pour séquencer en différentes phases. Grâce aux jalons, vous boostez la motivation de vos équipes et améliorez la transparence sur l'état d'avancement de votre projet.

Qu'est-ce que qu'un jalon projet ?

Le jalon (en anglais "milestone") marque la fin d'une étape et un point d'arrêt dans le processus de gestion de projet.

Le jalon est souvent associé à un évènement important comme la signature d'un gros contrat, la mise sur le marché d'un produit, où le lancement d'une campagne publicitaire. C'est en tout cas la fin d'une étape et le début d'une autre dans le cycle de vie d'un projet.

C'est donc l'occasion pour une équipe de faire le bilan sur l'ensemble de l'exécution de l'étape précédente, avant de passer à la suivante d'un projet.

D'ailleurs le jalon marque un passage définitif à la prochaine étape : une fois validé, il n'y a normalement pas de retour en arrière dans le planning du projet.

Autre chose : les jalons n'ont pas vraiment de durée ou alors cette dernière est nulle, il s'agit plutôt d'un marqueur qui identifie la fin d'une étape et le début d'une autre.

En résumé, les jalons sont semblables à des bornes, des panneaux sur une route vous indiquant l'état d'avancement de votre gestion de projets.

Pourquoi faire des jalons projets ?

Les jalons projets ont trois objectifs principaux :

• Revenir sur l'exécution de la phase passée : tirer les leçons des erreurs commises, valoriser ce qui a fonctionné, et adapter la planification de la phase suivante en fonction.
• Contrôler les différents livrables : vérifier qu'ils sont tous en conformité avec ce qui avait été déterminé lors de la planification du projet.
• Valider le lancement de la phase suivante : avec potentiellement, des réajustements en fonction des enseignements tirés de la phase précédente.

Mais les jalons sont aussi des leviers importants pour motiver votre équipe et optimiser l'exécution du projet :

• Ils évitent que les objectifs fixés semblent irréalisables. En effet, lorsque l'objectif visé est trop grand, il peut décourager vos collaborateurs qui ne savent alors pas par où commencer. Ainsi, en décomposant vos objectifs en jalons, vous augmentez l'implication de vos collaborateurs et donc les chances de réussite du déroulement du projet.
• Les jalons d'un projet permettent aussi d'éviter l'effet tunnel. Cause principale de l'échec des projets, l'effet tunnel représente le moment où il n'est plus possible de savoir où en est l'avancement du travail de chaque membre de l'équipe. En jalonnant son projet, on crée des points qui servent de repère de navigation au chef de projet et à l'ensemble de l'équipe, à échéances fixes.
• Les jalons sont aussi de bons leviers pour réussir votre communication avec l'ensemble des parties prenantes de votre projet. Le nombre de jalons validés étant un bon indicateur de l'état d'avancement du projet, en particulier pour des personnes qui ne travaillent pas dessus au quotidien.

Comment faire les jalons de son projet ?

Trouver le bon nombre de jalons

Quel est le nombre idéal de jalons d'un projet ? Ni trop, ni pas assez ! Pas la peine de demander à Wikipédia ! Pour faire simple : tout dépend des caractéristiques de votre projet ou de votre produit, il n'y a pas de nombre optimal de jalons.

Si vous décidez d'un nombre trop important de jalons, vous êtes sûrement en train de confondre tâche et jalon. Les jalons permettent de partager une vue temporelle macro avec l'ensemble des parties prenantes. Si vous allez dans les tâches (micro) vous allez démotiver les personnes du projet car elles ne se sentiront pas concernés.

À l'inverse, si vous ne jalonnez pas suffisamment votre projet, vous allez au-devant d'un gros problème : l'effet tunnel. Vous pouvez ne pas vous rendre compte qu'une partie de vos collaborateurs dévient du plan initial et vous augmentez notamment vos risques d'être dans le pire des scénarios... Arriver à la fin de l'échéancier du projet en étant à côté de la plaque..

De nombreuses équipes impliquent tous leurs membres lors du choix des jalons du projet : c'est aussi un bon levier pour engager et responsabiliser chacun de vos collaborateurs. Il arrive aussi que vous ne puissiez pas choisir tous les jalons de votre projet : des conditions spécifiques peuvent être imposées par le client final, notamment lorsque vous devez lui livrer des livrables importants.

Penser à assortir une échéance pour chaque jalon

Comme précisé précédemment, les jalons ne durent pas dans le temps, mais sont les marqueurs d'un changement de phase dans votre projet. Vous devez donc décider d'une date pour votre jalon, et cette dernière ne doit pas correspondre à la durée d'exécution de la tâche, mais plutôt à sa date de lancement ou de réalisation.

Par exemple, dans le cas où l'un de vos jalons est attaché à un livrable, son échéance sera la date de rendu au client plutôt que le temps que vous prévoyez pour le réaliser.

Des exemples de choix de jalons

À la question qu'est-ce qu'un jalon ? Il n'existe pas de réponse universelle, voici une sélection de jalon événement à titre d'exemple d'un projet :

• Assigner un jalon à chaque tâche critique : les tâches à identifier comme critiques sont celles qui doivent être réalisées sous peine de ralentir ou même de bloquer l'ensemble du projet. Si vous souhaitez maximiser vos chances d'éviter les goulots d'étranglement, n'hésitez pas à mettre en lumière ces tâches critiques en les identifiant comme jalons auprès de votre équipe.
• Assigner un jalon à chaque évènement majeur de votre projet : réunissez-vous avec votre équipe pour décider de ce que vous considérez comme des évènements majeurs de la planification, au regard des objectifs de votre projet ou produit.
• Assigner un jalon à la réalisation d'un objectif clé : vous pouvez aussi décider de jalonner votre projet par le prisme de vos résultats. Pensez alors à prendre suffisamment de temps pour penser intelligemment le chiffrage de vos objectifs, autrement, vous risquez de vous retrouver avec des jalons trop réguliers, où à l'inverse trop éloignés dans le temps.

Utiliser la confiance dans le jalon projet

Avec AirSaas la notion de jalon comporte des éléments d'attributs : le responsable, le poids et le degré de confiance.

Le degré de confiance dans le jalon d'un projet est l'une des nouveautés qui facilite le suivi des points.

Vous avez par exemple la possibilité de suivre votre objectif de progression des jalons, grâce à un calcul automatique prenant en compte les jalons réalisés et leur poids.

Suivre le travail avec les informations liées aux jalons peut contribuer à limiter l'effet dérive en continu.

Piloter par les jalons VS piloter à la tâche

Dans toutes les organisations les directions et les responsables veulent maîtriser le risque de dérapage d'un projet. Dans ce cadre-là elles essayent de mettre en place une gestion de tâche qui se matérialise par le fameux Gantt.

Malheureusement, la majorité des organisations n'arrivent pas à faire une mise en place ce type de gestion de projet pour la plupart des projets de l'entreprise car :

• La culture projet est trop hétérogène dans l'entreprise
• Il n'y a pas assez de formation pour les chefs de projets
• Les responsables métiers impliqués ne sont pas formés aux découpages de leurs missions en tâches
• La majorité des projets ne sont pas des projets qui ont été déjà été faits, du coup il est très difficile de découper précisément le projet en différentes missions et d'effectuer un gestion des tâches.
• La communication entre les équipes n'est pas authentique et il y a beaucoup trop de non-dits.

Cela crée beaucoup de frustration pour tous les acteurs.

Une alternative au contrôle des tâches et aux diagrammes de Gantt est le pilotage par les jalons. Sur ce point découvrez l'article : Le diagramme de Gantt : comment s'en servir ?