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Plan de communication projet : comment éviter l’échec ?

Le Blog AirSaas
Publié par
Jérôme Dard
dans
Le
6/4/2022
Gestion des projets
Gestion des projets

99 % des échecs projets sont liés à un mauvais plan de communication !

Illustration d'un DSI sans plan de communication projet ... découvrant l'existence d'AirSaas trop tard :)
DSI après un bad buzz de com... découvrant qu'AirSaas existait ;-)

Cette statistique du "Totally Subjective Institute" :-) est certes invérifiable, néanmoins les DSI expérimentés nous le disent, la communication efficace est un aspect central de la gestion de projet. Car oui, selon l'adage, "Si c’est flou…il y a un loup" !

La conduite de projet c'est avant tout conduire un groupe d'hommes et de femmes. Pour réussir cette mission le chef de projet doit être écouté et être à l'écoute. Et faire en sorte qu'à chaque étape ses messages clés soient entendus ! ...tout cela en évitant le "bad buzz" autour du projet...!

Bienvenue dans un article pragmatique et stratégique...sur l'art de concevoir un plan de communication projet adapté à votre contexte et à vos objectifs.

Revue des principes fondamentaux, des usages avancés, meilleures pratiques et erreurs courantes.

Comme d'habitude, vous ne trouverez  pas ici de recette magique pour réussir à tous les coups  !  Vous y découvrirez pourtant...des convictions fortes, des principes clés et quelques modèles éprouvés pour réfléchir à votre plan de communication projet générique, prêt à être customisé pour votre contexte.

Communiquer : le topo

Selon l'étymologie, le terme « communication » provient du latin « communicare » qui signifie « mettre en commun ».

En pratique, mettre en commun des charges...des difficultés 😱 , ça ne va pas motiver les équipes !  Et pourtant bien cadré, puis bien exécuté votre plan de communication est un " change manager" à lui tout seul.  

Communiquer (à bon escient) fait baisser la pression et motive les parties prenantes

🥊  99 % des frictions proviennent du manque de compréhension du jeu de contrainte de la DSI et de la prise en compte des attentes des métiers.

Pourtant, communiquer à intervalle régulier sur l’avancée, les problèmes rencontrés et les succès d’étape aide à diminuer les frustrations et l’impatience des personnes en demande.

Moins de friction permet à votre équipe d’avancer plus sereinement. !

C'est le cercle vertueux : Confiance + Respect = Engagement !

Par où on commence ? Comment on s'y prend ?

Vous avez besoin d'une stratégie de communication projet !

Avant de vouloir jouer les "ceintures noires" 🥋de la com. Les fondamentaux de la planification tu maîtriseras  !

De façon générale, l'approche méthodologique consiste à cadrer votre plan sous tous ses angles : "qui dit quoi, à qui, pourquoi, quand, où ? par quel moyen et avec quel effet ?".

Cette approche est inspirée de la matrice de Lasswel du nom d'un politologue américain du XXe siècle qui a travaillé sur la communication de masse.

Matrice "CQQCOQP" pour construire un plan de communication "tout terrain" :

Qui  ?

Vous n'êtes pas seul !  

Faites vous aider dans cette tâche par tous les contributeurs ! Annoncée dès la phase de cadrage cette "charge" de communication sera partagée au sein du groupe. Un. cercle/comité com. peut être créé.

Attention cependant à bien définir le processus de relecture et la personne qui aura le "final cut" sur les messages collectifs. A l'image d'une rédaction, ou les journalistes dépendent d'un rédacteur en chef garant de la ligne éditoriale.

Dit quoi ?

Des formats "types" pour créer des repères

  • Un reporting général : planning, livrables, retards, risques, décisions, budget
  • Une reporting décisionnel automatique avec un email au format court et précis, une fois par semaine pour ne pas noyer sous les informations.  
  • Une communication plus "légère" sur les coulisses, les anecdotes...
  • à qui ? :

    Un message, plusieurs variantes

    Lister les parties prenantes au projet, voir quels sont leurs enjeux et leurs attentes ?

    Tous les groupes ciblés sont-ils homogènes ? ou un groupe ciblé particulier doit_il être subdivisé  (importance, implication vis-à-vis  du projet, aptitudes en informatique,  localisation,...) ?

    Pourquoi ?

    Servir vos objectifs directs et indirects

  • Renforcer les décisions prises
  • Alerter sur des difficultés
  • Informer de l'avancée d'un projet
  • Obtenir un support et des moyens supplémentaires
  • Quand ?

