Lorsqu’on entreprend une phase de cadrage de projet, l’une des étapes indispensables est de réaliser une note de cadrage de projet. La note de cadrage projet sera le document synthétique qui permettra à chacun d’identifier en un coup d’oeil les points principaux du cadrage de votre projet. Elle est partie intégrante du rapport flash que vous pouvez envoyer aux différentes parties prenantes.
La note de cadrage est un document qui permet de délimiter l’étendue d’un projet et d’en définir les objectifs.
La note de cadrage est l’une des étapes principales qui permet de donner naissance formellement à un projet : on le fait ainsi passer du stade de la simple idée à celui d’un projet assorti d’un cadre directeur.
La note de cadre doit être synthétique : elle concentre toutes les caractéristiques essentielles du projet : les moyens à disposition, les différentes étapes, les points à surveiller, etc...
Un des principaux intérêts de la note de cadrage est de permettre à toutes les parties prenantes de s’accorder sur un même projet, clairement défini.
Ainsi, la fiche de cadrage est une étape importante de la phase de cadrage : elle fixe à l’écrit les points principaux du projet et permet de vérifier que le client comme l’équipe projet sont bien d’accord sur la totalité du projet.
Un des premiers intérêts de la note de cadrage est de graver dans le marbre les points majeurs d’un projet. Quiconque a déjà mené un projet sait que tout ce qui n’est pas écrit noir sur blanc n’existe pas forcément aux yeux de toutes les parties engagées. De plus, si votre client est impliqué, elle lui permet aussi de s’approprier vraiment les enjeux du projet.
Ainsi, il est conseillé de fixer en amont du projet vos objectifs et vos engagements, mais aussi d’identifier quelles sont les priorités, le budget affecté, ainsi que les risques à surveiller.
Pourquoi devez-vous faire une note de cadrage ?
Si l’on voulait résumer le plus rapidement l’intérêt d’une note de cadrage : elle augmente vos chances de mener à bien votre projet.
La note de cadrage est souvent préparée en vue d’une réunion qui regroupera toutes les parties prenantes du projet (client, équipe projet…).
C’est un support qui pose les bases des discussions des parties prenantes : c’est aussi pour cela qu’elle doit balayer l’ensemble du projet et en contenir tous les points essentiels.
Petit conseil : ces points doivent être suffisamment synthétiques pour que chaque acteur puisse en prendre connaissance en un coup d’œil !
Soyons clairs : il n’existe pas de modèle universel de note de cadrage.
Votre note de cadrage idéale dépend de votre entreprise : quelle est sa taille ? Quelle est votre activité ? Quelle est la problématique du projet ? Quelle est votre méthodologie pour mener vos projets ?
La première étape qui précède la rédaction est donc de discuter avec chaque partie prenante du projet : vous pourrez ainsi cerner tous les enjeux et attentes de vos clients, ainsi que demander les précisions aux équipes en charge du projet.
Cependant, on peut se risquer à citer plusieurs des points que l’on retrouve souvent dans les notes de cadrage.
Nous vous conseillons donc de vous en inspirer, tout en les adaptant aux caractéristiques de vos projets.
Enfin, gardez en tête que si vous pouvez la personnaliser en fonction des spécificités de votre projet, une note de cadrage doit respecter deux points essentiels :
Et pour finir sur ce point, rappelons une chose : rédiger une fiche de cadrage s’apprend de manière théorique, mais aussi sur le terrain. À force de le faire, vous identifierez les points qui sont indispensables et tirerez des leçons de vos difficultés. Avec de la volonté, vous finirez par obtenir le modèle de fiche de cadrage qui vous comblera !
Comme expliqué précédemment, la note de cadrage doit permettre en un coup d’œil de se rendre compte de l’affectation des ressources sur les différentes tâches de votre projet.
Cependant, assigner les bonnes ressources, en bonne quantité, au bon moment, au bon endroit est un art : l’art de la gestion des ressources ! Nous vous conseillons donc de prendre particulièrement du temps pour penser votre gestion des ressources, si vous voulez vous donner toutes les chances de réussir votre projet.