    La communication suit le rythme du projet, s’adapte et évolue au gré des étapes

  • Au début, milieu et à la fin du projet : on prépare un dossier plus "éditorialisé", avec interviews, infographie...dans la newsletter dans teams...
  • à chaque jalon, aux utilisateurs et parties prenantes : un article, un post simple...une communication générale dans teams
  • Toutes les semaines, aux parties prenantes : un reporting décisionnel automatique avec un email au format court et précis,  pour ne pas noyer vos lecteurs sous les informations.
  • Comment ? Par quel moyen ?

    Trois critères sont à retenir pour créer votre contenu à communiquer : utilité, clarté et concision.

  • Utilité ? Centrez votre communication sur la valeur ! Parlez des gains attendus de ce qui va changer au quotidien pour chacun.
  • La clarté ? On n'oublie très souvent de rappeler, outre ce que le projet va "délivrer", il est fondamental de souligner clairement ce qu'il ne vas pas livrer. Agir par le "détour" est souvent un levier très impactant en communication. Les équipes apprécient la communication authentique !
  • Concis :  Less is more ! Et une image vaut mille mots !
  • Où ?

    Un canal = un usage

  • Avec la multiplication des canaux de communication, il est plus que jamais intéressant de s'accorder et choisir votre meilleur "média", en fonction de l'impact souhaité, de "charter" vos échanges.
  • Au delà des basiques... les cinq "hacks"🔥 pour construire un plan de communication projet "du XXIe siècle"

    1. Le rapport flash hebdomadaire : ou l'art de la communication continue

    Support de communication idéal les "rapports flash" sont cruciaux pour une meilleure implication des parties prenantes de l’entreprise et par conséquent pour la réussite de vos projets. Ils viennent compléter un bon pilotage et suivi de planning.

    L'envoi d'un rapport flash hebdomadaire permet de répondre à trois enjeux :

    1. Partager des informations de façon structurée auprès des parties prenantes.
    2. Un enjeu "masqué": se prémunir du fait d'entendre "Ah ? je ne savais pas !" :-)
    3. Et enfin le fait d'avoir une fréquence fixe, donne le "tempo" et permet conserver la mobilisation des équipes.

    👩‍🍳 Astuces du chef : Au bout de quelques itérations de cette "routine", revenir vers les parties prenantes pour valider que la communication projet leur convient. A l'aide d'une simple question ouverte :   "Est ce que la manière de communiquer correspond a ton besoin d'informations ?"

    🕵️♂️ Cette notion de communication continue a été évoquée dans notre article sur le comité de pilotage : "Le meilleur moyen de ne pas prendre les acteurs du COPIL au dépourvu, c'est de communiquer en continu sur l'avancée du projet".

    2. Avoir des canaux, cibles et fréquences bien identifiées !

    Pour éviter le piège du groupe de key user trop restreint.... N'oubliez pas de vous adresser, outre ceux qui sont dans le projet, à tous les futurs utilisateurs qui vont être impactés. En remontant par exemple sur votre plateforme teams ou autre, tous les 15 jours, les informations clés. Pour être certains qu'on touche vraiment la cible. ✅

    On peut par exemple découper son plan de communication avec :

    ☝️ Attention à charter vos canaux et annoncer vos conditions d'utilisation pour éviter une dérive des conversations.

    Photo du Bistrot du coin pour illustrer les dérives de la communication via Teams entre autres
    Non "charté" Votre plateforme Teams peut se transformer en bistrot du coin !

    ☝️ Et attention à varier les plaisirs : affiche projet, flyer d'info, e-mails de teasing, vidéo "Loom" démo, encart dans la newsletter d'entreprise, goodies au nom du projet, webinaire d'info collective, messages dans slack/teams, event de lancement,, etc.  A chaque outil de communication projet ses avantages et inconvénients.

    3. Propagez les bonnes nouvelles avec une communication attractive

    "La forme, c'est le fond qui remonte à la surface".

    Victor Hugo

    La forme compte autant que le contenu.... rappelez vous les emballages de cartons de jouet à Noël... qui plaisent parfois plus que le cadeau lui même ! Soignez la forme, utilisez des images et infographies simples....

    Valoriser ce qui marche, ce qui a fonctionné, c'est un axe clé de votre plan de communication. Cela passe aussi par les chefs de projets qui postent, des sponsors qui "likent" et commentent.

    Partager un succès avec une image c'est bien, valoriser un point de succès dans un message qui sera vu c'est mieux ! Pour cela, rien de tel que d'utiliser à bon escient un simple GIF animé par exemple. Pour que votre message soit vu et apprécié…Un GIF ça attire l'oeil !

    La fonction "Kikoolol" qui plait beaucoup :)

    Dans le fil de discussion des projets sur AirSaas, vous pouvez ajouter un gif pour partager un succès, féliciter un collègue...ça fait toute la différence !

    Une communication variée voire "décalée" permettra de surprendre pour contribuer à éviter la démobilisation de tout le monde.

    Photo d'illustration d'une voiture avec deux pioches plantées dans le capot l
    Mélanger sérieux et humour...oui, et toujours avec modération et discernement 

    4. Utiliser chaque jalon projet comme un point succès…

    Les jalons sont ce qui rythme les projets, ils permettent d'aligner les équipes sur les objectifs et découper les projets en plusieurs étapes clés.

    C'est donc l'opportunité de communication idéale pour donner des repères.  N'oubliez pas qu'on est tous plus ou moins noyé par le flot d'informations. Cela va même dans certains cas jusqu'à l'"infoxication" !

    Bref communiquer sur les jalons va contribuer à orienter vos "lecteurs".  C'est le fameux 📍 "Vous êtes ici!" qui rassure et donne une vue d'ensemble des projets.

    5. Conservez une communication authentique et transparente

    Extrait du livre "Communication ? je me marre!" Ed. Eyrolles.

    Dernier enjeu de votre plan de communication : la transparence. En effet, pendant les RDV de synchronisation de l’équipe projet de nombreuses micros décisions sont prises.

    L'équipe projet doit se responsabiliser pour communiquer sur celles-ci. Car elle sortent parfois du périmètre de responsabilité. Il est donc important de bien organiser la remontée de toutes les informations, points d'attention et décisions prises.

    Car oui chacun de nous en a fait l'expérience :

    Il y a aucun projet qui se passe comme prévu !. “Les directions générales apprécient la transparence. Ce qu'elles n'apprécient pas, c'est quand vous cachez quelque chose et que 3 ans plus tard elles découvrent qu'il y a eu un écart dans la trajectoire.

    Thomas Vrignaud

    CIO-CDO
    Extrait de l'épisode 14 du Podcast CIO Révolution by AirSaas

    Do's & Don't du plan de communication projet

    Les 7 ingrédients d'une communication projet qui impacte  !

    1. Authentique : pour qu'on vous suive, il faut que ça sonne juste !
    2. Semi automatique : faites travailler les robots, le flash report est là pour ça :)
    3. Collaborative : tous communicants ! c'est une charge à partager.
    4. Continue : itérations courtes et fréquentes...ça vous rappelle quelque chose ? :)
    5. Variée ! : même au sein d'un format type, l'idée c'est de surprendre !
    6. Utile  : Centrez votre communication sur la valeur ! Parlez des gains attendus de ce qui va changer au quotidien pour chacun. Une règle : Parlez moi de moi il n'y a que ça qui m'intéresse !
    7. Respectueuse : Mettez vous à la place du lecteur c'est parfois dur de comprendre la technologie, son jargon ! Si vous ne faites pas attention ....ne vous plaignez pas de travailler seul...

    Les 7 erreurs courantes du plan de communication projet

    1. Le piège du groupe de key user trop restreint !
    2. L'objectif du plan de com doit être clarifié avant d'entreprendre la démarche
    3. Le rédacteur doit être interne au projet
    4. Le rédacteur n'est pas forcément le valideur
    5. Le plan de com ne peut s'élaborer dans l'urgence
    6. La rédaction du plan doit opérer dans un esprit de transparence  et d'ouverture
    7. Oublier de dire ce que le projet ne vas pas délivrer !

    A retenir :

    • Concevoir et exécuter un plan de com et de conduite du changement est un investissement ! Celui qui contribuera à développer en continu l'engagement collectif des utilisateurs, parties prenantes, sponsors et clients...qui apprécieront d'être tenus au courant régulièrement.  Elle ne garantira pas votre réussite, mais vous aurez fait votre part du travail en luttant notamment contre les risques liés aux non dits et... aux "je ne savais pas"!‍
    Aide mémoire Plan de communication projet
    Une "carte mémoire" du plan de communication projet à emporter :)

    L'outil le plus simple pour communiquer sur l'état de santé de vos projets...est la météo ! On vous dit tout sur Comment faire une météo projet claire et compréhensible ?

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